NORMA - trabajaenripley.pe · MANUAL DE ATRACCION DEL TALENTO - GERENCIA DE GESTION DE PERSONAS - 6...

“MANUAL DE ATRACCION DEL TALENTO”

- NORMA -

INDICE Pág.

1. BASE LEGAL ........................................................................................................................................................ 2 2. DEFINICIÓN ........................................................................................................................................................ 2 3. POLITICAS........................................................................................................................................................... 3 4. REFERENCIAS.....................................................................................................................................................12 5. CONTROL DE CAMBIOS .....................................................................................................................................21

PROPIETARIO DEL PROCEDIMIENTO: GERENCIA DE GESTION DE PERSONAS

CÓDIGO: NO-GPE-B001-16

FECHA DE EMISIÓN: 11/07/16

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 11/07/16 DIRECTORIO: 006-16-DIR JUN 2016

VERSIÓN: 1.0

OBJETIVO:

Establecer las políticas y procedimientos que rigen los procesos de atracción y selección del talento, así como las funciones de los colaboradores involucrados.

AREAS INVOLUCRADOS: Áreas Usuarias Gerencia de Gestión de Personas

Sub Gerencia de Atracción del Talento Jefatura de Atracción del Talento

Sub Gerencia de Compensaciones y Beneficios Jefatura de Comunicación Interna

Gerencia Central de Operaciones y Servicio al Cliente Sub Gerencia de Seguridad de Información y Prevención de Fraude

Jefatura de Seguridad de Información DOCUMENTO INVOLUCRADOS:

- No aplica

MANUAL DE ATRACCION DEL TALENTO - GERENCIA DE GESTION DE PERSONAS -

2

1. BASE LEGAL

Ley General de la Persona con Discapacidad Ley 27050

Ley de protección de datos personales. LEY Nº 29733

Reglamento de la Gestión Integral de Riesgos Resolución SBS N°37-2008

Reglamento de la Ley Nº 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo

Resolución SBS No 2660-2015, Reglamento de gestión de riesgos de lavado de activos y del financiamiento

del terrorismo.

2. DEFINICIÓN

Investigación básica del postulante (IBP): comprende la investigación de antecedentes personales, referencias laborales, verificación domiciliaria y reporte SBS (si el postulante no ha regularizado su situación crediticia se tomará en cuenta el reporte actual de la Superintendencia de Banca Seguros y AFP).

Perfil del Puesto: Es aquella información que se describe en el manual de organización y funciones y contiene las exigencias del puesto como son funciones, experiencias previas, formación básica y complementaria, etc. Toda esta información es el punto de comparación sobre el cuál se basará la búsqueda del talento y ha sido construida en la coyuntura actual de la organización

Requerimiento de Personal: Formato de requerimiento para iniciar el proceso de selección. Estos se emitirán tanto para posiciones nuevas (creadas) como para posiciones a reemplazar (por cese, cambios, rotación, etc.)

Clasificación de Puestos: Se divide en:

Nivel estratégico: Estratégicos I: Son Gerentes de primera línea Estratégicos II: Son Gerentes de segunda línea y Subgerentes

Nivel Táctico: Son Jefaturas. Nivel Operativo: Son puestos que requieren profesional técnico y/o universitario. Nivel Básico y de Contacto: Es un puesto base, es la primera posición con la que un colaborador ingresa,

por ejemplo: digitador.

Tipos de Convocatoria: Se divide en:

Movilidad Interna: Posiciones cubiertas por colaboradores de la compañía. Existen tres (3) tipos: Abierta: Es aquella que se realiza vía Comunicación a toda la organización. Dirigida: Es aquella que se realiza para posiciones técnicas o especializadas, y se restringe a

determinadas áreas o puestos. Directa o Ascenso por Desempeño.

Convocatoria Externa: Posiciones cubiertas por personal externo a la compañía, es decir, fuera de la organización.


3

3. POLITICAS

Promover el desarrollo de nuestros colaboradores a través de la búsqueda del talento interno y la movilización hacia puestos vacantes.

Sin embargo, es política también de la compañía, definir aquellas posiciones a reemplazar que serán buscadas y cubiertas por profesionales y talentos externos a nuestra Organización con el ánimo de incorporar nuevas prácticas, adquirir know how de otros negocios y aprender de otros modelos de trabajo.

3.1 Movilidad Interna:

En general, los requerimientos deberán ser cubiertos, en primera instancia, a través del reclutamiento interno para todas las posiciones, salvo:

Posiciones de entrada: posiciones de inicio dentro de la organización (aunque sí se promueve la

movilidad interna entre posiciones básicas entre los negocios de Tienda hacia Banco y viceversa).

Posiciones técnicas o de alta especialización (para estos casos, la excepciones deben ser aprobadas

por la Sub Gerencia de Atracción del Talento).

En caso que ningún candidato interno quede seleccionado, se declarará el concurso desierto, se comunicará a los candidatos Vía Conectados Ripley y se procederá a búsqueda externa.

