1

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PADA CV SEMAR KARYA

YOGYAKARTA BERBASIS WEB

Faisal Setiyo Aji

Program Studi Sistem Informasi STMIK El Rahma

Abstract

CV. Semar Karya Yogyakarta is a company engaged in the procurement of

furniture goods and office equipment, furniture, and moving in the event

Orginizer. Archiving is a very important thing in this company. But archiving is

still manual, only through the dime in the book, storage is also limited only on the

hard disk or CD. The state of physical documents is often corrupted, difficult to

perform data retrieval when needed, as well as storage media such as hard drives

and CDs are often damaged due to time constraints. Access to hard disk storage

and CDs is also limited, having to go through the admin first.

This system of archiving information is created using the PHP programming

language, and the database processing uses MySQL. This system of archiving

information started by designing the needs of the filing system that applies to CV.

Semar Karya Yogyakarta.

The final result is an archiving information system that can facilitate admin tasks

in managing data and processing archival data, so that the archiving process is

better and more structured.

Keywords :archiving, archiving information, system

I. PENDAHULUAN

Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi

baik organisasi pemerintahan maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi

antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan, juga

dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan

alat pertanggung jawaban manajemen, akan tetapi seringkali pengelolaan arsip

tidak dilakukan dengan baik, karena berbagai macam alasan. Berbagai kendala

seperti kurangnya tenaga ahli dibidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan

prasarana selalu menjadi alasan kurang maksimalnya pengelolaan arsip di

berbagai instansi pemerintahan maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah

dengan image (pandangan yang melekat) yang selalu menempatakan bidang

kearsipan sebagai bidang yang tidak terlalu penting dibandingkan aktivitas-

aktivitas kerja lainnya (Lukmanudin, 2015).

Melihat banyaknya bentuk arsip yang sangat bervariasi, menjadikan

pengelolaan arsip dalam suatu instansi menjadi hal yang tidak mudah, akan tetapi

perkembangan IT memberi peluang untuk mempermudah pengelolaan arsip.

Adanya perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi terhadap

kearsipan ialah memungkinkan pembuatan atau pengubahan iformasi dalam

bentuk digital, sehingga dapat dengan mudah mengakses informasi dan transfer

file, serta memungkinkan kerjasama dan penggunaan bersama koleksi arsip.

2

CV. Semar Karya Yogyakarta yang beralamat di Jl. Margotirto No 241

Gambiran UH 5 RT. 50 / RW. 13 Pandean, Umbulharjo, Yogyakarta, merupakan

sebuah perusahan yang bergerak dalam beberapa bidang, dari mulai pengadaan

barang seperti meubel dan peralatan kantor serta furniture. Selain bergerak dalam

bidang pengadaan barang, CV. Semar Karya juga bergerak dalam penyedia jasa

event orginizer. Para pengguna jasa atau customer perusahan sangat beragam,

mulai dari individu, perusahaan, lembaga pendidikan, sampai pemerintahan.

Dengan banyaknya bidang yang digeluti dan banyaknya customer

perusahaan, pengarsipan menjadi hal yang sangat penting. Namun pengarsipan

sejauh ini masih secara manual melalui pencatatan dalam buku dan hanya

melakukan penyimpanan beberapa data digital menggunakan harddisk maupun cd.

Seringkali saat data dibutuhkan terjadi beberapa masalah, mulai dari data sulit

dicari karena pencatatan dibuku seringkali rusak, keadaan dokumen fisik pun

seringkali rusak dan backup data digital rusak karena keterbatasan waktu dan

kualitas alat penyimpanan.

Masalah lain yang sering terjadi, karena penyimpanan hanya berupa file

fisik dan dalam harddisk maupun cd, tidak semua kariyawan bisa langsung

mencari sendiri data yang dibutuhkan. Akses keruangan penyimpanan pun

terbatas harus melewati admin, yang kadangkala admin tidak selalu berada

dikantor padahal data dibutuhkan saat itu juga. Sehingga seringkali proses kerja

terhambat karena hal tersebut.

Penulis ingin membuat sebuah sistem informasi dimana pengarsipan

surat masuk, surat keluar serta pengeloaan dokumen arsip pada CV. Semar Karya

dapat terpusat dan mudah untuk dioperasikan. Sehingga karyawan yang

mengoperasikan dapat mengelola dan mencari arsip lebih efektif dan efisien,

karyawan yang mengoperasikan dapat mencari data surat masuk dan surat keluar

berdasarkan nama divisi, bulan dan tahun tertentu, serta dapat mencetak laporan

surat masuk dan surat keluar berdasarkan filter tersebet. Nantinya selain

pencatatan sistem ini juga dilengkapi dengan fitur upload dokumen. Dengan

sistem informasi ini nantinya proses pengarsipan akan lebih aman dibandingkan

dengan pengarsipan yang sebelumnya. Dari uraian diatas yang melatar belakangi

penulis membuat penelitian yang berjudul “SISTEM INFORMASI

PENGARSIPAN PADA CV. SEMAR KARYA YOGYAKARTA BERBASIS

WEB”.

