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Microsoft Dynamics Partner of the Year for Latin America WINNER 2012

Manual de Usuario

Preparado para INACAP Módulo Egresados

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TABLA DE CONTENIDO

Introducción ........................................................................................................................................................ 4

Navegación en CRM ............................................................................................................................................ 5

Crear, modificar o eliminar registros ......................................................................................................... 7

Buscar Registros ......................................................................................................................................... 8

Filtrar una lista ........................................................................................................................................... 9

Búsqueda de una cadena de texto ............................................................................................................. 9

Ordenar una lista ...................................................................................................................................... 10

Usar Búsqueda avanzada para filtrar la lista ............................................................................................ 11

Crear su propia vista ................................................................................................................................ 12

Ir a la siguiente página de registros Y Usar Índice alfabético ................................................................... 13

Configurar cantidad de registros por página ............................................................................................ 14

Imprimir ................................................................................................................................................... 15

Exportar datos a Excel .............................................................................................................................. 16

Integraciones .................................................................................................................................................... 18

SIGA .......................................................................................................................................................... 18

Masterbase .............................................................................................................................................. 19

Trabajando.com ....................................................................................................................................... 20

Portal Emprendimiento ............................................................................................................................ 21

Gestión de datos ............................................................................................................................................... 22

Personas ................................................................................................................................................... 22

Empresas .................................................................................................................................................. 25

Contactos Empresa .................................................................................................................................. 26

Proyectos Incubadora .............................................................................................................................. 28

Contactabilidad ................................................................................................................................................. 29

Formulario de ingreso de casos ............................................................................................................... 29

Resolución de casos ................................................................................................................................. 30

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Listas de Marketing .................................................................................................................................. 34

Campañas ................................................................................................................................................. 38

Eventos ..................................................................................................................................................... 40

Correos corporativos ................................................................................................................................ 41

Encuestas .......................................................................................................................................................... 42

Creación y modificación de encuestas ..................................................................................................... 42

Envío de encuesta a una persona ............................................................................................................. 45

Envío masivo de encuestas ...................................................................................................................... 47

Crear encuesta en base a otra existente .................................................................................................. 48

Portal de encuestas .................................................................................................................................. 49

Empleabilidad ................................................................................................................................................... 50

Avisos trabajando.com ............................................................................................................................. 50

Prácticas laborales ................................................................................................................................... 53

Alianzas o convenios ................................................................................................................................ 54

Informes ............................................................................................................................................................ 56

Reporte inserción al mundo laboral ......................................................................................................... 56

Reporte Egresados N° Egresados Históricos ............................................................................................ 57

Reporte Egresados porcentaje que trabaja .............................................................................................. 58

Reporte rangos de renta .......................................................................................................................... 59

Crear informes nativos ............................................................................................................................. 60

Flujos de trabajo ....................................................................................................................................... 64

Servicios periódicos .................................................................................................................................. 64

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INTRODUCCIÓN

El siguiente documento contiene las principales funcionalidades del sistema Microsoft Dynamics CRM, con el objetivo de explicar su funcionamiento y facilitar el entendimiento del sistema para cualquier usuario.

Microsoft Dynamics CRM está diseñado para ayudar a la Institución a registrar y mantener la información para Egresados en una única base centralizada, con el fin de poder acceder a información actualizada, de manera fácil y en línea. Esto permite además reducir el tiempo invertido en tareas administrativas. Microsoft Dynamics CRM permite realizar y automatizar numerosas tareas comunes, como por ejemplo:

• Acceso fácil a información acerca de registros desde un único lugar.

• Envío de encuestas

• Organización de eventos

• Reportes

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NAVEGACIÓN EN CRM

Al entrar al sistema, se encontrará con la siguiente pantalla, la cual está compuesta por barras de herramientas para realizar diversas acciones, módulos que agrupan información, listados de datos y vistas.

El sistema CRM esta compuestos por los siguientes módulos de información

Barra de Herramientas

Listados de datos

Vistas

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Explicación sobre algunas palabras utilizadas:

Registro: Entrada de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM que almacena toda la información acerca de un elemento específico, como un registro de Persona.

Entidad: Conjunto de registros que contienen diferentes atributos (campos).

Lista: Vista de resumen de un grupo de registros.