Los candidatos que no hayan quedado seleccionados, pero que cumplan con el perfil de la posición a la que están postulando, quedarán en reserva para futuros procesos (en la base de datos de convocatorias internas) por un plazo máximo de un año, por ello de presentarse nuevas convocatorias, estos colaboradores, serán considerados de manera automática y no necesitan pasar por los exámenes psicotécnicos, pero sí por el resto de evaluaciones y entrevistas determinadas por posición. Sin embargo si fue descartado durante el proceso y la evaluación, se regirá la tabla de tiempos de re-postulación.

Las convocatorias de posiciones básicas (en sucursales Lima, Red de Agencias y CD), son atendidas por el Jefe de Gestión de Personas de cada sucursal, el resto se derivarán al área de Atracción del Talento de Sede Central.

Las convocatorias de posiciones Básicas, Operativas y Tácticas, (de Sucursales Provincia, Red de Agencia y Bodegas regionales) son atendidas por el Jefe de Gestión de Personas.

Las posiciones estratégicas se derivarán al área de Atracción del Talento de Sede Central.

Podrán postular los candidatos internos que actualmente laboran en cualquiera de las empresas del Grupo Ripley. En el caso de quedar seleccionado en la vacante, la transferencia del colaborador se realizará previo cierre del vínculo laboral con la empresa de origen quedando excluido de periodo de prueba en el nuevo puesto.

Quedarán excluidos aquellos colaboradores que:

A. Presenten amonestaciones y/o suspensiones durante el último año. B. Mantengan un proceso judicial vigente con la empresa. C. Tengan puntajes de desempeño menores a 3 (ver cuadro de niveles). D. Su área tenga un indicador de Clima menor a 75% (Para Jefes) E. Tengan antecedentes penales, policiales o judiciales en proceso. F. Tengan un mal comportamiento financiero. G. Tengan una antigüedad menor a la esperada. (ver cuadro de tiempos)

Los cambios del personal interno se harán siempre el primer día útil de cada mes.


4

Los candidatos como máximo podrán postular tres veces a la misma posición y considerando los tiempos entre una postulación y otra.

Los candidatos no podrán postular a dos posiciones de convocatoria interna en paralelo o postular a otra posición mientras no se cierre una postulación previa a la que esté aplicando.

Los candidatos no podrán postular a posiciones que impliquen la reducción de los beneficios que actualmente poseen por lo que se restringirán las postulaciones a posiciones de menor nivel o categoría salarial, según la metodología de valorización del área de compensaciones.

3.2 Transferencias

Se considera una transferencia cuando un colaborador es movilizado a otra zona o área (tienda,

agencia, sede o provincia) en su mismo puesto, éstas por definición no suponen una variación de

renta. Aunque pueden ser evaluados los incrementos, por las Gerencias responsables de las vacantes.

Para la variación de rentas se tomará en consideración la política de compensaciones en la que se

describen los criterios de ajuste salarial.

Para transferir a una persona a otra sede con movilidad geográfica, se espera un mínimo de tiempo de

permanencia en la sede de procedencia. Los tiempos mínimos serán coordinados entre las Gerencias

Generales y Gerencia de Gestión de Personas. En el caso de transferencias en las áreas, participarán

las Gerencias vinculadas (procedencia y destino) y la Gerencia de Gestión de Personas.

La fecha definitiva de transferencia se deberá consensuar entre el área de procedencia y el área de

destino.

Cuadro de exigencias Vitamina R

Nivel Puntaje mínimo

Estratégicos 3.50

Tácticos 3.25

Operativo 3.00

Básicos 3.00

Tabla de tiempos para postulaciones

Postulantes de

nivel:

Tiempo mínimo en Ripley y en su

cargo actual

Periodo entre

postulación y

Re-postulación

Estratégicos 1.5 años 1 año

Tácticos 1 año 1 año

Operativo 1 año 6 meses

Básicos 6 meses 3 meses


5

Aplicará una validación por parte de la Gerencia de Gestión de Personas que comprenderá una

actualización de ficha personal, sanciones, antecedentes crediticios, últimas calificaciones de

desempeño, últimas certificaciones, entre otras.

3.3 Ascenso por Desempeño:

El ascenso por desempeño se dará para cualquier puesto de trabajo dentro de la compañía.

Para iniciar la evaluación del ascenso propuesto, el Gerente o Subgerente del área solicitante deberá

presentar el formato de Solicitud de Ascenso por desempeño (Ver anexo 02) debidamente llenado y

visado.

En caso exista más de una persona ocupando el puesto en línea de carrera del ascenso, se lanzará una

convocatoria interna “dirigida” que permita la postulación equitativa de todos los ocupantes de dicho

puesto, que es voluntaria.

Regirán los mismos requisitos para la postulación que en una movilidad interna.

Las convocatorias internas dirigidas se harán únicamente a los puestos dentro de la misma área que

genera la solicitud de ascenso.

Para los colaboradores propuestos a un ascenso por desempeño que cumplan con el perfil técnico y de

competencias, el cambio de puesto se dará el primer día útil del mes vigente o a más tardar del mes

siguiente.

