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SharePoint Solutions Day 2012
Social Intranet
Robert Schöbel, Christina Schantin02.02.2012
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Christina Schantin & Robert Schöbel
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Robert SchöbelRobert SchöbelRobert SchöbelRobert SchöbelIT-Consultant Team Microsoft Enterprise SolutionsAnforderungsaufnahme + Lösungskonzepterstellung im Bereich Enterprise 2.0
Christina SchantinChristina SchantinChristina SchantinChristina SchantinIT-Consultant. Trainerin (IHK)Team KMSAnforderungsaufnahme + Lösungskonzepterstellung im Bereich Enterprise 2.0
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• Social Intranet –• Aktuelle Situation
• Ist eine Veränderung notwendig?
•Was ist Social Intranet?
• Ist der SharePoint Social • Ecken und Kanten des SharePoint
• Social Software für den SharePoint
• Fazit
Agenda
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• Innovationen
• Motivierte Mitarbeiter
• Hoch ausgebildete Mitarbeiter
• Wenig Fluktuation Ihrer Experten
Was macht Ihr Unternehmen erfolgreich
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• ProzessoptimierungProzessoptimierungProzessoptimierungProzessoptimierung ist in vielen Firmen abgeschlossen
• Mitarbeiter machen genau das - und nur das, was sie sollen
• Mitarbeiter sind und fühlenfühlenfühlenfühlen sich als Ressource• Dienst nach Vorschrift
• Stadium zur inneren Kündigung
Aktuelle Situation
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• Erkenntnisse aus dem „Engagement Index 2010" des Beratungsunternehmens Gallup
• Mitarbeiterbindung• 13 % hohe 13 % hohe 13 % hohe 13 % hohe eeeemotionale Bindungmotionale Bindungmotionale Bindungmotionale Bindung
• 66 % fühlen sich wenig an das Unternehmen 66 % fühlen sich wenig an das Unternehmen 66 % fühlen sich wenig an das Unternehmen 66 % fühlen sich wenig an das Unternehmen gebunden gebunden gebunden gebunden –––– Dienst nach VorschriftDienst nach VorschriftDienst nach VorschriftDienst nach Vorschrift
• 21 % überhaupt nicht ans Unternehmen gebunden21 % überhaupt nicht ans Unternehmen gebunden21 % überhaupt nicht ans Unternehmen gebunden21 % überhaupt nicht ans Unternehmen gebunden
• Innovation kommen hauptsächlich von Innovation kommen hauptsächlich von Innovation kommen hauptsächlich von Innovation kommen hauptsächlich von Mitarbeitern mit hoher emotionaler BindungMitarbeitern mit hoher emotionaler BindungMitarbeitern mit hoher emotionaler BindungMitarbeitern mit hoher emotionaler Bindung
Innere Kündigung
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• Fehltage (5,4 hochmotiviert; 6,9 Tage wenig motiviert ohne emotionale Bindung) –Krankheitstage als Widerstand
• Innere Kündigung = Vorstufe zur Kündigung (Fluktuationsrate)• Nur 1/3 der innerlich gekündigten will dem Unternehmen langfristig treu bleiben
�Wissensverlust, Erfahrungsverlust
�Verlust der Arbeitskraft
• Unzufriedene Mitarbeiter empfehlen ihr eigenes Unternehmen nichtnichtnichtnicht weiter
Auswirkungen
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• Bedürfnispyramide nach Maslow
Was wurde vergessen?
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GrundbedürfnisseGrundbedürfnisseGrundbedürfnisseGrundbedürfnisseEssen Trinken Schlafen
SicherheitsbedürfnisseSicherheitsbedürfnisseSicherheitsbedürfnisseSicherheitsbedürfnisseMaterielle und berufliche Sicherheit
Soziale BedürfnisseSoziale BedürfnisseSoziale BedürfnisseSoziale BedürfnisseFreundschaft, Liebe, Gruppenzugehörigkeit
Ich BedürfnisseIch BedürfnisseIch BedürfnisseIch BedürfnisseAnerkennung / Geltung
SelbstSelbstSelbstSelbst----verwirklichungverwirklichungverwirklichungverwirklichung
Wo lässt sich die Prozessoptimierung
einordnen?
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Wie informiert sich der Wissensarbeiter privat?
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• weil sie die Kommunikation verändert und beschleunigt
• weil sie die Vernetzung mit anderen ermöglicht
• weil sie ein Informationsmedium ist.
• weil jeder Informationen erstellen und teilen kann.
• weil Social Software den Austausch und die Zusammenarbeit fördert.
Warum nutzt dieser Social Software?
