Rapport de Stage de Maitrise en Systeme d Information

8/2/2019 Rapport de Stage de Maitrise en Systeme d Information

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Copyright (c) Virginie QUESNAY

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V.A.L.33 rue Eugne Gilbert

63038 Clermont-Fd

VIRGINIE QUESNAYI.U.P./G.S.I.

Anne 02/03

RAPPORT DE STAGEDveloppement dapplications spcifiques

Enseignant tuteur : Christian TRICOTMatre de stage : Thierry DRIGEARD INSTITUT UNIVERSITAIRE PROFESSIONNALIS

DE GNIE DES SYST MES INDUSTRIELS

Gnie des systmes dinformation


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Anne 02/03

RAPPORT DE STAGEDveloppement dapplications spcifiques

Matre de stage : Thierry DRIGEARD Enseignant tuteur : Christian TRICOT


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Anne 02/03

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RSUM :

Mon stage sest droul au sein de lassociation VAL.Son but tait de dvelopper un ensemble dapplications afin demettre la disposition des utilisateurs, des outils informatiquesleur permettant de faciliter leur travail.Ce stage tait principalement dstin la la mise en place dedeux applications : une application de gestion des stocks et uneapplication de gestion des illustrations.La premire ncessitait un dveloppement spcifique car les lo-giciels existants sur le march sont prvus pour une utilisationplus pousse et manquent de simplicit dutilisation.Quand la seconde, mon travail consistait dans un premiertemps raliser une tude des besoins des utilisateurs et de d-terminer quelle solution tait la plus adapte.

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MOTS-CLEFS :Access, Gestion de stocks, Photothque, Client-serveur, Clientlger


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RemerciementsJe tiens tout dabord remercier M. Thierry DRIGEARD, Responsable Informa-tique, de mavoir accueilli durant ces seize semaines de stage au sein du serviceinformatique. Je tiens remercier lensemble des personnes de lassociation pourleur accueil sympathique et chaleureux.Enfin, je remercie Christian TRICOT, mon tuteur de lIUP GSI.

Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003 i


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Table des matires

Remerciements i

Introduction 1

1 Prsentation de VAL 21.1 Prsentation de lassociation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

1.1.1 Sa cration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

1.1.2 VAL aujourdhui . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31.1.3 Ses perspectives pour lavenir . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.2 Les clientles VAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41.2.1 Le grand public . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41.2.2 Les groupes dactifs et les seniors . . . . . . . . . . . . . . . . 41.2.3 Les scolaires : les classes denvironnement . . . . . . . . . . 5

1.3 Les chiffres cls de lanne 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.3.1 Le nombre de lits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.3.2 Le volume daffaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.3.3 La frquentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.3.4 Lemploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

1.4 Prsentation du dpartement informatique . . . . . . . . . . . . . . 61.4.1 Le personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61.4.2 Le rseau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

2 Sujet et objectifs 82.1 Prsentation du contexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82.2 Prsentation du sujet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2.2.1 Lapplication de gestion des stocks . . . . . . . . . . . . . . . 82.2.2 Lapplication de photothque . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

3 Lapplication de gestion des stocks 10

3.1 Prsentation du travail effectuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103.1.1 Fonctionnement au dbut de mon stage . . . . . . . . . . . . 103.1.2 Fonctionnement souhait . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

3.2 Les choix technologiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153.3 Prsentation du travail ralis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.3.1 Conception de lapplication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153.3.2 La ralisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

3.4 Les problmes rencontrs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193.4.1 Le Visual Basic Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193.4.2 Laide de Microsoft Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193.4.3 Les rfrences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

3.4.4 Le manque dinformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

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TABLE DES MATIRES

4 La photothque 204.1 Prsentation travail effectuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

4.1.1 Les objectifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

4.1.2 Les besoins et les contraintes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214.2 Prsentation du travail ralis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234.2.1 Ltude des besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234.2.2 Les recherches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234.2.3 Les tests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

4.3 Mes prconisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254.3.1 Pour le matriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254.3.2 Pour le logiciel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264.3.3 Pour la mise en place de lapplication . . . . . . . . . . . . . 26

Conclusion 27

Annexes 28

A Histoire 29

B Organigramme 31

C Manuel utilisateur de lapplication de gestion des stocks 32

D Exemple de fiche concernant les logiciels de photothques 56

E Bookmarks 61

Liste des illustrations 65

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IntroductionAfin de valider lanne de matrise lIUP GSI, chaque tudiant doit effectuer unstage de quatre mois en entreprise.Ce stage est une tape importante pour un tudiant, non seulement du point devue de la scolarit, mais aussi dun point de vue personnel. La vie en entrepriseest en effet ncessaire la mise en pratique de lenseignement reu lIUP.Ce rapport prsente lensemble des travaux que jai effectus au cours de monstage au sige de VAL ( Clermont-Ferrand). Cette tude sest droule au sein du

service informatique de lassociation.Ce rapport sarticule autour de trois axes principaux .Tout dabord, je commencerai par une prsentation de lassociation VAL.Jenchanerai ensuite par une prsentation du sujet et de lobjectif du stage puisune description du cadre du stage.La suite porte sur lensemble du travail effectu : la mthodologie, les rsultatsobtenus, leur analyse et les perspectives envisageables.

FIG . 1 Les locaux de VAL Clermont-Ferrand

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Chapitre 1Prsentation de VAL

1.1 Prsentation de lassociation

1.1.1 Sa cration

VAL est une association rgie par la loi de 1901, ne le 24 janvier 1969 (voir An-nexe A, la page 29). Elle est issue de la volont la SOMIVAL (Socit de Mise en

Valeur de lAuvergneet du Limousin) et de lOCCAJ-TP (Organisation Centrale desCamps et Activits pour la Jeunesse - Tourisme Populaire) dont le but tait de : Lutter contre la dsertification rurale du Massif Central, par le tourisme des-

paces qui gnre emplois et retombes conomiques au niveau local. Participer la politique sociale du tourisme, en favorisant la ralisation dinfra-

structures touristiques en espace rural, et en commercialisant des sjours ac-cessibles au plus grand nombre (dune part en acceptant les chques-vacances,les bons vacances des caisses dallocations familiales et des mutualits socialesagricoles, dautre part en crant Valcur pour laccueil des familles dfavori-

ses).

Lors de sa cration, le nom complet de lassociation tait Vacances Auvergne Li-mousin car cest uniquement dans ces deux rgions que se trouvaient les villagesde vacances grs par VAL.

FIG . 1.1 Vue gnrale du village de Brusque (Aveyron)



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Prsentation de VAL

1.1.2 VAL aujourdhui

VAL se positionne sur le concept de "tourisme despaces". Les sites o les villagesVAL sont implants, rpondent des critres de qualit :

Un milieu riche, avec un bon potentiel dactivit culturelles et sportives. Un espace habit sans concentration excessive. Une vie locale anime et active.

Au fil des anne, VAL sest continuellement dveloppe et propose dsormais 35villages de vacances rpartis sur tout le territoire franais.

De plus, VAL a ngoci des partenariats afin dtendre le nombre de destinationsdisponibles pour sa clientle.

FIG . 1.2 Les destinations VAL aujourdhui

1.1.3 Ses perspectives pour lavenir

Aujourdhui, VAL, fidle sa vocation, souhaite poursuivre sa politique de dve-loppement en favorisant la mise en valeur de grands espaces en milieu rural. Elleprojette galement dadapter ses prestations la demande de sa clientle en sim-plantant dans les zones forte attractivit touristique.

De plus, VAL a pass rcemment un accord avec VVF Villages (70 villages de va-cances) pour une mise en commun de moyens visant amliorer leurs servicesaux vacanciers.



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Prsentation de VAL

1.2 Les clientles VAL

FIG . 1.3 Lorigine gographique des clients VAL

FIG . 1.4 Principales catgories socioprofessionnelles

1.2.1 Le grand public

Le grand public (familles, couples, amis, jeunes parents avec des enfants en basge, grands parents avec des petits enfants) est accueilli toute lanne avec desservices et des activits spcialement tudis selon les priodes de sjour (clubsenfants, dcouverte de sites naturels et du patrimoine architectural,activitscultu-relles et sportives, . . .).

1.2.2 Les groupes dactifs et les seniors

VAL reoit des groupes de seniors, des groupes de sportifs, des groupes de travail(en sminaire ou en runion), pour de simples vacances ou des manifestationsplus spcifiques. Une quipe spcialise du sige social ralise des tudes per-

sonnalises, des projets et des devis sur mesure.



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Prsentation de VAL

1.2.3 Les scolaires : les classes denvironnement

Par ses choix dimplantation et danimation VAL offre aux coles de grandes pos-sibilits de dcouverte. Des programmes sont proposs aux enseignants, libres de

construire un projet personnalis pour leur classe. VAL apporte scurit et com-ptence, avec ses agrments Jeunesse et Sport et Inspection Acadmique, ainsiquavec ses intervenants et animateurs diplms.

FIG . 1.5 Rpartition des clientles

1.3 Les chiffres cls de lanne 2002

1.3.1 Le nombre de lits

9 974 lits : 10 222 lits sont prsents dans les villages dont 248 sont rservs pourdu personnel saisonnier.