Para los cambios de renta como consecuencia del ascenso por desempeño, se considerará la política

de compensaciones que describe los criterios de ajuste e incremento salarial en el que existe un tope

máximo de variación del 30% sobre la renta actual en el primer tramo. Para los casos en el que la

banda mínima de la categoría de puesto al que ha ascendido, supere este 30% se definirá un plazo de

tiempo para generar los incrementos periódicos necesarios hasta alcanzar la compensación de dicha

banda.

Para los casos de sede central, la solicitud de ascenso por desempeño debe contar con la aprobación

del Jefe y Gerencia inmediata. Para el caso de Tienda, Red de Agencias y CD adicionalmente deberá

contar con la firma del Jefe de Gestión de Personas y del Jefe de Área, con el Visto Bueno del Gerente

de Tienda/Agencia. De no tener el visto correspondiente no procederá el ascenso y se deberá abrir la

convocatoria interna o externa.

3.4 Incrementos salariales :

Los incrementos salariales estarán sujetos a las políticas de compensaciones que detallan los criterios

de ajuste salarial. No necesariamente están sujetos a un proceso de evaluación por parte de Atracción

del Talento.

3.5 Trainee:

La posición trainee es una modalidad de puesto transitorio que puede tener una duración mínima de

tres (3) meses y máxima de un (1) año.

Esta posición aplica cuando el colaborador, tras un proceso de evaluación, posee oportunidades de

mejora en su desarrollo y especificaciones de entrenamiento para que proceda su ascenso o la

asunción cabal del nuevo puesto.


6

El proceso de desarrollo del trainee es supervisado por la Sub-Gerencia de Desarrollo en coordinación

con el área que promocionaría al colaborador y debe ser validada por la Gerencia de Gestión de

Personas.

El puesto Trainee tiene condiciones salariales diferentes al puesto de origen y al puesto de destino. La

propuesta de condición salarial fija y variable será aprobada y coordinada entre las áreas usuarias y la

Sub Gerencia de administración de Gestión de Personas

Se ha de firmar un convenio de formación y entrenamiento que especifique las variables que se

considerarán durante el proceso de evaluación y las condiciones que impedirían que se concrete el

ascenso, entre las principales variables tenemos:

A. Descalificación durante la evaluación del trainee por ende inadecuación al descriptivo del puesto y características de la posición

B. Indisciplina o incumplimiento del reglamento interno de trabajo

3.6 Posiciones transitorias o de periodo temporal

En caso de un requerimiento de condición temporal y de no contar con una persona seleccionada para

dicha posición, se podrá designar un colaborador como encargado de forma interina hasta que la

organización pueda cubrir la posición.

Será responsabilidad del supervisor (a) inmediato de la posición vacante, con visto bueno de la Sub

Gerencia de Atracción del Talento y la Gerencia del área, identificar a la persona más calificada para

asumir de forma temporal la posición.

Durante el periodo en el que el colaborador asuma la vacante, mantendrá su salario.

3.7 Cambios en condición horaria

En caso de postulaciones de candidatos internos que mantienen un contrato part time hacia un puesto

con nueva condición de horario, se esperará:

A. Antigüedad en la empresa y en el puesto mínima de 6 meses. B. Información Básica de Personal sin observaciones C. Buen comportamiento financiero (SBS y Lavado de activos- Banco Ripley) D. Record de asistencia /puntualidad (para casos de Tienda) E. No presentar suspensiones, ni procesos judiciales abiertos con la empresa

3.8 Convocatoria Externa:

Las convocatorias externas se efectúan al cierre de una convocatoria interna en la que ningún

colaborador actual de Ripley, cumple con las condiciones del descriptivo del puesto.

Existen restricciones para el ingreso de candidatos externos que estén dentro de los siguientes

parámetros:

A. Candidatos que hayan trabajado anteriormente en alguna de las planillas del Grupo Ripley: Tiendas Ripley o Banco Ripley, se exceptúa aquellos casos de personas que trabajaron por campañas comerciales, por proyectos temporales, reemplazos temporales y reestructuración (sujeto a evaluación individual de la Gerencia de Gestión de Personas), así como Practicantes. Las excepciones serán analizadas solo para candidatos que se hayan retirado en un plazo mayor a un año.

B. Candidatos que laboren actualmente como promotores externos en el Grupo Ripley o en las empresas proveedoras de servicios. Se exceptuarán aquellos postulantes que adjunten a la


7

presentación de su Currículum Vitae, una carta de su centro de labor indicando que apoyan su postulación a Ripley o su carta de desvinculación.

C. Candidatos que arrojen resultados negativos en el IBP (Investigación Básica Personal). Los casos de Deserción Militar y Multas del Sistema de Administración Tributaria SAT y Omisión de Asistencia Familiar serán evaluados puntualmente por la Sub Gerencia de Atracción del Talento.