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• Social Business „ … bedeutet vielmehr die Konzepte des Web 2.0 und von Social Media nachzuvollziehen und zu versuchen, diese auf die Zusammenarbeit in den Unternehmen zu übertragen.“ (RICHTER UNDKOCH, 2007)
Social Software Prinzipen für Unternehmen
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Aktivitäten eines Wissensarbeiters
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Mittelpunkt ist der Mensch
Mitarbeiter steht
im Mittelpunkt und…
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Aktivitätsfelder eines Wissensarbeiters im Intranet 2.0?
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ThemenVorgänge
Mitarbeiter steht
im Mittelpunkt und…
Teams
Kollegen
Kundenkontakt
Projekte
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Was macht ein Mitarbeiter im Unternehmen?
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Mitarbeiter steht
im Mittelpunkt und…
… erstellt eigene Inhalte, bearbeitet und ergänzt Inhalte direkt selbst.
… gibt Feedback, kommentiert und bringt sich ein.
… stellt Fragen, liefert Lösungen und Hilfestellungen.
… ist selbst bekannt und kann Ansprechpartner ohne Umwege finden.
… arbeitet prozess-, standort-und organisationsübergreifend in Teams zusammen.
… ist mit Kollegen ständig in Kontakt und tauscht sich über aktuelle Themen und Aktivitäten aus.
… kennt die konzernweit relevanten Aktivitäten und Themen.
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• Bedürfnispyramide nach Maslow
Ist Social Intranet notwendig?
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GrundbedürfnisseGrundbedürfnisseGrundbedürfnisseGrundbedürfnisse
SicherheitsbedürfnisseSicherheitsbedürfnisseSicherheitsbedürfnisseSicherheitsbedürfnisse
Soziale BedürfnisseSoziale BedürfnisseSoziale BedürfnisseSoziale Bedürfnisse
Ich BedürfnisseIch BedürfnisseIch BedürfnisseIch Bedürfnisse
SelbstSelbstSelbstSelbst----verwirklichungverwirklichungverwirklichungverwirklichung
Tätigkeiten aller Mitarbeiter werden transparent –Mitarbeiter ist keine Nummer
Integration in Gruppen und ThemenNetzwerken
Feedback, Kommentare, Bewertung, Kritik
Möglichkeit und Mittel der Kreativitätsentfaltung
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• Optimal informiert und abgestimmte Mitarbeiter.
• Effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Teams.
• Schnellere, besser fundierte Entscheidungen.
• Nutzung der Kreativität aller verteilten Mitarbeiter.
• Einbindung vorhandener Kompetenzen quer über Projekte, Prozesse und Organisationsstrukturen.
• Schnellere Problemlösung, besserer Service und höherer Qualitätsstandard.
Weiterer Nutzen aus Social Intranet
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Erhöhung der Kreativität der Mitarbeiter
= Steigerung der Produktivität
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„Social“ Intranet
Wie sind Ihre Erfahrungen mit „Social“ Intranet (Produkt unabhängig)
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Social Intranet - Zielstellung
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Optimal informierte MitarbeiterSchnelle und transparente Entscheidungsprozesse
Abstimmungsprozesse,Einmischen, Wissen teilen,
gemeinsames Arbeiten
Expertenvernetzung
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Social Intranet - Stärken und Schwächen des SharePoints
Social Features des SharePoints 2010
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Was macht ein Mitarbeiter im Unternehmen?
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Mitarbeiter steht
im Mittelpunkt und…
… erstellt eigene Inhalte, bearbeitet und ergänzt Inhalte direkt selbst.
… gibt Feedback, kommentiert und bringt sich ein.
… stellt Fragen, liefert Lösungen und Hilfestellungen.
… ist selbst bekannt und kann Ansprechpartner ohne Umwege finden.
… arbeitet prozess-, standort-und organisationsübergreifend in Teams zusammen.
… ist mit Kollegen ständig in Kontakt und tauscht sich über aktuelle Themen und Aktivitäten aus.
… kennt die konzernweit relevanten Aktivitäten und Themen.