1.3.2 Le volume daffaires

Le volume daffaire 2002 tait de 29,9 millions deuros HT (y compris 3,5 millionsdeuros HT de revente en dehors des villages VAL).

1.3.3 La frquentationEn 2002, 134 073 personnes ont dormi dans un ou plusieurs villages VALCe qui reprsente un total de 990 913 nuites rparties de la faon suivante :

En villages de vacances

667 108 nuites grand public101 552 nuites seniors60 982 nuites groupes dactifs28 674 nuites groupes de jeunes

3 571 nuites sminaires



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Prsentation de VAL

En camping (passage et sjours)

19 505 nuites

Dans des villages de vacances partenaires (revente sans gestion)

109 521 nuites

1.3.4 Lemploi

VAL compte 509 emplois annuels en quivalent temps plein (147 permanents et185 saisonniers titulaires) et totalise 1 881 contrats de travail sur lanne (voir An-nexe B, la page 31).Leffectif en pleine saison (ici au mois de juillet 2002) est de 1 230 salaris.

1.4 Prsentation du dpartement informatique

1.4.1 Le personnel

Le personnel du service informatiquese compose de deux employs plein temps.Ils sont chargs de la maintenance au quotidien du rseau, de laide aux utili-sateurs et de petits dveloppements et requtes sur les bases de donnes spci-fiques. Ils sont galement chargs du conseil et de la maintenance du parc infor-matique prsent dans les villages (ce qui implique des dplacements sur site).Les dveloppements de plus grande envergure sont raliss par des socits deservices soit de faon indpendante soit sous la direction de VAL.

1.4.2 Le rseau

Le rseau du sige de VAL se compose de 10 serveurs, 80 postes utilisateur et 8imprimantes rseau.

ceci, on peut ajouter les 105 postes de travail prsents dans les villages de va-cances (3 machines par village de vacances).



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Prsentation de VAL

FIG . 1.6 Architecture du rseau de VAL



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Chapitre 2Sujet et objectifs

2.1 Prsentation du contexte

Le dpartement informatique de VAL ntant constitu que de deux personnes,leur tche principale est la gestion quotidienne du rseau. Or, certains utilisa-teurs ont des besoins spcifiques qui ne peuvent tre inclus dans la gestion quo-tidienne. Mon rle a donc t de palier ce manque afin damliorer le systmedinformation mis la disposition des utilisateurs.

2.2 Prsentation du sujet

Le sujet principal de mon stage tait lamlioration du systme dinformation parla mise en place doutils spcifiques.Dans ce but, jai du raliser, durant mon stage, deux tches totalement distincteset qui peuvent donc tre vues comme deux projets spars.

2.2.1 Lapplication de gestion des stocks

VAL lhabitude de faire sigler des objets afin de les personnaliser. Comme lestravaux de ce type (impression dun logo sur un objet) ont un prix dgressif enfonction de la quantit, le sige se charge de faire raliser des articles pour lesvillages.

FIG . 2.1 Exemple de produits sigls au nom de VAL

Le sige fait raliser un certain nombre darticles et les propose ensuite sous forme

dun catalogue aux villages. Le sige se comporte comme un fournisseur (il dcide



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Sujet et objectifs

de son catalogue et des produits qui y figurent sans que les villages puissent luiimposer la commande de produits spcifiques) et les villages comme des clients(ils commandent ce quils dsirent sans que le sige ne leur impose des produits).

Le premier aspect de mon travail a t de raliser une application de gestion desstocks qui soit parfaitement adapte au fonctionnement spcifique de VAL.En effet, aucune des applications existantes ne satisfaisait pleinement lutilisa-teur. Soit les applications taient trop simplistes et ne permettaient pas de grertoutes les spcificits, soit elles taient trop compltes et taient alors trop diffi-ciles utiliser (le temps consacrer la gestion est alors suprieur une gestionsur papier).Jai donc effectu une analyse des besoins de lutilisateur, ralis un cahier descharges, jai poursuivi par la conception et la ralisation dune application pourterminer par lcriture dune documentation et la formation de lutilisateur.

2.2.2 Lapplication de photothque

Le second aspect concerne la gestion de la bibliothque de photo lectroniquesde lassociation.De parldition de 4 catalogues par an (Individuels t, Individuels hiver, Groupes,Scolaires) et dun grand nombre de dpliants et prospectus, VAL dispose dungrand nombre de photos aussi bien de ses villages que des sites touristiques etpaysages voisins.Les photo taient auparavant uniquement conserves au format diapositive. Ce-pendant, lutilisation de plus en plus rpandue du format numrique (achats de

CD dimages, gravure des images modifies en interne, ...) a fait crotre de fa-on considrable le nombre de CD-Rom. Le nombre de photos tant maintenanttrs important et augmentant constamment, il est ncessaire de les rpertorier etde les indexer afin de permettre des recherches (et que chaque personne qui lesouhaite puisse trouver des photos sans interrompre le travail de la personne quigarde les CD).

Mon travail consistait donc tudier les possibilits suivantes : utilisation directe dun logiciel du commerce utilisation dun logiciel existant avec des modifications dveloppement dun logiciel complet

Le but tait dvaluer les avantages et inconvnients des diffrentes architecturespossibles et des solution cites ci-dessus afin quune dcision rapide puisse treprise.



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Lapplication de gestion des stocks

De plus, lorsquun fournisseur effectue une livraison, elle doit mettre jour ltatdes stocks de sur sa fiche cartonne et mettre jour les prix si ceux ci ont tchangs. La liste des produits disponibles est galement maintenue dans un trai-

tement de texte.

3.1.2 Fonctionnement souhait

Le but principalde lapplication tait de simplifier les diffrentes tches afinde lesacclrer et de diminuer le risque derreur gnr par le recopiage manuel dungrand nombre dinformations.Le dveloppement devait tre centr sur la cration dune interface trs simple etergonomique afin que la simplification des tches soit relle et importante.De plus, lapport de loutil informatique devait permettre lutilisation et le trai-tement de nouvelles informations qui taient trop fastidieuses (car trop volumi-neuses) traiter manuellement.

Je nai pas eu de consignes trs strictes car lutilisatrice unique de cette applica-tion navait pas dides prcises tant sur le contenu que sur la forme de lapplica-tion.En effet, son dsir tait principalement de retrouver au moins autant dinforma-tions quavec son traitement manuel et davoir une interface trs simple afin dene pas perdre de temps (et mme si possible den gagner).

Aprs lavoir interroge un peu plus en dtail, jai pu faire ressortir quel serait lefonctionnement optimum de lapplication.

Les fonctions principales de lapplication devaient tre : Saisir la commande (en vrifiant ltat des stocks lcran). Imprimer la "facture village". chaque changement de saison, imprimer un rcapitulatif pour la comptabi-

lit. Lors dune livraison, saisir les quantits de produits livres, leurs prix et ven-

tuellement ajouter les nouveaux produits.

De plus, la gestion automatise des changements de prix devait permettre unevolution raliste des prix facturs au village (voir 3.1.2, la page 12). Les articlesdevaient en effet tre facturs leur prix rel dachat avec une gestion de type

FIFO (First In First Out : premier entr - premier sorti) contrairement la gestionmanuelle qui ne permettait pas de grer plusieurs prix pour un mme article.

Les produits

Pour chaque produit, on souhaite connatre : Sa famille

Produit boutique (par exemple banane, casquette, montre, porte-clef, . . .) Vtements de travail (chemisette, polo) Petit matriel (drapeau VAL, drapeau France, ...) Animation (matriel pour le droulement des animation du village)

Son libell



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Son prix de vente (si ce produit peut tre vendu) Sil est disponible (sil apparat ou non dans les listes dits pour les villages) Un commentaire

Un produit peut avoir plusieurs fournisseurs (et donc plusieurs prix dachat). Ilfaut donc prvoir quon doit distinguer les quantits pour chaque couple "four-nisseur / prix dachat".

Note : Il ny a pas de gestion des tailles pour les articles dhabillement.Contrairement au prix dachat, une fois fix, le prix de vente est identique pourtous les exemplaires dun mme produit (et ce, mme si le prix dachat est diff-rent).

Les fournisseurs

Pour chaque fournisseur, on souhaite avoir les informations concernant sa raisonsociale (le nom, ladresse, le numro de tlphone, le numro de fax, le-mail),linterlocuteur principal lors des ngociations (et son numro de tlphone), lesconditions de rglement, des commentaires.De plus on voudrait savoir quel est le chiffre daffaires annuel ralis avec ce four-nisseur (somme de toutes les livraison ralises) afin de pouvoir, par exemple,affiner les ngociations de prix.

Les destinations

Ce sont les destinations des commandes. Une commande peut tre envoye : Dans un village un des services du sige (cadeaux publicitaires, vente au personnel, ...)Pour chaque destination, on souhaite connatre Son numro comptable (numrounique attribu chaque village pour lidentifier au niveau comptable), sa raisonsociale(le nom du village de vacances, son adresse, le numro de tlphone, lenumro de fax, le-mail)

Les livraisons

Chaque livraison par un fournisseur doit tre saisie afin de mettre jour les stocksdes diffrents produits et le prix unitaire dachat.