Formulario: Una página que muestra información detallada que los usuarios han introducido en Microsoft Dynamics CRM relacionada con un determinado registro, como toda la información de una Persona. La información que introducen los usuarios en un formulario se almacena en Microsoft Dynamics CRM como un registro.

Búsqueda avanzada: Herramienta usada para buscar actividades y registros específicos.

Vista guardada: Búsqueda con Búsqueda avanzada que se ha guardado. Las vistas guardadas son vistas personales que aparecen en las listas de Vista en los tipos de registros donde están buscando. Con las vistas guardadas, puede guardar los criterios de una búsqueda para volver a usarlos más tarde. También puede compartir las vistas guardadas con otros.

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CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR REGISTROS Para trabajar con registros, al estar dentro de la entidad tenemos en el Ribbon una sección llamada Registros, para el caso de edición, desactivación, activación, o eliminación de un registro, debemos seleccionar el registro con el que vamos a trabajar y luego apretamos el botón con la acción correspondiente.

CREAR REGISTROS Para crear un registro se debe hacer clic en nuevo, y se deben llenar al menos todos los campos indicados con un asterisco, ya que estos son campos obligatorios.

Los campos de búsqueda hacen referencia a un registro de otra entidad.

MODIFICAR REGISTROS Para modificar un registro, se debe seleccionar el registro y hacer clic en el botón editar, o bien, hacer doble clic en el registro.

Los campos que se encuentren inhabilitados son los que no se pueden modificar, por ejemplo el RUT de una persona, además al igual que en la creación se deben llenar al menos todos los campos obligatorios.

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ELIMINAR, DESACTIVAR O ACTIVAR REGISTROS Para realizar alguna de estas acciones en un registro se debe seleccionar el registro y luego hacer clic en el botón correspondiente.

BUSCAR REGISTROS

Existen varias formas de buscar un registro específico cuando está trabajando con una lista de registros o cuando está rellenando un formulario. Con Búsqueda avanzada, también puede guardar su búsqueda como una vista guardada para volver a usarla más tarde.

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FILTRAR UNA LISTA

Para poder filtrar vistas, solo debe hacer clic en el botón Filtro y posteriormente en la columna que se desea filtrar, de la misma manera que se trabaja en Excel.

BÚSQUEDA DE UNA CADENA DE TEXTO

En el cuadro Buscar registros, escriba unas cuantas letras para reducir la búsqueda y haga clic en el

botón Búsqueda .

Use un asterisco (*) como comodín si el texto que está buscando no está al principio de un campo. Por ejemplo, para buscar todos los registros que contienen la palabra "avanzado" en las columnas de búsqueda, escriba *avanzado.

Importante La búsqueda no está relacionada con la vista actualmente seleccionada en el menú Vista. Sólo se devuelven los registros activos.

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ORDENAR UNA LISTA

Para ordenar una lista de registros, haga clic en un encabezado de columna. Para invertir el orden, haga clic otra vez en el encabezado.

Un icono de flecha en el encabezado de la columna muestra que la lista está ordenada: el icono Orden ascendente indica ascendente y el icono Orden descendente indica descendente.

Para ordenar por una columna adicional, presione MAYÚS mientras hace clic en el encabezado de la columna adicional.

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USAR BÚSQUEDA AVANZADA PARA FILTRAR LA LISTA

1. Para iniciar una Búsqueda avanzada: En el cuadro Vista, seleccione la vista más próxima a la que desee y, a continuación, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada. O bien: En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. Especifique el criterio de la búsqueda y las columnas que se van a mostrar.

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CREAR SU PROPIA VISTA

1. Para iniciar una Búsqueda avanzada: En el cuadro Vista, seleccione la vista más próxima a la que desee y, a continuación, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada. O bien: En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. Especifique el criterio de la búsqueda y las columnas que se van a mostrar.

3. Haga clic en Guardar como.

4. En el cuadro de diálogo Propiedades de la consulta, en el campo Nombre, escriba un nombre para la búsqueda.

5. En el cuadro Descripción, escriba una breve descripción y haga clic en Aceptar.

La búsqueda se guarda como vista y aparece en la ficha Vistas guardadas del formulario Búsqueda avanzada. Esta nueva vista también está disponible desde la página de lista del tipo de registro del cuadro Vista, en la sección Mis vistas.

