UNIVERSIDAD CATÓLICA LOS ÁNGELES
CHIMBOTE
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES,
FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
“EL CONTROL INTERNO DE CALIDAD Y LA
ADMINISTRACION CON MEJORA CONTINUA DEL
INVENTARIO - PERÚ, 2015”
TESIS PARA OPTAR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO
AUTOR:
Bach. JOSE GUILLERMO BARBIERI GONZALEZ
ASESOR:
MG.VÍCTOR HUGO ARMIJO GARCÍA
LIMA - PERÚ
2015
ii
JURADO EVALUADOR
PRESIDENTE
CPCC Máximo Jaime Leyton Sánchez
SECRETARIO
CPCC Guillermo Alfredo Bardales Díaz
MIEMBRO
CPCC Carlos Polo Ruiz
iii
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios quien me dio la fortaleza, fe, salud y deseo de superación para que este anhelo se vuelva una realidad, quien siempre estuvo a mi lado y me dotó de grandes dones y talentos para culminar esta tarea y que hoy puedo utilizar en mi vida.
De igual manera agradecer a mi profesor de Investigación y de Tesis de Grado, MG. C.P.C. Víctor Hugo Armijo García por su valiosa dirección y apoyo y así llegar a la conclusión de mi tesis.
A todos mis amigos, compañeros y maestros de ULADECH, que me han acompañado durante el largo camino, brindándome siempre su orientación con profesionalismo ético en la adquisición de conocimientos y afianzando mi formación como estudiante universitario quienes formaron parte de esta aventura y siempre quedarán en mis recuerdos.
iv
DEDICATORIA
Dedico esta tarea a la Virgen María, quien inspiró mi espíritu para la conclusión de esta tarea.
Dedico este trabajo a mi esposa y a mis hijos, por su gran apoyo incondicional y paciencia demostrada todo el tiempo que permanecía ausente por tener que cumplir con mis obligaciones de estudiante, y por ser ellos, la inspiración que hizo posible la culminación de este proyecto.
A mi madre por su gran apoyo emocional.
Dedico también este trabajo a todas aquellas personas que de una u otra forma hicieron posible que yo culmine con éxito mi carrera profesional.
v
RESUMEN
La importancia de tener un sistema de control interno en las organizaciones se ha
venido incrementando con el paso del tiempo, ya que es una herramienta de gran
utilidad que comprende el plan de organización en todos los métodos y procedimientos
que en forma coordinada se adoptan en un negocio, para proteger y resguardar los
activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también
llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la
adhesión a las exigencias ordenadas por la administración. Uno de los activos más
importantes para las empresas que requiere de un adecuado sistema de control interno
es el rubro de inventarios, el cual representa los bienes destinados para la venta o
producción para su posterior venta, en el ciclo normal de operaciones. Los inventarios
representan uno de los principales recursos que dispone una entidad comercial o
industrial. Es importante tener un adecuado abastecimiento de inventarios pues de ello
dependen las actividades primarias para las que se constituyó la organización; es decir,
las operaciones de compra venta que concluirán en utilidades y proporcionaran flujos de
efectivo, con lo que se reiniciará el ciclo financiero a corto plazo tanto de empresas
industriales como de empresas comerciales.
Palabras secretas: inventarios, control, activos.
vi
ABSTRACT
The importance of having a system of internal control in organizations has been
increasing over time, as it is a very useful tool which comprises the plan of organization
in all methods and procedures in coordination adopting a business, to protect and
safeguard assets, check the accuracy and reliability of accounting data and also bring
efficiency, productivity and custody operations to encourage adherence to the
requirements ordered by the administration. One of the most important assets for
companies that requires an adequate system of internal control is the item of inventory,
which represents the assets intended for sale or production for subsequent sale in the
normal operating cycle. Inventories represent one of the major resources available to a
commercial or industrial entity. It is important to have an adequate supply of inventory
because it depends primary activities for which the organization was formed; ie
operations sale to be concluded in profits and provide cash flows, so that the financial
cycle will restart both short-term industrial enterprises and commercial enterprises.
Secret words: inventory control assets.
vii
INDICE
TITULO DE LA TESIS i
HOJA DE LA FIRMA DEL JURADO ii
AGRADECIMIENTO iii
DEDICATORIA iv
RESUMEN v
ABSTRACT vi
INDICE vii
I. INTRODUCCIÓN 1
II. REVISION DE LA LITERATURA 4
2.1. Antecedentes 4
2.2 Bases Teóricas 7
2.3 Marco conceptual 74
III. METODOLOGIA 78
3.1 Diseño de Investigación 78
3.2 Población y Muestra 78
3.3 Técnicas e Instrumentos 78
3.4 Recolección de Información 79
IV. RESULTADOS 84
4.1 Resultados 84
4.2 Análisis de los resultados 84
V. CONCLUSIONES 86
VI. RECOMENDACIONES 87
6.1Referencias Bibliográficas 88
1
I.- INTRODUCCION
El presente trabajo de investigación denominado “EL CONTROL INTERNO DE
CALIDAD Y LA ADMINISTRACION CON MEJORA CONTINUA DEL
INVENTARIO - PERÚ, 2014”, tiene como objetivo utilizar el control interno de
calidad a fin de que contribuya con la eficiencia y optimización del inventario de la
empresa, lo cual se desarrolla en tres escenarios, el metodológico, teórico y práctico.
Para un adecuado tratamiento de la información de este tema, éste se formula de la
siguiente manera:
En la primera parte se presenta el problema de la investigación, justificación. En la
investigación se determina que el problema se encuentra en la administración del
inventario, es decir en la planeación, organización y la operatividad del inventario de
mercaderías. Este trabajo se justifica porque contribuye a la solución de los problemas
empresariales mediante la información que genera el control interno de calidad, durante
la evaluación correspondiente.
En la segunda parte se presenta el aspecto teórico de la investigación y dentro de ello se
presenta las principales teorías de la investigación. Específicamente está referida al
tratamiento de control interno de calidad, es decir al sistema que permite verificar,
revisar, confirmar, autorizar todas las operaciones de la empresa, así mismo se trata la
administración con mejora continua de la empresa. Luego se muestra la metodología de
la investigación.
Caracterización del problema
El problema se ha identificado en la deficiente administración del inventario de
mercaderías de la empresa LUBRICANTES SAC; siendo el Almacén de dicha empresa
la unidad de análisis del trabajo de investigación.
Esta empresa aplica incorrectamente el tratamiento contable que establece la Norma
Internacional de Contabilidad N° 2; Inventarios, para evaluar, reconocer, registrar y
presentar las operaciones relacionadas con las mercaderías.
2
Esta empresa aplica incorrectamente el tratamiento tributario que establece la ley del
Impuesto a la Renta y su Reglamento para los inventarios de las empresas, en cuanto a
la valuación de los inventarios para efectos tributarios.
Específicamente, se ha determinado problemas en las entradas de mercaderías al no
haberse considerado los gastos vinculados para determinar el costo de adquisición;
asimismo no se han considerado las devoluciones de compras. Por otro lado en las
salidas de inventario, el algún caso se considera como costo un importe menor al costo
real; otras veces el costo considerado es mayor que el real al considerarse como tal el
precio de venta de los bienes. También se ha determinado problemas en los saldos de
mercaderías, por encima del saldo real, otras veces por debajo de su saldo real; esto se
complica porque estos saldos se reflejan en el Estado de situación financiera y Estado
de resultados.
Todo esto puede ser solucionado con la puesta en marcha de un control interno de
calidad, que permite identificar rápidamente los aspectos legales, financieros, tributarios
y contables que no son considerados y con esto disminuye el riesgo de incurrir en
infracciones y delitos.
¿De qué, manera el control interno de calidad puede facilitar la administración con
mejora continua del inventario de una empresa de lubricantes?
Objetivos de la Investigación.
Objetivo general
Demostrar la manera como el control interno de calidad puede facilitar la
administración con mejora continua del inventario de las empresas.
Objetivos Específicos.
a) Analizar el modo de establecer el control interno de calidad para facilitar la eficiencia
del inventario de la empresa.
b) Proponer un adecuado control interno de calidad en el almacén de la empresa.
3
Justificación de la Investigación.
Esta investigación es importante porque se convertirá en una herramienta obligada de
consulta de los directivos, funcionarios y trabajadores de la empresa comercial.
El control interno de calidad siempre ha sido un tema de la especialidad contable; ahora
con el ingrediente de la calidad le da mayor fuerza para facilitar la información que
requieren los directivos, funcionarios y trabajadores para planificar, organizar, dirigir
coordinar y controlar los inventarios de las empresas.
Las entradas, salidas y saldos de cada uno de los lubricantes y aditivos de vehículos y
otros equipos tienen que ser adecuadamente administrados para reducir los costos y
obtener los mayores márgenes de utilidad.
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II.- REVISION DE LITERATURA.
2.1.- Antecedentes.
Se ha determinado la existencia de los siguientes antecedentes bibliográficos;
Encajadillo Gamboa Eliseo (2012), Tesis “El control Interno en el crecimiento
empresarial” presentado en la Universidad San Martin de Porres, para optar el grado de
Maestro en Auditoria. Nos explica que los directivos para aplicar sus políticas,
estrategias, tácticas y acciones para darle eficiencia y efectividad a la gestión de sus
diferentes Áreas como Tesorería, contabilidad, finanzas, etc. Luego señala que el
control interno llevado a cabo en forma previa, simultánea y posterior es un instrumento
facilitador de la eficacia de la cooperación técnica y permite ayudar a determinados
sectores que necesitan de recursos. El control interno es un conjunto de acciones de
previsión en las áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la
comunicación y control al interior de la empresa. El control interno está íntimamente
ligado al sistema decisorio, de tal manera que el gerente recibe datos de sus directivos
que gestionan y del sistema financiero. Se encuentran criterios de efectividad en la
estrategia de la empresa y las ventas como el coeficiente egreso/ingreso.
Las acciones efectivas son aquellas que mantienen un equilibrio entre la eficacia y la
eficiencia, entre la producción de los resultados deseados y los medios que se utilizan
para lograrlos. Todas las actividades de una compañía se traducen en dinero en efectivo
en algún momento. 1. Hacen parte de los procesos en la empresa. 2. Se traducen en
dinero en efectivo en algún momento. 3. Afectan otras áreas de la empresa que pueden
encontrarse lejos del punto de origen de la actividad. 4. Su efecto es directamente
proporcional a su eficacia. 5. Independientemente de la eficacia con que se usen los
recursos, requieren de adecuada eficacia de las personas, para ejercer su efecto. 6.
Regulan el funcionamiento de la empresa. Los indicadores son los patrones de medida
de las acciones efectivas para una empresa, se obtienen por la relación entre variables
cuantitativas o cualitativas que permiten observar la situación y las tendencias
generadas en los procesos de la empresa. Todo cambio en el monto del inventario de
una compañía y el crédito otorgado de los clientes o tomado de los proveedores tiene un
5
impacto tanto en la utilidad declarada como en el flujo de efectivo de manera que lo
aumenta o lo reduce. Son Indicadores de efectividad, en cuanto al uso de los recursos:
La rotación de inventarios; la rotación de activos totales; La rotación de activos fijos; La
rotación de cuentas; El periodo de cobro; abarcan cambios en la empresa.
Paredes Gutiérrez Martha (2012) Tesis “Las Acciones del Control Interno para el
desarrollo empresarial control”, presentada en la Universidad Federico Villarreal, para
optar el grado de Maestría en Auditoria., nos señala que un buen control interno de
seguridad al efectivo y equivalentes de efectivo de la tesorería, las cuentas por cobrar
comerciales y no comerciales, las existencias los gastos pagados por anticipado, los
activos fijos y todo el patrimonio bruto (activo) de la empresas; pero para que todo se
encamine deben realizarse permanentes acciones de control, con aplicación de
procedimientos para verificar el manejo de todos estos elementos. Las acciones,
programas, procedimientos y técnicas de control para determinar la eficiencia,
economía y efectividad en el uso de los recursos humanos, materiales y financieros,
facilitaran el desarrollo de las empresas independientemente de su giro, tipo u otras
características. En la actualidad las normas establecen los componentes del control
interno (ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control gerencial,
actividades de prevención y monitoreo, sistemas de información y comunicación,
seguimiento de resultados y compromisos de mejoramiento), implantación y
funcionamiento, la misma que se da por intermedio de la optimización de la eficiencia,
eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad.
Cam Guerra Saúl (2012) Tesis “Los procesos del control interno y la gestión de las
entidades del estado”, presentada para optar el título de contador público en la
Universidad Garcilaso de la Vega, concluye que es relevante implantar, evaluar y
retroalimentar el control para que facilite en forma adecuada la gestión de las
instituciones del Estado. Las acciones de control son las herramientas de control para
evaluar la ejecución presupuestal y luego recomendar las mejores pautas. La gestión
pública actualmente asiste a una serie de reformas administrativas que involucran una
gestión por objetivos que usa indicadores cuantitativos, uso de la privatización,
6
separación entre clientes y contratistas, la desintegración de instituciones
administrativas tradicionales, el enfoque de estados como productor de servicios
públicos, uso de los incentivos en salarios, costos reducidos y mayor disciplina
presupuestaria, Usa la evaluación como instrumento para mejorar el proceso. La nueva
gestión pública tiene cuatro métodos: 1) La delegación de la toma de decisiones en
jerarquías inferiores como agencias operativas, organismos regionales, gobiernos sub
nacionales pues éstos están más próximos al problema y tienen objetivos más claros. 2)
Una orientación hacia el desempeño que comienza desde insumos y el cumplimiento
legal hasta los incentivos y los productos. 3) Una mayor orientación hacia el cliente
bajo las estrategias de informar y escuchar el cliente para comprender lo que quieren los
ciudadanos y responder con buenos servicios. 4) Una mayor orientación de mercado,
aprovechando los mercados o cuasi-mercados (a través de contratos de gestión y
personal) la competencia entre los organismos públicos, el cobro entre los organismos y
la exterminación, mejoran los incentivos orientados al desempeño. Así, la dirección de
las reformas es: una ordenación más estratégica de las políticas públicas. Separadora del
diseño de las políticas de la implementación, o el financiamiento de la provisión. Un
sistema de gestión financiera que haga énfasis en los resultados, entregue un costeo
completo, contabilice todos los insumos y los productos, y que al mismo tiempo
descentralice los controles de gastos ex ante; comúnmente, los controles se hacen
menos específicos (categorías presupuestarias más amplias, por ejemplo) y no se
eliminan los controles externos, sino que se cambian de ex post. Un sistema de personal
descentralizado que ponga mayor énfasis en la gratificación por el desempeño. La e-
Administración a Administración electrónica hace referencia a la incorporación de la
tecnología de la información y las comunicaciones en dos vertientes: desde el punto de
vista organizativo transformar las oficinas tradicionales, convirtiendo los procesos en
papel, en procesos electrónicos, con el fin de crear una oficina sin papeles y desde una
perspectiva de las relaciones externas habilitar la vía electrónica como un nuevo medio
para la relación con el ciudadano y empresas. En una herramienta con un elevado
potencial de mejora de la productividad y simplificación de los diferentes procesos del
día a día que se dan en las diferentes organizaciones. La definición de la Comisión
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Europea en la siguiente: “ La Administración electrónica es el uso de las TIC en las
AAPP, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes , con el fin de mejorar
los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas
públicas”. Su principal herramienta ha sido Internet con la Administración. Los
beneficios tanto en eficacia y eficiencia son de una envergadura que la Administración
electrónica se ha convertido en una de las estrategias claves de las políticas de la
mayoría de los países avanzados, ya que es posiblemente el elemento con el mayor
potencial de impacto y de transformación en los procesos de modernización
administrativa.
2.2.- Bases Teóricas.
AREA DE ALMACEN DE LA EMPRESA
Orgánicamente al área de almacén depende del área de compras de la empresa. Ambas
áreas no disponen de documentos normativos escritos; sin embargo los responsables de
cada área saben cuáles son las funciones que le corresponden realizar. Esto no es
novedoso, en nuestro país predominan las micro y pequeñas empresas, las que
funcionan de la misma manera; sin embargo son muy importantes porque generan
autoempleo para las familias y empleo para otras personas.
En la práctica tanto el almacén de la empresa como el área de compras están a cargo de
la misma persona, se ha n organizado de esa manera para reducir costos. Las funciones
que se llevan a cabo en el área de almacén son las siguientes:
a) Organizar la documentación de las operaciones de la empresa
b) Recibir las mercaderías que adquiere la empresa
c) Recibir las mercaderías en consignación
d) Almacenar las mercaderías adquiridas y recibidas en consignación
e) Recibir las devoluciones de mercaderías de los clientes
f) Entregar las mercaderías vendidas a los clientes
g) Devolver, si fuera el caso, las mercaderías a los proveedores, cuando no cumplan
los requisitos correspondientes.
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h) Devolver las mercaderías consignadas que no hayan sido vendidas
i) Llevar el control de las entradas de mercaderías
j) Llevar el control de las salidas de mercaderías
k) Llevar el control del saldo de mercaderías
l) Comunicar a la Gerencia cuando haya sobre estoqueamiento de mercaderías
m) Comunicar a la Gerencia cuando haya falta de stock de mercaderías
n) Coordinar con el Área de Contabilidad para el reconocimiento, medición,
registro y presentación de la información sobre las mercaderías de la empresa
o) Otras funciones relacionadas con el almacenamiento de mercaderías.
AREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA:
Esta área depende directamente de la gerencia de la empresa. Esta área trabaja en forma
coordinada con el área de almacén y el área de ventas. Son funciones de estas áreas las
siguientes:
a) Establecer coordinaciones con los proveedores
b) Establecer negociaciones con los proveedores
c) Gestionar la adquisición de mercaderías mediante crédito de proveedores
d) Gestionar las consignaciones de mercaderías
En el área de compras se tiene en cuenta que las mercaderías generalmente correspondan
a las marcas registradas de lubricantes siguientes:
1. Elzzoillubricants
2. Evoline
3. Lubrexxsalubricants
4. Lubrixoil
5. Vextrom
En el área de compras se tiene en cuenta que las compras deben provenir los
proveedores siguientes:
1. Coesti S.A.
2. Peruana de Estaciones de Servicios SAC
3. Asesoría Comercial S.A. Acosa
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4. Grifos Espinoza S.A.
5. Servi Grifos S.A.
6. Petrosur S.A.C.
7. Grifo San Ignacio S.A.C.
8. Centauro Grifos S.R.Ltda.
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA.
La empresa LUBRICANTES SAC, es una empresa que compra y vende lubricantes y
aditivos. Al respecto, un lubricante es toda sustancia sólida, semisólida o liquida de
origen animal, vegetal, mineral o sintético que pueda utilizarse para reducir el
rozamiento entre piezas y mecanismos en movimiento.
Los procesos a seguir para la obtención de las distintas gamas de aceites lubricantes,
tanto los tipos destinados a la industria como los de automoción, son los siguientes:
1.- Las bases con los distintos tratamientos de refino descritos en el capítulo anterior
pasan a la planta de mezclas.
2.- Se efectúan las mezclas de estas bases (dos máximos) para obtener las viscosidades
y calidades requeridas.
3. Se complementan sus características incorporando a aquellos que lo requieran,
distintos tipos de aditivos de acuerdo con su aplicación y posterior servicio.
Como aditivos lubricantes se entiendan aquellos compuestos químicos destinados a
mejorar las propiedades naturales de un lubricante, y, conferirle tras que no poseen y
que son necesarias para para cumplir su cometido.
Las exigencias de lubricación de los modernos equipos y grandes máquinas en general,
así como los motores de combustión interna de muy altas revoluciones y pequeño
cárter, obliga a reforzar las propiedades intrínsecas de lubricantes mediante la
incorporación de aditivos químicos en pequeñas cantidades, y el hecho de que con
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pequeñas cantidades de estos compuestos químicos se modifiquen profundamente el
comportamiento de los aceites, ha hecho que se generalice mucho su empleo.
Los aditivos se incorporan a los aceites en muy diversas proporciones, desde partes por
millón, hasta el 20 % en peso de algunos aceites de motor. Cada aditivo tiene una o
varias misiones que cumplir, clasificándose al respecto, como unidades o multifunción
hales.
Fundamentalmente, los aditivos persiguen los siguientes objetivos:
1. Limitar el deterioro del lubricante a causa de fenómenos químicos ocasionados
por razón de su entorno o actividad.
2. Proteger a la superficie lubricada de la agresión de ciertos contaminantes.
3. Mejorar las propiedades físico-químicas del lubricante o proporcionarle otras
nuevas.
Naturalmente, los aditivos deben ser solubles en el aceite base, y el efecto que le
confieren es, en algunos casos, peculiar para el aceite en el que se incorpora, o sea, que
un aditivo que es efectivo en un aceite puede no serlo, al menos en el mismo grado, en
otro. A esta propiedad se le puede denominar susceptibilidad del aceite para con el
aditivo.
Al formular la composición de un aceite multi-aditivo, se tiene muy en cuenta el
comportamiento de los distintos aditivos entre sí. Su compatibilidad es una
característica muy importante.
En mezcla con el aceite, dos a más aditivos son compatibles si no dan lugar a reacciones
que formen compuestos indeseables o que mermen considerablemente, o bien anulen
los efectos que se persiguen. Por otra parte, se da el caso, debido a un efecto de
sinergismo, de que algunos aditivos vienen a reforzar la acción propia de otros. Por todo
lo expuesto, se comprende que cuando se a necesario el reponer nivel en un sistema que
contenga aceite aditivos, se utilice siempre el mismo tipo que se está usando. Hoy en
día, la mayoría de lubricantes necesitan de sus aditivos para llevar a buen fin la misión
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que se les encomienda. Conforme los aditivos se van degradando con el uso, el aceite va
perdiendo sus propiedades iniciales, y por ello se comprende que sea necesario el
respetar los periodos estipulados para la renovación de aquél no sobre pasándolos.
Los aditivos normalmente utilizados en aceites lubricantes podríamos clasificarlos en
los siguientes grupos según sus propiedades.
La propiedad física más importante de un lubricante líquido es su viscosidad. En
términos sencillos, la viscosidad de un líquido puede definirse como su Resistencia a
fluir y como una medida del razonamiento entre sus moléculas. Como la resistencia a
fluir depende de las fuerzas intermoleculares que se desarrollan en el interior del
líquido, es de éstas de quien dependerá finalmente la resistencia mecánica observada
cuando se hace deslizar una capa de líquido sobre otra capa adyacente de este mismo
líquido.
Por ello sé comprende fácilmente que la viscosidad de un fluido tan complejo como un
aceite mineral puede verse modificada considerablemente, de una parte, por las
condiciones externas tales como la temperatura y la presión, que pueden influir sobre
las fuerzas moleculares.
La viscosidad absoluta o dinámica puede definirse a través de la figura 1 que representa
dos placas horizontales y paralelas, alejadas entre si una distancia h. la placa superior es
móvil mientras que la inferior es fija. Ambas están separadas por una película de aceite.
Para que se produzca el desplazamiento de la placa superior de superficie “S” a una
velocidad constante sobre la superficie del aceite y hacer deslizar las capas adyacentes
unas sobre otras, resulta necesario aplicar una fuerza tangencial F.
Como la película de se adhiere a las superficies de las placas, la capa inferior de
moléculas queda estacionaria mientras que la capa superior se desplaza a la velocidad V
de la placa superior y cada una de las capas intermedias se desplazará a una velocidad
“y”, directamente proporcional, Newton puso su manifiesto que la fuerza E constituía
una medida del frotamiento interno del fluido o de su resistencia al cizallamiento, y era
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proporcional a la superficie S y al gradiente de velocidad V/h expresado de la siguiente
forma:
La unidad de viscosidad cinemática es el “Stoke” pero por resultar bastante grande se
suele utilizar su centésima parte o “Centistoke”.
Para la medida de la viscosidad se utilizan muy diversos tipos de aparatos llamados
viscosímetros, que se determina la viscosidad, siendo sus distintos grupos los
siguientes:
1.- Medición de la velocidad del flujo del aceite a través de un tubo capilar
(viscosímetros cinemáticas, Otswal, Ubbelohde) o de un tubo corto u orificio
(viscosímetros cinemáticas: Otswall, Ubbelohde) o de un tubo corto u orificio
(viscosímetros Saybolt, redwood y Engler).
2.- Medición del tiempo de desplazamiento de un objeto sólido a través del aceite
(viscosímetros de caída de bolas).
3.- Medición del efecto de cizallas que se produce en un aceite entre dos superficies
sujetas a un movimiento relativo (viscosímetros rotativos).
La viscosidad de los líquidos disminuye al aumentar su temperatura, En la práctica de la
lubricación interesa siempre que la viscosidad del lubricante disminuya lo menos
posible al elevarse su temperatura.
Para expresar esta cualidad del aceite se ha ideado un sistema arbitrario denominado
“índice de viscosidad” que fue desarrollado en 1929 por Dean y Davis.
En este sistema a loa aceites parafinicos de Pensilvania caracterizados por variar muy
poco su viscosidad con la temperatura, se le asignó un índice de viscosidad de 100,
mientras que a los naftenicos del Golfo de Méjico, cuya viscosidad varía mucho con la
temperatura se les dio el índice 0. El método propuesto por Dean y Davis consiste en
comparar la viscosidad a 1000F del aceite problema con las que tienen los aceites de
referencia de IV =100 e IV = 0, que presentan su misma viscosidad a 210 F.
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ASPECTO ORGANIZATIVO Y ADMINISTRATIVO
VALORES DE LA EMPRESA:
Para la empresa, los valores son los integrantes de una doctrina corporativa; que
impulsa a las acciones positivas de cada colaborador de la empresa.
1) CORDIALIDAD.- Es un valor que se demuestra en gran parte del personal de la
empresa, hacia los Clientes, proveedores y compañeros, generalizando un ambiente de
tranquilidad.
2) CONFIANZA.- Es un valor en la cual cada integrante de la empresa, delega,
autoriza, maneja y socializa decisiones inherentes a cada cargo.
3) COMPROMISO.- Cada persona que ingresa al grupo humano de la empresa se
plantea por si sola un compromiso de cumplimiento voluntario de sus tareas y
obligaciones garantizando a la empresa y a sus compañeros calidad en todas sus
actividades.
4) SOLIDARIDAD.- Es un valor mediante el cual la gerencia busca fomentar la ayuda
en momentos difíciles tanto a nivel personal como profesional, generando altos niveles
de remuneración espiritual de compañerismo y de colaboración.
5) ÉTICA.- Conjuga los principios y valores en la búsqueda de un comportamiento
moral de acuerdo a las costumbres de la sociedad y de la organización.
6) MORAL.- Es uno de los valores más generalizados en la sociedad pues constituye la
normalización y regularización de las actividades que fomentan una buena convivencia.
7) HONESTIDAD.- Se refleja en el desenvolvimiento de actividades principalmente de
mucha responsabilidad donde ni las mayores tentaciones podrán quebrantar un
comportamiento y honesto de los trabajadores.
8) PARTICIPACION.- Fomentar u ambiente favorable creado por los principios y
valores descritos, se espera que cada persona sienta confianza para alzar su voz y
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plantear sus ideas generando así un talento activo y participante de la toma de
decisiones.
9) RESPONSABILIDAD.- A través de la obligación de mantener en orden el trabajo
que tiene personal de la empresa que cumplir, dando muchas cuotas de gran entrega en
cumplimiento cabal de su trabajo.
MISION DE LA EMPRESA:
“Somos una empresa que compra y vende lubricantes y aditivos de calidad”.
VISIÓN DE LA EMPRESA:
“Somos una empresa con amplia cobertura en la compra y venta de lubricantes y
aditivos de calidad”.
OBJETIVOS DE LA EMPRESA:
a) OBJETIVO GENERAL
Vender la mayor cantidad posible de lubricantes y aditivos.
b) OBJETIVOS ESPECÍFICOS
(1) Establecer políticas de calidad que garanticen la permanencia y fidelidad de clientes.
(2) Fomentar relaciones comerciales estratégicas y duraderas con proveedores para
reducir costos y tiempos de abastecimiento.
(3) Actualizar anualmente la capacidad de generación de rentabilidad para modificación
o permanencia de crecimiento.
(4) Disminuir el tiempo y los costos de comercialización de la empresa mediante un
control exhaustivo de los procesos y procedimientos.
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POLITICAS DE LA EMPRESA:
1) Garantizar la calidad de los productos despachados.
2) Medir y comparar con índices la aplicación de buenas prácticas de comercialización
con el fin de facilitar la certificación en normas de procesos y calidad.
3) Realizar mensualmente el control de inventarios para la actualización de niveles de
stocks mínimos en base a la planificación de logística.
4) Garantizar el abastecimiento de mercaderías a través de compras y negociaciones
transparentes y planificadas.
5) Ampliar el nivel de cobertura de ventas.
ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA:
1) Aplicar economía en cada una de sus transacciones
2) Aplicar eficiencia en cada una de sus operaciones
3) Aplicar efectividad en cada una de sus transacciones
4) Aplicar mejora continua en sus transacciones
ASPECTO LEGAL DE LA EMPRESA
Según la ley 26887, Ley General de Sociedades, quienes constituyen la Sociedad
convienen en aportar bienes o servicios para el ejercicio en común de actividades
económicas. Toda sociedad debe adoptar alguna de las formas previstas en esta ley. La
sociedad anónima se constituye simultáneamente en un solo acto por los socios
fundadores. La sociedad se constituye cuando menos por dos socios, que pueden ser
personas naturales o jurídicas. Si la sociedad pierde la pluralidad mínima de socios y
ella no se reconstituye en un plazo de seis meses, se disuelve de pleno derecho al
término de ese plazo. La sociedad se constituye por escritura pública, en la que está
contenido el pacto social, que incluye el estatuto. Para cualquier modificación de éstos
se requiere la misma formalidad. En la escritura pública de constitución se nombra a los
primeros administradores, de acuerdo con las características de cada forma societaria.
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La sociedad adquiere personalidad jurídica desde su inscripción en el registro y la
mantiene hasta que se inscribe su extinción.
La sociedad tiene una denominación o una razón social, según corresponda a su forma
societaria. En el primer caso puede utilizar, además, un nombre abreviado. No se puede
adoptar una denominación completa o abreviada o una razón social igual o semejante a
la de otra sociedad pre existente, salvo cuando que se demuestre estar legitimado para
ello.
La sociedad circunscribe sus actividades a aquellos negocios u operaciones lícitos cuya
descripción detallada su objeto social. Se entienden incluidos en el objeto social los
actos relacionados con el mismo que coadyuven a la realización de sus fines, aunque no
estén expresamente indicados en el pacto social o en el estatuto. La sociedad no puede
tener por objeto desarrollar actividades que la ley atribuye con carácter exclusivo a otras
entidades o personas. La duración de la sociedad puede ser por plazo determinado o
indeterminado.
El domicilio de la sociedad es el lugar, señalado en el estatuto, donde desarrolla alguna
de sus actividades principales o donde instala su administración. En caso de alguna de
sus actividades principales o donde instala su administración. En caso de discordancia
entre el domicilio de la sociedad que aparece en el registro y el que efectivamente ha
fijado, se puede considerar cualquiera de ellos. La sociedad constituida en el Perú tiene
su domicilio en territorio peruano, salvo cuando su objeto social se desarrolle en el
extranjero y fije su domicilio fuera del país. Cada socio está obligado frente a la
sociedad por lo que se haya comprometido a aportar al capital. Contra el socio moroso
la sociedad puede exigir el cumplimiento de la obligación mediante el proceso ejecutivo
o excluir a dicho socio por el proceso sumarísimo.
Los aportes en dinero se desembolsan en la oportunidad y condiciones estipuladas en el
pacto social. El aporte que figura pagado al constituirse la sociedad o al aumentarse el
capital debe estar depositado, a nombre de la sociedad al momento de otorgarse la
escritura pública correspondiente.
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Otorgada la escritura pública de constitución y aun cuando no hubiese culminado el
proceso de inscripción de la sociedad en el registro, el dinero depositado según el
artículo anterior puede ser utilizado por los administradores, bajo su responsabilidad
personal, para atender gastos necesarios de la sociedad.
La entrega de bienes inmuebles aportados a la sociedad se reputa efectuada al otorgarse
la escritura pública en la que conste el aporte. La entrega de bienes muebles aportados a
la sociedad debe quedar completada a más tardar al otorgarse la escritura pública de
constitución de capital, según sea el caso.
El patrimonio social responde por las obligaciones de la sociedad, sin perjuicio de la
responsabilidad personal de los socios en aquellas formas societarias que así lo
contemplan.
La distribución de beneficios a los socios se realiza en proporción a sus aportes al
capital. Sin embargo, el pacto social o el estatuto pueden fijar otras proporciones o
formas distintas de distribución de los beneficios. Todos los socios deben asumir la
proporción de las pérdidas de la sociedad que se fije en el pacto social o el estatuto.
Solo puede exceptuarse de esta obligación a los socios que aportan únicamente
servicios. A falta de pacto expreso, las pérdidas son asumidas en la misma proporción
que los beneficios.
La distribución de utilidades sólo puede hacerse en mérito de los estados financieros
preparados al cierre de un periodo determinado a la fecha de corte en circunstancias
especiales que acuerde el directorio. Las sumas que se repartan no pueden exceder del
monto de las utilidades que se obtengan. Si se ha perdido una parte del capital no se
distribuye utilidades hasta que el capital sea reintegrado o sea reducido en la cantidad
correspondiente. Tanto la sociedad como sus acreedores pueden repetir por cualquier
distribución de utilidades hecha en contravención con este artículo, contra los socios
que las hayan recibido, o exigir su reembolso a los administradores, que las hubiesen
pagado. Estos últimos son solidariamente responsables.
18
La sociedad anónima puede adoptar cualquier denominación pero debe figurar
necesariamente la indicación “sociedad anónima” o las siglas “S.A.”. Cuando se trate de
sociedades cuyas actividades sólo pueden desarrollarse, de acuerdo con la ley por
sociedades anónimas, el uso de la indicación o delas siglas es facultativo.
En la sociedad anónima el capital está representado por acciones nominativas y se
integra por aportes de los accionistas, quienes no responden personalmente de las
deudas sociales. No se admite el aporte de servicios en la sociedad anónima.
Para que se constituya la sociedad es necesario que tenga su capital suscrito totalmente
y cada acción suscrita pagada por lo menos es una cuarta parte igual regla rige para los
aumento de capital que se acuerden.
El aumento de capital se acuerda por junta general cumpliendo los requisitos
establecidos para la modificación del estatuto, consta en escritura pública y se inscribe
en el registro. El aumento de capital puede originarse en: 1. Nuevos aportes; 2. La
capitalización de créditos contra la sociedad, incluyendo la conversión de obligaciones
en acciones; 3. La capitalización de utilidades, reservas, beneficios, primas de capital,
excedentes de revaluación; y 4. Los demás casos previstos en la ley. El aumento de
capital determina la creación de nuevas acciones o el incremento de valor nominal de
las existencias.