Il faut noter que si le prix dachat est modifi (pour le mme fournisseur ou pourun fournisseur diffrent), on doit garder la modification en mmoire afin que lesproduits qui taient prcdemment en stock soient facturs lancien prix.Par contre, il ny a pas besoin de conserver de trace de la livraison en elle mme.Laction de rceptionner une livraison va donc : Modifier le stock en cours Tenir compte dune ventuelle modification du prix unitaire dachat



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Les commandes

Lors dune commande, un village ou un service du sige fait la demande duncertain nombre de produits. Il faut remarquer que parfois, les produits peuvent

tre destins tre offerts (il faut donc que cette information soit conserve pourla comptabilit).

On doit garder en mmoire le dtailde chaque commande grce aux informationsrelatives : La destination La date La personne qui a ralis la commande (principalement pour les services du

sige) Pour chaque "ligne" de la commande, on souhaite connatre :

Le produit concern

La quantit Le prix unitaire dachat Le prix public de vente (sil y en a un) Si le produit va tre offert

Notes : Un produit peut tre command deux fois par un destinataires (une fois pour

tre vendu, une fois pour tre offert). Sil y a plusieurs prix pour un mme produit lattribution se fait en distribuant

dabord les produits les plus anciennement entrs en stock (FIFO) en respec-tant leurs prix dachat. Dans ce cas, il faudra prciser sur la "facture" destine

au village que lutilisation de deux prix pour un mme article est normale caril sagit dun changement de prix chez le fournisseur (ou dun changement defournisseur).

Le changement de saison

Un rcapitulatif doit tre dit pour le service comptabilit chaque fin de saison.Cette dition ne devant tre ralise que quatre fois par an, et pour viter un oublide la part de lutilisateur, il faut prvoir un systme dalerte pour ne pas loublier.Il faut donc pouvoir dterminer une date aprs laquelle le rcapitulatif pour unesaison doit tre dit (et sil ne la pas t, afficher un message prvenant lutilisa-

teur quil doit le faire).

Linterface de saisie

Linterface doit bien videment permettre la saisie de : Ajout/modification dun produit Ajout/modification dun fournisseur Ajout/modification dun destinataire Larrive dune livraison fournisseur La commande dun village ou dun service La mise jour des stocks suite un inventaire



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Il faut galement prvoir des fonctions dadministration : Purge dune partie des enregistrements

Commandes anciennes Liste des anciennes ditions pour la comptabilit Trace de la modification du prix dachat dun produit

Modification de commandes dj passes Modification prcise des stocks

Enfin, il faut prvoir des fonctions de configuration : Ajout ou modification des familles de produits Modification des dates dalerte pour le changement de saison ((voir 3.1.2, la

page 13) Ajout/Modification des conditions de rglement

tats de sortie

Certains documents doivent tres dits par lapplication. Ils faut quils puissenttre visualiss lcran, imprims voire mme envoys par mail.

La facture village

Elle est dite chaque fois quun envoi est effectu suite une commande dunvillage ou dun service. Elle est jointe avec le colis. Elle contient lensemble desinformations concernant la commande (destinataire, date, liste des produits, listede leur prix dachat et de leur prix de vente, mention spciale si les produits sont

destins tre offerts, prix total par famille, montant total de la commande).

Un rcapitulatif de date date

Ce rcapitulatif est principalement destin au service comptabilit. Les sommesne doivent pas tre rassembles par commandes mais par familles. Ensuite ellessont regroupes par destination et enfin par commande.

Attention : Cette dition tant indispensable pour la comptabilit et ne se fai-sant que peu souvent, il faut prvoir de mettre en place un systme dalerte (voir 3.1.2, la page 13).

Un rcapitulatif de bnfice annuel (sur les produits boutique)

Cest un rcapitulatif qui donne, sur une anne, le total des bnfices (marge)ralis sur chaque produit vendu.

Une feuille dinventaire

Cest une liste de tous les produits avec leur quantit thorique totale en stock.Elle permet daller vrifier si le stock physique correspond au stock thorique etde noter les diffrences.Il faut galement pouvoir diter une liste dinventaire valu (on voit la valeurrelle du stock) pour que la comptabilit puisse dterminer la somme immobi-

lises par ces produits en fin danne.



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Liste des produits

On souhaite pouvoir envoyer la liste des produits aux destinataires, notammentlorsque de nouveaux produits sont disponibles.

On souhaite pouvoir procder de deux faons : Envoyer directement par mail la liste des articles aux villages afinquils puissent

avoir une "feuille de saisie" jour au format informatique. Envoyer la liste au format papier (soit par fax soit par courrier)Il faut galement prvoir ldition dune liste des destinataires qui nont pas de-mail pour leur envoyer la nouvelle liste au format papier.

3.2 Les choix technologiques

Le choix technologique na pas pris une grande place dans ce projet car lapplica-

tion raliser devant tre mono-poste, mono-utilisateur et facilement installableet maintenable par lquipe technique en place, le choix dAccess a t immdiatde la part du dpartement informatique.

Les choix raliss ont en fait t des choix relatifs aux diffrentes possibilits dAc-cess. En effet, pour obtenir un mme rsultat, on peut utiliser plusieurs mthodes(visual basic, macros, ...) Ces choix seront plus dvelopps au cas par cas lorsque

jaborderai le travail que jai ralis (voir ci-dessous).

3.3 Prsentation du travail ralis

Aprs avoir fait ltude des besoins et ralis un mini cahier des charges (voir 3.1.2, la page 11), jai pu passer la phase de conception de lapplication.

3.3.1 Conception de lapplication

Mis part ces indications, javais une trs grande libert quand au fonctionne-ment de lapplication. Jai donc commenc par une phase de structuration desdonnes.

Structuration des donnes

Aprs avoir list toutes les informations dtermines par le cahier des charges ,jai list toutes les donnes qui taient ncessaires lapplication. Je les ai ensuiteregroupes et structurs afin dobtenir un modle de donnes vitant les redon-dance tout en facilitant les fonctions de requte de Access.



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La navigation entre les formulaires

Afin amliorer et dacclrer la navigation entre les formulaires, jai prvu quellepuisse seffectuer de diffrentes manires. Il est possible de naviguer soit par les

icnes affiches en sur lcran soit par lutilisation du menu en haut de la fentre.

Lenchanement des formulaires

Lenchainement des formulaires faitgalement partie intgrante de laspect quauralapplication aux yeux de lutilisateur. Les fonctions les plus utilises doivent setrouver immdiatement accessibles lors du lancement de lapplication alors quecelles qui sont utilisesplus rarement peuvent tre "caches"dans dessous-menu.

3.3.2 La ralisation

Les crans dinterfaceIl y a dans lapplication, prs de 30 formulaires de saisie. Le but du dveloppementtait de leur donner une grande unit daspect et dutilisation. Pour cela, jai uti-lis des macros afin de ne pas rpter inutilement du code VBScript et faciliter lamaintenance de lapplication.

Aussi, pour faciliter la navigation vers un enregistrement connu, jai mis en place,chaque fois que cela tait possible, une zone de recherche. Jai galement repris,sur chacun des formulaire la mme barre de navigation (en affichant uniquementles icnes ncessaires).

FIG . 3.3 Barre de navigation de lapplication des stocks

Les barres doutils et de menu

La barre doutils et les menus dAccess (ceux qui se trouvent en haut de la fentre)restant par dfaut les mmes que lors du dveloppement, jai d les modifier afindviter toute fausse manipulation de la part de lutilisateur.Je ny ai laiss que les outils permettant le filtrage et les tris, ldition simple (co-pier, coller, . . .), la navigation et lexportation de donnes vers Word ou Excel.

Les tats de sortie

Les tats de sortie que jai ralis sont ceux dcrits dans le cahier des charges (voir 3.1.2, la page 11) et valids par lutilisateur (voir 3.3.1, la page 16)

Les modules VBA

La partie la plus ardue du dveloppement a t la rdaction de modules en VisualBasic afin damliorer linterface utilisateur et dautomatiser un grand nombre detraitements.



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Les fonctions de boite de dialogue

Comme une partie des rfrences DirectX posaient des problmes dincompati-bilit entre Windows et MSAccess, jai du redvelopper en VBA une bote de dia-

logue permettant de choisir lemplacement o un fichier doit tre enregistr.Cette fonction ma t ncessaire pour les fonctions de purge de la base de don-nes. En effet, lorsque lon purge les commandes de la base de donnes, celles-cisont sauvegardes au format MSExcel pour tre archives.

Les fonctions renvoyant des informations sur les produits

Comme les informations concernant les produits sont rpartis entre plusieurstables dans la base de donnes, jai eu besoin de crer des fonctions qui per-mettent de ressortir une information donnes propos dun produit.

Par exemple, partir dun numro de produit, on souhaite dterminer quel est leprix dun produit pour une commande dun village.Pour cela, il faut effectuer une recherche de la date de livraison la plus anciennepour ce produit et dont le stock nest pas nul. Cette recherche demandant def-fectuer des tris et des parcours de tables, il est prfrable de la placer dans unefonction afin de pouvoir la rutiliser sans problmes.

