Módulo de Microsoft Office Excel 2007

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo Aula Fundación Telefónica

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AUTORESProf. Edwar Paiva MacharéProf. Jenny Angélica Deza Chiclayo

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I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz 2

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

INTRODUCCIÓN

a nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo enMicrosoft Office Excel 2007. Los comandos y funciones que solían estarocultos tras complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles

de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos ycaracterísticas. Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galeríasdesplegables que muestran las opciones disponibles. Además, se ofrece informacióndescriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opciónadecuada.

Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz deusuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas queresultan más útiles para completar dichas tareas correctamente.

Microsoft Office Excel 2007 le ayudará a calcular, manejar y presentar datos en unagradable ambiente gráfico.

INICIAR MICROSOFT OFFICE EXCEL 2 007

Para ejecutar Excel 2007, debemos realizar los siguientes pasos:a) Clic en el Botón Inicio.b) Seleccionar Programas.c) Seleccionar Microsoft Office.d) Seleccionar Microsoft Office Excel 2007.

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Módulo de Microsoft Office Excel 2007 3

Aula Fundación Telefónica

ELEMENTOS DE LA VENTANA PRINCIPAL DE EXCEL 2 007

El Botón Office, la Barra de Acceso Rápido son similares a los de Microsoft Office Word 2007.

BARRA DE TÍTULO:Ubicada en la parte superior de la ventana, muestra el nombre del libro que por defecto es“Libro1”, así como el nombre del programa. En el extremo de la derecha están los Botones deControl para minimizar, restaurar/maximizar y cerrar el programa.

CINTA DE OPCIONES(Repase el Módulo de Microsoft Office Word 2007)

FICHA INICIOContiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de los grupos decomandos de Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.

Barra de desplazamiento vertical

Barra de desplazamiento horizontal

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FICHA INSERTARContiene los grupos de comandos para Tablas, Ilustraciones, Gráficos, Vínculos y Texto.

FICHA DISEÑO DE PÁGINAPresenta los grupos de comandos sobre Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión yOrganizar.

FICHA FÓRMULASEsta ficha presenta los grupos de comandos: Biblioteca de funciones, Nombres definidos yCálculo.

FICHA DATOSContiene el grupo de comandos para Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar,Herramientas de datos y Esquema.

FICHA REVISARContiene el grupo de comandos sobre Revisión, Comentarios y Cambios.

FICHA VISTAContiene el grupo de comandos para Vistas de libro, Mostrar u ocultar, Zoom, Ventana yMacros.

FICHA PROGRAMADORContiene el grupo de comandos: Código, Controles, XML y Modificar.

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CUADRO DE NOMBRESIndica la celda que se encuentra activa; en este caso esta activa la celda A1 (columna A confila 1).

BARRA DE FÓRMULASAquí podemos escribir las fórmulas y/o funciones para la celda seleccionada.

ENCABEZADO DE COLUMNASNos permiten identificar las columnas existentes en Excel. Microsoft Excel 2007 contiene 16384 columnas por hoja de cálculo, lo que ofrece un 6 300% más de columnas comparadas conlas que había en Microsoft Office Excel 2003. Ahora las columnas acaban en XFD en lugar deacabar en IV.

ENCABEZADO DE FILASNos permiten identificar las filas existentes en Excel. Microsoft Excel 2007 contiene 1 048576 filas; lo que ofrece un 1.500% más de filas comparadas con las que había enMicrosoft Office Excel 2003.

ÁREA DE TRABAJOEs el área donde trabajaremos nuestros documentos deExcel. Está conformado por un conjunto de celdas(celda es el intersección de una fila con una columna).

BOTONES DE DESPLAZAMIENTONos permiten desplazarnos por las hojas del libroelaborado.

ETIQUETAS DE HOJASSon las hojas que conforman el libro, que por defecto son 3.

Podemos insertar más hojas si lo deseamos y cambiarel nombre de las mismas. Para ello se debe haceranticlic (presionar el botón derecho del mouse) sobrela etiqueta de hoja deseada y en el menú contextualque aparece elegimos la opción deseada (En estecaso cambiar nombre, escribimos el nombre quedeseamos).

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BARRA DE ESTADOProporciona la información actual sobre el libro activo.

