DOKUMEN USER MANUAL - pranata.depkeu.go.idpranata.depkeu.go.id/website/3/Aplikasi Daily Activity_...

DOKUMEN USER MANUAL

APLIKASI DAILY ACTIVITY (Dashboard)

Tanggal : Oktober 2008

Pusintek Setjen Departemen Keuangan

Oktober 2008

Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)

Pushaka – Pusintek

DAFTAR ISI Hal

1. Pendahuluan ................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................. 1

1.2 Tujuan ................................................................................. 1

1.3 Ruang Lingkup ................................................................................. 1

1.4 Spesifikasi Modul Terintegrasi ................................................................................. 2

1.5 Diagram Aliran Data Modul

Rapim Monitoring

................................................................................. 3

1.6 Diagram Aliran Data Modul SMS

Gateway

................................................................................. 3

2. Prosedur Login ................................................................................. 4

3. Main Menu ................................................................................. 5

4. Rapim Monitoring ................................................................................. 6

4.1 Rapat ................................................................................. 6

4.1.1 Permintaan Rapat ................................................................................. 6

4.1.2 Persiapan Rapat ................................................................................. 10

4.1.3 Pelaksanaan Rapat ................................................................................. 15

4.1.4 Penundaan Rapat ................................................................................. 17

4.1.5 Pembatalan Rapat ................................................................................. 19

4.2 Pelaksanaan Tindak Lanjut ................................................................................. 20

4.2.1 Off-Track ................................................................................. 21

4.2.2 On-Track ................................................................................. 28

4.2.3 Alert ................................................................................. 29

4.2.4 Selesai ................................................................................. 30

4.2.5 Komentar Tindak Lanjut ................................................................................. 31

4.2.6 Usulan Perpanjangan

Waktu

................................................................................. 33

4.3 Pencarian ................................................................................. 34

4.3.1 Cari Rapat ................................................................................. 34

4.3.2 Cari Tindak Lanjut ................................................................................. 36

4.3.3 Cari File ................................................................................. 39

i



4.4 Statistik ................................................................................. 41

4.4.1 Statistik Rapat ................................................................................. 41

4.4.2 Statistik Tindak Lanjut 1 ................................................................................. 43

4.4.3 Statistik Tindak Lanjut 2 ................................................................................. 44

4.5 Pending Matters ................................................................................. 46

5. Kalender Kegiatan ................................................................................. 48

5.1 Kegiatan ................................................................................. 48

5.1.1 Permintaan Kegiatan ................................................................................. 48

5.1.2 Persiapan Kegiatan ................................................................................. 51

5.1.3 Pelaksanaan Kegiatan ................................................................................. 53

5.1.4 Penundaan Kegiatan ................................................................................. 56

5.1.5 Pembatalan Kegiatan ................................................................................. 57

5.2 Kalender ................................................................................. 59

5.2.1 Kalender Harian ................................................................................. 60

5.2.2 Kalender Bulanan ................................................................................. 61

5.2.3 Kalender Tahunan ................................................................................. 62

5.3 Statistik Kegiatan ................................................................................. 64

6. SMS Gateway ................................................................................. 65

6.1 SMS Masuk ................................................................................. 65

6.2 SMS Keluar ................................................................................. 66

6.3 Kirim SMS ................................................................................. 67

6.4 Broadcastes SMS ................................................................................. 68

6.5 Statistik SMS ................................................................................. 70

6.6 Cari SMS ................................................................................. 71

7. Perhatian Publik ................................................................................. 74

7.1 Artikel Baru ................................................................................. 74

7.2 Cari Artikel ................................................................................. 75

7.3 Topik Artikel ................................................................................. 76

8. Matriks Monitoring ................................................................................. 79

8.1 Input Matriks ................................................................................. 79

8.2 Display Matriks ................................................................................. 82

8.3 Pending Matriks ................................................................................. 83

8.4 Statistik Matriks ................................................................................. 85

9. Penutup ................................................................................. 87

ii



DAFTAR GAMBAR Hal

Gambar 2.1. User Login ....................................................... 4

Gambar 2.2. Message User Login ....................................................... 4

Gambar 3.1. Menu Utama Dashboard ....................................................... 5

Gambar 4.1.1 Menu Rapat ....................................................... 6

Gambar 4.1.1.1 Menu Permintaan Rapat ....................................................... 6

Gambar 4.1.1.2 Permintaan Rapat ....................................................... 7

Gambar 4.1.1.3 Form Permintaan Rapat ....................................................... 7

Gambar 4.1.1.4 Detil Permintaan Rapat ....................................................... 8

Gambar 4.1.1.5 Form Agenda ....................................................... 9

Gambar 4.1.1.6 Detil Agenda Rapat ....................................................... 9

Gambar 4.1.2.1 Menu Persiapan Rapat ....................................................... 10

Gambar 4.1.2.2 Detil Persiapan Rapat ....................................................... 11

Gambar 4.1.2.3 Detil Persiapan Rapat dgn Reguler User ....................................................... 11

Gambar 4.1.2.4 Detil Persiapan Rapat dgn Executive User ....................................................... 12

Gambar 4.1.2.5 Detil Agenda Rapat ....................................................... 13

Gambar 4.1.2.6 Detil Undangan Rapat ....................................................... 13

Gambar 4.1.2.7 Detil Peserta Rapat ....................................................... 14

Gambar 4.1.2.8 Detil File Bahan Rapat ....................................................... 14

Gambar 4.1.3.1 Menu Pelaksanaan Rapat ....................................................... 15