Les fonctions de traitement des livraisons et commandes

Les commandes et les livraisons passent par un phase temporaires avant dtrevalides par lutilisateur. Il ma donc fallu crer un panel de fonction permettantde : Vrifier que la validation peut tre effectuer. Insrer lenregistrement dans les tables dfinitives (tout en mettant jour les

stock selon la mthode FIFO). vrifier que lenregistrement sest bien pass. supprimer lenregistrement des tables temporaires.

Les fonctions de mise en page

Afin de permettre une mise en page agrable, il a fallu que jcrive des fonctionspour contourner certaines limitation dAccess.Par exemple, il a fallu que je cre une fonction permettant dinsrer un saut de

ligne car certain champs de texte dAcces ne permettent pas den insrer directe-ment.

Les fonctions de modification du stock

Aussi bien lors du passage dune commande dun village que lors dune livraisondun fournisseur ou lors dun inventaire, il faut que la mise jour des stocks res-pecte toujours la rgle du FIFO.

Afin dviter toute erreur en multipliant le nombre de fonctions modifiant ltatdu stock, jai prfr crer des fonctions indpendantes ayant ce rle et pouvant

tre appeles par toutes les autres fonctions et procdures.



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3.4 Les problmes rencontrs

3.4.1 Le Visual Basic Application

Les fonctions du Visual Basic sont malheureusement trs mal documentes, cer-taines fonctions ont un nom et une structure anglaise (date, nombres, . . .) dautresau contraire ont t compltement traduites.Ce problme ma fait perdre beaucoup de temps car les erreurs ne sont pas expli-cites et ncessitent parfois beaucoup de tests avant de trouver leur sources.

3.4.2 Laide de Microsoft Access

Jai galement eu des dmls avec laide en ligne de Microsoft Access et VisualBasic car il y avait des problmes de compatibilit avec ma version de Windows.De plus quand certaines parties de laide taient disponibles, une grande partie

ntait pas jour et ne correspondait donc pas la version dAccess que je pos-sdais, de plus certains termes et certaines fonctions ntaient pas traduits de lamme faon que dans linterface.

3.4.3 Les rfrences

Jai t beaucoup retard dans lutilisation de certaines fonctionnalits dAccesscar il me manquait certaines "rfrences". En effet, dans un menu dAcces, onpeut activer ou non certains liens vers des applications ou des dll de Windows. Ilexiste un grand nombre de rfrences qui peuvent entrer un conflit les uns avecles autres. Le principal problme est que labsence dune rfrence ncessaire ne

provoque pas de message derreur. De plus, linterface de gestion des rfrencesne facilite pas la tche : cest une fentre avec des cases cocher dont lordre deslignes change en fonction de lordre dans lequel elles ont t slectionnes oudeslectionnes, il ny a pas de description des rfrences, de leur utilit ou deleur version ce qui oblige tester toutes les combinaisons afin de dterminer lesbonnes rfrences.

3.4.4 Le manque dinformation

Il ny a que trs peu dinformation concernant la programmation avance de Mi-crosoft Access. En effet, aussi bien les livres prsents dans le commerce que le site

de Microsoft ou les autres sites internet.



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Chapitre 4La photothque

4.1 Prsentation travail effectuer

4.1.1 Les objectifs

A lheure actuelle, le service dition de VAL possde 30 000 diapositives environ85 CD-Rom de photos et images.

FIG . 4.1 Photothque "physique" (diapositives et CD-Rom) de VAL

Actuellement, ces disques sont de plusieurs types : Un CD-Rom par brochure (chaque CD-Rom contient toutes les photos qui ont

t utilises lors de ldition dun catalogue). Des CD-Rom contenant les photos achetes directement leur auteur. Des CD-Rom envoys par les collectivits territoriales (villes, conseils gnraux,

sites tourristiques, . . .). Des CD-Rom contenant des photos et images libres de droit achets dans le

commerce.



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La photothque

Aujourdhui, des catalogues (impression de toutes les photos sous forme de "planche-contact") de certains des CD ont t imprims afin de permettre de visualiser plus

rapidement leur contenu. Cependant, lorsquune personne souhaite trouver unephoto, elle est oblige de parcourir tous les catalogues ou au moinstoutes les pho-tos dun catalogue.

Aprs estimation de lespace occup sur les CD-Rom et du nombre moyen dephotos par disque, on peut estimer environ 25 000 images qui occupent un vo-lume dun peu plus de 40Go. Chaque anne il y a 8 ou CD supplmentaires (4 ou5 pour les brochures et environ 4 pour les photos externes).Laugmentation du volume de la base de photo numrises pourrait sacclrerde faon significative avec laugmentation du nombre de villages prsents enbrochure et la mise en commun de moyen (entre autre au niveau de ldition de

catalogues) avec les villages VVF (qui grent 70 villages donc deux fois plus que ceque gre VAL).

Il est donc impratif pour VAL de mettre en place un systme dindexation de pho-tos afin de faire face au nombre grandissant dimages numriques et de permettrede rellement tirer parti des avantages quil peut procurer.La premire chose faire tait dtudier prcisment le besoin des utilisateursafin de dterminer quel type de logiciel devait tre utilis et quelles fonctionalitstaient indispensables.

4.1.2 Les besoins et les contraintes

Les utilisateurs

Il est ncessaire de pouvoir dfinir diffrents utilisateurs avec des droits diff-rents : 2 administrateurs (tous les droits) 1 ou 2 utilisateurs avancs (ajout de photo, modification des commentaires, . . .) tous les autres utilisateurs avec uniquement le droit de consultater les photos

Les format des fichiers

Les fichiers seront principalement au format jpg mais galement au format tiff,

png et gif et plus occasionnellement cdr, ai (pour des illustrations vectorielles etles plans dinstallations).Dans une perspective de prnit de lapplication, il serait intressant que lap-plication de photothque puisse galement grer des vidos.

Lindexation des photos

Pour chaque photo, il est impratif de pouvoir prciser lesinformations suivantes : Le nom du fichier Des mots clefs permettant de dfinir la photo et son sujet Lemplacement o a t prise la vue (village ou lieu)

Lorientation (portrait ou paysage)



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La photothque

Le type de photo (paysage sans personnage, personne en portrait, personnedans un paysage, personne dans un pice, intrieur, ...)

Le moment de la journe (indfini, journe, nuit, crpuscule, ...)

La rsolution et la taille de limage La date Lauteur / lditeur (pour les CD de photo libre de droit) Les droits (libre, libre jusqu telle date, x euro par parution, .. ..) Lemplacement physique (dune diapo, sur un CD, . . .)

Lindexation doit bien videment tre excute pour chaque photo individuel-lement mais il est galement indispensable quil existe des fonctionnalits din-dexation par lot pour acclrer la mise en place de la base et le rfrencement deCD-Rom contenant des photos avec beaucoup de points communs (mme au-teur, mme lieu, mme date, ...)

FIG . 4.2 Fonctionnement souhait de lapplication

Les recherches

Les recherches doivent pouvoir seffectuer sur les diffrents champs dindexation(auteur, village, mot clef, date, ...).



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La photothque

Les recherches doivent pouvoir tre gnrales (afin dobtenir un large panel dechoix) ou affines (afin de trouver un nombre restreint de photos).

Fonctionnalits envisagesIl est prfrable que linterface du logiciel soit en franais.

Il faut galement que lapplication possde des fonctionalits telles que : suppression des photos de faon simple impression de photos export dune slection de photos (sur un emplacement disque, par mail, . . .) gnration de planche-contact

Certaines fonctions permettraient galement un gain de temps : recherche des doublons. attribution dun nom unique pour identifier chaque photo (et ainsi les retrou-

ver plus rapidement). export de photos avec modification du format ou de la rsolution.

Le budget

Il ny a pour linstant aucune valuation du budget allou. En effet, la directionsouhaitait, avant de prendre toute dcision, prendre connaissance de mon travailcar personne navait dide prcise des besoins des utilisateurs et des cots quepourait engendrer un tel projet.

4.2 Prsentation du travail ralis

4.2.1 Ltude des besoins

Aprs avoir tudi les besoins des utilisateurs, je me suis rendu compte que leurutilisation du logiciel allais tre trs pousse et que le nombre de fonctionalitsncessaires tait trs important. Je me suis donc trs vite rendu compte que lapossibilit de dvelopper une application complte durant mon stage tait im-possible.Il restait alors diffrentes possibilits :

Trouver une application du commerce qui corresponde aux attentes des utili-sateurs Trouver une application existante et ladapter aux besoins Faire dvelopper lapplication par une socit externe

4.2.2 Les recherches

Jai tout dabord ralis un grand nombre de recherches sur internet afin de d-terminer quels taient les logiciels existants et leurs fonctionnalits.Je me suis rapidement rendu compte quil y avait une trs grande varit de lo-giciels destins classer les photos mais la grande majorit ntait en ralit que

des applications permettant de gnrer des albums pour des pages internet.



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La photothque

Une fois cart ces logiciels, jai pu prsenter aux utilisateurs les diffrent typesde logiciels disponibles.Cest ce moment que les utilisateurs se sont plus prcisment rendu compte de

leurs attentes quand ce logiciel et la faon dont il allait servir.Trois personne sont principalement amenes se servir des photos et il est nces-saire que la photothque soit accessible directement de leur poste de travail. Pourtous les autres employs, lutilisation de photo nest quoccasionnelle et ncessitesouvent les conseils dune personne ayant des connaissances en ce qui concerneles images numriques (formats ncessaires pour lutilisation sur internet, par unimprimeur, envoie par e-mail, . . .). Il est donc prfrable que les utilisateurs occa-sionnels (nayant reu lheure actuelle aucune formation concernant les imagesnumriques) naient accs qu un poste de consultation qui soit mis leur dis-position dans une pice proche du service dition.