D. Candidatos que consignen datos falsos en la Solicitud de Ingreso de Personal. E. Candidatos que mantengan un proceso judicial vigente con la empresa. F. Candidatos que no sustenten debidamente con constancias, certificados o cartas notariales sus

estudios superiores o de especialización. G. Candidatos con mala calificación en el sistema de riesgo crediticio. H. Otras excepciones serán aprobadas por la Gerencia de Gestión de Personas y deberán estar

debidamente sustentadas.

3.9 Contratación de familiares:

Como norma general no se acepta contratar personas que tengan parentesco con el personal del

Grupo Ripley hasta cuarto grado de consanguineidad o segundo grado de afinidad sin embargo, se

podrá aceptar la contratación de un familiar tras la aprobación de la Gerencia de Gestión de Personas,

siempre que:

A. El candidato sea el más calificado para cubrir la vacante. B. En ningún caso sea supervisado directa o indirectamente por ningún miembro de su familia. C. Se encuentre fuera de la línea de mando o interés de algún familiar. D. En ningún caso afecte la imagen institucional de la compañía, interna ni externamente. E. De preferencia que colabore en diferentes negocios (Banco, Tienda) y en diferentes sucursales. F. No se considerarán familiares en las vacantes para las áreas que pertenecen a las Gerencias que

den servicio corporativo entre sí. (Gestión de Personas y Administración y Finanzas)

3.10 Contratación de extranjeros:

Para cualquier posición, está permitida la participación de personal extranjero en procesos de

evaluación y selección.

Se restringe la contratación de personal extranjero que no cuente con los documentos exigidos por la

legislación laboral peruana, según el procedimiento que regule este fin.

Toda persona que es contratada y tenga residencia permanente o ciudadanía de otro país, deberá

llenar los formatos requeridos y deberá cumplir con todos los lineamientos exigidos para el personal

local.

Se revisará, para posiciones estratégicas y en función de la especificación de los Descriptivos de

Puesto, hacer reclutamiento en otros países e invitarlos a unirse en la condición de expatriación.

3.11 CONSIDERACIONES OPERATIVAS

3.11.1. Para Posiciones Nuevas:

• La solicitud de requerimiento (Ver Anexo 01) debe contar con las aprobaciones exigidas por la

Gerencia de cada empresa del Grupo Ripley.

• El requerimiento de puesto nuevo motiva la creación del Descriptivo del Puesto por parte de

la Sub Gerencia de Atracción del Talento. Su ubicación en el Organigrama de la compañía y la

valoración del mismo para categorizar el nivel salarial que le corresponda dentro de la

estructura interna, son procesos a cargo de la Sub Gerencia de Administración de Gestión de

Personas.


8

• La creación de los puestos nuevos suponen la inclusión en la matriz de puestos que admiten

personas con discapacidad, en análisis de las funciones y los riesgos que supondrá dicho

puesto.

• Es responsabilidad de la Gerencia solicitante, después de tener la aprobación de la creación y

previo al inicio del proceso de selección, consultar al Subgerente de Administración si existe el

espacio físico y herramientas que requiere esta posición. De no ser así, la Gerencia solicitante

deberá gestionar la compra de los nuevos activos (laptop, muebles, etc.) según el Manual de

Adquisiciones y Procedimiento de Activo Fijo.

3.11.2. Para Posiciones de Reemplazo:

• La solicitud de requerimiento (Anexo 01) debe contar con la aprobación del Gerente o Sub

Gerente del Área solicitante.

• Para los casos de Tienda y CD:

A. Para los puestos tácticos y estratégicos, se dirigirá la Solicitud de Requerimiento de personal al Jefe de Gestión de Personas de la Tienda/Agencia, con la firma del Gerente de la Tienda, Gerente de Agencia o Gerencia Funcional si existe este doble reporte.

B. Para todas las posiciones en Tienda se requerirá la validación del reemplazo por parte de la Gerencia de Operaciones Centrales.

C. Este requerimiento será entregado a la Sub Gerencia de Atracción del Talento quien, en alineamiento con el área de compensaciones, deberá validar los datos personales, posición, motivo de reemplazo y renta.

D. Para los casos de renuncia voluntaria se deberá adjuntar la carta de renuncia del colaborador.

3.11.3. Para Aperturas y Campañas

• El área solicitante presenta una Solicitud de cobertura por Campaña o Apertura adjuntando el

plan de Apertura o campaña a la Subgerencia de Atracción del Talento, en éste documento se

precisará la dotación requerida y fechas de cierre, señalando los descriptivos de puesto que

compondrán la dotación, cantidad de personas por puesto, tiempo de entrega y el líder

responsable de la selección desde el área solicitante.

3.11.4. Para Ascensos por Desempeño:

• A la solicitud de ascenso, se deberá adjuntar CV actualizado.

• Los criterios a tener en cuenta serán los mismos que rigen la movilidad interna y además de

los que están dentro de la solicitud:

A. KPI’s de los últimos 12 meses, para las áreas: comerciales banco y retail, operaciones retail, logística y planificación.

