Unidad 2: Implementación y evaluación de proyectos

Actividad 1: Seguimiento y control con base en el Diagrama de Gantt y las herramientas de seguimiento seleccionadas

Marcela Aragón Olmedo

Proyecto 1 2015B

01/01/2016

2016

Implantación de proyectos de tecnologías e información 2016Al proyecto

Realice una investigación en el Ciber San Juan.

Según el dueño Juan Jacobo Sánchez Martínez, surge la instalación del ciber porque la utilización de

internet se ha manifestado, debido a la gran variedad de servicios y aplicaciones, es por eso que se

crea cibercafé San Juan, microempresa artesanal, en agosto del 2015, en comunidad de bajo poder

adquisitivo, en la que los individuos no pueden soportar el costo de una computadora y del acceso a

Internet en sus hogares.

Es un local público donde se ofrece a los clientes acceso a Internet, el mercado objetivo son los

estudiantes, junto con el público en general que habita o transita por la Calle Juárez, localidad de

Cofradía de la Luz, Municipio de Tlajomulco de Zúñiga, Jalisco, cuyo propósito es satisfacer al

cliente.

El local dispone de mobiliario, siete computadoras y una impresora.

Cuenta con el software libre, lo cual permite gestionar, administrar el tiempo de uso, manejar stock

de productos, bloquear equipos y manejar la contabilidad.

Usualmente cobra una tarifa fija por un período determinado para el uso de dichos equipos, incluido

el acceso a Internet y a diversos programas, tales como procesadores de texto, programas de

edición gráfica, videojuegos, copia de CD, DVD, USB.

Entre los servicios que brinda están:

a. Impresiones

b. Fotocopiado

c. Uso de Internet y computadora para realizar trabajos

e. Venta de suministros informático

f. Papelería

Mediante una lluvia de ideas tanto el dueño como el personal que atiende el ciber, me fue posible

elaborar el diagnostico que me permitió plantear la problemática que es:

Falta de programas adecuados a las necesidades de los clientes:

Definí el nombre de mi proyecto: Actualización e instalación de programas del ciber café San Juan.

Definí los objetivos: Mejorar los servicios ciber San Juan, que tenga instalado los programas

necesarios para que los clientes queden satisfechos, principalmente quienes están estudiando y

requieren realizar tareas e investigaciones, mi idea para resolver la problemática fue hacer encuesta

a los usuarios para determinar qué programas serán los requeridos, instalarlos y actualizar los ya

instalados en los equipos, así mismo capacitar al dueño y personal sobre el uso de estos, para que

puedan asesorar a los usuarios en el manejo tanto del equipo de cómputo como de los programas,

quiero aplicar todos mis conocimientos adquiridos en el tema para que este ciber café sea el

principal medio de investigación y desarrollo de los estudiantes de la localidad, pues considero muy

importante contar con este servicio y que sea de calidad.

Por lo anterior:

Problemática general que se presenta y que pretende resolver:

Falta de programas adecuados a las necesidades de los clientes.

Análisis FODA:

FORTALEZAS

F1) Ubicación en la calle principal

F2) La velocidad de internet comparada con los otros ciber es más rápida

F3) Muy buena atención a los clientes

F4) Horario hasta las 10 pm

F5) Interés por mejorar todos los servicios

F6) Los servicios y artículos de papelería y accesorios que ofrece

OPORTUNIDADES

O1) Lentitud en el internet del otro ciber

O2) Cerro el ciber que se encontraba por la misma calle

O3) Mala atención en el otro ciber

O4) Falta de programas del otro ciber

O5) Conoce las preferencias de los usuarios

DEBILIDADES

Falta de capacitación en el manejo de programas por el personal

Falta de diferentes programas que los clientes demandan

Falta de limpiadores en los equipos

Abren después de las 4 pm

Actualización y mantenimiento de los equipos

Faltan más equipos de cómputo

AMENAZAS

Un nuevo ciber

Mejor horario

Con técnico en computación

Ofrecer más servicios que ciber san juan

Lo nuevo siempre atrae

La insatisfacción de los clientes y su desinterés por el uso del ciber en los estudiantes

Las fallas que se presentan con el proveedor de servicio del internet

Diagnostico

La clave de un negocio de ciber cafés es ofrecer una variedad de servicios adicionales al uso de una

computadora.

Para ello es necesario contar con los equipos de cómputo actualizados, con la instalación de los

programas requeridos y dar una atención personalizada al cliente con la capacidad de brindar el

servicio con la mejor calidad posible.

El Objetivo General: Mejorar los servicios ciber San Juan, que tenga instalado los programas necesarios para que los clientes queden satisfechos, principalmente quienes están estudiando y requieren realizar tareas e investigaciones.

Objetivos específicos:

1.- Conocer los programas que los clientes requieren

Pregunta Si No Acciones para asegurar el factor de éxito.

¿Existe apoyo al proyecto en la organización donde será formulado?

si Estar en constante comunicación con el dueño del ciber y lograr acuerdos.

¿Se cuenta con los recursos materiales y humanos necesarios que el proyecto requiere?

si Hacer visitas constantes y mantener la comunicación.

¿Se tiene la experiencia técnica necesaria para realizar el proyecto?

si Consultar asesoría con un profesionista y en internet.

¿Se cuenta con la infraestructura tecnológica?

si Perseverar y ser constante

¿Hay disponibilidad al cambio por parte de la organización?

si Persuadir al dueño hacia la mejor opción en caso de ser necesario.

¿Se cuenta con los recursos económicos necesarios?

si Los programas que se requieran instalar serán de los gratuitos el más recomendado.