Suite cette explication et sachant que les trois utilisateurs principaux ont besoindavoir accs trs rgulirement cette photothque, je me suis rendu comptequeles applications de type "client lger"(consultation parpages web) semble as-sez peu adaptes. En effet, elles manquent souvent dergonomie et peuvent avoirdes temps de chargement assez long si le rseau est encombr, voire mme en-combrer le rseau par le transfert de gros volumes de donnes.Cest pourquoi je me suis plus particulirement intresse aux applications ayantune architecture de type Client-Serveur.On ma cependant demand vrifier si les logiciels permettaient galement uneconsultation par page web car, mme si VAL ne dispose actuellement pas dun in-tranet, sa cration permettrait un plus grand nombre de personne de consulter

la base de photos.

4.2.3 Les tests

Aprs avoir enfin cern assez prcisment les besoins des utilisateurs jai pu res-treindre ma slection de logiciels 12 afin de les tudier plus en dtail.

FIG . 4.3 Logiciels tudis



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La photothque

Jai tout dabord runi des informations prcises concernant ces application Lidentit de lentreprise Les clients cits en rfrence

Le prix des diffrentes versions et solutions proposes Le support offert par lentreprise Le type dinterfaces graphiques disponibles Les formats des documents supports Les techniques de configuration et de cration dune base Le droulement de lacquisition et de la saisie Les modes dindexation Les possibilits de modification des images Le moyen de stockage des donnes Les recherches Les fonctionnalits supplmentaires

La gestion des utilisateursEn parallle de ces recherches, jai tent de me procurer ces logiciels (soit en ver-sion complte, soit en version dvaluation - en fonction de leurs licences).Cette utilisation relle, ma permis daffiner mon jugement sur les application, devrifier leur ergonomie et le nombre de leurs fonctionalits ainsi que de dtermi-ner quels avantages et inconvnients ils pouvaient prsenter.

Grce cette phase, jai pu produire un rapport rassemblant toutes les informa-tions que javais rcoltes sur les logiciels ainsi que mon impression sur chacundeux ((voir Annexe D, la page 56).

Finalement, il estressorti de cette tude que quatre logiciels paraissaient plus par-ticulirement adapts lutilisation quallait en faire VAL (Ajaris, Cindoc, Alexan-drie et Cumulus). Malheureusement les demandes de version dvaluation faitesauprs de certains diteurs navaient toujours pasdonn suite (certainement parceque ces demandes ont t ralises fin juillet - moment ou lactivit dans les en-treprises est trs souvent rduite). De plus la personne responsable de ce projettait en vacances durant les dernires semaines de mon stage et elle na donc paspu prendreconnaissance de lensemble de mon travail avant de partir. Ceci im-plique donc que la dcision concernant le choix du logiciel est report dbutseptembre.

4.3 Mes prconisations

4.3.1 Pour le matriel

La machine attribue ce projet devra, mon avis, lui tre rserve car la mani-pulation dimage peut accaparer une grande part des ressources dune machineet pourrait ralentir de faon trop importante le reste des applications.Il faudrait un ordinateur possdant un disque dur de grande capacit (au moins150Go) et une quantit de mmoire RAM assez importante pour manipuler desimages de grande taille.



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La photothque

4.3.2 Pour le logiciel

Aprs avoir rassembl des information, ralis des tests et recherch des tmoi-gnages dutilisateurs des diffrents logiciels, jai pu mapercevoir que peu dentre

eux russissaient tous les critres ncessaires (notament cause du volume dedonnes traiter).De plus mme si la perspective dutilisation dun logiciel libre aurait pu tre en-visageable dans le cadre dun dploiement au cours de mon stage, il me sembledifficile quun logiciel non matris soit entirement dploy par lquipe infor-matique de VAL (qui est dj trs occupe par le travail actuel). Jai donc du mersoudre liminer ce types dapplications afin de ne conserver que les logicielsdveloppes ou distribues par une entreprise qui pourait en assurer le dploie-ment et la mise en service.

4.3.3 Pour la mise en place de lapplication

Dans un premier temps, il faut prvoir dattribuer des heures de travail afin din-tgrer les photos existantes dans le logiciel, les trier et les indexer.Cette tche ne doit absolument pas tre prise la lgre car cest delle dont d-pendra les possibilits dutilisation de la base.

Je penses quil faut compter au minimum 30 secondes pour chaque photo (eneffectuant une indexation rapide par lot et quasiment aucune description de laphoto). Le nombre de photo tant actuellement approximativement de 25 000 ,il faut compter au minimum 6 7 semaines dune personne plein temps pourindexer toutes les photos de faon minimale.

Par la suite, il faut prvoir, rgulirement, du temps afin dintgrer les nouvellesimages et de les rfrencer de faon prcise.



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ConclusionLe bilan de ce stage savre trs positif sur diffrents plans.Dun point de vue professionnel, les deux projets mayant t confis ont t me-ns bien. Il est pour linstant prmatur de dire quils rpondent totalement auxattentes des utilisateurs car, en raison de la priode laquelle jai fini mon stage,les utilisateurs taient pour la plupart en congs. Cependant, lors des runion quiont eu lieu un peu avant la fin de mon stage, ces derniers semblaient rellementsatisfait du travail que javais fournis.

Sur le plan humain, lenrichissement est incontestable puisque jai pu dveloppermon indpendance et travailler en toute autonomie.



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Liste des annexes

A Histoire 29

B Organigramme 31

C Manuel utilisateur de lapplication de gestion des stocks 32

D Exemple de fiche concernant les logiciels de photothques 56

E Bookmarks 61

Liste des illustrations 65


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Annexe AHistoire

A.1 Les annes 70, se dvelopper dans le Massif Central

A.1.1 1968

OCCAJ et SOMIVAL crent VAL. Elles lui cdent la gestion de 8 villages de va-cances, tous situs dans le Massif Central.

A.1.2 1969

Naissance lgale de lassociation le 24 janvier (parution au Journal Officiel)

A.1.3 1977

Elle reoit lagrment du Secrtaire dtat au Tourisme (n 77085 devenu depuisnAG 63 95 007) comme gestionnaire de villages de vacances.

A.2 Dbut des annes 80, simplanter sur le territoire

A.2.1 1980

VAL reoit lagrment chque-vacances.

A.2.2 1980-1985

Lassociation diversifieses destinations : Gard (1979), Aude (1980) et Aveyron(1983).Lassociation prend en gestion deux villages de vacances sur le littoral : les Sables

dOlonne (Vende) et le Barcars (Pyrnes-Orientales).

A.3 Fin des annes 1980, consolider une image nature

A.3.1 1989

Le 30 Aot, VAL clbre ses 20 ans au sommet du puy de Dme. Les festivitssont places sous le signe du Mont Fraternit (dans le cadre du bicentenaire dervolution franaise).



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Histoire

A.3.2 1990

VAL participe lorganisation de la Semaine Europenne du Tourisme dEspaceen Juin Clermont-Ferrand. Cet vnement se prolonge par le FESTI VAL Europe

au Super-Lioran (Cantal), runissant plus de 10 000 personnes.

A.4 Les annes 1990, sduire et fidliser

A.4.1 1992

Lassociation change de patronyme pour affirmer sa nouvelle personnalit : Va-cances Auvergne Limousin devient VAL, les Vacances Nature.

A.4.2 1994

Le 25me anniversaire de VAL est loccasion dorganiser un congrs Clermont-Ferrand qui a pour thme : largir la voie du tourisme despaces.