B. Sustento final del solicitante.

• Para el nivel básico, operativo, táctico y estratégico de 2da línea, la solicitud será elevada

hasta la Sub Gerencia de Atracción del Talento. Para el nivel estratégico de 1ra línea, llegará a

la Gerencia de Gestión de Personas y Gerencia General de TDR o Banco.

3.11.5. Para Personas con Discapacidad

• Todas las convocatorias de aquellos puestos que, según matriz de puestos, admiten personas

con discapacidad, son difundidas en el portal de trabajo en el servicio de Bolsa de Trabajo que

se ofrece en el Centro de Empleo gestionado por el Ministerio de Trabajo y Promoción del


9

Empleo y los gobiernos regionales, incluso en los servicios prestados por otras entidades

articuladas a la Bolsa de Trabajo.

3.12 TIEMPOS DE CONTROL

3.12.1. Movilidad Interna

PLAZO (días útiles)

Nivel

Publicación

de

convocatoria

Análisis

de

Candidat

os

Contact

o a

Colabor

adores

Respuest

a del

Colabora

dor

Evaluación –

Entrevista y

Presentación

Terna

Total

Equivalente

en Días

Calendario

Estratégicos

2da Línea 3-5 3 2 2 8 20 25

Tácticos 3-5 3 2 2 8 20 25

Operativos 3-5 3 2 2 8 20 25

Básicos y de

Contacto 3-7 2 1 2 3 15 17

3.12.2. Convocatorias Externas

PLAZO (días útiles)

Nivel Validación inicial

del puesto Convocatoria

Evaluación -

Presentación

Terna

Total Equivalente

en días calendario

Estratégicos I 5 44 14 63 75

Estratégicos II 5 21 7 33 45

Tácticos 5 14 7 26 30

Operativos 3 7 7 17 25

Básicos y de Contacto 3 4 4 11 16

En ambos casos:

• Los plazos abarcan desde la validación inicial del requerimiento hasta la presentación de la

terna final a la Gerencia solicitante.

• Los procesos de selección serán suspendidos mediante correo electrónico al cliente,

pasados los 5 días útiles de haber contactado al área solicitante sin obtener respuesta.

• De tratarse de una posición que, por su complejidad, demande un tiempo mayor al

establecido en ser cubierto, o del inicio de un proyecto que demande un gran número de

posiciones a cubrir, el área de Atracción del Talento en coordinación con el área solicitante,

llegarán a un acuerdo sobre el tiempo de cobertura de la(s) posición(es) solicitada(s) antes

de iniciar el proceso.


10

3.13 PROCESO DE EVALUACIÓN

El proceso de evaluación se rige a una matriz de evaluación para cada nivel de posición.

Se valida que los candidatos cumplan con los requisitos académicos y de experiencia del descriptivo de

puesto del requerimiento, así como los filtros considerados dentro de las políticas del presente manual

y las del manual de prevención y gestión de los riesgos de lavado de activos y financiamiento del

terrorismo (Ver referencia). Toda la información del historial profesional y académico del postulante

es solicitado con consentimiento de información de datos personales de acuerdo a legislación

Los colaboradores que hayan pasado los filtros respectivos, son convocados para continuar con el

proceso de evaluación, que comprende:

A. Información Genérica y Académica

B. Experiencia laboral

C. Idiomas

D. Informática

E. Requisitos médicos

F. Competencias funcionales

En el caso de movilidad interna, adicionalmente se deberá de contar con los siguientes documentos:

Apreciación del Jefe inmediato sobre el desempeño actual del colaborador.

En el caso de un ascenso por desempeño, las referencias del trabajador se realizará a un grupo de

colaboradores vinculados con éste puesto vía 360 grados.

Revisión de la historia laboral: amonestaciones, procesos judiciales.

Evaluación de desempeño.

Evaluación de clima según tabla de exigencias.

3.14 PRESENTACIÓN DE FINALISTAS

Una vez que se cuenta con finalistas, se gestiona agenda de entrevistas con el área solicitante.

Los candidatos para posiciones básicas por reposición, serán entrevistados por el Jefe de Gestión de

Personas y por el jefe inmediato superior.

Para el caso de campañas, las evaluaciones serán grupales y las entrevistas serán realizadas por la

empresa que el área de Atracción del Talento designe como líder del proceso de selección.

Los candidatos posiciones operativas de Lima serán entrevistadas por el analista de Atracción del

Talento. En el caso de provincia serán liderados por el Jefe de Gestión de Personas.

Las entrevistas de posiciones tácticas y estratégicas, se llevan a cabo por el Jefe Inmediato, y el Jefe de

éste último, con la finalidad que el proceso sea transparente.

Para el candidato seleccionado, el área de Atracción del Talento, emite un informe de resultados, en

este se incluirán recomendaciones de aquellos aspectos que el colaborador deberá reforzar; estos

aspectos serán informados al jefe directo de la posición para su trabajo y seguimiento.

3.15 CIERRE DEL PROCESO

El solicitante cuenta con un plazo de 2 días útiles para confirmar quién es el candidato seleccionado.