BARRA DE VISTAS

Contiene: Vista Normal (muestra el documento en vista normal). Vista Diseño de página (muestra el documento tal y como aparecerá en la página

impresa. Utiliza esta vista para ver dónde empiezan y acaban las páginas y para ver losencabezados y pies de página).

Vista previa de salto de página (muestra una vista preliminar donde se interrumpen laspáginas al imprimir el documento).

BARRA DE ZOOMPermite alejar o acercar el documento.

EL LIBRO

En la hoja de cálculo, cada archivo se maneja como un libro (como se observa en la el figura de labarra de título), entendiéndose que en cada libro el manejo de las hojas es independiente. De igualmanera, cada hoja puede tener un nombre propio y un tema diferente, pero al momento de guardar elarchivo, éste tendrá un único nombre.

La cantidad de hojas disponibles en un libro de Excel es 1024. Cada hoja tiene 16 384 columnas y 1048 576 filas.

LA CELDAUna Celda es la intercepción de una fila y columna. Por ejemplo: A5; F18; H6, etc.

EL RANGOExcel nos permite agrupar celdas para hacer referencia a ellas en conjunto, esto representa una granayuda cuando se trata de realizar funciones que se aplican a grupos de datos. Quiere decir que sepuede cambiar el tipo de letra de toda una lista de nombres de un solo golpe, solohace falta agrupar las celdas y realizar los pasos para cambiar el tipo de letra.Cuando hablamos de un rango estamos refiriéndonos a un grupo de celdas.Ejemplo:

A1:A5, donde A1 es la celda inicial y A5 es la celda final.Los dos puntos (:) indican la separación entre la celda inicial y la celda final.

CELDA

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MARCADO DE BLOQUESa) Toda una Columna.b) Toda una Filac) Toda la hojaHacemos clic en el lugar que se indica a continuación:

UN RANGO DETERMINADO: A2:B6Ubique el puntero del mouse en la celda inicial (A2) y efectúe unarrastre hasta la celda final (B6).

RANGOS NO ADYACENTES: B2:C4; B6:C7Seleccione el primer rango de la manera antes señalada y, acontinuación, mantenga presionada la tecla <Ctrl> mientrasselecciona el otro rango usando el mouse.

MANEJO DEL MOUSE

Para utilizar el mouse en forma eficiente debemos tener en cuenta que el puntero de mouse refleja laacción que se puede efectuar en ese instante. En el gráfico se muestra las funciones más comunesque puede desarrollar el puntero de mouse en las celdas de la hoja.

a)c)

b)

Indica marcarRANGOS

IndicaCOPIARIndica

MOVER

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FORMATO Y EDICION

FORMATO DE HOJA

a) Marque en bloque toda la hoja, haciendo clic en laintersección de filas y columnas.

b) Clic en Tamaño de Letra y elija 12 puntos.

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA

a) Hacer anticlic en la etiqueta de hoja a la cual se le cambiará el nombre (hoja1) y del menúrápido hacer clic en la opción Cambiar nombre.

b) Inmediatamente la etiqueta de hoja se muestra con un relleno negro, esto indica que puedeescribir el nuevo nombre a la hoja.

c) Escriba el nombre: Práctica. El resultado debe ser:

NOTA: - Si desea eliminar una hoja, seleccione la opción eliminar.- Si quiere insertar una hoja elija la opción Insertar o simplemente haga clic en la

etiqueta Insertar hoja:

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INTRODUCCIÓN DE DATOS

Ingrese los datos que semuestran a continuación. Tengaen cuenta que: Los datos numéricos se deben

ingresar con la zona delteclado que semeja a unacalculadora.

Si el texto ingresadosobrepasa a la siguiente celdano se preocupe.

Si el nuevo texto ingresado,impide leer el contenido totalde la celda anterior, no sepreocupe.

Para eliminar el contenido deuna celda, basta conposicionar el puntero sobredicha celda y presionar la tecla<Supr>.

Presione la tecla <Enter> alfinal de cada ingreso.

CREACIÓN DE TÍTULO: (EXTENSIÓN TERRITORIAL – COSTA)a) Marque el rango desde B2 hasta E2.b) En la ficha Inicio, grupo Alineación, hacer clic en el comando Combinar y centrar.

c) Luego hacer clic en el comando Negrita y en el comando Cursiva.

d) Escriba el texto EXTENSIÓN TERRITORIAL – COSTA.