A.4.3 1999

VAL fte ses 30 ans Parent (Puy-de-Dme) sur le thme : VAL, le territoire et lesocial : quels partenariats en lan 2000

FIG . A.1 Types des 33 installations commercialises en 2002 par VAL



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Annexe BOrganigramme

FIG . B.1 Organigramme de lassociation VAL



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Annexe CManuel utilisateur delapplication de gestion des stocks



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Manuel Utilisateur

Application de gestion des Stocks

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Table des Matires

1 FONCTIONS GNRALES LENSEMBLE DE LAPPLICATION..........................3

1.1 ICNESDELABARREDENAVIGATION........................................................................................31.1.1 Navigation dans lapplication................................................................................... 3

1.1.2 Navigation dans les enregistrements.........................................................................3

1.1.3 Ajout/Suppression denregistrements........................................................................ 3

1.1.4 Validation.................................................................................................................. 4

1.2 ICNESDENVOIEDEMAIL.......................................................................................................41.3 ICNESDOUVERTUREDTATS................................................................................................ 41.4 LESLISTESDROULANTES........................................................................................................41.5 FONCTIONDACCSRAPIDE..................................................................................................... 51.6 NOUVELENREGISTREMENTDANSUNCRAN................................................................................5

2 MENUS................................................................................................................................... 6

2.1 MENUPRINCIPAL................................................................................................................... 62.2 MENUDESFONCTIONSDUTILISATIONCOURANTES.......................................................................72.3 MENUDESFONCTIONSDECONFIGURATION.................................................................................82.4 MENUDESFONCTIONSDADMINISTRATION.................................................................................9

3 FONCTIONS DUTILISATION COURANTES..............................................................10

3.1 NOUVELLECOMMANDEVILLAGE.............................................................................................103.2 NOUVELLELIVRAISONFOURNISSEUR........................................................................................113.3 MISEJOURARTICLE...........................................................................................................123.4 MISEJOURFOURNISSEUR....................................................................................................133.5 MISEJOURDESTINATION.................................................................................................... 143.6 MISEJOURDESSTOCKS......................................................................................................153.7 EDITIONDUNRCAPITULATIFCOMPTA.................................................................................... 163.8 R-DITIONDUNEFACTUREVILLAGE......................................................................................173.9 EDITIONDUNINVENTAIRE.................................................................................................... 173.10 EDITIONDELALISTEDESPRODUITS...................................................................................... 183.11 EDITIONDUBNFICEANNUELEFFECTUPARPRODUIT ............................................................183.12 EDITIONDUCHIFFREDAFFAIREAVECUNFOURNISSEUR............................................................19

4 FONCTIONS DE CONFIGURATION..............................................................................19

4.1 MODIFICATIONDESDATESDALERTEDECHANGEMENTDESAISON................................................194.2 MODIFICATIONDESCONDITIONSDERGLEMENT........................................................................204.3 MODIFICATIONDESFAMILLESDEPRODUIT................................................................................20

5 FONCTIONS DADMINISTRATION.............................................................................. 21

5.1 MODIFICATIONDESCOMMANDES............................................................................................ 215.2 MODIFICATIONDESSTOCKS................................................................................................... 225.3 MODIFICATIONSDESRCAPITULATIFSPOURLACOMPTABILIT......................................................225.4 PURGESDELABASE.............................................................................................................235.5 AUTREFONCTIONNALITUTILELADMINISTRATION................................................................. 23

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1 Fonctions gnrales lensemble delapplication

1.1 Icnes de la barre de navigation

Dans toute lapplication, en bas de lcran, se trouve les icnes permettant la navigation.Selon lcran dans lequel on se trouve, certaines de ces icnes ne seront pas affiches car lafonctionnalit correspondante nest alors pas disponible.

Remarque : la barre de navigation utilisant les mmes icnes dans toute lapplication ennapportant pas dinformations supplmentaires, je lai supprime dans toutes les capturesdcran qui vont suivre.

1.1.1 Navigation dans lapplication

Quitter lapplication

Fermer cet cran et revenir au prcdent

1.1.2 Navigation dans les enregistrements

Les enregistrements sont les "fiches" (par exemple, chaque produit, chaque destination, )

Aller au premier enregistrement

Aller lenregistrement prcdent

Aller lenregistrement suivant

Aller au dernier enregistrement

1.1.3 Ajout/Suppression denregistrements

Ajouter un nouvel enregistrement

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Supprimer un enregistrement.NB : Dans certains crans, la suppression denregistrements nest pas possible car il estncessaire, pour le bon fonctionnement de lapplication de conserver les enregistrements

mme sils ne sont plus utiliss (par exemple, produits, fournisseur, )1.1.4 Validation

Valide laction en cours. Par exemple, valide une commande ou une livraison (ouenregistre les modifications dans les crans dadministration)

Annule les modifications effectues (uniquement pour les crans dadministration)

1.2 Icnes denvoie de mail

Ouvre une fentre denvoie de-mail ladresse indique

1.3 Icnes douverture dtats

Pour ldition dtats, plusieurs mode de sortie sont disponibles.

Visualisation lcran de type "aperu avant impression". Il peut ensuite tre fermaprs avoir t ou non imprim.

Imprime directement ltat sur limprimante par dfaut en un exemplaire

Envoie ltat par mail (la fentre denvoie du mail reste ouverte pour permettre samodification par lutilisateur avant lenvoie)

1.4 Les listes droulantes

Dans certains crans, on trouve des listes de type droulantes. Elles permettent de slectionnerun enregistrement dans la liste des enregistrements dj saisis dans lapplication (parexemple : un produit, un fournisseur, une destination, ).Elles peuvent tre utilises de deux faon.Il est possible, de slectionner lenregistrement dsir avec la souris en droulant la liste.

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La seconde possibilit est de taper au clavier les premires lettres du nom, lapplicationpropose le premier enregistrement qui correspond. Il suffit alors de taper la touche "entre"pour choisir lenregistrement propos. Par exemple, dans le choix de produit, lorsquon tape lalettre "p", lenregistrement "Parapluie grand golf" est propos.

1.5 Fonction daccs rapide

Dans certains crans, on peut trouver, juste en dessous du titre, un menu droulant crit envert.

Il permet daccder directement un enregistrement sans devoir passer par les flches denavigation. Son fonctionnement est le mme que celui des autres listes droulantes.

1.6 Nouvel enregistrement dans un cran

Lorsquon cre un nouvel enregistrement dans un cran, celui ci est automatiquementenregistr lorsquon sort de cet cran ou que lon passe un autre enregistrement.Cependant, certaines modification et certains ajouts peuvent tre annuls avantlenregistrement en utilisantLe raccourci clavier "Ctrl-Z"La touche "Echap"Le bouton de la barre doutil

Le menu droulant Edition

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2 Menus

2.1 Menu principal

Cest le menu qui apparat lorsquon ouvre lapplication. Cest partir de lui quon peutatteindre toutes les parties de lapplication : Nouvelle commande dun village (cf. 3.1 page 10)

Nouvelle livraison dun fournisseur (cf. 3.2 page 11) Les fonctions dutilisation courantes (cf. 2.2 page 7) Les fonctions de configuration (cf. 2.3 page 8) Les fonctions dadministration (cf. 2.4 page 9)

Remarque : Lorsquun rcapitulatif pour la comptabilit na pas encore t imprim (ouprvisualis), un message dalerte apparat alors en haut du menu.

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2.2 Menu des fonctions dutilisation courantes

Cest le menu qui regroupe toutes les fonctions dont besoin "couramment" lutilisateur.On peut y trouver laccs vers les crans suivants :La saisie dune nouvelle commande dun village (cf. 3.1 page 10)La saisie dun nouvelle livraison dun fournisseur (cf. 3.2 page 11)La mise jour / lajout darticles (cf. 3.3 page 12)La mise jour / lajout de fournisseurs (cf. 3.4 page 13)La mise jour / lajout de destinations - villages ou sige (cf. 3.5 page 14)La mise jour des stocks aprs inventaire (cf. 3.6 page 15)Ldition du rcapitulatif pour la comptabilit (cf. 3.7 page 16)La r-dition dune facture de commande village (cf. 3.8 page 17)Ldition dune fiche permettant linventaire (cf. 3.9 page 17)

Ldition de la liste des produits disponibles (cf. 3.10 page 18)Ldition du bnfice annuel (cf. 3.11 page 18)Ldition du chiffre daffaire ralis avec les fournisseurs (cf. 3.12 page 19)

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2.3 Menu des fonctions de configuration

Le menu de configuration permet daccder des fonctionnalits qui ne seront utilises quetrs ponctuellement :La modification des dates dalerte de changement de saison (cf. 4.1 page 19)La modification des conditions de rglement (cf. 4.2 page 20)La modification des familles de produit (cf. 4.3 page 20)

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2.4 Menu des fonctions dadministration

Le menu dadministration permet daccder des fonctionnalits sensibles. Ces fonctionsmodifiant de faon non assiste les donnes de lapplication, elles doivent tre rserves unutilisateur expriment. Elles permettent de :Modifier les commandes (cf. 5.1 page 21)Modifier ltat des stocks (cf. 5.2 page 22)Modifier les dates ddition des rcapitulatifs pour la compta (cf. 5.3 page 22)Purger la base de donnes (cf. 5.4 page 23)

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3 Fonctions dutilisation courantes

3.1 Nouvelle commande village

Cet cran permet de saisir de nouvelles commandes.Lorsque les commandes sont visibles dans cet cran, elles ne sont qu ltat de prparation.Ceci permet donc de les garder en mmoire et de garder la possibilit de les modifier tantquelles nont pas t valides.

Pour prparer une commande, il faut remplir les informations suivantes :La destination de la commande (village ou service du sige) qui passe cette commande.La personne qui passe cette commande (cette information nest absolument pas obligatoire,

elle est uniquement l titre dinformation)Les produits commands avec leur quantit et la prcision sils sont destins tre offerts ounon.La validation de la commande se fait ensuite par le bouton de validation (cf. 1.1.4 page 4).A la suite de la commande, la facture correspondante sera directement dite et affiche pourtre imprime.

Remarques :Une fois quune commande est valide, elle ne se trouve plus dans cet cran car elle nest plusmodifiable (notamment car les stocks ont dj t modifis et la facture cre)Tant quune commande est prsente dans cet cran, elle peut tre modifie ou supprime sans

incidence sur le reste de lapplication.Pour quune commande puisse tre valide, la quantit des produits commands doit treinfrieure ou gale la quantit en stock thorique.La date de commande qui apparatra sur la facture sera la date de validation (en effet, mmeune commande prpare longtemps lavance utilise les prix et les stocks de la date de savalidation).