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IR A LA SIGUIENTE PÁGINA DE REGISTROS Y USAR ÍNDICE ALFABÉTICO

Si hay más de una página de registros disponible en la lista de registros, utilice las flechas de Página situadas en la parte inferior de la lista para ver las páginas adicionales.

Para listas que incluyen un índice en la parte inferior de la lista:

• Para ver registros con la información de la columna ordenada que empiezan por una determinada letra, haga clic en la letra.

• Para ver registros con la información de la columna ordenada que empiezan por 0-‐9, haga clic en #.

• Para ver todos los registros, haga clic en Todo.

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CONFIGURAR CANTIDAD DE REGISTROS POR PÁGINA

De manera predeterminada, la aplicación web de Microsoft Dynamics CRM muestra 50 registros por página. Puede aumentar el número de registros que aparecen y, por lo tanto, también el número de registros que puede seleccionar a la vez. Para mostrar un máximo de 250 registros por página:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

2. En la ficha General, en la lista Registros por página, seleccione el número de registros que aparecerán en una página.

3. Haga clic en Aceptar.

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IMPRIMIR

IMPRESIÓN DE LOS DETALLES DE LOS REGISTROS

1. En la lista de registros, abra el registro que desee.

2. En la barra de herramientas Archivo, haga clic en el botón Vista previa de impresión . 3. En el formulario Vista previa, haga clic en Imprimir. 4. En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccione las opciones de impresión que desee y haga

clic en Imprimir. 5. En la barra de herramientas Estándar del formulario Vista previa, haga clic en Cerrar.

IMPRESIÓN DE LISTAS DE REGISTROS

1. En la barra de herramientas Archivo, haga clic en el botón Vista previa de impresión . 2. Si los registros de la lista superan la extensión de la vista actual, verá el cuadro de diálogo

Imprimir lista. Para imprimir una lista limitada a los elementos incluidos en la página actual, haga clic en Todos los registros de la página actual y, a continuación, en Aceptar.

– O bien, –

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3. Para imprimir una lista de todos los elementos que se encuentran en todas las páginas de esa vista, haga clic en Todos los registros de todas las páginas y, a continuación, en Aceptar.

4. En el formulario Vista previa, haga clic en Imprimir. 5. En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccione las opciones de impresión que desee y haga

clic en Imprimir. 6. En la barra de herramientas Estándar del formulario Vista previa, haga clic en Cerrar.

EXPORTAR DATOS A EXCEL

Puede exportar cualquier lista a Microsoft Office Excel, incluidos los resultados de una búsqueda con Búsqueda avanzada (Herramienta usada para buscar actividades y registros específicos.).

Puede exportar a una hoja de cálculo estática (Un archivo que no cambia cuando se modifican datos en Microsoft Dynamics CRM.) o dinámica (Un archivo que actualiza los datos de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM cada vez que se abre.) o a una tabla dinámica (Herramienta que puede usar para reorganizar y resumir columnas y filas de datos seleccionadas en una hoja de cálculo sin cambiar los datos.) de Excel.

1. En cualquier área con una lista de registros, seleccione las columnas que se incluirán en la lista exportada.

2. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en el botón Exportar a Excel . 3. En el cuadro de diálogo Exportar datos a Excel, seleccione el tipo de exportación. 4. Haga clic en Exportar. 5. Para guardar los datos exportados en un archivo, en Excel, en el menú Archivo, haga clic

en Guardar.

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INTEGRACIONES

Las integraciones son desarrollos a medida que comunican otros sistemas con CRM.

En este proyecto se realizaron integraciones con 4 sistemas.

SIGA Se desarrollaron 3 servicios para integrar datos desde SIGA a CRM.

Los datos que se cargan son:

1. Personas a. Este servicio se ejecuta 2 veces al año, la fecha de ejecución es configurada por un

administrador del servidor. 2. Estudios en INACAP

a. Este servicio se ejecuta 2 veces al año, la fecha de ejecución es configurada por un administrador del servidor.

3. Prácticas profesionales a. Este servicio se ejecuta semanalmente, el día de ejecución es configurado por un

administrador del servidor.

Estos datos no son cargados directamente desde SIGA, son cargados desde una tabla intermedia que un administrador es responsable de poblar con la información correcta dicha tabla.

La lógica del proceso se puede graficar de la siguiente manera:

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MASTERBASE Masterbase es una herramienta de marketing utilizada para el envío de correos.