Para el aumento de capital por nuevos aportes o por la capitalización de créditos contra
la sociedad es requisito previo que la totalidad de las acciones suscritas, cualquiera sea
la clase a la que pertenezcan, estén totalmente pagadas. No será exigible este requisito
cuando existan dividendos pasivos a cargo de accionistas morosos contra quienes esté
en proceso la sociedad y en los otros casos que prevé esta ley.
Por excepción, cuando por mandato de la ley deba modificarse la cifra del capital, ésta y
el valor nominal de las acciones modificadas de plano derecho con la aprobación por la
junta general de los estados financieros que reflejen tal modificación de la cifra del
capital sin alterar la participación de cada accionista. La junta general puede resolver
19
que, en lugar de modificar el valor nominal de las acciones, se emitan o cancelen
acciones a prorrata por el monto que represente la modificación de la cifra del capital.
Para la inscripción de la modificación basta la copia certificada del acta
correspondiente.
La junta general puede delegar en el directorio la facultad de: 1. Señalar la oportunidad
en que se debe realizar un aumento de capital acordado por la junta general. El acuerdo
debe establecer los términos y condiciones del aumento que pueden ser determinados
por el directorio, y, 2. Acordar uno o varios aumentos de capital hasta una determinada
suma mediante nuevos aportes o capitalización de créditos contra la sociedad, en un
plazo máximo de cinco años, en las oportunidades, los montos, condiciones, según el
procedimiento que el director decida, sin previa consulta a la junta general. La
autorización no podrá exceder del monto del capital social pagado vigente en la
oportunidad en que se haya acordado la delegación.
Al aumento de capital mediante aportes no dinerarios le son aplicables las disposiciones
generales correspondientes a este tipo de aportes y, en cuanto sean pertinentes, las de
aumentos de capital por aportes dinerarios. El acuerdo de aumento de capital con
aportes no dinerarios debe reconocer el derecho de realizar aportes dinerarios por un
monto que permita a todos los accionistas ejercer su derecho de suscripción preferente
para mantener la proporción que tienen en el capital. Cuando el acuerdo contemple
recibir aportes no dinerarios se deberá indicar el nombre del aportante y el informe de
valorización en el artículo 27.
Cuando el aumento de capital se realice mediante la capitalización de créditos contra la
sociedad se deberá contar con un informe del directorio que sustente la conveniencia de
recibir tales aportes. Es de aplicación a este caso lo dispuesto en el segundo párrafo del
artículo anterior. Cuando el aumento de capital se realice por conversión de
obligaciones en acciones y ella haya sido prevista se aplican los términos de la emisión.
Si la conversión no ha sido prevista el aumento de capital se efectúa en los términos y
condiciones convenidos con los obligacionistas.
20
La reducción del capital se acuerda por junta general, cumpliendo los requisitos
establecidos para la modificación del estatuto, consta en escritura pública y se inscribe
en el registro. La reducción del capital determina la amortización de accionistas
emitidas o la disminución del valor nominal de ellas. Se realiza mediante: 1. La entrega
a sus titulares del valor nominal amortizado; 2. La entrega a sus titulares del importe
correspondiente a su participación en el patrimonio neto de la sociedad; 3. La
condonación de dividendos pasivos; 4. El restablecimiento del equilibrio entre el capital
social y el patrimonio neto disminuidos por consecuencia de pérdidas; ú, 5. Otros
medios específicamente establecidos al acordar la reducción del capital.
El acuerdo de reducción del capital debe expresar la cifra en que se reduce el capital, la
forma cómo se realiza, los recursos con cargo a los cuales se efectúa y el procedimiento
mediante el cual se llevar a cabo. La reducción debe efectuar a todos los accionistas a
prorrata de su participación en el capital sin modificar su porcentaje accionario o por
sorteo que se debe aplicar por igual a todos los accionistas. Cuando se acuerde una
afectación distinta, ella debe ser decidida por unanimidad de las acciones suscritas con
derecho a voto. El acuerdo de reducción debe publicarse por tres veces con intervalos
de cinco días.
Finalizado el ejercicio el directorio debe formular la memoria, los estados financieros y
la propuesta de aplicación de las utilidades en caso de haberlas. De estos documentos
debe resultar, con claridad y precisión, la situación económica y financiera de la
sociedad, el estado de sus negocios y los resultados obtenidos en el ejercicio vencido.
Los estados financieros deben ser puestos a disposición de los accionistas con la
antelación necesaria para ser sometidos, conforme a ley., a consideración de la junta
obligatoria anual. En la memoria el directorio de cuenta a la junta general dela marcha y
estado de los negocios, los proyectos desarrollados y los principales acontecimientos
ocurridos durante el ejercicio, así como de la situación de la sociedad y los resultados
obtenidos. La memoria debe contener cuando menos: 1. La indicación de las
21
inversiones de importancia realizadas durante el ejercicio; 2. La existencia de
contingencias significativas; 3. Los hechos de importancia ocurridos luego del cierre del
ejercicio; 4. Cualquier otra información relevante que la junta general deba conocer; y
5. Los demás informes y requisitos que señale la ley.
Los estados financieros se preparan y presentan de conformidad con las disposiciones
legales sobre la materia y con principios de contabilidad generalmente aceptados en el
país. A partir del día siguiente dela publicación de la convocatoria a la junta general,
cualquier accionista puede obtener en las oficinas de la sociedad, en forma gratuita,
copias de los documentos a que se refieren los artículos anteriores. La aprobación por la
junta general de los documentos mencionados en los artículos anteriores no importa el
descargo de las responsabilidades en que pudiesen haber incurrido los directores o
gerentes dela sociedad.
ASPECTO TRIBUTARIO DELA EMPRESA
Interpretando lo establecido por Actualidad empresarial (2012), las mercaderías que
compra y vende la empresa están gravadas con tributos, como el impuesto general a las
ventas, impuesto a la renta.
CÓDIGO TRIBUTARIO
El Código Tributario, establece los principios generales, instituciones, procedimientos y
normas del ordenamiento jurídico-tributario. El Código tributario rige las relaciones
jurídicas originadas por los tributos: Para estos efectos, el término genérico tributo
comprende:
a) Impuesto: Es el tributo cuyo cumplimiento no origina una contraprestación directa
en favor del contribuyente por parte del Estado.
b) Contribución. Es el tributo cuya obligación tiene como hecho generador beneficios
derivados de la realización de obras públicas o de actividades estatales.
22
c) Tasa: Es el tributo cuya obligación tiene como hecho generador la prestación
efectiva por el Estado de un servicio público individualizado en el contribuyente. No es
tasa el pago que se recibe por un servicio de origen contractual. Las Tasas, entre otras,
pueden ser:
1. Arbitrios: son tasas que se pagan por la prestación o mantenimiento de un servicio
público.
2. Derechos: son tasas que se pagan por la prestación de un servicio administrativo
público o el uso o aprovechamiento de bienes públicos.
3. Licencias: son tasas que gravan la obtención de autorizaciones específicas para la
realización de actividades de provecho particular sujetas a control o fiscalización.
El rendimiento de los tributos distintos a los impuestos no debe tener un destino ajeno al
de cubrir el costo de las obras o servicios que constituyen los supuestos de la
obligación.
Las aportaciones al Seguro Social de Salud – ESSALUD y la Oficina de Normalización
Previsional – ONP se rigen por las normas de este Código, salvo en aquellos aspectos
que pos su naturaleza requieran normas especiales, los mismos que serán señalados por
decreto Supremo.
De acuerdo con el Código Tributario, solo por Ley o por decreto legislativo, en caso de
delegación, se puede:
a) Crear, modificar y suprimir tributos; señalar el hecho generador de la obligación
tributaria, la base para su cálculo y la alícuota; el acreedor tributario, el deudor
tributario y el agente de retención o percepción, sin perjuicio de lo establecido en el
artículo 10 °;
b) Conceder exoneraciones y otros beneficios tributarios
c) Normar los procedimientos jurisdiccionales, así como los administrativos en cuanto a
derechos o garantías del deudor tributario.
23
d) Definir las infracciones y establecer sanciones;
e) Establecer privilegios, preferencias y garantías para la deuda tributaria; y
f) Normar formas de extinción de la obligación tributaria distintas a las establecidas en
este Código.
Los gobiernos locales, mediante ordenanza, pueden crear, modificar y suprimir sus
contribuciones, arbitrios, derechos y licencias o exonerar de ellos, dentro de su
jurisdicción y con los límites que señala la ley. Mediante Decreto Supremo refrendado
por el Ministerio de Economía y Finanza se regula las tarifas arancelarias.
Por Decreto Supremo refrendado por el Ministro del Sector competente y el Ministerio
de Economía y Finanzas, se fija la cuantía de las tasas.
EL IMPUESTO GENERAL A LAS VENTAS Y EL INVENTARIO DE
MERCADERIAS.
Interpretando lo establecido por Actualidad empresarial (2012); el impuesto General a
las ventas grava las siguientes operaciones: La venta en el país de bienes muebles. Las
mercaderías de la empresa son bienes muebles; por tanto gravados con el impuesto
general a las ventas;
1) Todo acto por el que se transfieren bienes a título oneroso, independientemente de
la designación que se dé a los o contratos o negociaciones que originen esa
transferencia y de las condiciones pactadas por las partes.
2) El retiro de bienes que efectúe el propietario, socio o titular de la empresa o la
empresa misma, incluyendo los que se efectúen como descuento o bonificación, con
excepción de los señalados por esta ley y su Reglamento tales como los siguientes:
a) EL retiro de insumos, materias primas y bienes intermedios utilizados en la
elaboración de los bienes que produce la empresa.
b) La entrega de bienes a un tercero para ser utilizados en la fabricación de otros
bienes que la empresa le hubiere encargado.
24
c) El retiro de bienes por el constructor para ser incorporados a la construcción de un
inmueble.
d) El retiro de bienes como consecuencia de la desaparición, destrucción o pérdida
de bienes, debidamente acreditada conforme lo disponga el Reglamento.
e) El retiro de bienes para ser consumidos por la propia empresa, siempre que sea
necesario para la realización de las operaciones gravadas.
f) Bienes no consumibles, utilizados por la propia empresa, siempre que sea
necesario para la realización de las operaciones gravadas y que dichos bienes no
sean retirados a favor de terceros.
g) El retiro de bienes para ser entregados a los trabajadores como condición de
trabajo, siempre que sean indispensables para que el trabajador pueda prestar sus
servicios, o cuando dicha entrega se disponga mediante Ley.
h) El retiro de bienes producto de la transferencia por subrogación a las empresas de
seguros de los bienes siniestrados que hayan sido recuperados.
BIENES MUEBLES:
Los corporales que pueden llevarse de un lugar a otro, los derechos referentes a los
mismos, los signos distintivos, invenciones, derechos de autor, derechos de llave y
similares, las naves y aeronaves, así como los documentos y títulos cuya transferencia
implique la de cualquiera de los mencionados bienes.
SERVICIOS:
1) Toda prestación que una persona realiza para otra y por la cual percibe una
retribución o ingreso que se considere renta de tercera categoría para los efectos del
impuesto a la renta, aun cuando no este afecto a este último impuesto; incluidos el
arrendamiento de bienes muebles e inmuebles y el arrendamiento financiero.
Entiéndase por el servicio es prestado en el país cuando el sujeto que lo presta se
encuentra domiciliado en él para efecto del impuesto a la renta, sea cual fuere el lugar
de la celebración del contrato o del pago de la retribución. El servicio es utilizado en
el país cuando siendo prestado por un sujeto no domiciliado, es consumido o
25
empleado en el territorio nacional, independientemente del lugar en que se pague o se
perciba la contraprestación y del lugar donde se celebre el contrato.
2) La entrega a título gratuito que no implique transferencia de propiedad, de bienes que
conforman el activo fijo de una empresa vinculada a otra económicamente, salvo en
los casos señalados en el reglamento. Para efecto de establecer la vinculación
económica, será de aplicación lo establecido en el Artículo 54° del presente
dispositivo. En el caso del servicio de transporte internacional de pasajeros, el
impuesto general a las Ventas se aplica sobre la venta de pasajes que se expiden en el
país o de aquellos documentos que aumenten o disminuyan el valor de venta de los
pasajes siempre que el servicio se inicie o termine en el país, así como el de los que
se adquieran en el extranjero para ser utilizados desde el país.
De acuerdo al Artículo 4° de la Ley del IGV; la obligación tributaria se origina:
1) En la venta de bienes, en la fecha en que se emita el comprobante de pago de acuerdo
a lo que establezca el reglamento o en la fecha en que se entregue el bien, lo que
ocurra primero. Tratándose de naves y aeronaves, en la fecha en que se suscribe el
correspondiente contrato. Tratándose de la venta de signos distintivos, invenciones,
derechos de autor, derechos de llave y similares en la fecha o fechas de pago
señalados en el contrato y por los montos establecidos; en la fecha en que se perciba
el ingreso, por el monto que se perciba sea total o parcial; o cuando se emite el
comprobante de pago de acuerdo a lo que establezca el Reglamento, lo que ocurra
primero.
2) En el retiro de bienes, en la fecha del retiro o en la fecha en que se emita el
comprobante de pago de acuerdo a lo que establezca el Reglamento, lo que ocurra
primero.
3) En la prestación de servicios, en la fecha en que se emita el comprobante de pago de
acuerdo a lo que establezca el Reglamento, o en la fecha en que se percibe la
retribución, lo que ocurra primero. En los casos de suministro de energía eléctrica,
agua potable y servicios finales telefónicos, télex y telégrafos, en la fecha de
26
percepción del ingreso o en la fecha de vencimiento del plazo para el pago del
servicio, lo que ocurra primero.
EL IMPUESTO A LA RENTA Y EL TRATAMIENTO DEL INVENTARIO DE
MERCADERIAS.
Interpretando a lo establecido por Actualidad empresarial (2012), de acuerdo con el
Artículo 62 del texto Único Ordenado de la ley del Impuesto a la renta: Los
contribuyentes, empresas o sociedades que, en razón de la actividad que desarrollen,
deban practicar inventario, valuarán sus existencias por su costo de adquisición o
producción adoptando cualquiera de los siguientes métodos, siempre que se apliquen
uniformemente de ejercicio en ejercicio:
1) Primeras entradas , primeras salidas (PEPS)
2) Promedio diario, mensual o anual (PONDERADO O MOVIL)
3) Identificación específica;
4) Inventario al detalle o por menor
5) Existencias básicas.
De acuerdo al Artículo 35° del reglamento de la Ley del Impuesto a la renta en lo
referido a inventarios y contabilidad de costos; Los deudores tributarios deberán llevar
sus inventarios y contabilizar sus costos de acuerdo a las siguientes normas:
1) Cuando sus ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido
mayores a mil quinientos (1500) Unidades Impositivas Tributarias del ejercicio en
curso, deberán llevar un sistema de contabilidad de costos, cuya información deberá
ser registrada en los siguientes registros: Registros de costos, registro de Inventario
Permanente en Unidades Físicas y registro de Inventario permanente valorizado.
2) Cuando sus ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido
mayores o iguales a quinientos (500) Unidades Impositivas Tributarias y menores o
iguales a mil quinientos (1500) Unidades Impositivas Tributarias del ejercicio en
curso, sólo deberán llevar un registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.
27
3) Cuando sus ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido
inferiores a quinientos (500) Unidades Impositivas Tributarias del ejercicio en
curso, sólo deberán realizar inventarios físicos de sus existencias al final del
ejercicio.
4) Tratándose de los deudores tributarios antes indicados adicionalmente deberán
realizar: por lo menos, un inventario físico de sus existencias en cada ejercicio.
5) Deberán contabilizar en un registro de Costos, en cuentas separadas, los elementos
constitutivos del costo de producción por cada etapa del proceso productivo. Dichos
elementos son los comprendidos en la Norma Internacional de Contabilidad
correspondiente, tales como: materiales directos, mano de obra directa y gastos de
producción indirectos.
6) Aquellos que deben llevar un sistema de contabilidad de costos basado en registros
de inventario permanente en unidades físicas o valorizados o los que sin estar
obligados opten por llevarlo regularmente, podrán deducir pérdidas por faltantes de
inventario, en cualquier fecha dentro del ejercicio, siempre que los inventarios
físicos y su valorización hayan sido aprobados por los responsables de su ejecución
y además cumplan con lo dispuesto.
7) No podrán variar el método de valuación de existencias sin autorización de la
SUNAT y surtirá efectos a partir del ejercicio siguiente a aquél en que se otorgue la
aprobación, previa realización de los ajustes que dicha entidad determine.
a) La SUNAT mediante resolución de Superintendencia podrá:
Establecer los requisitos, características, contenido, forma y condiciones en que
se deberá llevarse los registros establecidos en el presente Artículo.
Eximir a los deudores tributarios comprendidos en el inciso a) del presente
artículo, de llevar el registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.
Establecer los procedimientos a seguir para la ejecución de la toma de
inventarios físicos en armonía con las normas de contabilidad referidas a tales
procedimientos.
28
En todos los casos en que los deudores tributarios practiquen inventarios físicos de sus
existencias, los resultados de dichos inventarios deberán ser refrendados por el contador
o persona responsable de su ejecución y aprobados por el representante legal.
A fin de mostrar el costo real, los deudores tributarios deberán acreditar, mediante los
registros establecidos en el presente Artículo, las unidades producidas durante el
ejercicio, así como el costo unitario de los artículos que aparezcan en los inventarios
finales. En el transcurso del ejercicio gravable los deudores tributarios podrán llevar un
Sistema de Costo Estándar que se adapte a su giro, pero al formular cualquier balance
para efectos del impuesto, deberán necesariamente valorar sus existencias al costo real.
Los deudores tributarios deberán proporcionar el informe y los estudios técnicos
necesarios que sustenten la aplicación del sistema antes referido, cuando se a requerido
por la SUNAT.