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3.2 Nouvelle livraison fournisseur

Cet cran permet la saisie des nouvelles livraisons des fournisseurs.Pour raliser une livraison, il faut saisir :Le fournisseur qui effectue la livraison (faisant partie de la liste des fournisseur)La date de cette livraisonLes produits livrs avec leur quantit et leur prix dachat HTValider la livraison avec le bouton de validation (cf. 1.1.4 page 4).

Remarques :Tant quelles sont encore visibles dans cet cran, les livraisons ne sont pas valides et elles ne

sont pas rpercutes dans le stock.Tant quune livraison est prsente dans cet cran, elle peut tre modifie ou supprime sansincidence sur le reste de lapplication.Chaque produit ne peut tre prsent quune fois par commande.Le prix indiqu lors de la livraison est celui qui va tre utilis pour la facturation aux villages,il est donc important de le saisir.

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3.3 Mise jour article

Cet cran permet lajout de nouveaux articles et la modification darticles existants.Les donnes concernant un produit sont les suivantes :Son numro (attribu automatiquement pas lapplication et unique : permet de lidentifier..Sa famille ( choisir dans la liste des familles existantes)Son prix de vente, lorsque le produit fait partie dune famille autorisant la vente (sinon ce prixne sera jamais utilis).Un commentaire dont le dbut apparatra dans la liste envoye aux villages (cf. 3.10

page 18).Son tat de disponibilit afin de dterminer si ce produit sera propos lachat aux villages( un produit non disponible ne pourra pas tre command)

Attention : une fois quun article est cre et utilis, il ne faut plus modifier sa famille (en effet,cela pourrait nuire certaines fonctions de lapplication telles que les rcapitulatifs pour lacomptabilit ou la r-dition de factures).

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3.4 Mise jour fournisseur

Cet cran permet la modification et lajout de fournisseurs.Les informations concernant un fournisseur sont :Le nomLes coordonnes compltes (adresse, code postal, ville numro de tlphone, de fax, e-mail)Linterlocuteur principal (sil y a une personne contacter de prfrence) et ventuellementson numro de tlphone direct.Les conditions de rglement habituellement pratiques par cette entrepriseUn commentaire (ce commentaire napparat sur aucun document, il est uniquement prsent

pour mettre une annotation particulire ou une information qui ne soit pas prvue danslcran).

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3.5 Mise jour destination

Cet cran permet la modification et lajout de destinations.Les destinations sont gnralement les villages VAL mais ils peuvent galement tre desservices du sige. Les informations fournir sont :Le nom

Le numro comptable (numro qui est utilis par la comptabilit afin que le rcapitulatif descommandes soit plus facilement exploitable par le service comptabilit)Les coordonnes compltes (adresse, code postal, ville numro de tlphone, de fax, e-mail)

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3.6 Mise jour des stocks

Cet cran permet de modifier manuellement ltat des stocks (principalement utile aprs uninventaire).Il faut tout dabord se placer (soit avec les flches de navigation soit avec la liste droulantede slection) sur larticle dont on souhaite rectifier le stock.Ensuite, soit on dcide dentrer au clavier une nouvelle quantit grce la zone "Modifier la

quantit en stock" et le bouton de validation, soit on dcide de modifier la quantit par uneunit grce aux bouton + et -.

Remarque : Lorsquon augmente la quantit en stock, cest le stock de la livraison la plusrcente qui est augmente alors que lorsquon diminue la quantit en stock, cest celle de la

plus ancienne livraison qui est diminue.Ceci a pour but de ne pas favoriser un ancien prix par rapport un nouveau.

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3.7 Edition dun rcapitulatif compta

Cet cran permet de lancer ldition du rcapitulatif pour la comptabilit.Lorsquon veut diter un rcapitulatif qui na jamais t dit, il faut saisir les dates de dbut

et de fin de saison.Lorsquun tat a dj t dit, ce sont les mmes dates que celles saisies lors de la premiredition qui sont utilises.

Remarque :Lorsquun rcapitulatif a dj t dit (mme sil ne sagit que dun "aperu lcran"), lercapitulatif est considr comme dj dit : le message dalerte sur le menu principalnapparatra donc plus.Pour voir la date de fin de la saison prcdente, il suffit dafficher les rcapitulatifs djimprims.

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3.8 R-dition dune facture village

Cet cran permet de r-diter la facture dune commande qui a dj t valide.Pour cela, il faut choisir la commande dans la liste et choisir le mode ddition (aperu,impression, mail)

3.9 Edition dun inventaire

Cet cran permet de lancer laperu ou limpression de deux types de feuilles d'inventaires : Une contenant la liste de tous les produit avec leur quantit thorique en stock et destine

servir lors d'un inventaire. Une contenant la liste value des produits en stock destin la comptabilit en fin d'anne.

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3.10Edition de la liste des produits

Cet cran permet de lancer ldition (aperu, impression ou mail) de la liste des produitsactuellement disponibles (dont la case "dispo" est coche et mme si leur quantit en stock estactuellement 0). Loption denvoie par mail permet denvoyer au format rtf (lisible par word)la liste tous les villages possdant une adresse e-mail.

3.11Edition du bnfice annuel effectu par produit

Cet cran permet ldition du bnfice annuel (pour une anne dfinie et dont les commandessont encore prsentes dans lapplication) pour chaque produit.

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3.12Edition du chiffre daffaire avec un fournisseur

Cet cran permet de lancer ldition (aperu, impression) du chiffre daffaire ralis avec lesfournisseurs. Cette dition peut se faire soit pour tous les fournisseurs pour une anne prcisesoit pour toutes les annes pour un fournisseur prcis.

4 Fonctions de configuration

4.1 Modification des dates dalerte de changement de saison

Cet cran permet de configurer la date aprs laquelle une alerte est affiche sur le menuprincipal si le rcapitulatif de fin de saison pour la comptabilit na pas t dit.Il faut saisir sparment le jour et le mois (par exemple 30 et 6 pour une alerte aprs le 30

juin).Remarque : Cette alerte ne sera affiche que si le rcapitulatif en question na jamais t dit(mme sil na jamais t imprim).

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4.2 Modification des conditions de rglement

Cet cran permet de modifier la liste des conditions de rglement possibles (afin dacclrerleur saisie pour les fiches fournisseur)

4.3 Modification des familles de produit

Cet cran permet de dfinir les diffrentes familles de produit et de spcifier si les produits decette famille peuvent tre vendus ou non.

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5 Fonctions dadministration

5.1 Modification des commandes

Cet cran permet de modifier les commandes existantes. Ceci doit tre utilis avec la plusgrande prudence car les modifications peuvent avoir des consquences sur les r-ditions defactures et de rcapitulatifs compta.

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5.2 Modification des stocks

Cet cran permet de modifier les enregistrements de stock qui sont identifis par lensemble"produit / fournisseur / prix".

5.3 Modifications des rcapitulatifs pour la comptabilit

Cet cran permet de modifier les enregistrements concernant les dates ddition effectives desrcapitulatifs compta.

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5.4 Purges de la base

Cet cran permet le lancement de purges :La purge des commandes qui ont plus dun an : Les commandes qui ont t valides il y a plusd1 an sont exportes vers un fichier Microsoft Excel (le nom et lemplacement du fichier sontdemands lutilisateur) puis supprimes de la base Access.

La purge des stocks produits dont la quantit est 0 depuis plus dun an : Les enregistrementde stock (identifis par lensemble "produit / fournisseur / prix")dont le stock est 0 et dont ladernire livraison remonte plus d1 an sont supprims.

5.5 Autre fonctionnalit utile ladministration

Pour ouvrir lapplication en permettant laffichage de toutes les barres doutil et de la "fentrede base de donnes" (celle qui donne la liste des tables, formulaires, requtes, ), il suffit, aumoment de louverture de lapplication, de maintenir la touche "Shift" enfonce.

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Annexe DExemple de fiche concernant leslogiciels de photothques



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1 Ajaris Pro

Ajaris est un logiciel spcialis dans l'archivage et l'indexation de photos (l'indexations de

documents autres que les documents photos n'est donc pas forcment agrable).

C'est le logiciel utilis par VVF et ils semblent en tre plutt content mme s'ils n'ont que trs peude photos archives.Ses outils semblent assez puissant et efficaces mais l'interface graphique est difficile matriser :

elle n'est pas intuitive et ncessite mon avis un fort temps d'apprentissage.

A envisager comme solution mais il ne faut pas ngliger les autres car VVF n'apportera pas ou peu

de photos dj indexes sous son format.

Ses deux formats (client / serveur et web) ont chacun des avantages et des inconvnients :

Une interface de type client serveur cote assez cher ds que l'on veut augmenter le nombre de

postes connects (par exemple ici, pour 3 postes il faut 4240 + 1175 = 5415 ) mais l'interface

est plus complte et plus agrable utiliser pour des utilisateurs rguliers. De plus, il serait assez

difficile (et coteux) de vouloir utiliser cette solution pour donner accs la photothque

l'ensemble du personnel. Une interface de type web est beaucoup plus souple quand au nombre d'utilisateurs. Cependant

l'utilisation trs rgulire de cette interface n'est pas forcment des plus agrable car

l'enchanement des pages web peut ne pas tre trs fluide, et encombrer le rseau

1.1 Identit de l'entreprise

ORKIS S.A.