II. METODE PENELITIAN

Dalam penelitian ini menggunakan Metodologi Waterfall. Model

metodologi ini adalah model klasik yang sistematis dan urut. Berikut ini adalah

penjelasan mengenai tahapan utama yang memetakan kegiatan-kegiatan

pengembangan dasar:

a) Requirement Analysis

Pada tahap ini mengumpulkan apa yang diperlukan secara lengkap yang bertujuan

untuk memahami software yang diharapkan pengguna. Informasi tersebut

kemudian dianalisis untuk mendapatkan data yang harus dipenuhi.

b) System Design

3

Setelah kebutuhan dari tahap pertama selesai dikumpilkan desain system

disiapkan. Desain sistem kemudian di kerjakan menggunakan MySQL untuk basis

datanya dan PHP untuk interface nya.

c) Implementation

Pada tahap ini, sistem diterjemahkan dalam kode-kode dengan menggunakan

bahasa pemrograman PHP. Pemrograman yang dibangun langsung di uji secara

unit, apakah sudah berjalan dengan baik.

d) Integration dan Testing

Semua unit yang dibangun dalam tahap implementasi diintegrasikan ke dalam

sistem setelah pengujian masing-masing unit. Pasca integrasi seluruh sistem diuji

untuk mengecek setiap kesalahan dan kegagalan.

e) Operation dan Maintenance

Tahap ini merupakan terakhir dalam model waterfall. program yang sudah jadi

dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam

memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya.

Perbaikan implementasi unit system dan peningkatan jasa system sebagai

kebutuhan baru.

III. HASIL DAN PEMBAHSAN

A. PERANCANGAN

1. Diagram Konteks

Gambar 4.1 Diagram konteks

2. DFD Level 0

Gambar 4.2 Dfd level 0

4

3. Entity Relationship Diagram

DokumenSurat KeluarSurat Masuk

Divisi

nm_dvsnm_dvs

Mempunyai

1

M

M

M

nm_dkmnm_dkm

tgl_dkmtgl_dkm

file_dkmfile_dkm

no_smno_sm

file_smfile_sm

tgl_smtgl_sm

tglt_smtglt_sm

prhl_smprhl_sm

ket_smket_sm

smbr_smsmbr_sm

no_skno_sk

tgl_smtgl_sm

tjn_sktjn_skprhl_skprhl_sk

ket_skket_sk

file_skfile_sk

Gambar 4.3 Entity relationship diagram

4. Relasi Antar Tabel

Gambar 4.4 Relasi antar tabel

5. Flowchart System

Gambar 4.5 Flowchart system

5

6. Desain Menu Login

Gambar 4.6 Desain menu login

7. Desain Menu Beranda

Gambar 4.7 Desain menu beranda

8. Desain Menu Divisi

Gambar 4.8 Desain menu divisi

6

9. Desain Menu Surat Masuk

Gambar 4.9 Desain menu surat masuk

10. Desain Menu Surat Keluar

Gambar 4.10 Desain menu surat keluar

11. Desain Menu Dokumen

Gambar 4.11 Desain menu dokumen

7

12. Desain Menu User

Gambar 4.12 Desain menu user

B. HASIL DAN PEMBAHSAN

1. Tampilan Menu Login

Tampilan menu login ini digunakan admin dan karyawan untuk

mengakses halaman sistem informasi pengarsipan dengan menginputkan

username dan password. Adapun tampilan login dapat dilihat pada gambar 5.1.

Gambar 5.1 Tampilan menu login

2. Tampilan Menu Beranda

Tampilan halaman beranda ini akan tampil ketika admin berhasil login.

Halaman ini juga bisa dakses dengan memilih menu beranda pada menu bar, di

halaman beranda ini menampilkan ucapan selamat datang kepada pengguna, logo

perusahaan serta alamat kantor CV. Semar Karya yogyakarta. Adapun tampilan

menu beranda dapat dilihat pada gambar 5.2.

8

Gambar 5.2 Tampilan menu beranda

3. Tampilan Menu Divisi

Tampilan menu divisi ini digunakan untuk menampilkan nama divisi.