El área de Atracción del talento, con la analista a cargo del proceso, informará al candidato

seleccionado el resultado del proceso.


11

A su vez es el área de Atracción del Talento la responsable de coordinar la comunicación a la compañía

de los nuevos ingresos o cambios respectivos.

En el caso de Tiendas, Agencias y Centro de distribución, los avances del proceso, deberán ser

notificados al Jefe de Gestión de Personas, quien actuará como nexo entre el área de Atracción del

Talento y los Usuarios de estas unidades de Negocio.

En el caso de Movilidad Interna, son los Jefes de Origen y Destino, los responsables de coordinar la

fecha de traspaso del colaborador; para esto deberá tenerse en cuenta que el plazo máximo que el

sistema de planillas acepta movimientos son los primeros de cada mes; y tomar en cuenta que el

cambio del postulante no deberá de exceder los quince días desde la comunicación de resultados.

El área de Atracción del Talento de Sede Central, realiza una reunión con el candidato para informarle

la fecha de cambio, así como las nuevas condiciones laborales del nuevo puesto.

3.16 FEEDBACK

En el proceso de movilidad interna, se brindará una sesión de feedback presencial para los candidatos

que compusieron la terna finalista y no quedaron seleccionados.

A los postulantes que pasaron el proceso de evaluación y no llegaron a la entrevista final recibirán

comunicación oportuna del estado de su postulación en cada etapa del proceso.

3.17 COMUNICACIÓN INTERNA

Es responsabilidad del Jefe de Gestión de Personas, mantener constantemente informada al área de

Atracción del Talento de los avances de los procesos, de posiciones básicas en el caso de Lima y de

posiciones básicas, operativas y tácticas en el caso de provincias. Para ello se utilizará y mantendrá

actualizado la herramienta de control de gestión destinada para este fin.

3.18 VALIDACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

Los files de colaboradores deberán de contener el total de documentación requerida, tanto para el

ingreso, traslado, ascensos, etc.; para lo cual las posiciones responsables de la selección deberán

asegurar de completarlos durante el proceso mismo de Selección.

El equipo de Atracción del Talento visitará las sedes, de manera inopinada y revisará de manera

aleatoria files de colaboradores con la finalidad de validar que la documentación

se encuentre completa


12

4. PROCEDIMIENTO

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

Usuario

Inicio1

Completar el requerimiento y entregar

a Compensaciones y/o Jefe de Gestión de

Personas

2

Enviar el requerimiento al Analista de

Remuneraciones o al área de Compensaciones

Usuario/Jefe de Gestión de Personas

Analista de Compensaciones

3

Verificar el requerimiento y

registrarlo en el SAP

Jefe de Atracción del Talento

4

Asignar el requerimiento

Analista de Atracción del Talento/Jefe de Gestión de Personas

5

Realizar la convocatoria

6

Realizar la evaluación según los filtros

7

Seleccionar los candidatos finalistas y comunicar al usuario

responsable

8

Entrevistar a los candidatos finalistas y

seleccionar al candidato final

9

Informar al área de reclutamiento y

selección sobre la decisión final

10

Informar la elección final del candidato a los

involucrados

11

Comunicar al candidato seleccionado las

condiciones laborales y documentos personales

a tramitar

12

Armar y enviar al área de Administración de

Gestión de Personas el file de ingreso

13

Generar y enviar el código personal

ingresante al Analista de Atracción de Talento

1


13

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

UsuarioComunicaciones Internas/

Jefe de Gestión de Personas

Analista de Compensaciones/Jefe de Gestión de Personas

Analista de Atracción de Talento/Jefe de Gestión de Personas

Analista de Seguridad de la Información

114

Coordinar y solicitar los accesos al área de

Seguridad de la información

16

Realizar la llamada de fidelización y enviar correo recordatorio

17

Realizar las coordinaciones de

Bienvenida

Colaborador nuevo llega

18

Recibir al nuevo colaborador y derivarlo

con el Analista de Compensaciones

19

Solicitar al nuevo colaborador firma en el

contrato

20

Recibir y dar la bienvenida al colaborador

21

Coordinar la publicación de bienvenida del

colaborador

22

Realizar la publicación de bienvenida

Fin

Crear accesoCrear acceso

Ver procedimiento de Administración de usuarios y

perfiles


14

Nº RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

01 Usuario

Completar requerimiento, recabar las firmas autorizadas y entregar al área de Compensaciones y/o Jefe de Gestión de Personas.

Nota:

Para posiciones nuevas, verificar si se cuenta con espacio físico y realizar la compra de activos fijos con la Subgerencia de Administración. Esto debe realizarse después de recabar las firmas autorizadas y antes del proceso de Selección.

Para los casos de Tienda y CD, los usuarios entregan el requerimiento (previamente validado por la Gerencia Solicitante) al Jefe de Gestión de Personas.

En caso se trate de una posición Básica de Tienda, Banco o Centro de Distribución, el proceso de selección lo realiza directamente el Jefe de Gestión de Personas (continuar en el paso 05).