CAMBIAR LA ORIENTACIÓN DEL TEXTO:1. Seleccione las celdas que contienen el texto al que se le cambiará la orientación.

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2. En la ficha Inicio, grupo Alineación, clic en el comando Orientación y del menú desplegableelija la opción Ángulo ascendente:

3. El resultado debe ser el siguiente:

CAMBIANDO EL ANCHO DE COLUMNAS:a) Detenga el cursor entre la división de columnas, como se muestra a continuación.

b) Cuando aparezca el símbolo de doble flecha, haga clic y arrastre hasta que se pueda ver elcontenido completo de la columna B.

Otra manera de cambiar el ancho de una columna es hacer doble clic en la división de columnas. Deesta manera el ancho de la columna se ajusta automáticamente a la celda con mayor cantidad detexto, de toda la columna.

CAMBIANDO EL ALTO DE LA FILA:a) Seleccione la fila o conjunto de filas a modificar.b) De la Ficha Inicio, grupo Celdas, elija el comando

Formato y del menú desplegable seleccione Alto defila (dos opciones más abajo se encuentra tambiénAncho de columna).

c) En el cuadro que aparece escriba el alto de filadeseado, por ejemplo: 20.

d) Finalmente clic en el Botón Aceptar.

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INSERTANDO UNA COLUMNA Y FILA:Para insertar una nueva columna realizamos elsiguiente procedimiento:

Hacemos anticlic en el encabezado decolumna (en el lugar que desee insertar lanueva columna). Por ejemplo, anticlic en elencabezado de la columna A.

Elegimos la opción insertar del menúcontextual.

Por defecto, la columna insertada se colocaal lado izquierdo (de la columna A en estecaso).

Para eliminar una columna, hacer anticlic en el encabezado de la columna y elegir la opciónEliminar.

Para insertar una nueva fila realizamos el siguienteprocedimiento:

Hacemos clic en el encabezado de fila (en el lugarque desee insertar la nueva fila). Por ejemplo,anticlic en el encabezado de la fila 2.

Elegimos la opción insertar del menú contextual. Por defecto la fila insertada se coloca en la parte

superior (de la fila 2 en este caso). Para eliminar una columna, hacer anticlic en el

encabezado de la fila y elegir la opción Eliminar.

APARIENCIA

ESTABLECER BORDES:Para establecer bordes a un rango de celdas efectúe lo siguiente:a) Seleccione el rango de celdas (por ejemplo A2:C8), luego efectúe clic en la Ficha Inicio y en el

grupo de comandos Fuente elegimos el comando Borde ; como se muestra en lasiguiente figura:

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b) Efectúe clic en la opción Todos los bordes del menú contextual.c) El resultado es el siguiente:

ESTABLECER RELLENO:Para establecer bordes a un rango de celdas realice lo siguiente:d) Seleccione el rango de celdas anterior, luego en la Ficha Inicio y en el grupo de comandos

Fuente elija el comando Color de relleno , elija un color; como se muestra en la siguientefigura:

GUARDAR UN LIBRO

a) Clic en el menú BOTÓN OFFICE.b) Clic en la opción GUARDAR.

c) En el cuadro de diálogo, en Guardar en elije la unidad y/o carpeta donde va a guardar el librode Excel.

a)

b)

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d) Luego en nombre de archivo digite el nombre con el cual va a guardar el libro (por ejemplo:Práctica).

e) Finalmente clic en el botón Guardar.

PONER CONTRASEÑA AL LIBROSiguiendo con el cuadro de diálogo Guardar Como (cuadro anterior), revisar el procedimientorealizado en el Módulo de Word para poner contraseña al documento (clic en el botón Herramientas

Opciones generales escriba la contraseña Clic en el botón Aceptar).

c)

d)e)

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MANIPULACIÓN DE CELDAS

AUTORELLENO

Permite copiar información entre celdas contiguas.

CONTROLADOR DE RELLENO Pequeño cuadrado negro situado en la esquina inferior derecha de la selección.

Cuando se ubica el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, éste cambia a una cruznegra.

GENERACIÓN DE SERIES Para copiar el contenido a las celdas adyacentes, o para rellenar una serie de datos, seleccione

la celda o celdas que contiene los datos y arrastre el controlador de relleno.

Las celdas a copiar pueden contener números, fechas, horas, meses.