Contamos con un servicio que se ejecuta diariamente el cual realiza 3 acciones:

1. Obtiene los resultados del envío de los correos de cada campaña.

2. Crea las respuestas de campaña para tener el seguimiento por cada persona.

3. Actualiza el estado del correo por persona.

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TRABAJANDO.COM (BOLSA DE TRABAJO CONTACTO LABORAL) Diariamente se ejecuta un servicio que se conecta a la base de datos de trabajando.com

Este servicio actualiza información relacionada a 3 entidades, Empresas, Avisos y Personas.

1. Empresas: a. Cuando una empresa obtenida desde trabajando no existe en CRM, esta se crea. b. Crea Contactos de Empresa.

2. Avisos:

a. Crea y actualiza los avisos en la entidad Avisos trabajando.com

3. Personas:

a. No crea personas ya que estas deberían estar todas ingresadas desde SIGA. b. Actualiza los Datos Contacto (Egresados). c. Seguimiento Profesional. d. Otros Estudios e. Áreas de Interés f. Experiencias profesionales g. Idiomas h. Software

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PORTAL EMPRENDIMIENTO

Existe un servicio que se encarga de identificar a las personas registradas en el portal Red de Emprendimiento INACAP, traer todos los proyectos que han postulado a la Incubadora de Negocios INACAP y los almacena en la entidad proyecto incubadora.

Los datos cargados desde el portal emprendimiento son los siguientes:

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GESTIÓN DE DATOS

En el área de gestión de datos, podemos visualizar los registros de personas, empresas, contacto de empresas y proyecto incubadora.

PERSONAS La entidad personas contiene todos los registros de las personas en CRM, ya sean ingresados desde Egresados o Capacitación, además de la integración realizada con SIGA

Dentro de personas tenemos diferentes vistas que podemos utilizar, para seleccionarlas solo debemos hacer clic en una de ellas.

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Al abrir un registro de persona podemos identificar si esta fue ingresada por Egresados viendo el campo Origen del Registro.

A la izquierda de la ventana podemos ver las entidades relacionadas, por ejemplo si una persona tiene un proyecto incubadora, este puede verse desde el mismo registro de la persona.

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Algunas de las principales entidades relacionadas a una persona son:

-‐ Actividades (Reuniones, Tareas, Correos Electrónicos, Llamados, entre otras, asociadas a la persona)

-‐ Respuesta de Campañas (Seguimiento correos enviado a la persona)

-‐ Prácticas Laborales (lugar donde la persona inscribió su práctica laboral)

-‐ Resolución de Casos (historial de consultas /reclamos relacionados a la persona)

-‐ Contacto Empresa (relación de esta persona a una empresa)

-‐ Estudios INACAP (Estudios relacionados a esta persona en SIGA)

-‐ Experiencias Laborales (Experiencia laboral de la persona, registrada en su CV en Contacto Laboral)

-‐ Idioma (Manejo de idiomas de la persona, registrada en su CV en Contacto Laboral)

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EMPRESAS Las empresas son ingresadas a CRM por los usuarios de Capacitación y Egresados, además se pueden crear nuevas empresas desde la integración con trabajando.com (Bolsa de Trabajo Contacto Laboral)

Dentro de empresas tenemos diferentes vistas que podemos utilizar, para seleccionarlas solo debemos hacer clic en una de ellas.

También se pueden ver las entidades relacionadas al registro, como por ejemplo los convenios:

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CONTACTOS EMPRESA La entidad contactos empresa, nos da la información de alguna persona que podamos contactar de la empresa que necesitemos, esto puede ser vinculado entre una Persona existente en CRM y una Empresa, o una Empresa y una persona que se detalla solo en el registro.

Estos registros pueden ser creados de manera manual, además se crean desde la integración que obtiene información de trabajando.com

Ejemplo de Contacto empresa donde la persona NO existe en CRM.

Algunas de las principales entidades relacionadas a una empresa son:

-‐ Actividades (Reuniones, Tareas, Correos Electrónicos, Llamados, entre otras, asociadas a la empresa)

-‐ Prácticas Laborales (relación sobre personas que realizaron su práctica laboral en la empresa)

-‐ Contacto Empresa (relación de los contactos empresas relacionados a la empresa)

-‐ Avisos Trabajando.com (relación de los avisos de trabajo publicados en Contacto Laboral, relacionados a la empresa)

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Ejemplo de Contacto empresa donde la persona SI existe en CRM

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PROYECTOS INCUBADORA La entidad proyectos incubadora muestra todos los proyectos que se presentaron a la Incubadora de Negocios INACAP, esto se carga por medio de una integración al portal.