De acuerdo con el Artículo 64° del Texto Único Ordenado de la ley del Impuesto a la
renta: para los efectos de esta ley, el valor que el importador asigne a las mercaderías y
productos importados no podrá ser mayor que el precio ex fábrica en el lugar de origen
más los gastos hasta puerto peruano, en la forma que establezca el reglamento teniendo
en cuenta la naturaleza de los bienes importados y la modalidad de la operación. Si el
importador asignara un valor mayor a las mercaderías y productos, la diferencia se
considerará, salvo prueba en contrario, como renta gravable de aquél. Así mismo para
los efectos de esta ley, el valor asignado a las mercaderías o productos que sean
exportados, no podrá ser inferior a su valor real, entendiéndose por tal el vigente en el
mercado de consumo menos los gastos, en la forma que establezca el reglamento,
teniendo en cuenta los productos exportados y la modalidad de la operación. Si el
exportador asignara un valor inferior al indicado, la diferencia, salvo prueba en
contrario, será tratada como venta gravable de aquel.
De acuerdo al Artículo 20° del texto Único ordenado de la Ley del Impuesto a la renta:
La renta bruta está constituida por el conjunto de ingresos afectos al impuesto que se
obtenga en el ejercicio gravable. Cuando tales ingresos provengan de la enajenación de
29
bienes, la renta bruta estará dada por la diferencia existente entre el ingreso neto total
proveniente de dichas operaciones y el costo computable de la enajenación de bienes, la
renta bruta estará dada por la diferencia existente entre el ingreso neto total proveniente
de dichas operaciones y el soto computable de los bienes enajenados. Si se trata de los
bienes depreciables o amortizables, a efecto de la determinación del impuesto, el costo
computable se disminuirá en el importe de las depreciaciones o amortizaciones que
hubiere correspondido aplicar de acuerdo a lo dispuesto por la ley del Impuesto a la
renta. El ingreso neto total resultante de la enajenación de bienes se establecerá
deduciendo del ingreso bruto las devoluciones, bonificaciones, descuentos y conceptos
similares que respondan a las costumbres de la plaza.
Por costo computable de los bienes enajenados, se entenderá el costo de adquisición,
producción o construcción, o, en su caso, el valor de ingreso al patrimonio o valor en el
último inventario determinado conforme a Ley, ajustados de acuerdo a las normas de
ajuste por inflación con incidencia tributaria, según corresponda. Entiéndase por:
a) Costo de adquisición: la contraprestación pagada por el bien adquirido,
incrementada en las mejoras incorporadas con carácter permanente y los gastos
incurridos con motivo de su compra tales como: fletes, seguros, gastos de despacho,
derechos aduaneros, instalación montaje, comisiones normales incluyendo las
pagadas por el enajenante con motivo de la adquisición o enajenación de bienes,
gastos notariales, impuestos y derechos pagados por el enajenante y otros gastos que
resulten necesarios para colocar a los bienes en condiciones de ser usados, enajenados
o aprovechados económicamente. En ningún caso los intereses formarán parte del
costo de adquisición.
b) Costo de producción o construcción: El costo incurrido en la producción o
construcción del bien, el cual comprende los materiales directos utilizados la mano de
obra directa y los costos indirectos de fabricación o construcción.
c) Valor de ingreso al patrimonio: el valor que corresponde al valor de mercado de
acuerdo a lo establecido en la presente Ley, salvo lo dispuesto en el siguiente artículo.
30
De acuerdo con el Artículo 31° del texto Único Ordenado de la ley del impuesto a la
renta: las mercaderías u otros bienes que el propietario o propietarios de empresas
retiren para uso personal o de su familia o con destino a actividades que no generan
resultados alcanzados por el Impuesto, se considerarán transferidos a su valor de
mercado. Igual tratamiento se dispensará a las operaciones que las sociedades realicen
por cuenta de sus socios a favor de los mismos.
De acuerdo con el Artículo 32° del Texto Único Ordenado de la Ley del impuesto a la
renta: En los casos de ventas, aportes de bienes y demás transferencias de propiedad, de
prestación de servicios y cualquier otro tipo de transacción a cualquier título, el valor
asignado a los bienes, servicios y demás prestaciones, para efectos del impuesto, será el
de mercado. Si el valor asignado difiere al de mercado, sea por sobrevaluación o
subvaluación, la Superintendencia nacional de Administración Tributaria SUNAT
procederá a ajustarlo tanto para el adquiriente como para el transferente. Para los
efectos de la ley se considera CALOR MERCADO: Para las existencias, el que
normalmente se obtiene en las operaciones onerosas que la empresa realiza con
terceros. En su defecto, se considera el valor que se obtenga en una operación entre
partes independientes en condiciones iguales o similares. En caso no sea posible, aplicar
los criterios anteriores, será el valor de tasación.
ASPECTO CONTABLE DE LA EMPRESA
Interpretando a flores (2012); todo lo que pasa en una empresa, se refleja a la
contabilidad. Especialmente los inventarios son contabilizados en sus entradas, salidas y
saldos; también las devoluciones de compras, devoluciones de ventas. Recepción de
donaciones de mercaderías; entrega de donaciones de mercaderías, interés sobre costo
de mercaderías; la diferencia de cambio, etc. La contabilidad valora, registra y presente,
todo absolutamente todo lo que pasa en los inventarios.
La contabilidad puede aplicar los siguientes métodos para valuar las mercaderías:
31
1) METODOS DE PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (PEPS):
Interpretando a Flores (2012); bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la
compañía debe llevar un registro de costo de cada unidad comprada del inventario. El
costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los
costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercaderías vendidas. Bajo
PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que sales al
costo de las mercaderías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras salidas. El
inventario final se basa en los costos de las compras más recientes. Este inventario
también llamado por las iniciales que lo identifican en inglés (first in first out).
2) METODOS DE ÚLTIMAS ENTRADAS, PRIEMRAS SALIDAS (UEPS)
Interpretando a Flores (2012): el método últimas entradas, primeras salidas dependen
también de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los
últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de
mercaderías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario
inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final. La filosofía de este
método consiste en dar salida primero a los costos a las que se hicieron las últimas
compras. Esto trae como consecuencia que los inventarios que van quedando, estarán
valorados a los costos de las primeras compras. La diferencia que existe entre el método
de PEPS con el UEPS consiste en la forma de calcular el costo de la mercadería que
sale del almacén.
3) METODO DE COSTO DE PROMEDIO PONDERADO:
Interpretando a Flores (2012), aunque poco usado, es este otro método de valuación de
los inventarios. Para determinar el costo promedio aritmético ponderado se procede
como sigue:
Se suman las unidades de que se ha dispuesto en el periodo es decir, el saldo inicial
más las compradas, después de deducir las devoluciones.
Se suman los respectivos costos.
32
Se divide el costo total entre el total de unidades si nos basamos en el caso que
hemos venido desarrollando, sería como sigue:
FECHA CONCEPTO UNIDADES COSTO
ene-01 saldo 100 2,000.00
ene-02 compra 300 7,500.00
ene-06 compra 200 6,000.00
ene-10 compra 100 3,300.00
ene-15 Flete - seguro
600.00
700 19,400.00
Costo promedio ponderado: 19,400 + 700 = 27,7142
Después de ello, se procede a valorar el inventario final en base a este costo, a la vez
que se determina el costo de ventas:
Después de ello, se procede a valorar el inventario final en base a este costo, a la vez
que se determina el costo de ventas:
Costo de la mercadería disponible 19,400.00
Menos:
Inventario final: 240 unidades a
S/. 27,7142 c/u
6,651.40
Costo de ventas 12,748.60
33
4) METODO DE PROMEDIO SIMPLE:
Interpretando a Flores (2012); este método de costear el inventario es también poco
usado, sin embargo, hagamos un bosquejo de cómo funciona.
Consiste en la determinación de un costo unitario promedio calculado como sigue:
Se suman los costos unitarios tanto del inventario inicial como de los diferentes
compras hechas en un periodo.
El total así obtenido, se divide entre el número de partidas sumadas.
FECHA COSTO UNITARIO
ene-01 20,00
ene-02 27,00 (1)
ene-06 30,00
ene-10 33,00
110,00
(1) Incluye el costo del flete de S/. 2,00 por unidad registrado el 15 de abril.
Costo promedio simple: 110,00 / 4 = 27,50
Después se procede a determinar el costo del inventario final y el correspondiente costo
de ventas del periodo.
Costo de la mercadería disponible 19,400.00
Menos :
Inventario final: 240 unidades a S/. 27,50
c/u
6,600.00
Costo de ventas 12,800.00
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Los métodos de promedio ponderado y promedio simple, solo han sido comentados a
manera de ilustración, porque su no utilización en la práctica, hace que no le dediquen
en los libros mayores comentarios.
5) METODO DE PROMEDIO MOVIL
Este método de control de inventarios tiene como características fundamentales las
siguientes:
Cada vez que entra en el almacén un lote de mercancía, el costo unitario del saldo
resultante, debe ser recalculado.
La existencia física es presentada en un solo total, en vez de estar segregado en lotes
según el orden de entrada.
El costeo de las unidades que van saliendo, se hace en base al costo promedio
calculado en saldo inmediato anterior.
LOS PRINCIPIOS GENERALES DE CONTABILIDAD Y EL INVENTARIO DE
MERCADERIAS:
Según Quispe (2012), la valuación al costo, establece que los activos de una empresa
deben ser valuados al costo de adquisición o producción, como concepto básico de
valuación; así mismo las fluctuaciones de la moneda común denominador, no deben
incidir en alteraciones al principio expresado, sino que se harán los ajustes necesarios a
la expresión numeraria de los respectivos costos, por ejemplo ante un fenómeno
inflacionario.
Es un concepto fundamental de la contabilidad, que dicta registrar los activos al precio
que se pagó por adquirirlos.
Salvo indicación expresa en contrario se entiende que los Estados Financieros
pertenecen a una “empresa en marcha”, considerándose que el concepto que informa la
mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia personal
tiene plena vigencia y proyección futura.
35
LAS NORMAS INTERNACIONALES DECONTABILIDAD Y EL
INVENTARIO DE MERCADERIAS:
Según García (2012), las normas internacionales de contabilidad son los principios que
deben aplicar los contadores y dentro de los mismos destaca la NIC-2 INVENTARIOS,
para el tratamiento de las entradas, salidas y saldos de las mercaderías. El objetivo de
esta norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema
fundamental en la contabilidad de los inventarios es la calidad de costo que debe
reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos
correspondientes sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la
determinación de ese costo, asi como para el subsiguiente reconocimiento como un
gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en
libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas del
costo que se usan para atribuir costos a los inventarios.
Esta norma es de aplicación a todos los inventarios excepto a:
a) Las obras en curso, resultantes de contratos de construcción, incluyendo los contratos
de servicios directamente relacionados (véase la NIC 11 Contratos de Construcción).
b) Los instrumentos financieros y
c) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en
el punto de cosecha o recolección.
Esta norma no es de aplicación en la medición de los inventarios mantenidos por:
a) Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras cosecha o
recolección, de minerales y de productos minerales, siempre que sean medidos por su
valor neto realizable, los cambios en este valor se reconocerán en el resultado del
período en que se produzcan dichos cambios.
b) Intermediarios que comercian con materias primas cotizadas, siempre que midan sus
inventarios al valor razonable menos costos de venta. En el caso de que esos
inventarios se lleven al valor razonable menos costos de venta, los cambios en el
36
importe del valor razonable menos costos de venta se reconocerán en el resultado del
periodo en que se produzcan dichos cambios.
Los inventarios a que se ha hecho referencia en el apartado (a) del párrafo 3 se miden
por su valor neto realizable en ciertas fases de la producción. Ello ocurre, por ejemplo,
cuando se han recogido las cosechas agrícolas o se han extraído los minerales, siempre
que su venta esté asegurada por un contrato a plazo sea cual fuere su tipo o garantizada
por el gobierno, o bien cuando existe un mercado activo y el riesgo de fracasar en la
venta se a mínimo. Esos inventarios se excluyen únicamente de los requerimientos de
medición establecidos en esta norma.
Los intermediarios que comercian son aquéllos que compran o venden materias primas
cotizadas por cuenta propia, o bien por cuenta de terceros. Los inventarios a que se ha
hecho referencia en el apartado (b) del párrafo 3 se adquieren, principalmente, con el
propósito de venderlos en un futuro próximo y generar ganancias precedentes, de las
fluctuaciones en el precio, o un margen de comercialización. Cuando esos inventarios se
contabilicen por su valor razonable menos los costos de venta, quedarán excluidos
únicamente de los requerimientos de medición establecidos en esta Norma.
Los términos siguientes se usan, en esta norma, con los significados que a continuación
se especifican:
Inventarios son activos:
a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación:
b) En proceso de producción con vistas a esa venta; o
c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción, o en la prestación de servicios.
Valor Neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de
la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios
para llevar a cabo la venta.
37
Valor razonable: es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o
cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor interesado y debidamente
informado, que realizan una transacción libre.
El valor neto realizable hace referencia al importe neto que la entidad espera obtener
por la venta de los inventarios, en el curso normal de la operación. El valor razonable
refleja el importe por el cual este mismo inventario podría ser intercambiado en el
mercado, entre compradores y vendedores interesados y debidamente informados. El
primero es un valor específico para la entidad, mientras que el último no. El valor
realizable de los inventarios puede no ser igual al valor razonable menos los costos de
venta.
Entre los inventarios también se incluyen los bienes comprados y almacenados para su
reventa, entre los que se encuentran, por ejemplo, las mercaderías adquiridas por un
minorista para su reventa a sus clientes, y también los terrenos u otras propiedades de
inversión que se tienen para ser vendidos a terceros. También son inventarios los
productos terminados o en curso de fabricación mantenidos por la entidad, así como los
materiales y suministros para ser usados en el proceso productivo. En el caso de un
prestador de servicios, tal como se describe en el párrafo 19, los inventarios incluirán el
costo de los servicios para los que la entidad aún o haya reconocido del ingreso de
operación correspondiente (véase la NIC 18 Ingresos de Actividades Ordinarias).
Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable, según cuál se a menor.
El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y
transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su
condición y ubicación actuales.
El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los
aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de
las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente
atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los
38
descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para
determinar el costo de adquisición.
Los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos
directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra
directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos
indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias
primas en productos terminados. Son costos indirectos fijos los que permanecen
relativamente constantes, con independencia del volumen de producción, tales como la
depreciación y mantenimiento de los edificios y equipos de la fábrica, así como el costo
de gestión y administración de la planta.
Son costos indirectos variables los que varían directamente, o casi directamente, con el
volumen de producción obtenida, tales como los materiales y la mano de obra indirecta.
El proceso de distribución de los costos indirectos fijos a los costos de transformación
se basará en la capacidad normal de trabajo de los medios de producción. Capacidad
normal es la producción que se espera conseguir en circunstancias normales,
considerando el promedio de varios periodos o temporadas, y teniendo en cuenta la
pérdida de capacidad que resulta delas operaciones previstas de mantenimiento. Puede
usarse el nivel real de producción siempre que se aproxime a la capacidad normal. La
cantidad de costo indirecto fijo distribuido a cada unidad de producción no se
incrementará como consecuencia de un nivel bajo de producción, ni por la existencia de
capacidad ociosa. Los costos indirectos no distribuidos se reconocerán como gastos del
periodo en que han sido incurridos. En Periodos de producción anormalmente alta, la
cantidad de costo indirecto distribuido a cada unidad de producción, se disminuirá., de
manera que no se valoren los inventarios por encima del costo. Los costos Indirectos
variables se distribuirán, a cada unidad de producción, sobre la base del nivel real de
uso de los medios de producción.
Se incluirán otros costos de los inventarios, siempre que se hubiera incurrido en ellos
para dar a los mismos su condición y ubicación actuales. Por ejemplo, podrá ser
39
apropiado incluir, como costo de inventarios, algunos costos indirectos no derivados de
la producción, o los costos del diseño de productos para clientes específicos.
Una entidad puede adquirir inventarios con pago aplazado. Cuando el acuerdo contenga
de hecho un elemento de financiación, como puede ser, por ejemplo, la diferencia entre
el precio de adquisición en condiciones normales de crédito y el importe pagado, este
elemento se reconocerá como gasto por intereses a lo largo del periodo de financiación.
TECNICAS DE MEDICIÓN DE COSTOS DE ACUERDO CON LA NIC-2:
Las técnicas para la medición de costos de los inventarios, tales como el método del
costos estándar o el método de los minoristas, podrán ser utilizados por conveniencia
siempre que el resultado de aplicarlos se aproxime al costo. Los costos estándares se
establecerán a partir de niveles normales de consumo de materias primas, suministros,
mano de obra, eficiencia y utilización de la capacidad. En este caso, las condiciones de
cálculo se resisarán de forma regular y, si es preciso, se cambiarán los estándares
siempre y cuando esas condiciones hayan variado.
El método de los minoristas se utiliza a menudo, en el sector comercial al por menor,
para la medición de inventarios, cuando hay un gran número de artículos que rotan
velozmente, que tienen márgenes similares y para los cuales resulta impracticable usar
otros métodos de cálculo de costos. Cuando se emplea este método, el costo de los
inventarios se determinará deduciendo, del precio de venta del artículo en cuestión, un
porcentaje apropiado de margen bruto. El porcentaje aplicado tendrá en cuenta la parte
de los inventarios que se han marcado por debajo de su precio de venta original. A
menudo se utiliza un porcentaje medio para cada sección o departamento comercial.