También puede utilizar el cuadro de diálogo Series para rellenar las celdas con distintos tiposde series y parámetros. Siga el siguiente procedimiento:- Ingresar el primer valor y seleccionar el rango de celdas a rellenar, incluyendo la celda inicial:

- En la ficha Inicio, grupo Modificar, hacer clic en el comando Rellenar y elija la opción Series.

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- Se muestra el cuadro de diálogo Series;elija el tipo de serie e ingrese elincremento para la serie, luego haga clicen el botón Aceptar.

- En el resultado se aprecia que elincremento de los datos es de 10:

ORDENAR DATOS

1. Seleccione el rango de celdas a ordenar.2. En la ficha Inicio, grupo Modificar, hacer clic en el comando Ordenar y filtrar, elija una de las

opciones que se muestran.

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En una hoja nueva realizar el siguiente cuadro:

OBSERVACIÓN 1:Los calificativos menores de 10se han ingresado sin considerarel cero al lado izquierdo (5; 7; 8;9); para que salga el cero a laizquierda, realizaremos elsiguiente procedimiento:

Seleccionar el rango deceldas F4:H13.

Hacer anticlic en el áreaseleccionada y del menúcontextual elegimos laopción Formato de Celdas;observa la figura:

En el cuadro de diálogo quese muestra, en la fichaNúmero seleccionamosPersonalizada y en la cajade texto Tipo escribimos 00.Luego clic en el botónAceptar.

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El resultado será el siguiente:

OBSERVACIÓN 2:Si desea trabajar con números decimales, realice lo siguiente:

Seleccione el rango de celdas (F4:H13) a las que desea agregar o quitar cifras decimales. En la ficha Inicio, grupo Número, haga clic en el comando Aumentar decimales (1 ó 2 veces

según el número de cifras decimales que quiera agregar).

Para quitar cifras decimales haga clic en el comando Disminuir decimales:

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FORMATO CONDICIONAL

- Dependiendo del valor de la celda, Excel aplica un formato especial o no sobre esa celda.- Se utiliza para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para

resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

Para aplicar un formato condicional se sigue el siguiente procedimiento:1. Seleccionar las celdas a las que aplicará el formato condicional.

2. Utilice el comando Formato Condicional, de la ficha Inicio, luego elija la opción Resaltar reglasde celdas.

3. Haga clic en la opción Es menor que…4. En el cuadro de

diálogo, escribir 11 yelegir una de lasopciones de color(en este casoRelleno rojo clarocon texto rojooscuro)

5. Haga clic en elbotón Aceptar.

6. El resultado es:

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NOTA: Puede aplicar otro formato condicional al mismo rango de celdas u otro rango, solo siga lospasos hechos anteriormente. También se puede aplicar a celdas que contienen texto.

VALIDACIÓN DE DATOS

- Evita el ingreso de datos no válidos en una celda.- Muestra mensajes de entrada y/o de error cuando sea necesario.

Para aplicar validación de datos, realice lo siguiente:1. Seleccionar el rango de celdas que se quieren validar (F4:H13).

2. En la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, hacer clic en el botón desplegable ( ) deValidación de datos; hacer clic en la opción Validación de datos.

3. Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.4. Por defecto está activa la pestaña Configuración, en Permitir desplegar la lista y elegir Decimal

(para este ejemplo), en Mínimo escribir 0 y en Máximo 20; observa la figura:

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5. Ahora hacer clic en la pestaña Mensaje de entrada, como Título escribir INFORMACIÓN y enMensaje de entrada: Sólo ingrese números desde 0 al 20 como se muestra en la figura:

6. En la pestaña Mensaje de error, elija un estilo (Advertencia, en este caso), en Título escribaERROR y en mensaje de error: Ha ingresado un número no válido.

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7. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.8. Para verificar la validación, al hacer clic en cualquier celda del rango, aparece el mensaje de

entrada. Ingrese un número mayor que 20, luego presione la tecla enter, debe aparecer elmensaje de error donde le pregunta si desea continuar, haga clic en Cancelar para que no acepteese valor.

CREACIÓN DE LISTAS

Seguimos trabajando con el cuadro anterior (Listado de alumnos), ahora colocaremos el sexo segúnlos nombres del cuadro.Realizar lo siguiente:1. Seleccionar el rango de celdas en las que

colocaremos el sexo (I4:I13).2. En la ficha Datos, grupo Herramientas de datos,

hacer clic en el botón desplegable ( ) deValidación de datos; hacer clic en la opciónValidación de datos.

3. Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.4. Por defecto está activa la pestaña Configuración. En Permitir despliegue y elija Lista, en Origen

escriba: Femenino, Masculino. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.

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5. El resultado debe ser:

6. Luego en las celdas respectivas haga ingrese el sexo de los alumnos haciendo clic en la opciónFemenino o Masculino.

OBSERVACIÓN: En caso el resultado sea así: ; entonces cambie la comapor el punto y coma en el cuadro de diálogo Validación de datos, pestaña Configuración:

Esto depende de la configuración de la máquina.

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MANEJO DE FÓRMULAS

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo.

PARTES DE UNA FÓRMULA EN EXCEL

Una fórmula puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.

Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.

Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo: 2.

Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador *(asterisco) multiplica.

REGLAS PARA TRABAJAR CON FÓRMULAS:

1) Para ingresar una fórmula debe anteponer el signo =.2) Debe ingresar la fórmula en la celda donde quiere que salga el resultado.3) No deben existir espacios en blanco en la escritura de la fórmula.4) Acostúmbrese a colocar posiciones de celdas y no datos numéricos fijos (Ej. C4 en lugar de 11).5) Se pueden emplear letras mayúsculas o minúsculas.6) Todo paréntesis abierto debe cerrarse.7) Nunca involucre dentro de una fórmula la celda sobre la que está escribiendo.8) Cuando se especifica un rango (A1:A5) los dos puntos significan, desde la celda A1 hasta la

celda A5.9) Cuando se especifica un rango (A1;A5) el punto y coma indica la celda A1 y la celda A5 (si sale

error, utilice la coma en vez del punto y coma).

REFERENCIA DE CELDAS

Identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo. Indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar enuna fórmula.

Permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar elvalor de una celda en varias fórmulas.

Existen tres tipos de Referencias: Relativas, Absolutas y Mixtas.

REFERENCIAS RELATIVAS

Indican a posición que la celda referenciada ocupa respecto a la celda donde se introduce lafórmula.

Si se copia la fórmula en otra celda, las referencias usadas reflejarán “número de filas y decolumnas que dista de la celda original”.

Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir seadapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula ylas celdas que forman parte de la formula.

De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas.

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EJEMPLO: (En una nueva hoja, a la cual póngale como nombre Referencias, trabajaremos los trestipos de referencias)

1. Ingresar los siguientes datos:

2. En la celda A3 escriba: =A2+25.

3. Luego presione la tecla Enter para obtener el resultado:

4. Si copiamos la celda A3 a la celda B3 (para copiar una celda a otra, ubíquese en la celda a copiar,haga anticlic y elija copiar; luego seleccione la celda destino realice anticlic y elija pegar) lafórmula cambiará por: =B2+25 (porque copiado una columna hacia la derecha, pero en la mismafila).

Ha cambiado la celda A2 por B2, para mantener en la fórmula: sumar 25 al contenido de la celdasuperior.

5. Copie la celda A3 a la celda C3 y observe los cambios.6. Si copiamos la celda A3 (=A2+25) a la celda A4 (presione la tecla Enter), la estaremos copiando

una fila hacia abajo pero en la misma columna; la fórmula cambiará por: =A3+25.

Ha cambiado la celda A2 por A3, para mantener en la fórmula: sumar 25 al contenido de la celdasuperior.

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7. Copie la celda A3 a la celda B4 y C4, observa los cambios.8. El resultado debe ser:

REFERENCIAS ABSOLUTAS

Especifican “cómo encontrar una celda, basándose en la dirección única que posee todacelda”.

Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, semantienen fijas.

Para referenciarlas se antepone el signo $ al encabezado de fila y columna (ejemplo $A$1).

EJEMPLO: (seguimos trabajando en la misma hoja anterior)

1. En la celda A6 ingresar el texto: Suma Absoluta.2. En la celda A7, escriba la fórmula: =$A$2+25

3. Presione la tecla Enter para obtener el resultado de la fórmula:

4. Si copiamos la celda A7 (=$A$2+25) en la celda A8, aunque la estemos copiando una fila haciaabajo, la fórmula no cambiará, dado que la referencia está identificada por el signo $.