610, rue Georges Claude

Z.I. Les Milles

13852 AIX-EN-PROVENCE Cedex 03

Tl. : 04.42.39.33.70Fax. : 04.42.39.33.80

.

Site Web :www.orkis.com

.Contact : [email protected].

1.2 Clients cits

Un grand nombre dont :

Groupe Accor, Acadmie Accor, Pierre & Vacances, UCPA, VVF, Wagons Lits

Conseil gnraux des Alpes Maritimes, des Bouches Du Rhne, de Cote D'or, du Doubs, du Gard,

de Haute Garonne, des Hautes Pyrnns, de Maine Et Loire, de Loire Atlantique, du Tarn EtGaronne, de La Vende.

Par mail, ils annoncent quil vont faire la photothque de la mairie de Clermont-Ferrand en

septembre 2003.

Pour plus dexemples voir le site http://www.orkis.com/PageOrkis/Client/Client.htm

Fiches signaltiques des diffrents logiciels 4


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1.3 Logiciel

1.3.1 Prix

Ajaris Pro Monoposte : 2 120

Ajaris Pro Client/Serveur 2 accs : 4 240

Ajaris Pro Client/Serveur de 1 4 accs supplmentaire : 1 175 Ajaris Web : 4 500

Ajaris Player : 750

1.3.2 Support

Tous types de supports :

Audit du fonds iconographique

Analyse documentaire

Conception de pages WEB

Formation

Reprise de bases existantes

Accompagnement du gestionnaire de la base Assistance technique

1.3.3 Interface Graphique

Paramtrable suivant le client, chartes graphiques

Possibilit dutiliser une interface web (par un navigateur)

1.3.4 Formats des documents supports

Tiff, Pict, Png, Jpeg, PhotoCd Kodak, Bmp...Possibilit dimporter des types non reconnus (mais sans prvisualisation)

1.3.5 AutresGestion de plusieurs langues

1.4 Configuration et cration d'une base

1.4.1 Champs paramtrables/contrls

Oui, les deux

1.4.2 Champs saisie libre

Oui

1.4.3 Protection par mot de passe

Oui

1.4.4 Autres

Rcupration de bases existantes par Orkis

Niveau hirarchique dans la base

1.5 Lacquisition et saisie

- Formulaires de saisie personnaliss



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- Import des documents dans la base via une interface (choix de dossier)

- Numrisation

Automatisation de l'intgration de documents numriques

1.6 Lindexation

Indexation par lots, par mots cls, termes associs...

Utilisation dun thsaurus

Mots cls dans la liste ou saisie au clavier

. Vrificateur d'orthographe

Dictionnaire en arborescence

Liste d'index

Possibilit dassocier des fichiers de tous types (txt, xls, pdf,html..)

2 types de fiches :

- Fiche thmatique lie au thme

- Fiche document (avec 35 rubriques modifiables)

1.7 La modification des images

Redimensionnement de limage directement accessible

Retouche d'images possible

Rotation 90 des imagettes

Possibilit dinsertion sur les image dune watermark (filigrane utilis par exemple pour les

informations lgales de protection de auteur, le logo, un copyright, ... )

1.8 Le stockage des donnes

EnregistrementL'image et la fiche document sont automatiquement cres. L'image est archive sur le volume

choisi (basse dfinition...)

1.9 Les recherches

1.9.1 Mode de recherche

Texte libre

Fiches (thmes ou document)

1.9.2 Options de recherche Globale (1 critre)

Multi-globale (plusieurs critres)

Unitaire (1 champs particulier)

Modle (multi-critre dans le masque de la fiche)

Multi-critre (parenthses, oprateur, proximit...)

Pr-enregistre et modifiable

Spcifique sur le fichier, les dossiers, les doublons...

1.9.3 Fonctionnalits supplmentaires

Possibilit de tri



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Possibilit de slection multiple

Slection dimages dans un panier (sauvegard mme en quittant)

1.10 Types daffichage

Affichage des rsultats dune recherche

Affichage par liste, fiche, image plein cran, mosaque...

Planches contact, listes, imagettes, visualisation plein cran

Diaporama automatique

Diffrents niveau de zoom

1.11 Les utilisateurs

Gestion des utilisateurs permettant dautoriser ou non la cration, modification, suppression de

donnes selon le profil.

Possibilit daccs simultans de plusieurs utilisateurs la base

Gestion des prts de document



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Annexe EBookmarks

E.1 newsgroup

E.1.1 Lapplication de gestion des stocks

comp.databases.ms-accessmicrosoft.public.fr.accessmicrosoft.public.fr.vb

E.1.2 La phototque

fr.rec.photofr.rec.photo.pratiquefr.rec.photo.numerique

E.1.3 Le rapport

fr.comp.text.texcomp.text.tex

E.2 sites

E.2.1 Lapplication de gestion des stocks

Site Access de Microsoft

Support Acces 2000 :

http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;FR;F203345

Astuces Access 2000 et 97 :http://www.microsoft.com/france/Access/previous/astuces.asp

Fonctionalits dAcces 2000 :http://www.microsoft.com/france/access/previous/default.asp

MSDN France :http://www.microsoft.com/france/msdn/



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Bookmarks

Autres sites concernant MSAccess

Forum sur developpez.com :http://www.developpez.net/forums/viewforum.php?f=38

Forum expert-exchange :http://www.experts-exchange.com/Databases/MS_Access/

Trucs et Astuces MSAccess :http://mypage.bluewin.ch/w.stucki/astuces.htm

Cours Access 2000 :http://www.info-3000.com/access/index.php

Site connexe microsoft.public.fr.access :http://users.skynet.be/mpfa/

Exemple dapplication MSAccess :http://perso.club-internet.fr/winroad/telecharger.html#commandes

Site daide sur Visual Basic

Site de tlchargement dexemples en VBA, de conseil et de forum relatifs VBA :http://www.vbfrance.com/

Livre Oreilly en ligne :"DAO Object Model : The Definitive Reference" :

http://www.oreilly.com/catalog/progacdao/chapter/ch08.html

FAQ Visual Basic :http://faq.vb.free.fr/

E.2.2 La photothque

Documentation relative aux photothques

Site de lADBS (Association des professionnels de linformation et de la documen-tation) :

http://www.adbs.fr/site/

Listes de diffusion (archive de la mailing-list) de lADBS :http://sympa.adbs.fr/wws

Dossier de luniversit de Jussieu sur limage numrique :http://www.ccr.jussieu.fr/urfist/image_numerique/Image_numerique1.htm

Bibliographie concernant la gestion dune photothque :http://www.ladocumentationfrancaise.fr/documentation/photographie/infos_pratiques/gestion/gestion.shtml



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Bookmarks

Logiciels reprs mais carts rapidement

PHPMyCDs :http://www.jesuislibre.org/applications/Bases_de_Donnees/Divers/phpMyCDs.php3

PHPMyBibli :http://www.jesuislibre.org/applications/Bases_de_Donnees/Divers/PhpMyBibli.php3

Imgseek :http://imgseek.sourceforge.net/

PhpWebGallery :http://www.z0rglub.com/phpwebgallery/fre/index.php

phpGraphy :http://phpgraphy.sourceforge.net/

NetKev Image Management System :http://sourceforge.net/projects/nkims/

Albion digital content index/management :http://sourceforge.net/projects/albion/

Zope Photo :http://zope.org/Members/rbickers/Photo/view

PhotoArch :http://sourceforge.net/projects/photoarch

GNOME Photo Collector :http://sourceforge.net/projects/gpc/

The Linux Photo Archive :http://sourceforge.net/projects/linpha/

JPhotar :http://sourceforge.net/projects/jphotar/

Xnview :http://www.xzeos.net/

Logiciels tudis plus en dtail

Gallery :http://gallery.menalto.com/index.php

MyAlbum :http://pmeindre.free.fr/MyAlbumFr.html



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Bookmarks

iPhoto :http://www.apple.com/fr/iphoto/organize.html

Adobe Photoshop Album :http://www.adobe.fr/products/photoshopalbum/main.html

ZAP image solution :http://www.zapsolution.com/indexfr.htm

CinDoc :http://www.cindoc.fr/cindoc.asp

DATA FIT INTERNATIONAL :

http://www.dfi-fr.com/

Alexandrie :http://www.gbconcept.com/

Gesco :http://www.gesco.fr/fr/Index.htm

Armadillo :http://www.armadillo.fr/

AccessPhoto :http://www.netrover.com/%7Ehames/AccessPhoto.html

Cumulus :http://www.canto-france.fr/

Ajaris :http://www.orkis.com/Fr_Default.htm



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Liste des illustrations

1 Les locaux de VAL Clermont-Ferrand . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1.1 Vue gnrale du village de Brusque (Aveyron) . . . . . . . . . . . . . 21.2 Les destinations VAL aujourdhui . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31.3 Lorigine gographique des clients VAL . . . . . . . . . . . . . . . . . 41.4 Principales c

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Rapport de Stage de Maitrise en Systeme d Information

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