El costo de los inventarios de productos que no son habitualmente intercambiables entre
sí, así como de los bienes y servicios producidos y segregados para proyectos
específicos, se determinará a través de la identificación específica de sus costos
individuales.
40
La identificación específica del costo significa que cada tipo de costo concreto se
distribuye entre ciertas partidas identificadas dentro de los inventarios. Este es el
tratamiento adecuado para los productos que se segregan para un proyecto específico,
con independencia de que hayan sido comprados a producidos. Sin embargo, la
identificación específica de costos resultará inadecuada cuando, en los inventarios, hay
un gran número de productos que sean habitualmente intercambiables. En estas
circunstancias, el método para seleccionar que productos individuales van a permanecer
en la existencia final, podría ser usado para obtener efectos predeterminados en el
resultado del periodo.
El costo de los inventarios, distintos de los tratados a lo indicado anteriormente, se
asignará utilizando los métodos de primera entrada primera salida (the first in, first out,
FIFO por sus siglas en inglés) o costo promedio ponderado. Una entidad utilizará la
mismo formula de costo para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso
similares. Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada
la utilización de fórmulas de costo también diferentes.
Por ejemplo, dentro de la misma entidad, los inventarios utilizados en un segmento de
operación pueden tener un uso diferente del que se da al mismo tipo de operación
pueden tener un uso diferente del que se da al mismo tipo de inventarios, en otro
segmento de operación, en otro segmento de operación. Sin perjuicio (o en las reglas
fiscales correspondientes) no es, por si misma, motivo suficiente para justificar el uso
de fórmulas de costo diferente.
La fórmula FIFO, asume que los productos en inventarios comprados o productos
antes, serán vendidos en primer lugar y, consecuentemente, que los productos que
queden en la existencia final serán los producidos o comprados más recientemente. Si se
utiliza el método o fórmula del costo promedio ponderado, el costo de cada unidad de
producto se determinará a partir del promedio ponderado del costo de los artículos
similares, poseídos al principio del periodo, y del costo de los mismos artículos
comprados o producidos durante el periodo. El promedio puede calcularse
41
periódicamente o después de recibir cada envío adicional, dependiendo de las
circunstancias de la entidad.
EL VALOR NETO REALIZABLE DE LAS MERCADERIAS DE LA
EMPRESA:
El costo de los inventarios puede no ser recuperable en caso de que los mismos estén
dañados, si han devenido parcial o totalmente obsoletos, o bien si sus precios de
mercado han caído. Asimismo, el costo de los inventarios puede no ser recuperable si
los costos estimados para su terminación o su venta han aumentado. La práctica de
rebajar el saldo, hasta que el costo sea igual al valor neto realizable, es coherente con el
punto de vista según el cual los activos no deben registrarse en libros por encima de los
importes que se espera obtener a través de su venta o uso.
Generalmente, la rebaja hasta alcanzar el valor neto realizable, se calcula para cada
partida de los inventarios. En algunas circunstancias, sin embargo, puede resultar
apropiado agrupar partidas similares o relacionadas. Este puede ser el caso de las
partidas de inventarios relacionados. Este puede ser el caso de las partidas de
inventarios relacionados con la misma línea de productos, que tienen propósitos o usos
finales similares, se producen y venden en la misma área geográfica y no pueden ser,
por razones prácticas, evaluados separadamente de otras partidas de la misma línea. No
es apropiado realizar las rebajas a partir de partidas que reflejen clasificaciones
completas de los inventarios, por ejemplo sobre la totalidad de los productos
terminados, o sobre todos los inventarios en un segmento de operación determinado.
Los prestadores de servicios acumulan, generalmente, sus costos en relación con cada
servicio para el que se espera cargar un precio separado al cliente. Por tanto, cada
servicio así identificado se tratará como una partida separada.
Las estimaciones del valor neto realizable se basarán en la información más fiable de
que se disponga, en el momento de hacerlas, acerca del importe por el que se espera
realizar los inventarios. Estas estimaciones tendrán en consideración las fluctuaciones
42
de precios o costos relacionados directamente con los hechos posteriores al cierre, en la
medida que esos hechos confirmen condiciones existentes al final del periodo.
Al hacer las estimaciones del valor neto realizable, se tendrá en consideración el
propósito para el que se mantienen los inventarios.
Por ejemplo, el valor neto realizable del importe de inventarios que se tienen para
cumplir con los contratos de venta, o de prestación de servicios, se basa en el precio que
figura en el contrato. Si los contratos de ventas son por una cantidad inferior a la
reflejada en inventarios, el valor neto realizable del exceso se determina sobre la base
de los precios generales de venta. Pueden aparecer provisiones o pasivos contingentes
por contratos de venta firmas que exceden las cantidades de productos en existencia, o
bien de productos que vayan a obtenerse por contratos de compra firmes. Estas
provisiones o pasivos contingentes se tratarán contablemente de acuerdo con la NIC 37
Provisiones, pasivos Contingentes y Activos Contingentes. 32. No se rebajarán las
materias primas y otros suministros, mantenidos para su uso en la producción de
inventarios, para situar su importe en libros por debajo del costo, siempre que se espere
que los productos terminados a los que se incorporen sean vendidos al costo o por
encima del mismo. Sin embargo, cuando una reducción, en el precio de las materias
primas, indique que el costo de los productos terminados excederá a su valor neto
realizable.
Se realizará una nueva evaluación del valor neto realizable en cada periodo posterior.
Cuando las circunstancias, que previamente causaron la rebaja, hayan dejado de existir,
o cuando exista una clara evidencia de un incremento en el valor neto realizable como
consecuencia de un cambio en las circunstancias económicas, se revertirá el importe de
la misma, de manera de que el nuevo valor contable sea el menor entre el costo y el
valor neto realizable revisado. Esto ocurrirá por ejemplo, cuando un artículo en
existencia, que se lleva al valor neto realizable porque ha bajado su precio de venta, está
todavía el inventario de un periodo posterior y su precio de venta se ha incrementado.
43
Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en libros de los mismos se reconocerá
como gasto del periodo en el que se reconozcan los correspondientes ingresos de
operación. El importe de cualquier rebaja de valor, hasta alcanzar el valor neto
realizable, así como todas las demás pérdidas en los inventarios, será reconocido en le
periodo en que ocurra la rebaja o la pérdida. El importe de cualquier reversión de la
rebaja de valor que resulte de un incremento en el valor neto realizable, se reconocerá
como una reducción en el valor de los inventarios, que hayan sido reconocidos como
gasto, en el periodo en que la recuperación del valor tenga lugar.
El costo de ciertos inventarios puede ser incorporado a otras cuentas de activo, por
ejemplo los inventarios que se emplean como componente de los trabajos realizados,
por la entidad, para los elementos de propiedades, planta y equipo de propia
construcción.
Los inventarios asignados a otros activos de esta manera se reconocerán como gasto a lo
largo de la vida útil de los mismos.
EL PLAN CONTABLE GENERAL PARA EMPRESAS Y EL INVENTARIO
EL ELEMENTO 2: ACTIVO REALIZABLE:
Interpretando a Ortega y Pacherres (2011); el elemento 2, comprende las cuentas de la
20 hasta la 29. Éstas se refieren a los bienes y servicios acumulados de propiedad de la
empresa, cuyo destino es la venta.
Incluye los bienes destinados al proceso productivo, los adquiridos para la venta, los
manufacturados, los recursos naturales y los productos biológicos, así como las
existencias de servicios, cuyo ingreso asociado aún no se devenga.
Se incorpora en este elemento, como Cuenta 27, los activos no corrientes mantenidos
para la venta, referidos a activos inmovilizados cuya recuperación se espera realizar
principalmente a través de su venta en vez de su uso continuo.
44
Las adquisiciones de existencias serán registradas y transferidas a las cuentas
pertinentes a través de la cuenta de gastos por naturaleza (cuenta 61 Variación de
existencias). Los productos elaborados, en proceso, subproductos, desechos y
desperdicios, y envases y embalajes fabricados en el período serán transferidos a las
cuentas correspondientes a través de la cuenta 71 Variación de producción almacenada.
Las ventas de bienes serán registradas contra la cuenta 69 costos de Ventas.
20 MERCADERIAS
CONTENIDO
Agrupa las subcuentas que representan los bienes adquiridos por la empresa para ser
destinados a la venta, sin someterlos a proceso de transformación.
NOMENCLATURA DE LAS SUBCUENTAS
201 Mercaderías manufacturadas
202 Mercaderías de extracción
203 Mercaderías agropecuarias y piscícolas
204 Mercaderías inmuebles
208 Otras mercaderías
201 Mercaderías manufacturadas. Productos adquiridos, ya elaborados y listos para su
venta.
202 Mercaderías de extracción. Productos originados en recursos naturales extraídos,
que han sido adquiridos para su venta sin haber sido transformados.
203 Mercaderías agropecuarias y piscícolas. Productos de origen animal y vegetal que
se adquieren con el objeto de venderlos sin transformarlos.
Mercaderías inmuebles. Activos inmobiliarios que se adquieren con el propósito de su
venta.
45
208 Otras mercaderías. Mercaderías adquiridas para la venta que no se contemplan en
las subcuentas anteriores.
RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN
Las mercaderías se registrarán a su costo de adquisición, incluyendo todos los costos
necesarios para que las mercaderías tengan su condición y ubicación actuales.
Las salidas de existencias de mercaderías se reconocen de acuerdo con las fórmulas de
costeo de PEPS, promedio ponderado o costo identificado.
Para los efectos de la medición al cierre del periodo que se reporta, se aplica la regla de
valuación de costo de adquisición o valor neto de realización el menor, la excepción a
esta regla corresponde a los productos agrícolas y forestales en la oportunidad de su
cosecha o recolección, y a las materias primas que los intermediarios miden de acuerdo
con su cotización internacional; mercaderías en ambos casos, que se miden a su valor
razonable.
Las diferencias de cambio originadas en pasivos en moneda extranjera serán aplicadas a
resultados.
DINAMICA DE LACUENTA 20
Es debitada por:
El costo de las mercaderías adquiridas con el abono a la subcuenta 611 – Variación
de existencias – mercaderías.
El costo de las mercaderías devueltas por los clientes, con abono a la subcuenta 691
– Costo de ventas – mercaderías.
El incremento de valor de las mercaderías que se miden al valor razonable
Los sobrantes de mercaderías.
46
Es acreditado por:
El costo de las mercaderías vendidas, con cargo a la subcuenta 691 – Costo de
ventas – Mercaderías.
El costo de las mercaderías devueltas a proveedores con cargo a la subcuenta 611 –
variación de existencias – mercaderías.
La disminución de valor de las mercaderías que se miden al valor razonable.
Los faltantes de mercaderías, determinados por referencia a inventarios físicos.
El castigo de mercaderías.
COMENTARIOS
Las mercaderías remitidas en consignaciones se deben considerar como existencias para
el consignador, las que se controlarán en cuentas de orden deudoras.
En el caso de las mercaderías recibidas en consignación, depósitos, demostración o
exhibición que pertenecen a terceros, no se deben incluir en este rubro, debiendo ser
registradas en cuentas de orden acreedores.
El castigo de existencias de mercaderías se reconoce eliminando el monto
correspondiente de esta cuenta, conjuntamente con la subcuenta 291 que acumula las
estimaciones de la desvalorización.
NIIF e INTERPRETACIONES REFERIDAS
NIC 2- Existencias
INFORMACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE MERCADERIAS A REVELAR EN
LOS ESTADOS FINANCIEROS:
En los estados financieros se revelará la siguiente información:
a) Las políticas contables adoptadas para la medición de los inventarios, incluyendo la
fórmula de medición de los costos que se haya utilizado.
47
b) El importe total en libros de los inventarios, y los importes parciales según la
clasificación que resulte apropiada para la entidad.
c) El importe en libros de los inventarios que se lleven al valor razonable menos los
costos de venta.
d) El importe de los inventarios reconocido como gasto durante el periodo.
e) El importe de las rebajas de valor de los inventarios que se ha reconocido como
gasto en el periodo, de acuerdo con el párrafo 34.
f) El importe de las reversiones en las rebajas de valor anterior, que se ha reconocido
como una reducción en la cuantía del gasto por inventarios en el período de acuerdo
con el párrafo 34.
g) Las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión de las rebajas de
valor, de acuerdo con el referido párrafo 34; y
h) El importe en libros de los inventarios pignorados en garantía del cumplimiento de
deudas.
La información acerca del importe en libros de las diferentes clases de inventarios, así
como la variación de dichos importes en el periodo, resultará de utilidad a los usuarios
de los estados financieros. Una clasificación común de los inventarios es la que
distingue entre mercaderías, suministros para la producción, materias primas, productos
en curso y productos terminados. Los inventarios de un prestador de servicios pueden
ser descritos como trabajos en curso.
El importe de los inventarios reconocido como gasto durante el periodo, denominado
generalmente costo de las ventas, comprende los costos previamente incluidos en la
medición de los productos que se han vendido, así como los costos indirectos no
distribuidos y los costos de producción de los inventarios por importes anómalos. Las
circunstancias particulares de cada entidad podrían exigir la inclusión de otros costos,
tales como los costos de distribución.
Algunas entidades adoptan un formato para la presentación del resultado del periodo
donde presentan importes diferentes a la cifra de costo de los inventarios que ha sido
48
reconocida como gasto durante el periodo. Según este formato, una entidad presentará
un análisis de los gastos mediante una clasificación basada en la naturaleza de estos
gastos. En este caso, la entidad revelará los costos reconocidos como gastos de materias
primas y consumibles, costos de mano de obra y otros costos, junto con el importe del
cambio neto en los inventarios para el periodo.
EL REGLAMENTO Y MANUAL DE PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN
FINANCIERA Y EL INVENTARIO DE MERCADERIAS
Interpretando a flores (2012), la resolución CONASEV N° 0103-1999-EF/94.10
aprueba el REGLAMENTO DE INFORMACIÓN FINANCIERA; los estados
financieros deben ser preparados y presentados de acuerdo con los principios de
Contabilidad Generalmente aceptados, normas contables establecidas por los Órganos
de Supervisión y Control y las normas del presente reglamento. Los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados están contenidos en las Normas Internacionales
de Contabilidad (NIC) oficializadas y vigentes en el Perú y comprenden también los
pronunciamientos técnicos emitidos por la profesión contable en el Perú. En aquellas
circunstancias que determinados procedimientos operativos contables no estén
específicamente normados en alguna de las NIC, deberá aplicarse los criterios expuestos
en el marco conceptual de dichas normas, pudiéndose apoyar en procedimientos
similares o específicos considerados en los Principios de Contabilidad aplicados en los
Estados unidos de Norteamérica. El reglamento no sustituye a la doctrina contable y su
aplicación debe ser comprendida en el contexto integral de las NIC y su marco
conceptual.
El balance General de las empresas comprende las cuentas del activo, pasivo y
patrimonio neto. Las cuentas del activo deben ser presentadas en orden decreciente de
liquidez y las del pasivo según la exigibilidad de pago decreciente, reconocidas en
forma tal que presentan razonablemente la situación financiera de la empresa a una
fecha dada.
49
El activo son los recursos controlados por la empresa, como resultado de transacciones
y otros eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan beneficios económicos
a la empresa.
Las existencias, incluyen los bienes que posee la empresa destinados a la venta, los que
se hallen en proceso de fabricación , los que se utilizarán en la fabricación de otros,
para ser vendidos o para consumo de la propia empresa o en la prestación de servicios.
CONTROL INTERNO DE CALIDAD
Investigando a Aldave & Meniz (2012) , se tiene que el control interno de calidad es un
proceso integral efectuado por la gerencia y el personal, y está diseñado para enfrentarse
a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecución de la misión
de la entidad, se alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales; Ejecución ordenada,
ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones; Cumplimiento de las
obligaciones de responsabilidad ; Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables;
Salvaguarda de los recursos para evitar pérdidas, mal uso y daño.
El control interno de calidad es un proceso integral dinámico que se adapta
constantemente a los cambios que enfrenta la organización. La gerencia y el personal de
todo nivel tienen que estar involucrados en este proceso para enfrentarse a los riesgos y
para dar seguridad razonable del logro de la misión de la institución y de los objetivos
generales.
El control interno de calidad no es un hecho o circunstancia, sino una seria de acciones
que están relacionadas con las actividades de la entidad. Estas acciones se dan en todas
las operaciones dela entidad continuamente. Estas acciones son inherentes a la manera
en la que la gerencia administra la organización. El control interno por lo que tanto es
diferente a la perspectiva que tienen algunos de él, quienes lo ven como un hecho
adicionado a las actividades de la entidad, o como una obligación.
El control interno de calidad debe ser incorporado a las actividades de la entidad y es
más efectivo cuando se lo construye dentro de la estructura organizativa de la entidad y
50
es parte integral de la esencia de la organización. El control interno debe ser diseñado
desde adentro, no por Cualquier organización está en primer lugar preocupada por la
consecución encima de las actividades.
Cualquier organización está en primer lugar preocupada por la consecución de su
misión. Las instituciones existen para un fin. Cualquiera que sea la misión, su
consecución se enfrentará a toda clase de riesgos. La tarea de la gerencia es identificar y
dar respuesta a estos riesgos para a maximizar la posibilidad de alcanzar la
consecuencia de la misión.