5. Ahora copie la celda A7 a las celdas B7, C7, B8 y C8, observe si hay cambios o no.

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REFERENCIAS MIXTAS

Permite combinar referencias absolutas y relativas. De esta manera se fija una columna o una fila. Por ejemplo, $A1, siempre se referirá a la columna A, no importa que copie o mueva, aunque lafila si se afectaría.

También puede tomar como referencia absoluta a una fila y referencia relativa a una columna,ejemplo: A$1 (siempre se referirá a la fila 1, aunque se copie o mueva; la columna sicambia).

EJEMPLO: (Continuamos en el cuadro anterior)En este ejemplo se utilizará referencia absoluta en la columna y relativa en la fila.

1. Ingresar los datos que se observan en la figura:

2. En la celda B11 escribir: =$A2+25; presione la tecla Enter para obtener el resultado.

3. Si copiamos la celda B11 a las celdas B12 y B13 se observa que la columna se mantiene fija ysolo cambia la fila. Esto se debe a que contiene una referencia mixta ($A2).

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OPERADORES

- Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de unformula.

- Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar esteorden utilizando paréntesis

- Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de textoy referencia.

1. OPERADORES ARITMÉTICOS

Generan resultados numéricos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Adición 3+3

– (signo menos) SustracciónNegación

3–1–1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

/ (barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Potenciación 3^2

2. OPERADORES DE COMPARACIÓN

Comparan dos valores. Su resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

3. OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO

Utilice el signo (&) para concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un soloelemento de texto.

Operador de texto Significado Ejemplo

& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores paragenerar un valor de texto continuo.

("Viento"&"norte")

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4. OPERADORES DE REFERENCIA

Combina rangos para realizar cálculos.

Operador de referencia Significado Ejemplo

: (dos puntos)

Operador de rango, que generauna referencia a todas las celdasentre dos referencias, éstasincluidas.

B5:B15

; (punto y coma) Operador de unión, que combinavarias referencias en una sola

SUMA(B5:B15;D5:D15)

PRIORIDAD DE OPERADORES

- Si se combinan varios operadores en una única fórmula, las operaciones se ejecutan según unorden de prioridad establecido por Excel

- Si varios operadores tienen la misma prioridad, se evalúan de izquierda a derecha.- Puede cambiar el orden de prioridad encerrando entre paréntesis la parte de la fórmula que se

calculará primero.- Tabla de prioridad de operadores:

Operador Descripción

: (dos puntos); (punto y coma) Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponenciación

* y / Multiplicación y división

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

=< ><=>=<>

Comparación

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PRÁCTICA

Crear el siguiente cuadro y analizar el funcionamiento de los operadores utilizados:

Para

El operador & ("y" comercial) permite unir cadenas de texto. Ejemplo:

Pero los apellidos y nombre salen juntos, para separarlos, es necesarioagregar en la fórmula un espacio entre comillas (“ ”), para separar las palabras; así:

=A3+B3=A3-B3=A3*B3=A3/B3=A3^B3=10%*A3=B3*10%=(A3+B3)/2=A3>B3=A3=B3=A3<B3=A3<>B3

NOTA:

=A2&B2&C2

=A2&“ ”&B2&“ ”&C2

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FÓRMULAS INTERNAS

FUNCIONES MATEMÁTICAS

PRODUCTO

Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.SINTAXIS: PRODUCTO(número1,número2,…)EJEMPLO:

REDONDEAR

Redondea un número decimal al número de decimales especificado.SINTAXIS: REDONDEAR(número,núm_decimales)EJEMPLO:

SUMA

Suma todos los números de un rango.SINTAXIS: SUMA(número1,número2,…)EJEMPLO:

SUMAR.SI

Suma las celdas que cumplen un determinado criterio o condición.SINTAXIS: SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma)EJEMPLO:

=PRODUCTO(A2:A4)

=PRODUCTO(A2,A3,30)

=REDONDEAR(A2,1)

=REDONDEAR(A3,0)

=SUMA(A2:A4)

=SUMA(A2,A4)

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FUNCIONES ESTADÍSTICAS

PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.SINTAXIS: PROMEDIO(número1,número2,…)EJEMPLO:

MODA

Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos.SINTAXIS: MODA(número1,número2,…)EJEMPLO:

CONTAR

Cuenta el número de celdas de un rango que contienen números.SINTAXIS: CONTAR(valor1,valor2,…)EJEMPLO:

=SUMAR.SI(A2:A5,“>160”,B2:B5)

=SUMAR.SI(A2:A5,“>160”)

=PROMEDIO(A2:A5)

=PROMEDIO(A2,A5)

=MODA(A2:A6)

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CONTARA

Cuenta el número de celdas no vacías de un rango.SINTAXIS: CONTARA(valor1,valor2,…)EJEMPLO:

CONTAR.SI

Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada.SINTAXIS: CONTAR.SI(rango,criterio)EJEMPLO:

MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.SINTAXIS: MAX(número1,número2,…)EJEMPLO:

=CONTAR(A2:A8)

=CONTARA(A2:A8)

=CONTAR.SI(A2:A5,“MANZANAS”)

=CONTAR.SI(B2:B5,“>53”)

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MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.SINTAXIS: MIN(número1,número2,…)EJEMPLO:

FUNCIONES DE TEXTO

DERECHA

Devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres queel usuario especifica.SINTAXIS: DERECHA(texto,núm_de_caracteres)EJEMPLO:

=MAX(A2:A5)

=MIN(A2:A5)

=DERECHA(B2,2)&“_”&C2=DERECHA(A2,3) =DERECHA(C2,3)&“2009”

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IZQUIERDA

Devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres queel usuario especifica.SINTAXIS: IZQUIERDA(texto,núm_de_caracteres)EJEMPLO:

LARGO

Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.SINTAXIS: LARGO(texto)EJEMPLO:

FUNCIONES DE FECHA

HOY

Devuelve la fecha actual con formato de fecha.SINTAXIS: HOY()EJEMPLO:

=IZQUIERDA(A2,1)&IZQUIERDA(B2,1)&IZQUIERDA(C2,1)

=IZQUIERDA(B2,4) =IZQUIERDA(A2,2)&C2

=LARGO(A1)

=HOY()

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AÑO

Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendidoentre 1900 – 9999.SINTAXIS: AÑO(núm_de_serie)EJEMPLO:

MES

Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa comonúmero entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).SINTAXIS: MES(núm_de_serie)EJEMPLO:

DIA

Devuelve el día de una fecha representada por un número de serie. El día se expresa como unnúmero entero comprendido entre 1 y 31.SINTAXIS: DIA(núm_de_serie)EJEMPLO:

FUNCIONES LÓGICAS

SI

Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otrovalor si se evalúa como FALSO.SINTAXIS: SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)EJEMPLO:

=AÑO(B1)

=MES(B1)

=DIA(B1)

=SI(C2>=11,“Aprobado”,“Desaprobado”)

=SI(C3>=11,“Aprobado”,“Desaprobado”)

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CREACIÓN DE GRÁFICOS

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita suinterpretación.

La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y

columnas. Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo, a partir de los que se genera, y se

actualiza automáticamente al cambiar estos datos. Se distinguen 2 formas de insertar un gráfico:

Gráfico incrustado. Hoja de gráficos.

GRÁFICOS INCRUSTADOS

Se considera un objeto gráfico y se guarda como parte de la hoja de cálculo en la que se hacreado.

Utilice este tipo de gráfico cuando desee mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los datos dela hoja de cálculo.

HOJA DE GRÁFICOS

Es una hoja independiente de la hoja de cálculo (exclusiva para el gráfico) que tiene su propionombre de hoja.

Utilice una hoja de gráficos cuando desee ver o modificar gráficos complejos o de gran tamañocon independencia de la hoja de cálculo

En las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

ELEMENTOS DE UN GRÁFICO EN EXCEL

2400

850

350

750950

580720

255105

225 285 174

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

Computadora Televisor Scanner Lavadora Cocina Cámara digital

GRÁFICO Nº 01: Análisis de VentasPRECIO DESCUENTO

Valoresde ejevertical

Título

Leyenda

Etiqueta de datosSerie de datos

Líneas de división principales

Categorías

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TIPOS DE GRÁFICOS

A continuación se describirá algunos tipos de gráficos en Excel.

COLUMNAS

Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempodeterminado, o bien refleja las comparaciones entre elementos. Las categorías se organizanhorizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación producida con eltranscurso del tiempo.