Pada menu ini admin juga dapat menambah data divisi ,dengan cara memilih

button tambah data divisi, kemudian akan dibawa ke halaman tambah data divisi.

Admin juga dapat mengedit data divisi yang sudah ada dengan cara klik button

edit, kemudian admin akan dibawa kehalaman edit divisi. Admin dapat juga

menghapus data divisi dengan cara klik button hapus, maka data tersebut akan

langsung terhapus. Admin juga dapat melakukan pencarian data divisi dengan

mengetikan nama divisi di kolom pencarian. Adapun tampilan menu divisi dapat

dilihat pada gambar 5.3.

Gambar 5.3 Tampilan menu divisi

4. Tampilan Menu Tambah Divisi

Tampilan menu tambah divisi ini digunakan untuk menambah nama

divisi. Yang kemudian data tersebut akan disimpan dalam tabel divisi setelah klik

button simpan, dan akan tampil pada tampilan menu divisi. Adapun tampilan

menu tambah divisi dapat dilihat pada gambar 5.4.

9

Gambar 5.4 Tampilan menu tambah divisi

5. Tampilan Menu Surat Masuk

Tampilan menu surat masuk digunakan untuk menampilkan data surat

masuk, antara lain nomor surat, tanggal surat , tanggal terima surat, sumber

pengirim surat, perihal surat , keterangan surat, nama divisi, serta file scan surat

tersebut, admin dapat merubah data – data surat masuk dengan mengkil button

edit, serta dapat menghapus data tersebut dengan menggunakan button hapus.

Admin juga dapat melakukan pencarian data surat masuk berdasarkn divisi, bulan

dan tahun tertentu. Admin dapat menambahkan data baru dengan menggunakan

button tambah data surat masuk, dan selanjutnya akan di bawa kehalaman tambah

data surat masuk. Adapun tampilan menu surat masuk dapat dilihat pada gambar

5.5.

Gambar 5.5 Tampilan menu surat masuk

6. Tampilan Menu Tambah Data Surat Masuk

Tampilan menu tambah data surat masuk ini digunakan untuk menambah

data surat masuk baru. Data yang dimasukan berupa nomor surat, tanggal surat,

tanggal terima surat, sumber surat , perihal surat, keterangan surat, divisi dan file .

Setelah data dimasukan, kemudian klik simpan untuk menyimpan data, dan data

surat masuk baru akan otomatis tersimpan di tabel surat masuk, dan ditampilkan

di tampilan menu surat masuk. Adapun tampilan menu tambah data surat masuk

dapat dilihat pada gambar 5.6.

10

Gambar 5.6 Tampilan menu tambah data surat masuk

7. Tampilan Menu Surat Keluar

Tampilan menu surat keluar digunakan untuk menampilkan data surat

keluar, antara lain nomor surat, tanggal surat , nama divisi, tujuan surat, perihal

surat , keterangan surat, serta file scan surat tersebut. Admin dapat merubah data –

data surat keluar dengan mengkil button edit, serta dapat menghapus data tersebut

dengan menggunakan button hapus. Admin juga dapat melakukan pencarian data

surat keluar berdasarkn divisi, bulan dan tahun tertentu. Admin dapat

menambahkan data baru dengan menggunakan button tambah data surat keluar,

dan selanjutnya akan di bawa kehalaman tambah data surat keluar. Adapun

tampilan menu surat keluar dapat dilihat pada gambar 5.7.

Gambar 5.7 Tampilan menu surat keluar

8. Tampilan Menu Tambah Data Surat Keluar

Tampilan menu tambah data surat keluar ini digunakan untuk menambah

data surat keluar baru. Data yang dimasukan berupa nomor surat, tanggal surat,

nama divisi, tujuan surat , perihal surat, keterangan surat, divisi dan file . Setelah

data dimasukan, kemudian klik simpan untuk menyimpan data, dan data surat

keluar baru akan otomatis tersimpan di tabel surat keluar, dan ditampilkan di

tampilan menu surat keluar. Adapun tampilan menu tambah data surat keluar

dapat dilihat pada gambar 5.8.

11

Gambar 5.8 Tampilan menu tambah data surat keluar

9. Tampilan Menu Dokumen

Tampilan menu dokumen ini digunakan untuk menampilkan data dokumen

meliputi nama dokumen, tanggal, nama divisi, dan file scan dokumen tersebut.