02

Usuario (Sede Central)/Jefe de

Gestión de Personas

Para los casos de Tienda, Banco y CD, enviar el requerimiento al Analista de Compensaciones (Remuneraciones).

Para el caso de Sede Central, enviar el requerimiento a: A. Subgerente de Compensaciones y Beneficios para posiciones estratégicas B. Analista de Compensaciones para posiciones básicas, operativas y tácticas

03

Analista de Compensaciones

Recibe requerimiento y verificar lo siguiente: A. Requerimiento este correctamente llenado y debidamente firmado. B. Posición de Reemplazo: verifica si la posición está libre, si es Nueva: crea la posición. C. Renta acorde a las bandas salariales establecidas, si es reemplazo, el monto de la

renta no exceda a la posición anterior.

Ingresar requerimiento a SAP, registrar el código ID en el requerimiento y enviarlo escaneado vía mail al Jefe de Atracción del Talento (o de tratarse de posiciones tácticas u operativas de provincia, al Jefe de Gestión de Personas) con copia al usuario solicitante.

Plazo: 02 días útiles después de recibir el requerimiento, para posición nueva, puede variar de acuerdo a la complejidad y disponibilidad de involucrados.

Evidencia: Correo de conformidad de requerimiento

04 Jefe de Atracción

del talento En los casos que el proceso continúe por Sede Central, asignar el requerimiento al

Analista de Atracción del Talento

05

Analista Atracción del Talento/Jefe de


Realizar la convocatoria de la posición que se desea cubrir. Nota:

En caso de tratarse de una convocatoria interna: A. Por Sede Central: El Analista de Atracción del Talento publica la oferta y la difunde a

los colectivos de interés. B. Por Tiendas o CD: Jefe de Gestión de Personas publica las convocatorias también en

los paneles de Tienda o CD.

En caso de tratarse de una convocatoria externa: C. El Analista de Atracción del Talento/Jefe de Gestión de Personas realiza la

convocatoria según corresponda la solicitud de requerimiento (consultoras, bolsas de trabajo, etc.)

D. En caso la convocatoria externa sea a través de diarios locales, el Asistente Administrativo de Comunicaciones realiza la publicación respectiva.

06

Analista de Atracción del

Talento/Jefe de Gestión de Personas

Realizar las evaluaciones según lo descrito en los puntos N° 1.1 (Políticas) y N° 1.3 (Proceso de evaluación) de la presente norma.

Nota:

Para los casos de provincia, las evaluaciones psicológicas son realizadas a través de Free Lance.

07



Seleccionar a los candidatos finalistas, comunicar al usuario responsable y coordinar la programación de entrevista a los candidatos.


15


08 Usuario/Jefe de


Entrevistar a los candidatos finalistas y seleccionar al candidato final.

09 Usuario/Jefe de


Informar, vía correo electrónico, al área de Atracción del Talento sobre la decisión final.

Plazo: 02 días útiles a partir de terminadas las entrevistas.

10



Informar la elección final del candidato a los involucrados. Nota:

Para los casos de convocatoria interna: A. Informar al actual Jefe y al de destino, la elección final del candidato. B. A los candidatos que quedaron únicamente en la etapa de evaluación, entregar una

carta de agradecimiento por su participación. C. A los candidatos que quedaron como parte de la terna finalista, se les brinda una

retroalimentación; el formato utilizado es la cartilla de feedback “sigue adelante”, la cual deberá de ir firmada por el Jefe de área que entrevista y por el área de Atracción del talento.

D. Para el candidato seleccionado, entregar la cartilla de feedback “lo lograste” la cual deberá de ir firmada por el área de Atracción del talento; y una carta de felicitación firmada y entregada por su Jefe Inmediato. Únicamente en los casos de posiciones tácticas y estratégicas, en la carta se detalla las condiciones de la nueva posición.

11



Comunicar al candidato seleccionado las condiciones laborales y documentos personales a tramitar.

Nota:

Para los casos de candidatos internos, notificar al candidato que ha sido seleccionado a una reunión de cierre, en donde se le informará las condiciones laborales y documentos personales a tramitar y se le hace entrega de la cartilla de feedback.

Para los casos de candidatos externos, enviar un correo electrónico dándole la bienvenida y detallando la relación de documentos a tramitar. Sólo para las posiciones tácticas y estratégicas se les enviará además una carta con las condiciones laborales.

12



Definir la fecha de ingreso del colaborador, según política de ingreso de personal.

Armar y enviar al área de Administración de Recursos Humanos el file de ingreso (Ver anexo 05) para su ingreso en SAP y generación del código de personal.

Nota:

En caso se trate de convocatoria interna, deberá de coordinar con ambos jefes (origen y destino) la fecha de traspaso.

13 Analista de

Compensaciones

Generar y enviar el código personal del ingresante al Analista de Atracción del Talento o Jefe de Gestión de Personas (dependiendo de la persona que está realizando el proceso).