BARRAS

Ilustran la comparación entre elementos individuales. Las categorías aparecen organizadasverticalmente y los valores horizontalmente, a fin de concentrarse en la comparación de los valores yhacer menos hincapié en el tiempo transcurrido.

2400

850

350.

1300 1400

750720

255105

390 420225

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

Computadora Televisor Scanner Cañónmultimedia

Equipo de sonido Lavadora

GRÁFICO Nº 02: Análisis de VentasPRECIO DESCUENTO

142800

47600

20825

54600

78400

36750

0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 140000 160000

Computadora

Televisor

Scanner

Cañón multimedia

Equipo de sonido

Lavadora

GRÁFICO Nº 03: Resumen de Inversión

INVERSIÓN

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CIRCULAR

Muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de lasuma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se deseadestacar un elemento significativo.

LÍNEAS

Muestran las tendencias de los datos a intervalos.

8%

8%

8%

7%

11%

58%

GRÁFICO Nº 04: Análisis de Stock

Computadora

Televisor

Scanner

Lavadora

Cocina

Cámara digital

2400

850

350

13001400

750

0,00

500,00

1000,00

1500,00

2000,00

2500,00

3000,00

GRÁFICO Nº 05: Análisis de Compras

PRECIO

STOCK

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CREAR UN GRÁFICO

En una nueva hoja, ingresar los siguientes datos:

1. Seleccionar el rango de celdas que contienen los datos a representar en el gráfico, tal que Excello genere automáticamente. Incluya los encabezados de filas o columnas.

2. En la ficha Insertar, grupo Gráficos, elija el tipo de gráfico a insertar (para este ejemplo elijaColumna) y luego seleccione un subtipo de gráfico:

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3. El gráfico se crea automáticamente (porque previamente seleccionó el rango de datos para elgráfico) en la misma hoja.

EDICIÓN DE GRÁFICOS

Continuamos con el gráfico elaborado anteriormente.

REDEFINIR EL ORIGEN DE DATOS

El origen de datos es el aspecto más importante, ya que define qué datos queremos queaparezcan en el gráfico.

Al seleccionar el gráfico creado, aparecerán tres nuevas pestañas (Diseño, Presentación yFormato). Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:

Al pulsar la opción Seleccionar datos se abre el siguiente cuadro de diálogo:

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Una vez hayamos seleccionado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al ejehorizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).

La opción Cambiar entre filas y columnas permite permutar los datos de las series y pasarlas alas categorías y viceversa.

Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opcionesCambiar entre filas y columnas (pestaña Diseño).

MODIFICAR CARACTERÍSTICAS DEL GRÁFICO

Al seleccionar el gráfico creado, en la banda de opciones se muestran las pestañas Diseño,Presentación y Formato, a través de las cuales se dispone de diversas alternativas paracambiar el aspecto de los elementos del gráfico.

Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo parapoder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la ficha Presentación, grupo Ejes:

Utilice las opciones de la ficha Presentación, grupo Etiquetas para establecer qué literales detexto se mostrarán en el gráfico:

Por ejemplo haga clic en Etiquetas de datos y elija la opción Mostrar (observe los cambios enel gráfico).

Modificar el literalque se muestra en laleyenda del gráfico.

Seleccionar el rango deceldas a utilizar para crear elgráfico (categorías y series).

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Puede modificar el Título del gráfico, simplemente seleccione el título y luego haga un clic en elinterior del mismo; escriba lo siguiente:

En la ficha Formato, tiene los grupos Estilos de forma y Estilos de WordArt, los cualescontienen comandos que nos permiten cambiar el color de relleno y contorno del gráfico y deltexto, así como poner efectos al gráfico.

Si desea modificar el tipo, tamaño y color de letra, lo puede realizar desde la ficha Inicio, grupoFuente.

MOVER EL GRÁFICO

Puede reubicar el gráfico entre una hoja de gráfico o como objeto incrustado en unahoja de cálculo.

Seleccione el gráfico y utilice la ficha Diseño, comando Mover Gráfico.

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Del cuadro de diálogo Mover gráfico, puede elegir cualquiera de las dos opciones:- Hoja nueva.- Ubica el gráfico en una hoja independiente.- Objeto en.- Ubica el gráfico como objeto dentro de una hoja de cálculo especificada por el

usuario.

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Date post:	30-Mar-2016
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Módulo de Microsoft Office Excel 2007

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