El control interno de calidad puede ayudar a enfrentarse a estos riesgos, sin embargo
sólo puede proporcionar una garantía razonable sobre el logro de la misión y de los
objetivos generales. No importa cuán bien diseñado y ejecutado esté, el control interno
de calidad no puede dar a la gerencia seguridad completa en relación al logro de los
objetivos generales. En su lugar, las directrices dicen que se puede esperar un nivel
“razonable” de seguridad. La seguridad razonable equivale a un nivel satisfactorio de
confianza bajo ciertas consideraciones dadas de costo, beneficio y riesgo. Determinar
cuanta seguridad es razonable requiere de juicio. Al ejercitar la capacidad de juicio, los
ejecutivos deben identificar los riesgos inherentes de operaciones y los niveles
aceptables de riesgo bajo diversas circunstancias, además de fijar el riesgo tanto
cuantitativa como cualitativamente. La seguridad razonable refleja la noción sobre la
incertidumbre y riesgos futuros, mismos que nadie puede presidir con total certeza.
Además existen factores que están fuera de control o de la influencia de la organización
y pueden afectar la habilidad para lograr los objetivos. Las limitaciones también son
resultados de las siguientes realidades: el juicio humano al tomar las decisiones puede
ser erróneo; las crisis pueden darse por pequeños errores; los controles pueden ser
eludidos si dos o más miembros así lo deciden, o la gerencia puede aludir el sistema de
control interno. Además, los compromisos del control interno de calidad reflejan el
hecho de que los controles tienen un costo. Estas limitaciones hacen que la gerencia no
pueda tener seguridad absoluta de que los objetivos sean alcanzados. La seguridad
51
razonable reconoce que el costo del control interno no debe exceder los beneficios que
de él deriven.
Las decisiones sobre la respuesta al riesgo y la implantación de controles necesitan
considerar los costos y los beneficios relativos. El costo se refiere a la medida financiera
de recursos consumidos para lograr un propósito específico y a la medida económica de
una oportunidad pérdida, como ser el retraso en las operaciones, una disminución en los
niveles de servicio o productividad, o el bajo nivel moral de los empleados. Un
beneficio es medido por el grado en el que el riesgo de no alcanzar un objetivo
determinado es eliminado. Los ejemplos incluyen un incremento en la probabilidad de
detectar el fraude, desperdicio, abuso, o error, previniendo una actividad inapropiada, o
aumentado el cumplimiento de las regulaciones.
El diseño de los controles internos que son benéficos respecto de sus costos al reducir el
riesgo hasta un nivel aceptable, requiere que los gerentes entiendan claramente el
conjunto de los objetivos a ser alcanzados. Si esto no es así, los gerentes pueden diseñar
sistemas con excesivos controles en un área operativa que pueden afectar negativamente
otras operaciones. Por ejemplo los empleados pueden tratar de evadir los
procedimientos, las operaciones ineficientes pueden causar retrasos; el exceso de
procedimientos puede anquilosar la creatividad de los empleados o la capacidad de
solucionar problemas y perjudicar la calidad de los servicios que se presta a los
beneficiarios. Por ello, los beneficios derivados de los excesivos controles. Sin
embargo, también se deben hacer consideraciones cuantitativas, puede por ejemplo ser
importante el tener los controles adecuados sobre las transacciones en unidades
monetarias de alto o bajo riesgo. Tales como los inventarios. Los costes de los controles
correspondientes pueden parecer excesivos en relación a las cantidades de dinero que se
manejan en el conjunto de los gastos, pero pueden ser criterios a la hora de la confianza
de los accionistas.
Investigando a Gonzales, se tiene que el control interno de calidad consiste en la
supervisión, vigilancia de los actos y resultados de la gestión, en atención al grado de
52
eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y
bienes de las empresas, así como del cumplimiento de las normas y de los lineamientos
de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y
control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y
correctivas pertinentes.
El control empresarial de calidad es interno y externo y su desarrollo constituye un
proceso integral y permanente. El control interno de calidad comprende las acciones de
cautela previa, simultáneamente y de verificación posterior que realiza la empresa, con
la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y
eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.
El control interno previo y simultaneo compete exclusivamente a las autoridades,
funcionarios y trabajadores de las entidades como responsabilidad propia de las
funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de
la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales
y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de
autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección.
El control interno posterior es ejercicio por los responsables superiores del trabajador o
funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así
como por el órgano de control de la empresa según sus planes y programas anuales,
evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes de
las empresas, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas
trazadas y resultados obtenidos.
Es responsabilidad del directorio y la gerencia de la entidad fomentar y supervisar el
funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación dela gestión y el
efectivo ejercicio del control propendiendo a que éste contribuya con el logro de la
misión y objetivos de las empresas. El directorio y la gerencia están obligados a definir
las políticas institucionales en los planes y/o programas anuales que se formules, los que
serán objeto de las verificaciones.
53
El control interno alcanza su nivel de calidad, si cumple con los principios que rigen el
ejercicio del control interno de calidad.
1) La universalidad, entendida como la potestad de los órganos de control para
efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre todas las
actividades de la respectiva entidad, así como de todos sus funcionarios y
servidores, cualquiera fuere su jerarquía.
2) El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio del control consta de un conjunto
de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y completa, los
procesos y operaciones materia de examen en la entidad y sus beneficios
económicos y/o sociales obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas
cualitativas y cuantitativas establecidas, su vinculación con políticas
gubernamentales, variables exógenas no previsibles o controlables e índices
históricos de eficiencia.
3) La autonomía funcional, expresada en la potestad de los órganos de control para
organizarse y ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de influencias.
Ninguna entidad o autoridad, funcionario o servidor público, ni terceros, pueden
oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de
control.
4) El carácter permanente que define la naturaleza continua y perdurable del control
como instrumento de vigilancia delos procesos y operaciones de la entidad.
5) El carácter técnico y especializado del control, como sustento esencial de su
operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su
naturaleza de la entidad en la que se incide.
6) La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a la normativa
constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuación.
7) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y observancia de los
derechos de las entidades y personas, así como de las reglas y requisitos
establecidos.
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8) La eficiencia, eficacia y economía, a través de los cuales el proceso de control logra
sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y optima utilización de recurso.
9) La oportunidad, consistente en que las acciones de control lleven a cabo en el
momento y circunstancia debidos y pertinentes para cumplir su cometido.
10) La objetividad, en razón de la cual las acciones de realizan sobre la base de una
debidas e evaluación de fundamentos de hecho y derecho, evitando apreciaciones
subjetivas.
11) La materialidad, que implican la potestad del control para concentrar su actuación
en las transacciones y operaciones de mayor significación económica o relevancia
en la entidad examinada.
12) El carácter selectivo del control del control, entendido como el que ejerce el Sistema
en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los mismos, que denoten
mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa .
13) La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que los
directivos, funcionarios y trabajadores de las empresas, han actuado con arreglo a
las normas legales y administrativas pertinentes.
14) El acceso de la información, referido a la potestad de los órganos de control de
requerir, conocer y examinar tosa la información y documentación sobre las operaciones
de la entidad, aunque sea secreta, necesaria para su función.
15) La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibido que durante la ejecución del
control se releve información que pueda causar daño a la entidad, a su personal o al
Sistema, o dificulte la tarea de éste último.
16) La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al efectuar una
acción de control.
17) La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados de las
acciones de control u otras realizadas por los órganos de control, mediante los
mecanismos que la Contraloría General considere pertinentes.
18) La participación ciudadana, que permita la contribución de la ciudadanía en el
ejercicio del control gubernamental.
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19) La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al
logro de las metas propuestas, respeto de aquellos formalismos cuya omisión no incida
en la validez de la operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes
en la decisión final.
Interpretando a Panéz (2008); en el marco del control interno de calidad, la acción de
control en la herramienta esencia, por la cual el personal técnico de sus órganos
conformantes, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que
regulan el control interno de calidad efectúa la verificación y evaluación, objetiva y
sistemática, de los actos y resultados producidos por las empresas en la gestión y
ejecución de los recursos, bienes y operaciones empresariales. Las acciones de control se
realizan con sujeción al Plan Empresarial de Control y a los planes aprobados para cada
órgano del Sistema de acuerdo a su programación de actividades. Dichos planes deberán
contar con la correspondiente asignación de recursos presupuestales para su ejecución,
aprobada por el Directorio de la entidad, encontrándose protegidos por el principio de
reserva. Como consecuencia de las acciones de control se emitirán los informes
correspondientes, los mismos que se formularan para el mejoramiento de la gestión de la
entidad, incluyendo el señalamiento de responsabilidad que, en su caso, se hubieran
identificado. Sus resultados se exponen al Titular de la entidad, salvo que se encuentre
comprendido como presunto responsable civil y/o penal. Las acciones de control que
efectúen los órganos del Sistema no será concluidas sin que se otorgue al personal
responsable comprendido en ellas, la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y
aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos, salvo en los caso
justificados señalados en las normas reglamentarias.
Interpretando a Argandoña (2012) ; el control interno de calidad tiene por objeto
propender la apropiado, oportuno y efectivo ejercicio de la verificación empresarial, para
prevenir y verificar, mediante la aplicación de principios, sistemas y procedimientos
técnicos la correcta, eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos y
bienes de las empresas, el desarrollo honesto y probo de las funciones y actos de los
directivos, funcionarios y trabajadores de las empresas, así como el cumplimiento de
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metas y resultados obtenidos por las instituciones sujetas a control, con la finalidad de
contribuir y orientar el mejoramiento de sus actividades y servicios en beneficio del
personal de la empresa.
Interpretando a Aldave y Meniz (2012) ; la evaluación efectiva del control interno es la
ponderación del auditor, hecha sobre los datos que ya conoce a través del estudio, y con
base en sus conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control
interno suministre. De este estudio y evaluación, se podrá desprender la naturaleza de las
pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello dependerá la extensión que daba dar
a los procedimientos de auditoria de empleados y la oportunidad en que los va a utilizar
para obtener los resultados más favorables posibles. La evaluación del sistema de control
interno define las fortalezas y debilidades de la organización empresarial mediante una
cuantificación de todos sus recursos. Mediante el examen y objetivos del control interno,
registros y evaluación de los estados financieros se crea la confianza que la entidad debe
presentar frente a la sociedad. La evaluación del sistema de control interno basado en
principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor técnico es el
fundamento de la realización de una auditoría financiera. El auditor financiero debe
asegurarse que se cumplan todas las medidas adecuadas y necesarias en la
implementación delo sistema de evaluación de control interno. En el proceso de
evaluación del control interno un auditor debe revisar altos volúmenes de documentos,
es por esto que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carácter selectivo para
hacer inferencias sobre la confiabilidad de sus operaciones. Para dar certeza sobre la
objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad, el auditor tiene el
recurso del muestreo estadístico, para lo cual se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos primordiales: La muestra debe ser representativa; El tamaño de la muestra varia
de manera inversa respecto a la calidad del control interno; el examen de los documentos
incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una inferencia adecuada; siempre habrá
un riesgo de que la muestra no sea representativa y por lo tanto que la conclusión no sea
adecuada. El método de cuestionario, consiste en la evaluación con base en preguntas,
las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo
57
examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá
constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudaran a determinar si los
controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayudara a
determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable. El método narrativo,
consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las
características del sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los
registros y formularios que intervienen en el sistema. El método gráfico, también
llamado de flujo gramas, consiste en revelar o describir la estructura orgánica las áreas
en examen y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones
que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad; tiene como ventajas que:
identifica la ausencia de controles financieros y operativos; permite una visión
panorámica de las operaciones o de la entidad; identifica desviaciones de
procedimientos; identifica procedimientos que sobran o que faltan; facilita el
entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables
o financieros; la evaluación debe asegurar la integridad y exactitud de las operaciones
realizadas por el ente económico. Entre las técnicas de evaluación; tenemos 1. Técnicas
de verificación ocular, entre estas se encuentran: comparación, observación, Revisión
selectiva; Rastreo. 2. Técnica de verificación verbal: Indagación. 3. Técnicas de
verificación escrita: Análisis: Conciliación; Confirmación. 4. Técnicas de verificación
documental: Comprobación, Computación. 5. Técnicas de verificación física:
Inspección. Todas estas técnicas de evaluación las puede encontrar aplicadas en los
diferentes tipos de artículos que tienen que ver tema en el canal financiero. La ficha de
evaluación gráfica y cuantifica el nivel de desempeño de la empresa, está fundamentada
en: Los criterios o áreas a ser evaluados; La ordenación de compromisos; Las sub- área o
unidades a evaluar dentro de la respectiva área; Calificación del control; Marcas de
derivaciones; Cumplimiento de recomendaciones; Estudios y evaluación del sistema de
control interno.
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ADMINISTRACION CON MEJORA CONTINUA DEL INVENTARIO DE
MERCADERIAS
Interpretando a Ferrer (2011); la administración con mejora continua del inventario de
las empresas, es la forma como planifica, organiza, dirige, coordine y controlan las
entradas, salidas y saldos del inventario de mercaderías de las empresas. Al respecto la
base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la
importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para
la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada
al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo
de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser
transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una
constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la
apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes: Inventario (inicial); Compras;
Devoluciones en compra; Gastos de compras; Ventas; Devoluciones en ventas;
Mercancías en consignación; Inventario (final)
Investigación a Ferrer (2011); se tiene que el inventario Inicial representa el valor de las
existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se
abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable
cuando se cerrara con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas
directamente. En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el
periodo contable con el objetivo de volver a venderlas con fines de lucro y que forman
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parte el objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la
compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta
tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por
Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta
que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa
devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de
mercancías no se abonara a la cuenta compras. Los gastos ocasionados por las compras
de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene
un saldo deudor y no entra en el Balance General. Las Ventas: Esta cuenta controlara
todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con
este fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para
reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior,
nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de
pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compro pero que, por razones
de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han sido recibidos en el almacén. Para
contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que
la cuenta que reflejara las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en
“consignación”, sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la
empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
El Inventario Actual (final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al
inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al
relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se
obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese periodo.
INVENTARIO DE MERCADERIAS
Interpretando a Álvarez (2010); las empresas tienen inventarios y dentro de estos el de
mercaderías; por tanto deben definir el método más adecuado para administrarlo de la
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mejor manera, al menor costo y sin lo cual no habrá resultados adecuados. Al respecto se
tienen distintos procedimientos que se deben tener en cuenta:
Inventario periódico:
Este inventario es generalmente utilizado por empresas pequeñas y medianas y tiene dos
características: a) para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es
indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores; b) Para controlar
el costo de las transacciones que afectan el inventario se utilizan diferentes cuentas de
acuerdo con la naturaleza de la operación que se esté realizando. El registro de las
transacciones a si hecho, junto con la toma de inventario físico y su correspondiente
valuación, permitirán la elaboración del importantísimo estado financiero denominado
de ganancia y perdida. El costo de los artículos vendidos y el saldo del inventario solo de
calculan al final del periodo contable, cuando se toma un inventario físico. Su fórmula
es: Inventario Inicial + Compras – Inventario Final = costo de Art. Vendidos.
Método de inventario periódico: La mercancía que entra se registra en la cuenta de
compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de
venta en una cuenta separada. Existen básicamente dos métodos para determinar el
inventario que pueden, en un momento dado, sustituir el método de conteo físico.
Método de la utilidad bruta: Este método está sustentado a la experiencia que la
empresa ha tenido en periodo anterior, en relación con el margen de utilidad. De todos es
conocido que el precio de venta de un artículo está compuesto por una parte que
representa al costo de compra o de fabricación de ese artículo, y otra parte representa la
utilidad bruta que el empresario desea ganar es decir: Precio de ventas = costo de venta
+ utilidad. De la relación se desprende que: Costo de venta = precio de venta – utilidad.
Si en adición a ellos, los registros de contabilidad nos permite determinar el costo de la
mercancía disponible, podremos determinar el costo del inventario de mercancías que
existe para esas fecha, así; Inventario de mercancía = mercancía disponible - costo de
venta. Se puede observar que para obtener el monto de inventario por este método, la
acción se circunscribe en determinar la mercancía disponible y el costo de venta. El
método de utilidad bruta puede ser utilizado no –solo para determinar el inventario final,
61
sino también para calcular el saldo de cualquier cuenta relacionada con las ventas y el
costo de ventas.
Método de ventas al detalle:
Interpretando a Álvarez (2010); este otro método que permite estimar el inventario en
cualquier fecha y es utilizado, básicamente, en aquella empresas donde se vende
mercancía al detalle o menudo, tales como tiendas por departamentos. Esta empresa
requieren, por lo general elaborar estados financieros en fechas intermedias al cierre para
lo cual, sabemos, es indispensable disponer del monto de los inventarios para esas
fechas. Es obvio que tomar inventario físico mensualmente en este tipo de negocios es
una labor tan ardua que justifica utilizar métodos estimativos, ya que si el proceso de
cálculo se lleva a cabo con cuidado y en forma sistemática, el costo del inventario así
determinado se acercara, razonablemente, al resultado que se obtendría haciendo el
inventario físico.
Inventario continuo o perpetuo:
Interpretando a Álvarez (2010); La mercancía que entra se registra a la cuenta de
Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma
que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en
existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de
inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos. Se
lleva un registro continuo, corriente y diario del inventario y de los costos de artículos
vendidos.
ESTRATEGIAS DE ADMINISTRACION CON MEJORA CONTINUA DEL
INEVENTARIO DE MERCADERIAS
Interpretando a Álvarez (2010); la administración con mejora continua de los inventarios
incluye la reducción de costos en la operatividad de los mismos en forma razonable, de
tal modo que dichos inventarios sean competitivos. Al respecto se tiene que consideras
que los inventarios, existencias o stocks son los materiales que la empresa tiene
almacenados para facilitar la continuidad del proceso empresarial. La gestión de
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inventarios tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de
mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de comercialización. Las
mercaderías son los materiales comprados por la empresa y destinados a su posterior
venta sin transformación. La empresa necesita disponer de recursos almacenados
(inventarios) para: i) Evitar la ruptura de stocks: no quedarse sin productos si hay un
incremento inesperado de demanda; ii) Posibles diferencias entre ritmo de compra y
distribución: cuando la demanda depende de la época del año; iii) Obtener grandes
descuentos: al comprar materiales en gran cantidad y reducir costes totales.