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• Gemeinsam Arbeiten (Screen)
• Arbeiten mit Dokumenten• PowerPoint Bibliotheken
• Wiki Bibliotheken
• Office Dokumenten Bibliotheken
• Arbeiten mit Listen• Scrum und Kanban möglich
• Arbeiten mit Wikis• Kommentare Noteboard
• Webparts in der Wiki-Seite
• Taxonomie
Stärken
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• Direktadressierte abgeschottete Informationskanäle 1:1
• Keine Transparenz des Nachrichtenverlaufs und der Entscheidungen
• Fehlender Druck zur Entscheidungsfindung
Schnelle transparente Entscheidungen (IST)
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• Diskussion der offenen Punkte in einer Besprechung
• Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen
• Jeder „offene Punkt“ muss zu einer „Entscheidung“ oder zu einem „TODO“ werden
• Transparenz der Entscheidung
Schnelle transparente Entscheidungen (Soll)
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Offene Punkte
Entscheidungen
Besprechung und Zuweisung
Offener Punkt / TODO / Entscheidung
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Transparente Entscheidungen
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Aufgabe bearbeiten „offener Punkt“
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Metadaten auf Entscheidung setzen
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Metadaten „Entscheidung“
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Beschreibung und Status ändern (Abgeschlossen)
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Offener Punkt ist zur Entscheidung geworden
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Darstellungsmöglichkeiten
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• Teamarbeit• Todo / Doing / Done
• Projektarbeit
• Projektportfoliomanagement
• Vorgangsbearbeitung
Anwendungsmöglichkeiten
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• Dokumente auf unübersichtlichem Fileshare
• Dokumente als Anhang in E-Mails
• Redundanz der Dateien und Überfüllte E-Mailpostfächer
• Bearbeitungsstatus und Versionierung fehlt teilweise
Gemeinsames Arbeiten (Ist)
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Gültige Version?, Wo?, Wer?, Zugriff?
Speichern unter?
Qualitätsstatus
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• Zentrale Dateiablage
• Versionierung
• Metadaten• Bearbeitungsstatus
• Bearbeiter
• Kommentare
• Bewertungen
• Zur gleichen Zeit an einem Dokument
Gemeinsames Arbeiten (SOLL)
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Initialisierung
Arbeitsraum
Liste mit letzten Änderungen
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Gemeinsam in Dokumenten arbeiten
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… Demonstration
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• Letzte Änderungen anzeigen
Förderung der Zusammenarbeit
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Social Features am Dokument
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Kommentare an Wiki-Seiten
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Bewertungen auslesen
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MySite – Expertenvernetzung
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Persönlicher Platz in der Hierarchie
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Persönliche Dokumente
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Stärken des SharePoint 2010?
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Anwender steht im
Mittelpunkt
Liefert InhalteBearbeitet Inhalte
Tauscht offenes, gegenseitiges Feedback aus
Kommentieren
Aktivitäten in Teams / Projekten / Themen / Gruppen
Gemeinsames Erstellen, Benutzen, Einmischen
Kommunizieren im Team / ProjektKommunizieren im Team / ProjektKommunizieren im Team / ProjektKommunizieren im Team / Projekt
StatusStatusStatusStatus
Transparenz von Transparenz von Transparenz von Transparenz von NachrichtenNachrichtenNachrichtenNachrichten
NetzwerkenNetzwerkenNetzwerkenNetzwerken
Soziale Netze, Soziale Netze, Soziale Netze, Soziale Netze, Kollegen, ExpertenKollegen, ExpertenKollegen, ExpertenKollegen, Experten
Bearbeitet Inhalte von anderen Mitarbeitern
Bewerten
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SharePoint 2010
Social Features für den SharePoint
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• Kommunikation• Kein richtiger Activity Stream
• Kein Folgen von Projekten, Arbeitsgruppen oder Teams möglich
• Kommentarfunktion nicht überall vorhanden
• Microblogging nur in Ansätzen über Statusinformation und Kommentare möglich
• Usability • Wiki-Editor für aufwendiges Design erfordert HTML-Kenntnisse
• Dateien verschieben
• Administrative Berechtigungsvergabe, vor allem auf Datei- und Listenelement-Ebene
• MySite• Tagging und Notes von anderen Mitarbeitern sehen
Schwächen
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NewsGator Widget für SharePoint 2010
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Hersteller: NewsGator
Eindruck:
> Ergänzt SharePoint 2010 um Social Intranet Features• Angepasste Navigation
• Funktionalität der Community zu folgen
• News an die Community senden
• Microblogging
• kommentieren, bewerten (gefällt mir)
• Anzeige aller Mitglieder und aller Follower der Community
> Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum, Kalender, Aufgabenliste
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Teamraum mit Newsgater
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Quelle Screenshot: Quelle Screenshot: Quelle Screenshot: Quelle Screenshot: newsgator.comnewsgator.comnewsgator.comnewsgator.com
2222
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Angepasste SiteVorlage für eine Community
• Angepasste Navigation
• Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum, Kalender, Aufgabenliste
• Ergänzt um die Funktionalität der Community zu folgen
• Ergänzt um News an die Community senden, kommentieren, bewerten (gefällt mir)
• Ergänzt um Microblogging
• Anzeige aller Mitglieder und aller Follower der Community
• Integration fehlender Social Feature in die SharePoint 2010 MySite
Herausforderung Teamraum
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3333
4444
5555
1111
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Communote Webpart
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DEMODEMODEMODEMO• Übersicht Communote Widget• Widget im SharePoint
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Communote Widget für SharePoint 2010
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Hersteller: Communote GmbH
Eindruck:
• Etabliertes Microblogging-Tool• Aktuell in der Version 2.0 verfügbar• Als Standalone mit zahlreichen Clients für verschiedene Endgeräte
• Integration für SharePoint 2010 und Confluence verfügbar
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Communote Integration – Allgemein
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EingabebereichEingabebereichEingabebereichEingabebereichDer Nutzer kann neue Nachrichten erstellen.