¿Se cuenta con el plazo de tiempo suficiente para la realización del proyecto?

si Hacer el cronograma de actividades

¿Existe algún patrocinador del proyecto? no De ser necesario, convencer al dueño de invertir.

2.- Instalar los programas que los clientes demandan

3.- Actualizar los programas que los equipos de cómputo tienen ya instalados

4.- Capacitar al dueño y personal sobre el uso de estos, para que puedan asesorar a los usuarios en el manejo tanto del equipo de cómputo como de los programas.

6.- Aplicar todos los conocimientos adquiridos en el tema para que este ciber café sea el principal medio de investigación y desarrollo de los estudiantes de la localidad, pues considero muy importante contar con este servicio y que sea de calidad.

Generalmente, las herramientas de seguimiento y control se pueden organizar en cuatro categorías para el proyecto “Actualización e instalación de programas del ciber café San Juan “

· Monitoreo del proyecto: Realizar verificaciones constantes para comprobar que la implementación avanza como se planificó. Para ello debo estar haciendo visitas por semana para asegurarme de que los programas instalados en los equipos funcionen adecuadamente.

· Evaluación del proyecto: Evaluar si los beneficios esperados serán entregados y siguen siendo válidos. Evaluar los logros y cambios expresados por el proyecto a través de las múltiples acciones de implementación. Necesario realizar un estudio de Línea Base. Comprobando que el resultado realmente resulta un beneficio para el ciber.

· Gestión de los riesgos del proyecto: Identificar y gestionar activamente los riesgos del proyecto que pueden mermar su capacidad de alcanzar los resultados para que la población final aproveche los beneficios del proyecto, de lo contrario hay que hacer nuevas encuestas para aceptar la opinión y sugerencias de los diferentes usuarios.

· Gestión integrada de cambios: Confirmar que todos los cambios propuestos para el proyecto (de alcance, presupuesto, cronograma, calidad, adquisiciones, monitoreo y evaluación, transición, etc.) sean evaluados y registrados, y que se realicen las acciones apropiadas.

Importante es también tener en cuenta otros eventos del Ciber San Juan, ajenos al proyecto, que podrían consumir también recursos y tiempo.

Los diagramas de programación y de control son las herramientas más frecuentemente empleadas para administrar proyectos. Primero, cada diagrama planea y programa alguna parte específica del proyecto: ¿qué debe hacerse y cuándo? Segundo, conforme avanza el proyecto, los diagramas se actualizan para mostrar cuánto del plan ha sido realizado. De esta manera, los gerentes del proyecto pueden comparar los logros reales de los trabajos del proyecto con el avance planeado. Este procedimiento permite cambios racionales en el uso de recursos por la administración para completar el proyecto dentro de metas de tiempo, costo y calidad. Los dos métodos que se utilizan con más frecuencia para documentar los planes de un proyecto son los gráficos de Gantt y los diagramas PERT, pero hay muchos. En este este proyecto, por su naturaleza me centrare en el diagrama de Gantt.

Diagrama de Gantt de mi proyecto.

.

Para gestionar día a día el proyecto es responsable-Marcela Aragón Olmedo gestor del mismo y realizare tres actividades:- Organizar y planificar.- Supervisar.- Controlar y corregir.Aplicándolas a:- Los recursos materiales y humanos disponibles.- El tiempo disponible.- El coste comprometido.

MINUTA DE REUNION DE APERTURA DE “ACTUALIZACIÓN E INSTALACIÓN DE PROGRAMAS DEL CIBER CAFÉ SAN JUAN.

Empresa: Ciber San Juan Fecha de la

reunión: 01/03/2016

Objetivo:

Presentar la planeación del proyecto, los objetivos, metas y actividades, los costos aproximados de los programas y equipos, así como las fechas y responsabilidades para la ejecución de las actividades.

Sala de reuniones: Ciber San Juan

PARTICIPANTESNombre Título Teléfono Correo electrónico

Juan Jacobo Sanchez MartinezLaura Martinez MartinezMarcela Aragon Olmedo

Dueño del CiberEncargada del CiberResponsable del proyecto

331388353833144509873318424695

jacofo10@hotmail.comaggatta03@hotmail.com

ORDEN DEL DÍA1.- Bienvenida a los asistentes

ORDEN DEL DÍA2.- Lectura del plan del proyecto

3.-Confirmación de la disponibilidad de las maquinas que serán actualizadas y de los programas que serán instalados en los equipos.

4.- Confirmación de cumplimiento de las actividades por realizar en el tiempo planteado.

5.-Acuerdo de la herramienta para llevar a cabo el monitoreo del cumplimiento de objetivos

5.- Si hubiera alguna desviación o cambio en el plan original del proyecto, este quedará asentado en la minuta.

6.- Confirmación sobre la fecha y hora de la siguiente reunión.

Acuerdos Responsable FechaCada viernes se evaluara la funcionabilidad de los equipos y de los programas.

Marcela Aragón olmedo Viernes 8 abril del 2016

Bibliografías:

Amozorrutia, J. (s/f). Calidad de vida en las organizaciones. Disponible en:http://www.guiadecapacitacion.com/Articulos-Destacados/calidad-de-vida-en-las-organizaciones.html Granados, I. (2011). Calidad de vida laboral: Historia, dimensiones y beneficios. Disponible en: http://revistas.concytec.gob.pe/pdf/rip/v14n2/a14v14n2.pdf

20 softwares gratuitos para la gestión de proyectos http://blog.masterinprojectmanagement.net/20-software-gratuitos-para-la-gestion-de-proyectos/

Project implementation

http://www.project-management-knowhow.com/project_implementation.html

Las actividades de la gestión de proyectos

http://www.eoi.es/blogs/awildacarolinaberiguete/2012/01/31/las-actividades-de-la-gestion-de-proyectos/