14



Coordinar y solicitar los accesos a seguridad de la información. Los accesos son: A. Internet B. Correo Electrónico C. Clave Telefónica D. Tarjeta de proximidad E. Tarjeta de PVC (según corresponda)

15 Analista de

Seguridad de la Información

Crear los accesos (Internet, correo electrónico, clave telefónica y tarjeta de proximidad)

Plazo: 5 días útiles después de recibir requerimiento.

16



Realizar la llamada de Fidelización y correo recordatorio (Pauta de Bienvenida): A. Llamada de Fidelización:

o Contactar al colaborador 2 días útiles antes de su ingreso a la organización.

o Reconfirmar la fecha, hora y lugar a presentarse el primer día de trabajo. B. Correo Recordatorio:

o Enviar un correo (1 o 2 días útiles antes) recordatorio dirigido al Jefe inmediato


16


sobre el ingreso del nuevo colaborador.

17



Realizar las siguientes coordinaciones de Bienvenida para el colaborador según Pauta de Bienvenida: A. Pack de bienvenida con información impresa sobre nuestra empresa. B. Tarjeta de Bienvenida al Mundo Ripley, con una dedicatoria y firma del jefe

inmediato. C. Globos Corporativos en lugar de trabajo.

Todo esto será entregado al Usuario responsable del requerimiento.

18



Día en que el nuevo colaborador ingresa a la Compañía:

Recibir al nuevo colaborador: Nota:

Para casos de Sede Central, el colaborador será recibido por una persona del Equipo de Gestión de Personas y luego derivado al Analista de Compensaciones (Remuneraciones) para realizar la firma del contrato.

Para los casos de Tienda y CD, el colaborador es recibido por una persona del equipo de Gestión de Personas y por el jefe inmediato, para luego ser ubicado en su respectiva área de trabajo.

19

Analista de Compensaciones/Je

fe de Gestión de Personas

Solicitar la firma del contrato al colaborador, así como de los documentos necesarios para la apertura del File personal, y recibir del colaborador los documentos e información necesaria para el File, e ingreso de información al sistema SAP.

Nota:

Para los casos de Tienda y CD, el Jefe de Gestión de Personas realiza el proceso de inducción Estratégica.

20 Usuario (Jefe del

nuevo colaborador) Recibir al colaborador, dar la bienvenida y derivarlo a su lugar de trabajo.

21



Tomar una foto del nuevo colaborador en su lugar de trabajo y confeccionar el borrador del arte, de acuerdo al formato establecido.

Completar los datos en un formato definido en Excel, de todos los colaboradores que hayan ingresado y enviarlo todos los miércoles al área de Comunicaciones Internas.

22

Comunicaciones Internas/Jefe de


Realizar la publicación de bienvenida del nuevo colaborador, vía correo corporativo, en la semana de su ingreso. FIN

Nota:

En caso de Tienda, el Jefe de Gestión de Personas comunica el nuevo ingreso vía correo electrónico de su Tienda, y también en paneles (la frecuencia es 2 veces al mes)


17

5. ANEXOS

ANEXO 01: SOLICITUD REQUERIMIENTO DE PERSONA


18

ANEXO 02: SOLICITUD DE ASCENSO POR DESEMPEÑO


19

ANEXO 03: PERFIL DE PUESTO


20


21

ANEXO 04: FILE DE INGRESO DEL CANDIDATO

Solicitud de Requerimiento

Perfil del Puesto

Solicitud de Empleo

CV

Informe Psicológico

Informe crediticio

IBP

Documentos personales del nuevo colaborador :

- 4 copias de DNI

- 1 copia de recibo de servicio

- 1 copia de certificado de retención de impuesto a la renta

- 1 copia del último estado de cuenta de AFP

- 1 copia de certificado del último trabajo

- 1 copia de partida de matrimonio

- 2 copias del DNI de cada hijo

- 1 copia de constancia de estudios

- 2 fotos a color tamaño carné en fondo blanco

- 1 copia solicitud de afiliación de EPS (trabajo anterior)

6. REFERENCIAS

Nombre Ruta del documento

Manual de Adquisiciones

Servidor Banco: \\Fsifs01\oym\BANCO_RIPLEY\01_NORMAS\01_Administracion\NO-AYO-B009-

09_Manual_de_Adquisiciones.pdf Servidor de Tienda:

\\rsiweb01\oym\RIPLEY\Documentos\BANCO\NORMAS\Administración\NO-AYO-B009-09_Manual_de_Adquisiciones.PDF

Manual de prevención y gestión

de los riesgos de lavado de activos y financiamiento del

terrorismo

\\Fsifs01\oym\BANCO_RIPLEY\01_NORMAS\09_Cumplimiento\NO-CTR-B001-09_Manual_Prevención_LA_y_FT.pdf

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión/

Fecha de vigencia

Cambios

1.1/


22

Date post:	24-Sep-2018
Category:	Documents
Upload:	dangmien
View:	226 times
Download:	0 times

NORMA - trabajaenripley.pe · MANUAL DE ATRACCION DEL TALENTO - GERENCIA DE GESTION DE PERSONAS - 6...

Documents