Para Apaza (2011), los inventarios generan costos y por tanto deben ser tratados como
corresponde a las normas, usos y costumbres empresariales, buscando que los mismos
sean los razonables y buscando siempre reducirlos. Al respecto se tiene que negociar los
costos que se indican a continuación, es posible que todo el tiempo no puedan ser
considerados cada uno de estos:
1) Costos de pedido: costos de realizar un pedido: administrativos (gestión con
proveedores), transporte, descarga, seguros,… Existe relación inversa al volumen de
inventarios, porque cuanto mayor volumen de existencias menor número de pedidos a
realizar en el año.
2) Costos de almacenamiento: costes de mantener las existencias en el almacén:
espacio, administrativos (personal y sistema gestión), económicos (obsolescencia,
depreciación), financieros (intereses de financiar capitales invertidos).
3) Costos de ruptura de stocks: costes que tiene la empresa cuando se queda sin
existencias, no puede producir o no puede entregar el pedido a un cliente.
4) Costos de adquisición: costes de comprar el producto al proveedor: precio de
compra (P) demanda esperada (D).
Para Apaza (2011); la administración de los inventaritos con mejora continua tiene que
realizarse mediante la cada vez mejor planeación, organización, dirección, coordinación
y control de las mercaderías de acuerdos a lo siguiente:
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1) Stock máximo: cantidad mayor de existencias que se pueden mantener en un
almacén.
2) Stock mínimo (stock de seguridad): cantidad menor de existencia de un
material que se puede mantener en un almacén, bajo el cual el riesgo de ruptura de
stocks es muy alto.
3) Plazo de aprovisionamiento (o plazo de entrega): tiempo que tarda el
proveedor en servir un pedido, o tiempo que transcurre desde la emisión del pedido hasta
la recepción física del mismo.
4) Punto de pedido: nivel de existencia en el que se ha de realizar el pedido para
reaprovisionar el almacén, teniendo en cuenta el plazo de aprovisionamiento para no
quedar por debajo del stock de seguridad.
METODO DE PEDIDO ÓPTIMO (METODO DE WILSON)
Para Apaza (2011); este método tiene como objetivo determinar el volumen o cantidad
de pedido que minimice el coste total de la gestión de inventario. Este modelo es
aplicable cuando se dan una serie de supuestos:
-Siempre se realizan pedidos (lotes) del mismo tamaño (Q = tamaño del pedido)
- La demanda del producto es constante y conocida
- El plazo de entrega en constante.
La evolución del nivel de existencias que se mantienen en inventario sigue lo siguiente:
cuando el nivel de existencias baja hasta el punto de pedido se gestiona un nuevo pedido
siempre del mismo tamaño (Q). Mientras transcurre el plazo de aprovisionamiento el
nivel de existencias ha bajado hasta el stock de seguridad.
Al gestionar inventarios se busca EQUILIBRIO entre el riesgo de quedarse sin
inventarios (que produciría ruptura de stocks) y el de almacenar un volumen excesivo de
existencias (que supone un coste elevado).
Para establecer el pedido óptimo (que minimice el coste total de la gestión de
inventarios) hay que tener en cuenta los costes de gestión:
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1) Costo de pedido (CP): es el coste de reposición de stocks o de realizar pedidos:
resultado de multiplicar el coste de hacer un pedido (s) por el número de pedidos
realizados en total (N), donde N es el cociente entre la demanda (D) y el tamaño del
pedido (Q):
CP = s . N = s. D/Q (N = D/Q). Este coste disminuye con el volumen de pedido, porque
cuanto mayor sea un pedido, menos pedidos habrá que hacer.
2) Coste de almacenamiento (CAL): si llamamos g al coste de mantener
almacenada una unidad de producto, y sabiendo que (Q/2 + SS) es la media de stocks en
el almacén, porque la demanda es constante, y que el stock de seguridad es SS, el coste
será:
CAL = g. (Q/2 + SS). Al respecto, si no hay stock de seguridad la media de stocks en el
almacén es Q/2, por lo que: CAL = g. (Q/2); g = r. p siendo r tasa de coste de
almacenamiento y p precio de compra del bien almacenado.
Este coste aumenta con el volumen de pedido, porque cuanto mayor sea un pedido, mas
stocks habrá y. por tanto, mayor coste de almacenamiento.
Por tanto el COSTE TOTAL DE LA GESTION DE INVENATRIOS (CTG) o
COSTE ANUAL será: CTG = CP + CAL = s. D/Q + g. (Q/2 + SS). Si el CTG puede
incluir el coste de adquisición, en ese caso sería: CTG = CP + CAL + C adquisición.
3) El pedido optimo (Q*) es el volumen de pedido que hace el CTG mínimo y en
el que CP = CAL
Demanda durante el plazo de aprovisionamiento:
1º calcular: Demanda diaria = Demanda anual (D)/360
2º calcular: Demanda durante el plazo aprovisionamiento = demanda diaria, plazo
aprovisionamiento
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METODO ABC DE ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS:
Para Apaza (2011); en empresas industriales o comerciales que operan con gran
variedad de artículos comprobado que un % reducido de artículos representa un alto %
del valor de los inventarios. Y al contrario, un % elevado de artículos representa un
pequeño % de dicho valor.
El método ABC clasifica por importancia relativa las diversas existencias de una
empresa cuando hay mucha variedad de productos y no puede destinar el mismo tiempo
ni los mismos recursos a cada uno de ellos. Cuanto mayor sea el valor de los elementos
inventariados mayor será el control de ellos. El método ABC clasifica las existencias en
tres categorías:
1) Existencias A: los artículos más importantes para la empresa. Son en torno al 20
% de los artículos de almacén y equivalen en torno al 70 – 80% del valor total de las
existencias. La empresa debe controlar sus stocks detalladamente, reducir todo lo posible
las existencias y minimizar el stock de seguridad.
2) Existencias B: existencias menos relevantes que las A. se debe mantener un
sistema de control aunque mucho menos escritos que el anterior. Son en torno al 30% de
los artículos del almacén, con un valor del 10- 20% del total de las existencias.
3) Existencias C: existencias con muy poca relevancia para la gestión de
inventarios, por lo que no se controlan específicamente. Se usan métodos simplificados
y aproximados. Representan en torno al 50% de las existencias, pero tan solo el 5-10 %
del valor total del almacén. Ej.: folios (material oficina). Para las existencias B y C la
mera observación puede ser método de control valido. Para ellas se pueden usar modelos
periódicos de inventario.
EL SISTEMA JUST TIME DE GESTIÓN DE INVENTARIOS DE
MERCADERIAS:
Para Apaza (2011); es un sistema integrado de gestión de la producción y
aprovisionamiento que usan las principales empresa industriales a escala mundial.
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Surgió en Toyota (Japón) para producir más coches sin que los costos le asfixiaran
financieramente.
El JIT se fundamenta en que la empresa no fabrica ningún producto hasta el cliente no
realiza un pedido en firme. La demanda inicia el proceso productivo, al revés que hasta
entonces en que la empresa lanzaba su producto al mercado sin haber recibido ningún
pedido. Una empresa que siga el sistema JIT de gestión de inventarios se caracteriza por:
1) Reducir existencias en inventario a las necesidades para la satisfacción
inmediata de los pedidos de clientes. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo
para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento eficazmente.
2) Reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes, reaccionando
ágilmente ante los cambios de la demanda.
3) Disponer de un sistema integrado de calidad total que persigue la mejora
continua, que identifique rápidamente los problemas operativos. Lo que implica
fomentar la innovación y participación del personal para lograr la mejora continua de los
procesos de producción y aprovisionamiento (identificar problemas y proponer
soluciones rápidas y dinámicas). Calidad total: tendencia a la mejora continua, con el
objetivo de lograr la calidad óptima en la totalidad de las áreas.
4) Flexibilidad en el trabajo; adecuar n° y funciones del personal a las variaciones de
demanda.
EL CONTROL INTERNO DE CALIDAD DEL INVENTARIO DE
MERCADERIAS:
Según lo establecido por Actualidad empresarial (2012), el control interno sobre los
inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una
empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger
sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1) Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
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2) Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
3) Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o
descomposición.
4) Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contable.
5) Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercaderías de alto costo
unitario.
6) Comprar el inventario en cantidades económicas.
7) Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas.
8) No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
LA AUDITORIA DEL INVENTARIO DE MERCADERIAS
Según lo establecido por el Estudio Caballero Bustamante (2012), si el inventario es un
rubro significativo en los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia de
auditoria suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario por
medio de:
a) Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible, para:
i) Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y
controlar los resultados del conteo físico del inventario.
ii) Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración.
iii) Inspeccionar el inventario
iv) Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la compañía.
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b) Realizar procedimientos de auditoria sobre las cifras de los registros finales del
inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados
reales del conteo del inventario.
- En caso de que el inventario se realizado por la compañía con un corte diferente al
de los estados financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le permitan
verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados entre la fecha del
conteo y la fecha de los estados financieros.
- En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a
circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en una
fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoría de los movimientos del
periodo intermedio.
- Si no es factible la asistencia del auditor al inventario físico, el auditor deberá
plantear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionen evidencia válida y
suficiente respecto a la existencia y condición del inventario. En el caso en donde el
auditor vea limitado su trabajo, deberá informarlo en su dictamen de acuerdo con la
NIA 705.
- El auditor deberá estar atento a identificar inventario en poder de terceros y cuyo
monto se a significativo en los estados financieros. Para estos casos, el auditor
deberá planear y ejecutar procedimientos que le proporcionen evidencia válida y
suficiente respecto a la existencia y condición del inventario, realizando ambos o
alguno de los siguientes procedimientos:
a. Solicitar confirmación al tercero que tiene bajo su custodia y responsabilidad el
inventario, en cuanto a las cantidades y condiciones del inventario.
b. Efectuar una inspección de las cantidades y condición del inventario que está en
poder del tercero.
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ECONOMIA EN LA ADMINISTRACION DE LOS INVENTARIOS
Interpretando a Goodstein, Nolan y Pfeiffer (2010), la economía en la administración de
los inventarios está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales la entidad
adquiere las mercaderías, obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de
calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y al menor costo posible. Si el auditor se
centra en la economía será importante definir correctamente el valor de compra y los
gastos vinculados. Esto a menudo es un problema. Algunas veces sería posible
introducir aproximadamente de los costos reales, por ejemplo definiendo los costos en
términos de número de empleados, cantidad de insumos utilizados, costos de
mantenimiento, etc. Por otro lado, en el marco de la economía, se tiene que analizar los
siguientes elementos: costo beneficio y volumen de las operaciones. Estos elementos
representan instrumentos en la planeación, gestión y control de operaciones para el logro
del desarrollo integral de la institución y la toma de decisiones respecto al producto,
precios, determinación de los beneficios, distribución, alternativas para fabricar o
adquirir insumos, métodos de producción, inversiones de capital, etc. Es la base del
establecimiento del presupuesto variable de la empresa. El tratamiento económico de las
operaciones proporcionan una guía útil para la planeación de utilidades, control de
costos y toma de decisiones administrativos no debe considerarse como un instrumento
de precisión ya que los datos están basados en ciertas condiciones supuestas que limitan
los resultados. La economicidad de las operaciones, se desarrolló bajo la suposición que
el concepto de variabilidad de costos (fijos y variables), es válido pudiendo identificarse
dichos componentes, incluyendo los costos semi variables; éstos últimos a través de
procedimientos técnicos que requieren un análisis especial de los datos históricos de
ingresos y costos para varios periodos sucesivos, para poder determinar los costos fijos y
variables.
Interpretando a Goodstein, Nolan y Pfeiffer (2010), la eficiencia en la administración de
inventarios, es el resultado positivo luego de la racionalización adecuada de los recursos,
acorde con la finalidad buscada por los responsables de la gestión. La eficiencia está
referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los
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recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de
desempeño establecido. Las entidades podrán garantizar su permanencia en el mercado
si se esfuerzan por llevar a cabo una gestión empresarial eficiente, orientada hacia el
cliente y con un nivel sostenido de calidad en los productos y/o servicios que presta. La
eficiencia puede medirse en términos de los resultados divididos por el total de costos y
es posible decir que la eficiencia ha crecido un cierto porcentaje (%) por año. Esta
medida de la eficiencia del costo también puede ser invertida (como total en relación con
el número de productos) para obtener el costo unitario de producción. Esta relación
muestra el costo de producción de cada producto. De la misma manera, el tiempo
(calculado por ejemplo) en término de horas hombre) que toma producir un producto (el
inverso de la eficiencia del trabajo) es una medida común de eficiencia. La eficiencia es
la relación entre los resultados en términos de bienes, servicios y otros resultados y los
recursos utilizados para producirlos. De modo empírico hay dos importantes medidas: i)
eficiencia de costos, donde los resultados se relacionan con costos, y, ii) eficiencia en el
trabajo, donde los logros se refieren a un facto de producción clave: el número de
trabajadores. Si un auditor pretende medir la eficiencia, deberá comenzar la auditoria
analizando los principales tipos de resultados/salidas de la entidad. El auditor también
podría analizar los resultados, averiguando si es razonable la combinación de resultados
alcanzados o verificando la calidad de estos. Cuando utilizamos un enfoque de eficiencia
para este fin, el auditor deberá valorar, al analizar cómo se ha ejecutado el programa,
que tan bien ha manejado la situación la empresa. Ello significa estudiar la empresa
auditada para chequear como ha sido organizado el trabajo. La eficiencia, está referida a
la relación existente entre los servicios prestados o entregado por las entidades y los
recursos utilizados para ese fin productividad. En comparación con un estándar de
desempeño establecido. La eficiencia, es la relación entre costos y beneficios enfocada
hacia la búsqueda de la mejor manera de hacer o ejecutar las tareas (métodos), con el fin
de que los recursos (personas, vehículos, suministros diversos y otros) se utilicen del
modo más racional posible. La racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los
fines y objetivos que se deseen alcanzar, esto significa eficiencia, lo que lleva a concluir
que las empresas va a ser racional si se escogen los medios más eficientes para lograr los
71
objetivos deseados, teniendo en cuenta que los objetivos que se consideran son los
organizacionales y no los individuales. La racionalidad se logra mediante normas y
reglamentos que rigen el comportamiento de los componentes en busca de la eficiencia.
La eficiencia busca utilizar los medios, métodos y procedimientos más adecuados y
debidamente planeados y organizados para asegurar un óptimo empleo de los recursos
disponibles. La eficiencia no se preocupa por los fines, como si lo hace la eficacia, si no
por los medios. La eficiencia, se puede medir por la cantidad de recursos utilizados en la
prestación de servicios. La eficiencia aumenta a medida que decrecen los costos y los
recursos utilizados. Se relaciona con la utilización delos recursos para obtener un bien u
objetivo.
EFECTIVIDAD EN LA ADMINSITRACIÓN DE LOS INVENTARIOS
Interpretando a Chiavenato (2919), la eficacia o efectividad, se refiere al grado en
alcanzar, previstos en la legislación o fijados por el directorio. Si un auditor se centra en
la efectividad, deberá comenzar por identificar las metas de los programas de la entidad
y por operacionalizar las metas para medir la efectividad. El objetivo “eficacia” proviene
del latín efficax (eficaz, que tiene el poder de producir el efecto deseado), suyo
significado en castellano es “hacer o lograr”, de acuerdo con el diccionario de la lengua
española de la Real Academia Española, eficacia significa “capacidad de lograr el efecto
que se desea o se espera”. Dicho término hace énfasis a los resultados, promueve el
hacer las cosas correctas y sobretodo en lograr objetivos sin importar el costo o el uso o
mal uso delos recursos. Una determinada iniciativa es más o menos eficaz según el
grado en que se cumple sus objetivos, toma en cuenta la calidad del producto y le deja el
problema del cómo obtenerlo a la otra variable de la función efectividad, la que
llamamos eficiencia.
Desde el punto de vista de la empresa, especialmente en los más altos niveles
jerárquicos, la eficacia es de una importancia única, de hecho, en la formulación de su
Panificación Estrategia, al tratar de darle respuesta al ¿Qué?, ¿Por qué?, ¿Para qué?, el
enfoque que necesariamente debe prevalecer, tanto en la formulación de los objetivos
como en la formulación de las estrategias, es el de la eficacia.
72
La base para alcanzar la efectividad institucional es lograr los objetivos institucionales
que vienen a ser el conjunto de pretensiones a alcanzar con relacional crecimiento,
posicionamiento, rentabilidad, sobrevivencia o desarrollo de la organización o unidad
estratégica, expresado cualitativamente, como resultado principalmente del análisis
estratégico, de la visión del futuro y de la creatividad de las estrategas. Responde a la
pregunta ¿Qué queremos lograr? Por su parte, las metas estratégicas son la afinación del
objetivo estratégico, pues es la cuantificación y ubicación en el tiempo de los objetivos
estratégicos. Responde a la pregunta ¿Cuánto queremos lograr y para cuándo?