Para que se creen los proyectos es necesario que la persona exista en CRM, no se crean personas por medio de la integración.

Ejemplo de un proyecto:

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CONTACTABILIDAD

En el área de Contactabilidad nos encontramos con las entidades; resolución de casos, listas de marketing, campañas y eventos.

FORMULARIO DE INGRESO DE CASOS Hay un formulario web disponible para que las personas puedan ingresar sus consultas.

En el servidor de test lo podemos ver en la URL http://172.16.101.187/extensionformulariocasos/frm_FormularioCaso.aspx

El formulario para el ingreso de casos es el siguiente:

Una vez enviado el caso este se almacena en CRM.

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RESOLUCIÓN DE CASOS En la entidad resolución de casos veremos 2 tipos diferentes de casos, en el título comienzan con CRM o WEB, esto nos indica cual fue la vía de ingreso del caso.

Al abrir el caso veremos la información que se ingresó al momento de crearlo.

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RESPONDER CASO CON CORREO ELECTRÓNICO Para enviar una respuesta debemos crear actividades con el caso, para esto vamos al menú de referencia, y hacemos clic en actividades, luego en correo electrónico.

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Se abrirá un formulario típico de envío de correo, este se debe completar y enviar.

También está la posibilidad de utilizar plantillas de correo guardadas, para esto se debe hacer clic en el botón “Insertar Plantilla”

Luego se debe seleccionar la plantilla que deseamos ocupar y clic en Aceptar.

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Una vez seleccionada la plantilla, se cargará el mensaje del correo.

CAMBIO DE ESTADO DE UN CASO Cuando se da como solucionado o se cancela un caso, se debe cambiar el estado de este.

Para eso, en el ribbon al abrir un caso, tenemos la sección Acciones, donde podremos dar como resuelto o cancelar un caso.

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LISTAS DE MARKETING Las listas de marketing sirven para crear listas de personas que tengan algo en común.

Se utilizan diferentes filtros que deseamos para luego segmentar la cantidad de personas a un público objetivo para luego poder contactar a estas personas o realizar alguna acción con ellas. Por ejemplo, enviar encuestas.

En este capítulo, solo se mostrará cómo hacer las listas de marketing, más adelante se explica cómo hacer el envío de las encuestas a una lista de marketing.

En el área de listas de markting, se debe hacer clic en nuevo.

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Al abrirse el formulario de la creación de Lista de Marketing se debe llenar la información básica de la lista, luego se debe guardar esta información, y finalmente agregar las personas que van a ser parte de esta lista.

Dentro de la información General de la lista de marketing, son importantes destacar algunos campos:

1. Tipo de Integrante: Este campo al colocar contacto, buscará personas que se encuentren en la entidad Personas.

2. Tipo: a. Estático, esta lista se crea y las personas que se seleccionan quedarán en la lista a

menos que se eliminen manualmente. b. Dinámico, cuando una persona tenga algún cambio en uno de sus campos, y por

este cambio ya no cumpla con el filtro de la lista de marketing, esta persona es excluida automáticamente.

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Al seleccionar los integrantes de la lista de marketing, se debe hacer clic en Administrar Integrantes.

Se abrirá una nueva ventana donde seleccionaremos de que manera vamos a filtrar las personas que estará en la lista.

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Seleccionamos el filtro con el que vamos a segmentar las personas, por ejemplo las personas que nacieron el o después del 14-‐03-‐1980

Nos mostrará en pantalla el resultado de la búsqueda, aquí debemos seleccionar si queremos todos los contactos que nos devolvió la búsqueda o solo los que nosotros elijamos.

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CAMPAÑAS La entidad campañas cuenta con una integración a Masterbase para hacer seguimiento a los correos que se envían desde allí.

Para crear una nueva campaña se debe hacer clic en nuevo, y luego llenar los campos del formulario al igual que en las otras entidades.