FilterbereichFilterbereichFilterbereichFilterbereichDer Nutzer kann die unten angezeigten Nachrichten filtern. Es kann nach Stichworten, Schlagworten, Autoren und Themen gefiltert werden....
NachrichtenbereichNachrichtenbereichNachrichtenbereichNachrichtenbereichDem Nutzer werden alle Nachrichten angezeigt, die er lesen darf. Themen, auf die der Nutzer keine Leseberechtigungen besitzt, werden nicht angezeigt.
Durch eine Vorkonfiguration des Webparts kann der Nachrichtenbereich weiter eingeschränkt werden, so dass dem Nutzer gezielt Inhalte präsentiert werden können.
„Show: „Show: „Show: „Show: FollowingFollowingFollowingFollowing““““Dieses Menü über dem Nachrichtenbereich ermöglicht es dem Nutzer die Sicht auf die Nachrichten so zu ändern, dass alle Nachrichten angezeigt oder beispielsweise nur Nachrichten über die der Nutzer benachrichtigt wurde.
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SharePoint 2010 mySite (public)
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EingabebereichEingabebereichEingabebereichEingabebereichJeder Nutzer kann neue Nachrichten verfassen und diese im Thema der mySite Besitzers veröffentlichen. Auf dieser Seite ist keine Themenauswahl möglich, um Nachrichten in anderen Themen zu veröffentlichen.
NachrichtenbereichNachrichtenbereichNachrichtenbereichNachrichtenbereichJedem Nutzer werden nur Nachrichten aus dem Thema des mySiteBesitzers angezeigt, auf dessen öffentlichen Seite sich der Nutzer befindet.
Bestehende Nachrichten können von allen Nutzern kommentiert werden. Eigene Nachrichten können bearbeitet oder gelöscht werden.
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SharePoint 2010: Team und Projekt Räume
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EingabebereichEingabebereichEingabebereichEingabebereichDer Editor in den verschiedenen teamRoom Bereichen ist so vorkonfiguriert, dass neue Nachrichten im jeweiligen Thema veröffentlicht werden, auf dessen Seite sich der Nutzer gerade befindet.
NachrichtenbereichNachrichtenbereichNachrichtenbereichNachrichtenbereichDer Nachrichtenbereich in den verschiedenen teamRoom Bereichen ist so vorkonfiguriert, dass alle Nachrichten des jeweiligen Themas gezeigt werden, auf dessen Seite sich der Nutzer gerade befindet.
Aktionen wie Löschen, Antworten oder Bearbeiten sind möglich.
Da in diesem Webpart nur ein Thema im Nachrichtenbereich eingeblendet wird, kann der Nutzer über die Schaltfläche (unten links) diesem Thema folgen oder das Folgen des Themas wieder beenden.
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Hersteller: Spenta
Eindruck:
• Ergänzt SharePoint 2010 um Social Intranet Features• Funktionalität der Anwendern zu folgen• News an die Community senden• Microblogging• kommentieren, bewerten (gefällt mir)• Integration in Lync• Integration in Office 2010
• Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum, Kalender, Aufgabenliste
Breezy
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Breezy
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Breezy
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Breezy
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• SharePoint bietet wichtige Social Features SharePoint bietet wichtige Social Features SharePoint bietet wichtige Social Features SharePoint bietet wichtige Social Features im Standardim Standardim Standardim Standard• gemeinsam Inhalte bearbeiten
• Potential im Bereich Kommunikation
• Änderung der Arbeitsweise (Change)• offener Kommunizieren
• Wissen teilen
• Prozesse aufbrechen um Innovationen zu gewinnen
• Kommunikation verändern
Fazit
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Ende
Vielen Dank Ihre Aufmerksamkeit
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Sind die Social Komponenten in Ihrem Unternehmen
ausbaufähig?
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Ende
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Innovationen (2010) nach Grad der emotionalen Bindung
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