Teniendo en cuenta que el proceso de planificación estratégica comienza con la fijación
clara, exacta y precisa de la misión, resulta imprescindible que los planificadores (entre
los que se encuentran, empresarios, ejecutivos y mercadólgos) conozcan antes, cual es la
definición de misión, con la finalidad que tengan el fundamente básico para iniciar la
elaboración de una misión que sea capaz de mover a las personas a ser parte activa de lo
que será la razón de ser de la empresa u organización. La misión es lo que pretende y
para quién la va hacer. Es el motivo de su existencia, da sentido y orientación a las
actividades; es lo que se pretende realizar para lograr la satisfacción de los clientes
cautivos, de los clientes potenciales, del personal, de la competencia y de la comunidad
en general. La misión es el propósito de una organización; el cual, es una función de
cinco elementos: (1) la historia de la organización; (2) las preferencias actuales de la
gerencia y/o de los dueños; (3) las consideraciones ambientales; (4) los recursos de la
organización; y (5) sus capacidades distintivas”. Asimismo, la misión es la finalidad
pretendida o definición del papel que desea cumplir en su entorno o en el sistema social
en el que actúa, y que real o pretendidamente supone su razón de ser.
La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una organización
porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa,
2) lo que pretende hacer, y 3) el para quién lo va a ser; y es influenciada en momentos
concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las preferencias de
la gerencia, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus
capacidades distintivas.
73
La misión equivale a enunciar explícitamente la razón de la existencia del pliego
presupuestario, debe reflejar lo que es, haciendo alusión directa a la función general y
específica que cumple como instancia de gestión.
MEJORA CONTINUA EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS:
Interpretando a Chiavenato (2010); la mejora del proceso de gestión está relacionada al
cumplimiento de las acciones, políticas, metas, objetivos, misión y visión de la empresa;
tal como lo establece la gestión empresarial moderna. La mejora de la gestión, es el
proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de
otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que una persona no
podría alcanzar por si sola. En este marco entra en juego la competitividad, que se define
como la medida en que una empresa, bajo condiciones de mercados, manteniendo o
expandiendo al mismo tiempo las rentas reales de sus empleados y socios. También en
este marco se concibe la calidad, que es la totalidad de los rasgos y las características de
un producto o servicio que refieren a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas
o implicadas. La mejora de la gestión, es el conjunto de acciones que permiten obtener el
máximo rendimiento de las actividades que desarrolla la entidad. Gestión óptima, es
hacer que los miembros de una entidad trabajen juntos con mayor productividad, que
disfruten de su trabajo, que desarrollen sus destrezas y habilidades y que sean buenos
representantes de la empresa, presenta un gran reto para los directivos de la misma.
Cuando el proceso de gestión alcanza el estándar a continuación., puede considerarse
que está en mejora. La gestión puede considerarse en mejora si: i) Se están logrando los
objetivos operacionales dela entidad; ii) Disponen de información adecuada hasta el
punto de lograr los objetivos operacionales de la entidad; iii) Si se prepara de forma
fiable la información administrativa, financiera, económica, laboral, patrimonial y otras
de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y normas aplicables. Mientras que la gestión
Institucional en un proceso, su mejora es un estado o condición del proceso en un
momento dado, el mismo que al superar los estándares establecidos facilita alcanzar la
mejora. La determinación de si una gestión está en mejora o no y su influencia en la
74
institución, constituye una forma de postura subjetiva que resulta del análisis de si están
presentes y funcionando eficazmente los cinco componentes del control interno: entorno
de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y
supervisión. El funcionamiento eficaz de la gestión y el control proporciona un grado de
seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos establecidos va a
cumplirse. Cuando los responsables de la gestión se preocupan por hacer correctamente
las cosas se está transitando por la eficiencia (utilización adecuada de los recursos
disponibles) y cuando utiliza instrumentos para evaluar el logro de los resultados, para
verificar las cosas bien hechas son las que en realidad debían realizarse, entonces se
encamina hacia efectividad (logro de los objetivos mediante los recursos disponibles) y
cuando busca los mejores costos y mayores beneficios está en el marco de la economía.
La eficiencia, eficacia y economía no van siempre de la mano, ya que una entidad puede
ser eficiente en sus operaciones, pero no eficaz, o viceversa; puede ser ineficiente en sus
operaciones y sin embargo ser eficaz, aunque sería mucho más ventajoso si la eficacia
estuviese acompañada de la eficiencia para optimizar la gestión.
2.3 Marco Conceptual.
Acción de Control.- Se denomina acción de control a la que desarrolla el personal de
los órganos del Sistema o contratados por éste y/o de las sociedades de auditoría
independientes designadas y contratadas para tal fin, para dar cumplimiento mediante la
aplicación de un conjunto de procedimientos y métodos de trabajo a las atribuciones que
le confiere la presente ley. (Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de
Control, Artículo 12º)
Comprende las auditorías y exámenes especiales, programadas en función a: Misión de
la entidad, los Criterios de Rotación de Énfasis, Materialidad, Áreas Críticas y/o de
incidencia, requerimientos provenientes de Directivas específicas y/o normas de carácter
general, y demás disposiciones contenidas en la normativa de control vigente.
(Resolución de Contraloría Nº 235-2000-CG, Directiva de Formulación y Evaluación
del Plan Anual de Control para el Año 2001)
75
Auditoria.- Es el proceso de acumular y evaluar evidencia realizado por una persona
independiente y competente acerca de la información, cuantificable de una entidad
económica, para determinar e informar sobre el grado de correspondencia entre la
información cuantificable y los criterios establecidos.
Auditoria Interna.- Es una actividad independiente de evaluación establecida dentro
de una organización, cuyas funciones consisten en evaluar y examinar la adecuación y
eficiencia de otros controles.
Conclusión.- Es el elemento opcional del hallazgo incluyendo un comentario sobre sus
causas.
Control Contable.- Comprende el plan de organización y los procedimientos y
registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros
financieros y consecuentemente, está destinado para proporcionar la suficiente
seguridad del registro de las transacciones realizadas por la empresa.
Control Interno.- El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del
Control de Gestión de tipo táctico y está constituido por el plan de organización, la
asignación de deberes y responsabilidades, el sistema de información financiero y todas
las medidas y métodos encaminados a proteger los activos, promover la eficiencia,
obtener información financiera confiable, segura y oportuna y lograr la comunicación
de políticas administrativas y estimular y evaluar el cumplimientos de estas últimas.
Cuestionario.- Esta conformado por una serie de preguntas encaminadas a obtener la
información necesaria sobre el desarrollo de las actividades de cada área funcional.
Eficacia.- Es el logro de los resultados esperados en alguna actividad determinada sin
tomar en cuenta la calidad y cantidad de los recursos empleados en dichos resultados.
Eficiencia.- Es la relación entre bienes producidos o adquiridos o en todo caso de los
servicios prestados y los recursos utilizados para ello.
Evidencia.- En auditoria se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados,
suficientes, competentes, y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor.
76
Es la información específica obtenida durante la labor de auditoria a través de,
observaciones, inspección y entrevistas y examen de los registros que se utilizan para
determinar si la información cuantificable que se audita se presenta de acuerdo a los
criterios establecidos.
Gerentes.- Son aquellos que asumen las tareas y funciones de la administración, en
cualquier nivel y en cualquier tipo de empresa.
Gestión.- Es el mecanismo fundamental para la integración y operación de todo
esfuerzo, organizado comprende todas las actividades organizacionales que implican el
establecimiento de objetivos y metas, la evaluación de su cumplimiento y el desempeño
institucional, así como una filosofía de operación que garantice la supervivencia de la
organización en el sistema organizacional correspondiente.
Hallazgo.- Generalmente es empleado en un sentido crítico y se refiere a debilidades en
los controles internos detectados por el auditor por lo tanto abarca hechos y otra
información obtenida por el auditor que merecen ser comunicados a los responsables de
la empresa auditada.
Son los resultados del trabajo de la auditoria para la dirección, es un término no muy
convincente ya que raramente los auditores literalmente hallan.
Hallazgo de Auditoria.- Se denomina al resultado de la comparación que se realiza
entre un criterio y la situación actual durante el examen a un área, actividad u
operación.
Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o
circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la entidad o
programa bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.
Informe de Auditoria.- La comunicación de hallazgo de auditoria a los usuarios.
Muestra.- Se establecerá los documentos específicos a utilizar para el desarrollo de la
evaluación.
77
Manual de Funciones.- Es aquel que presenta en detalle todas las funciones inherentes
a cada una de las unidades organizativas que constituyen la empresa.
Manual de Organización.- suministran con más detalle la información que de manera
bien general expone el organigrama.
Explica las funciones, autoridad, obligaciones e interrelaciones de cada unidad dentro
de la empresa.
Microempresa.- En el Perú la microempresa es una unidad económica constituida por
una persona natural o persona jurídica, bajo cualquier forma de organización o gestión
empresarial contemplada en la legislación vigente, que tiene como objeto desarrollar
actividades de extracción, transformación, producción, comercialización de bienes o
prestación de servicio, cumpliendo los siguientes requisitos:
El número total de trabajadores debe ser de 10, el niveles de venta anuales debe ser de
150 UIT.
Recomendación.- Representa la opinión del auditor y refleja el conocimiento o criterio
sobre las acciones necesarias para corregir las causas básicas de las deficiencias
identificadas para que sean de máxima utilidad, deben ser positivas en su naturaleza, tan
específicas como sean posibles y deben designar quien tiene que actuar.
Sistema de Control Interno.- Es el conjunto de elementos organizacionales
(Planeación, Control de Gestión, Organización, Evaluación de Personal, Normas y
Procedimientos, Sistemas de Información y Comunicación), interrelacionados e
interdependientes, que buscan sinérgica y armónicamente alcanzar los objetivos y
políticas ministeriales. En otras palabras, el Sistema de Control Interno no es un proceso
secuencial, en donde alguno de los componentes que lo conforman solo afecta al
siguiente, sino es un proceso multidireccional, en el cual cada componente influye sobre
los demás y todos conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las
condiciones cambiantes.
Toma de decisiones.- Es la elección de una acción realizada por un directivo, la
decisión se convierte en política de dirección.
78
Verificar.- Es una de las responsabilidades del auditor interno, mediante la realización
de pruebas selectivas sobre las transacciones para determinar el grado real de acuerdo
entre los controles , las actividades y las descripciones escritas y orales que la dirección
ha trasmitido por medio de una muestra selecta de transacciones, seleccionada
preferiblemente mediante muestreo estadístico.
III.- METODOLOGIA
3.1.- Diseño de Investigación.
El diseño que se ha aplicado es el no experimental. Mediante este método todo lo que
se indica en este trabajo no requiere demostración.
El diseño no experimental se define como la investigación que se realizará sin
manipular deliberadamente el control interno de inventarios. En este diseño se
observan el control interno de inventarios sin influir en sus manifestaciones.
3.2.- Población y Muestra.
De acuerdo al método de investigación bibliográfica y documental no es aplicable a
alguna población ni muestra.
3.3.- Técnicas e Instrumentos.
Técnicas de recopilación de datos.
Las técnicas que se han utilizado en la investigación son las siguientes:
1) Toma de información.- Se aplicó para tomar información de libros, textos, normas y
demás fuentes de información relacionadas con el control interno de inventarios de la
empresa.
2) Análisis documental.- Se utilizó para evaluar la relevancia de la información que se
considerará para el trabajo de investigación y que esté relacionada con el control interno
de inventarios de la empresa.
79
INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN
Los instrumentos que se utilizaron en la investigación fueron las fichas bibliográficas y
Guías de análisis documental.
1) Fichas bibliográficas.- Se han utilizado para tomar anotaciones de los libros,
textos, revistas, normas y de todas las fuentes de información relacionadas con el control
interno de inventarios de la empresa.
2) Guías de análisis documental.- Se utilizó como hoja de ruta para disponer de la
información relacionada con el control interno de inventarios de la empresa.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
Se aplicaron las siguientes técnicas:
1) Análisis documental.- Esta técnica permitió conocer, comprender, analizar e
interpretar cada una de las normas, revistas, textos, libros, artículos de Internet y otras
fuentes documentales relacionadas con el control inventarios de la empresa.
2) Indagación.- Esta técnica facilitó los datos cualitativos y cuantitativos de cierto
nivel de razonabilidad relacionadas con el control interno de inventarios de la empresa.
3) Conciliación de datos.- Los datos de algunos autores serán conciliados con otras
fuentes, para que sean tomados en cuenta en tanto estén relacionadas con el control
interno y la contabilidad razonable de la empresa.
3.4.- Recolección de Información.
Aplicando la técnica de recolección de información se ha recurrido a las fuentes de
origen para la obtención de datos los cuales permitirán la realización de resultados a
continuación se detalla la información recolectada:
Autor: Edgar Tovar Canelo (Venezuela)
80
EL CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de
verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por
diversos departamentos o centros operativos.
El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo
corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la
empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de
control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:
Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de
inventarios
Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.
Método de Control de los Inventarios
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista:
Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en
términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si
ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-
operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando
acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia
del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No
81
hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como
herramientas valiosas en el control preventivo.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema
debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las
existencias, tanto en cantidad como en precios.
4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén,
informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las
fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están
respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente
autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.
5. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros
físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén
debidamente autorizado.
6. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de
mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los
inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en consignación o
en depósito.
7. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
8. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición.
9. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
10. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
82
11. Comprar el inventario en cantidades económicas.
12. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas.
13. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
14. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas
y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de
los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte
importante de la organización.
15. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
16. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se
eviten los robos.
17. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
18. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
19. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
20. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este integrado
computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores,
entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por
contabilidad.
21. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de
responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o
deterioros por negligencia.
22. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas
autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios
autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
23. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado
por la persona que entrega y por la que recibe.
24. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni
estos, tener acceso a los mismos.
83
25. Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de
un artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
26. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio
del almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda
soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas
circunstancias para que, en una época determinada, se aumente la cantidad máxima.
27. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan
los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite mínimo de
existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén. Este le
devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara
la cantidad física de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta
forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.
28. Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en
que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos,
y pasara al departamento de compras el informe de recepción de mercancías. Este
departamento comprobara si los datos suministrados en el informe están de acuerdo con
la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dará su aprobación
a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la
factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por
artículo.
29. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de
ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o
bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos
enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará de
baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarán en existencias pero no disponibles.
El Departamento de ventas pasara información al encargado del registro de control de
inventarios para que la operación sea anotada en la columna de cantidades reservadas y
se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancías al cliente se registraran en la
84
columna de salidas, pero aunque salen mercancías, no se modificara el saldo disponible,
pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas.
30. Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del
almacén debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén
únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o
requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que
tendrán el destino deseado.
IV.- RESULTADOS.
4.1.- Resultados.
Como resultado del presente trabajo de investigación debemos decir que las causas de
no contar con un sistema de control al área de Inventarios adecuados serían las
siguientes:
1. Mantenimiento deficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
2. Deficiente almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o
descomposición.
3. No se podría comprar el inventario en cantidades económicas.
4. No se podría mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones
de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
5. Se mantendría un inventario almacenado demasiado tiempo
.Esta situación podría complicarse con el reclamo de los proveedores, acreedores, trabajadores,
entes tributarios, etc.
4.2.- Análisis de Resultados
Al analizar los resultados y para solucionar la problemática presentada, debe tenerse en
cuenta lo siguiente:
85
La vigilancia de lo antes indicado viene de parte del control interno efectivo, que
permita verificar el cumplimiento de las políticas, estrategias, principios, normas,
procesos, procedimientos y técnicas de inventarios y gestión empresarial.
El control interno efectivo implementa todas las medidas necesarias para el buen
manejo de inventarios, luego verifica el cumplimiento de tales medidas y finalmente
recomienda la retroalimentación correspondiente, de tal modo que facilita que el
almacén cumpla las funciones que le corresponde llevar a cabo con el manejo óptimo
de los inventarios. En otras palabras el control interno es indispensable para desarrollar
una buena gestión empresarial.
86
V.- CONCLUCIONES.
Las conclusiones son las siguientes:
1.- El control interno de calidad facilita la administración con mejora continua del
inventario de la empresa comercial, mediante los procedimientos, técnicas y prácticas
tendientes a proteger las mercaderías de dicha empresa.
2.- El control interno de calidad es un proceso integral dinámico, son todos los
mecanismos, acciones, herramientas que se emplean en el inventario, para detectar la
presencia de errores en la empresa comercial, mediante las autorizaciones,
verificaciones, revisiones contrastaciones comparaciones y otros.
3.- La evaluación del control interno de calidad podrá facilitar la eficiencia del
inventario de la empresa comercial, mediante la aplicación de cuestionarios de
evaluación del control interno aplicado a las mercaderías y otros rubros relacionados.
4.- El adecuado control interno de calidad en el almacén de la empresa comercial,
mediante los ajustes y reajustes que resulten necesarios para que el control sea
económico, eficiente, efectivo y en mejora contínua.
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VI.- RECOMENDACIONES.
Las recomendaciones son las siguientes:
1.- Se recomienda proponer a los directivos de la Empresa Comercial, la
implementación oficial del manual de control interno diseñado para los almacenes,
tendientes a proteger las mercaderías de dicha empresa.
2.- Se recomienda continuar profundizando en el perfeccionamiento de dicho Manual
con el propósito de mejorarlo e incrementar las acciones de capacitación para acrecentar
el nivel de conocimientos y rigor en el trabajo de los administrativos y trabajadores
respecto a las normas de control interno.
3.- Se recomienda programar sistemáticamente los controles internos para hacer cumplir
sus normas, objetivos y procedimientos, lo que propiciará un control interno de calidad y
la prevención de indisciplinas, ilegalidades y corrupción en los trabajadores y
responsables de los inventarios en los almacenes de la Empresa.
4.- Se recomienda tener en cuenta que la evaluación del control interno de calidad podrá
facilitar la eficiencia del inventario de la empresa comercial, mediante la aplicación de
cuestionarios de evaluación de control interno aplicado a las mercaderías y otros rubros
relacionados
88
6.1.- Referencias Bibliográficas
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Editorial LIMUSA México, 1983
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Edición). Editorial ECAFSA. México, 2000
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