Los campos marcados tienen directa relación con Masterbase:

1. Usa MasterBase? : Este campo indica si debe ejecutarse la integración con MasterBase para esta campaña.

2. Código de campaña: Este es el código o ID del Mail creado en MasterBase, CRM buscará en MasterBase ese Código y traerá las estadísticas de este.

3. Fecha de inicio propuesta: Es la fecha en la que comenzará a hacer la lectura de las estadísticas desde MasterBase.

4. Fecha de finalización propuesta: Es la fecha en que dejará de ejecutarse la integración con MasterBase, a partir de esa fecha no se actualizarán más los datos estadísticos.

La integración con MasterBase se realiza una vez al día, el funcionamiento de esta fue explicado en la sección Masterbase.

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Para ver las estadísticas por campaña se debe abrir la campaña y ver la sección Resultados Estadísticos. En las entidades relacionadas están las respuestas de campaña, donde podemos ver el resultado del envío de correos por persona.

Respuestas de Campaña:

Al abrir una podemos ver el estado del correo para cada persona:

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EVENTOS En la entidad Eventos podemos registrar eventos que se realizarán como charlas, ferias entre otros.

Para crear un evento se debe hacer clic en nuevo y llenar el formulario de dicho evento. Para agregar elementos a las Grillas, se debe guardar primero el evento.

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CORREOS CORPORATIVOS Inicialmente se configuraron 4 correos, los cuales se gatillarán en ocasiones especiales:

1.-‐ Saludos de cumpleaños Se desarrolló servicio de Windows que se encarga diariamente de comparar la fecha de nacimiento de las personas con la fecha actual para determinar si está de cumpleaños. A quienes estén de cumpleaños se envía un mail que estará definido en una plantilla de CRM. La plantilla podrá ser modificada por un Administrador en cualquier momento.

2.-‐ Felicitación por haberte titulado:

Se configuró una regla que se gatilla cuando el campo “Categoría Alumno”, de la entidad Estudios en INACAP, cambie o bien cuando se cree un registro nuevo. Si el valor de Categoría Alumno es igual a Titulado y el “Año de Titulación” es igual a 2011 o 2012 (1), entonces se enviará un correo electrónico a la dirección que aparezca en la entidad Persona, campo “E-‐mail”.

3.-‐ No Actualización de datos de contacto (en 12 meses) Se configuró un servicio de Windows que se encarga diariamente de comparar la fecha de modificación de las personas (de cualquier campo del registro) con la fecha actual para determinar si la diferencia es igual a 365 días. Para quienes se cumpla esta condición, se enviará un mail que estará definido en una plantilla de CRM, invitándolo a actualizar sus datos. La plantilla podrá ser modificada por un Administrador en cualquier momento

4.-‐ Preocúpate de titularte en el plazo. Se configuró una regla que se gatilla cuando el campo “Categoría Alumno”, de la entidad Estudios en INACAP, cambie o bien cuando se cree un registro nuevo. Si el valor de Categoría Alumno es igual a Egresado y el “Año de Egreso” es igual a 2011 o 2012 (2), entonces se enviará un correo electrónico a la dirección que aparezca en la entidad Persona, campo “E-‐mail” (El texto será definido en una platilla por INACAP)

1 El Administrador funcional deberá modificar estos años, cada año, indicando el año actual y el anterior 2 El Administrador funcional deberá modificar estos años, cada año, indicando el año actual y el anterior

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ENCUESTAS

Se desarrolló para CRM un módulo de encuestas, este tiene 3 tipos definidos y además se pueden crear encuestas nuevas.

CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE ENCUESTAS Para trabajar las encuestas es recomendable trabajar solo desde la Entidad encuestas.

Las encuestas predefinidas son las siguientes 3:

Para ver el detalle de las encuestas se debe hacer doble clic:

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Los campos de mayor relevancia con los siguientes

1. Título de la encuesta: El nombre que se desea colocar en la encuesta 2. Estado: Cuando el estado es publicada, esta se puede ver en el portal para ser

completada. 3. Fecha inicio, fecha término: Solo entre este rango de fechas puede ser completada la

encuesta. 4. ¿Usuario puede modificar sus datos personales?: Si se marca Si, antes de llenar la

encuesta se cargará un formulario donde el usuario puede actualizar sus datos personales. Eso solo si se le envía la encuesta a una persona.

5. Preguntas por página: La cantidad de preguntas que se mostrará por página en el portal donde se responderán las encuestas.

