SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Dra. LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

Imarias@uniquindio.edu.co

Docente

Gestión Documental II G4

2013

FLOR YANNETH CARVAJAL SANTOS

GRUPO CUATRO

SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

Los sistemas de gestión documental son programas de

gestión de bases de datos que disponen de una tecnología

idónea para el tratamiento de documentos científicos,

culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos

fundamentales de los de gestión de bases de

datos convencionales, o de aplicación

general, que se utilizan

para la gestión de

documentos

administrativos .

Para implementar el sistema de gestión documental se hace necesario

realizar un diagnostico completo para establecer las necesidades de forma

objetiva y así poder realizar o poner en funcionamiento un sistema de gestión

documental adecuado y ajustado a las necesidades de la entidad.

Por tal motivo en la entidad investigada como primera medida generaron la

necesidad de la cual se desprendió una serie de reuniones a través de las

cuales surgieron el análisis, verificación y concepto, sobre la conveniencia y

viabilidad de la compra de un software de gestión documental como

herramienta técnica, funcional y administrativa que beneficia a la

administración para los procesos de gestión documental, conforme con las

nuevas disposiciones que reglamentan procesos y procedimientos

administrativo, archivo, gobierno en línea, sistemas y en general toda la

administración municipal.

ETAPAS SISTEMA DE GESTION

DOCUMENTAL

ESTABLECER

DOCUMENTAR

IMPLEMENTAR

MANTENER

MEJORAR

CONTINUAMENTE

El sistema implementado en la entidad se denomina: Qf-DÜCUMENT

(Sistema para la Gestión Electrónica de Documentos)

La fase inicial del proceso define todas las actividades relacionadas con el establecimiento tanto del

equipo de trabajo como de la infraestructura física y tecnológica necesaria para la operatividad del

mismo.

(Luego de las reuniones en las cuales concluyeron que se hace necesario en una entidad

implementar un sistema de gestión documental y realizar la definición técnica, características con

que debe contar el sistema a implementar, especificaciones administrativas, funcionales y

personales, proceden a revisar los procesos implementados con antelación en la entidad, dentro

de las cuales se destacan las funciones de cada uno de los empleados, sus cargos y con especial

cuidado el análisis de los procesos documentales de la entidad (TRD y TVD) para abordar e

incorporar las actividades, sistemas operativos , tecnológicos y equipo humano necesario y así

definir la infraestructura tecnológica requerida por el sistema.)

PARAMETRIZACIÓN Y AJUSTES

Teniendo como base las etapas definidas y considerando los recursos

asignados se definieron las metas y objetivos, alcance del sistema

operativo, se conformaron comités, asignaron responsabilidades a

continuación se preparo el lanzamiento del proyecto.

Ciclo de configuración base: Se recupera e instala un programa

simulador del 80% de las operaciones diarias, por medio del cual se

prueba el rendimiento y funcionalidad.

Configuración final: Se realizan los ajustes específicos de los

programas y operaciones o funcionabilidades requeridas para que no

se encuentran en el sistema.

Caracterización de los procesos

PREPARACIÓN FINAL

Con respecto a la conversión de datos se consideran las siguientes actividades:

Creación del plan de conversión

Creación de procedimientos individuales de conversión

Creación y ejecución del plan de depuración de datos.

En esta fase se realizan las tareas relacionadas con la preparación del ambiente productivo, la

capacitación de usuarios finales y la conformación de la mesa de ayuda que prestará soporte

una vez se haya salido en vivo. Las principales actividades son:

Creación, prueba y seguridad del sistema productivo.

o- Capacitación a usuarios finales

o- Finalización y aprobación de todas las conversiones de datos

o- Establecimiento de la mesa de ayuda

o- Realización de pruebas técnicas finales

o- Migración a! sistema de producción

En esta fase es conveniente hacer un refinamiento del plan de transición de la organización

hacia el nuevo sistema de gestión documental, el plan debe consideras aspectos tales como

(Antes y después), cierres de programas actuales, aprobación y carga de datos, disponibilidad e

la infraestructura, entre otras.

PUESTA EN PRODUCCIÓN Y SOPORTE

En este punto la entidad realizo un refinamiento del plan de transición

pues un numero considerable de empleados se resistían a realizar el

cambio y ponían resistencia ante la incorporación del mismo, uno de

los motivos por los cuales se resistían a la incorporación del sistema de

gestión documental consistía en la falta de comprensión del

significado y alcances del sistema de gestión, se creía que el sistema

era el remplazo de la mano de obra calificada, los empleados tienden a

creer que nuevas tecnologías que facilitadoras para la correcta

ejecución de trámites y servicios es sinónimo de despido masivo y por

ende se oponen a la incorporación de las mismas.

Este inconveniente fue solucionado a través de capacitaciones, entrega

de manuales y materiales que a su vez quedaran como herramientas de

guía para el usuario final.

ARCHIVO GENERAL

PROGRAMAS DE CONSERVACION DOCUMENTAL

SISTEMAS IMPLEMENTADOS

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

PARTES DEL SISTEMA INTEGRADO

Los sistemas de Gestión Documental permiten aumentar drásticamente la

productividad empresarial mediante su implementación. Entre las mejoras más claras

que supone hacer disponible la Gestión Documental se cuentan las siguientes:

-Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

-Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.

- Reducción de los costes de archivado: en el caso de documentos electrónicos sólo

hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de forma transparente para el

usuario. educción costes en varios sentidos: En el caso de documentos que tienen su

versión original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones

legales, en el momento en que son digitalizados se produce una

CONCLUSIÓN GENERAL

1. No se precisa su manipulación física (ya que están escaneados), con lo que el

archivado y acceso al documento es mucho más rápido.

2. No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente.

3. El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar criterios

de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a previsiones que

pueden o no cumplirse.

-Reducción de la recuperación de un documento

- Acceso concurrente a un documento: disponer de los documentos dentro de un sistema de

Gestión Documental nos permite que varios empleados puedan acceder simultáneamente a un

mismo documento, lo cual es imposible con el documento físico (en este caso hay que esperar a que

el usuario A termine de utilizar un documento para que B pueda hacerlo también).

CONCLUSIÓN GENERAL

2- Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o

departamentos) como externos (clientes finales), ya al disponer de la información de

forma centralizada y rápidamente accesible es posible solucionar online cuestiones

relacionadas con una consulta de un cliente.

-Reducción de costes legales: la pérdida o deterioro de documentación sensible o de

alto valor contractual puede derivar en elevados costes legales por incurrir en demandas

y otros procesos legales.

- Reducción de costes de acceso a la documentación.

- Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos:

software de captura de facturas, formularios, COLD... a su vez integrables con ERP’s.

- Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.

CONCLUSIÓN GENERAL