Pada menu ini admin dapat menambah data dokumen dengan klik button tambah

data dokumen, mengedit dengan klik button edit, dan juga dapat menghapus data

dokumen dengan klik button hapus. Admin juga dapat melakukan pencarian data

dokumen berdasarkan divisi dan nama dokumen tertentu. Adapun tampilan menu

dokumen dapat dilihat pada gambar 5.9.

Gambar 5.9 Tampilan menu dokumen

10. Tampilan Menu Tambah Data Dokumen

Tampilan menu tambah dokumen ini digunakan untuk menambahkan

data dokumen baru nama dokumen, tanggal dokumen, nama divisi, dan file.

Tanggal cara inputnya dengan memilih tanggal pada kolom tanggal, yang secara

otomatis akan menampilkan tanggal di bulan dan tahun tersebut. Untuk divisi

admin bisa memilih dari daftar divisi yang tersedia, yang terdapat pada data divisi.

Untuk menambahkan file klik chose file . Kemudian klik simpan jika semua data

telah dimasukan, data akan tersimpan di tabel dokumen dan akan ditampilkan di

tampilan menu dokumen. Adapun tampilan menu tambah data dokumen dapat

dilihat pada gambar 5.10.

12

Gambar 5.10 Tampilan menu tambah data dokumen

11. Tampilan Menu User

Tampilan menu user ini digunakan untuk menampilkan data user yang

tersimpan di tabel user. Adapun datanya meliputi nama user, dan level. Admin

dapat mencari data user dengan mengetikan nama user pada kolom pencarian.

Admin juga dapat menambahkan data user baru dengan klik button tambah data

user. Adapun tampilan menu user dapat dilihat pada gambar 5.11.

Gambar 5.11 Tampilan menu user

12. Tampilan Menu Tambah Data User

Tampilan menu tambah data user ini digunakan untuk menambah data

user baru. Data yang dimasukan berupa nama user, username, password, dan

ulangi password. Setelah data dimasukan, kemudian klik simpan untuk

menyimpan data, dan data user baru akan otomatis tersimpan di tabel user, dan

ditampilkan di tampilan menu user. Adapun tampilan menu tambah data user

dapat dilihat pada gambar 5.12.

Gambar 5.12 Tampilan menu tambah data user

13

IV. KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitian Sistem Informasi

Pengarsipan Pada CV Semar Karya Yogyakarta adalah sebagai berikut:

1. Sistem informasi pengarsipan ini memudahkan admin dan karyawan kantor

dalam pencatatan dan pencarian data surat dan dokumen.

2. Sistem informasi pengarsipan ini menyediakan backup data surat dan

dokumen, apabila file fisik rusak.

3. Sistem informasi pengarsipan ini memberikan akses data kepada karyawan

tanpa terbatas oleh tempat dan waktu.

B. Saran

Sistem informasi pengarsipan ini masih jauh dari kata sempurna, saran

yang dapat diterapkan untuk pengembangan penelitian berikutnya :

Sistem informasi pengarsipan ini belum menyediakan fitur disposisi, serta hanya

admin yang bisa melakukan input data surat dan dokumen, karyawa belum bisa

menginputkan data surat dan dokumen, sehingga diharapkan untuk pengembangan

berikutnya mampu melengkapi sistem informasi tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, H., 2009, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta

Arief, M.R., 2015, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL,

Andi, Yogyakarta.

Barthos, B., 2005, Manajemen Kearsipan. PT Bumi Aksara, Jakarta.

Dewi, I.C., 2011, Pengantar Ilmu Administrasi, PT Prestasi Pustakaraya, Jakarta.

Fathansyah, 2007. Buku Teks Komputer Basis Data, Edisi Keempat, Bandung

Informatika, Bandung.

Jogiyanto, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.

Krismaji, 2015, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, Sekolah Tinggi Ilmu

14

Manajemen YKPN, Yogyakarta.

Kristanto, A., 2014, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Edisi Revisi,

Gava, Yogyakarta.

Mulyadi, 2016, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.

Mulyanto, A., 2009, Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi, Pustaka Pelajar.

Yogyakarta.

Priansa, D.J., 2014, Perencanaan dan Pembangunan SDM. Alfabeta, Bandung.

Riyanto, 2013, Membangun Mobile Web Store Dengan CodeIgniter, MySQL &

jQuery Mobile, Andi, Yogyakarta.

Simarmata, J., 2010, Rekayasa Perangkat Lunak, Andi, Yogyakarta.

Sugiarto, A dan Wahyono, T, 2014, Manajemen Kearsipan Elektronik, Gava

Media, Yogyakarta.

Susanto, A., 2013, Sistem Informasi Akuntansi, Lingga Jaya, Bandung.

Sutabri, T., 2005, Analisis Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.