6. Permite guardar parcialmente: Habilita la opción de guardar algunas respuestas y poder continuar respondiendo en otra oportunidad.

7. Texto al inicio: Texto de bienvenida al entrar a la encuesta. 8. Texto encuesta completada: Texto que se mostrará cuando se guarde parcialmente la

encuesta o se finalice y envíe esta.

Una vez que se llena la información general de la encuesta, se pueden revisar las encuestas y agregar o modificar preguntas.

Para esto se debe hacer clic en la entidad relacionada Preguntas

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Para ver las preguntas se debe hacer doble clic sobre esta, o se puede agregar una nueva con el botón nueva pregunta.

Dentro de las preguntas se deben configurar una serie de campos que se definen a continuación:

1. Pregunta: La pregunta que se desea mostrar. 2. Encuesta: La encuesta a la que se asocia la pregunta, al ser creada desde la referencia de

la encuesta, esta ya viene seleccionada. 3. Grupo: Grupo al que pertenece la pregunta, se pueden crear grupos como por ejemplo:

Datos laborales, Datos profesionales, etc. Estas agrupaciones se verán en el portal de encuestas.

4. Tipo de respuesta: Se debe seleccionar el tipo de respuesta, según el tipo de respuesta pueden aparecer campos nuevos, por ejemplo para las preguntas de selección múltiple, se agrega una grilla donde se colocan las opciones de respuesta.

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a. Importar opciones: Si se marca Si, se debe seleccionar otra pregunta para copiar

sus opciones de respuesta. 5. Su visibilidad depende de otra pregunta?: Si se selecciona Si, se debe seleccionar de que

pregunta depende si visibilidad, y colocar el texto exacto de la respuesta que depende. 6. Índice: Define el orden en que se mostrarán las preguntas. 7. Obligatoria: Define si esta pregunta debe ser respondida por obligación en la encuesta.

ENVÍO DE ENCUESTA A UNA PERSONA Para enviar una encuesta a una persona, se debe abrir la encuesta que se desea enviar y luego a la entidad referenciada Invitaciones y luego Agregar nuevo invitación a Responder.

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Para crear la invitación se deben llenar los siguientes campos

1. Encuesta: Encuesta que se desea enviar. 2. Tipo de encuestado: El módulo permite enviar encuestas a 4 tipos diferentes de destinatarios. Para

egresados se utiliza: a. Contacto (Persona perteneciente a la entidad Persona) b. Usuario del Sistema (Usuarios pertenecientes a CRM)

3. Enviar por Correo: Indica si se debe enviar la invitación por correo electrónico. 4. Correo envío invitación: El correo donde se enviará la invitación para responder la encuesta. 5. Link encuesta: Ambos se dejan en blanco, estos se autocompletan al guardar.

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ENVÍO MASIVO DE ENCUESTAS El envío masivo de encuestas se realiza enviando una encuesta a una lista de marketing.

Para esto debemos entrar a la encuesta y en el Ribbon hacer clic en el botón Invitación Masiva Encuesta.

Solo se mostraran listas de marketing activas y que sean destinadas a Personas (Contacto).

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CREAR ENCUESTA EN BASE A OTRA EXISTENTE Si se desea crear una encuesta en base a otra, se puede duplicar una encuesta existente y luego modificarla de acuerdo a las necesidades que tenga el usuario.

Para duplicar una encuesta se debe abrir la encuesta que desea duplicar y hacer clic en el botón “Duplicar Encuesta”

En la lista de encuestas aparecerá una copia de la que se creó. Esta estará en estado “En Borrador” luego de terminar de ajustar la encuesta se debe publicar.

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PORTAL DE ENCUESTAS Se pueden abrir las encuestas copiando el link de las invitaciones. Las encuestas se ven de la siguiente manera:

Página de actualización de datos personales

Página de encuesta:

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EMPLEABILIDAD

En el área de empleabilidad podemos ver 3 entidades de las cuales 2 se cargan desde integraciones, por lo que solo nos sirven para obtener información.

AVISOS TRABAJANDO.COM Esta entidad nos muestra todos los avisos que se agregan o modifican en trabajando.com, siempre que sea como requisito que las instituciones de egreso sean INACAP o Universidad Tecnológica de Chile. Los datos son cargados solo desde una integración y no es posible crear avisos en CRM.

El formulario que se muestra de los avisos es como el que se muestra a continuación.

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PRÁCTICAS LABORALES Esta entidad nos muestra todas las prácticas que están registradas en SIGA. Los datos son cargados solo desde una integración y no es posible crear registros en CRM.

Los datos de las prácticas se ven de la siguiente manera:

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ALIANZAS O CONVENIOS En esta entidad se cargaran cada cierto tiempo por un administrador. Esto lo realizarán por medio de cargas masivas mediante archivos Excel.

Dentro de la entidad se podrán visualizar todas las alianzas activas:

Y el detalle de cada alianza se podrá visualizar de la siguiente manera.

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INFORMES

Dentro de la sección Informes podemos ver informes ya creados para Egresados o crear informes nuevos.

Los informes existentes para Egresados son los siguientes:

REPORTE INSERCIÓN AL MUNDO LABORAL Este reporte se alimenta de la información obtenida por las Encuestas.

Se deben seleccionar los filtros existentes y luego esperar que cargue el reporte.

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REPORTE EGRESADOS N° EGRESADOS HISTÓRICOS Se deben seleccionar los filtros existentes y luego esperar que cargue el reporte.

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REPORTE EGRESADOS PORCENTAJE QUE TRABAJA Se deben seleccionar los filtros existentes y luego esperar que cargue el reporte.

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REPORTE RANGOS DE RENTA Se deben seleccionar los filtros existentes y luego esperar que cargue el reporte.

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CREAR INFORMES NATIVOS Dentro del área de informes se debe hacer clic en nuevo.

Se debe colocar un Nombre para el informe y una descripción si se desea, luego se debe hacer clic en el botón “Asistente para informes”

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Se debe seleccionar si es un informe nuevo o basarse en uno existente.

Luego seleccionamos las entidades con las que se desea hacer el informe.

Se seleccionan los filtros para el informe

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Finalmente se seleccionan las columnas y agrupaciones que se van a mostrar.

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Al terminar de configurar y guardar se vuelve a la ventana inicial, en la pestaña Administración se debe definir si el informe es para todos los usuarios o solo para el usuario que lo creó. Luego clic en guardar y cerrar.

Luego buscamos nuestro informe en la lista de informes y lo ejecutamos.

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FLUJOS DE TRABAJO CRM permite crear diferentes flujos de trabajo bajo diferentes condiciones.

Por ejemplo, se puede ejecutar un flujo de trabajo cuando se crea un registro, cuando se modifica un registro o manualmente en cualquier momento que el usuario lo desee.

Por ejemplo cuando se modifica en año de egreso de una carrera de un estudio en inacap.

Si el año de egreso es igual al año actual, enviar un correo felicitando a la persona por haber egresado.

En base a los cambios o creaciones de registros también se pueden asignar valores a ciertos campos.

Dependiendo de sus necesidades reales pueden ir surgiendo ideas para estos flujos de trabajo, en caso de que requieran alguno deberán solicitarlo a su administrador de sistema.

SERVICIOS PERIÓDICOS Como se ha mencionado durante el documento, hay varios servicios periódicos que se ejecutan y no son visibles para los usuarios.

Para que tengan conocimiento de esto se les nombrarán a continuación.

1. Integración SIGA Estudios: Se ejecuta semestralmente y su funcionalidad se puede ver en el capítulo SIGA.

2. Integración SIGA Prácticas Profesionales: Se ejecuta semanalmente y su funcionalidad se puede ver en el capítulo SIGA.

3. Integración SIGA Persona: Se ejecuta semestralmente su funcionalidad se puede ver en el capítulo SIGA.

4. Cmetrix Masterbase: Se ejecuta diariamente, su funcionalidad se puede ver en el capítulo Masterbase

5. Servicio aviso de cumpleaños: Se ejecuta diariamente, su funcionalidad se puede ver en el capítulo Correos corporativos

6. Servicio actualización datos de contacto: Se ejecuta diariamente, , su funcionalidad se puede ver en el capítulo Correos corporativos

7. Servicio Integración trabajando: Se ejecuta diariamente, su funcionalidad se puede ver en el capítulo Trabajando.com

8. Servicio Portal Emprendimiento: Se ejecuta mensualmente , su funcionalidad se puede ver en el capítulo Portal Emprendimiento

Date post:	10-Jan-2019
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