Gambar 4.1.3.2 Detil Pelaksanaan Rapat ....................................................... 16

Gambar 4.1.3.3 Detil Pelaksanaan Rapat dgn executive user ....................................................... 16

Gambar 4.1.3.4 Detil Pelaksanaan Rapat dgn reguler user ....................................................... 17

Gambar 4.1.4.1 Menu Penundaan Rapat ....................................................... 17

Gambar 4.1.4.2 Detil Penundaan Rapat ....................................................... 18

Gambar 4.1.4.3 Edit Detil Penundaan Rapat ....................................................... 18

Gambar 4.1.5.1 Menu Pembatalan Rapat ....................................................... 19

Gambar 4.1.5.2 Detil Pembatalan Rapat ....................................................... 20

Gambar 4.2.1 Menu Pelaksanaan Rapat ....................................................... 21

Gambar 4.2.1.1 Off Track ....................................................... 21

Gambar 4.2.1.2 Daftar Off Track ....................................................... 22

Gambar 4.2.1.3 Detil Off Track ....................................................... 22

Gambar 4.2.1.4 Form Kesimpulan Rapat ....................................................... 23

Gambar 4.2.1.5 Form Tindak Lanjut ....................................................... 23

iii



Gambar 4.2.1.6 Form Komentar ....................................................... 24

Gambar 4.2.1.7 Form Peserta Rapat ....................................................... 25

Gambar 4.2.1.8 Form File Bahan Rapat ....................................................... 26

Gambar 4.2.1.9 Form File Hasil Rapat ....................................................... 27

Gambar 4.2.2.1 On Track ....................................................... 29

Gambar 4.2.2.2 Daftar On Track ....................................................... 29

Gambar 4.2.3.1 Alert ....................................................... 30

Gambar 4.2.3.2 Daftar Alert ....................................................... 30

Gambar 4.2.4.1 Selesai ....................................................... 31

Gambar 4.2.4.2 Daftar Selesai ....................................................... 31

Gambar 4.2.5.1 Komentar Tindak Lanjut ....................................................... 32

Gambar 4.2.5.2 Statistik Komentar Tindak Lanjut ....................................................... 32

Gambar 4.2.6.1 Usulan Perpanjangan Waktu ....................................................... 33

Gambar 4.2.6.2 Parameter Usulan Perpanjangan Waktu ....................................................... 33

Gambar 4.3.1 Menu Pencarian ....................................................... 34

Gambar 4.3.1.1 Cari Rapat ....................................................... 34

Gambar 4.3.1.2 Form Parameter Cari Rapat ....................................................... 35

Gambar 4.3.1.3 Hasil Cari Rapat ....................................................... 36

Gambar 4.3.2.1 Cari Tindak Lanjut ....................................................... 37

Gambar 4.3.2.2 Form Parameter Cari Tindak Lanjut ....................................................... 37

Gambar 4.3.2.3 Hasil Cari Tindak Lanjut ....................................................... 38

Gambar 4.3.3.1 Cari File ....................................................... 39

Gambar 4.3.3.2 Form Parameter Cari File ....................................................... 39

Gambar 4.3.3.3 Hasil Cari File ....................................................... 40

Gambar 4.4.1 Menu Statistik ....................................................... 41

Gambar 4.4.1.1 Statistik Rapat ....................................................... 41

Gambar 4.4.1.2 Hasil Statistik Rapat ....................................................... 42

Gambar 4.4.1.3 Daftar Statistik Rapat ....................................................... 42

Gambar 4.4.2.1 Statistik Tindak Lanjut 1 ....................................................... 43

Gambar 4.4.2.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 1 ....................................................... 43

Gambar 4.4.2.3 Daftar Statistik Tindak Lanjut 1 ....................................................... 44

Gambar 4.4.3.1 Statistik Tindak Lanjut 2 ....................................................... 44

Gambar 4.4.3.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 2 ....................................................... 45

iv



Gambar 4.4.3.3 Statistik Tindak Lanjut selesai & belum

selesai

....................................................... 45

Gambar 4.4.3.4 Statistik Tindak Lanjut per Unit Eselon I ....................................................... 46

Gambar 4.5.1 Pending Matters ....................................................... 46

Gambar 4.5.2 Parameter Pending Matters ....................................................... 47

Gambar 4.5.3 Detil Pending Matters ....................................................... 47

Gambar 5.1.1 Kalender Kegiatan ....................................................... 48

Gambar 5.1.1.1 Menu Permintaan Kegiatan ....................................................... 48

Gambar 5.1.1.2 Add Kegiatan ....................................................... 49

Gambar 5.1.1.3 Form Permintaan Kegiatan ....................................................... 49

Gambar 5.1.1.4 Daftar Permintaan Kegiatan ....................................................... 51

Gambar 5.1.2.1 Menu Persiapan Kegiatan ....................................................... 52

Gambar 5.1.2.2 Persiapan Kegiatan ....................................................... 52

Gambar 5.1.2.3 Daftar Persiapan Kegiatan ....................................................... 52

Gambar 5.1.3.1 Menu Pelaksanaan Kegiatan ....................................................... 54

Gambar 5.1.3.2 Pelaksanaan Kegiatan ....................................................... 54

Gambar 5.1.3.3 Daftar Pelaksanaan Kegiatan ....................................................... 55

Gambar 5.1.4.1 Menu Penundaan Kegiatan ....................................................... 56

Gambar 5.1.4.2 Penundaan Kegiatan ....................................................... 56

Gambar 5.1.4.3 Daftar Penundaan Kegiatan ....................................................... 57

Gambar 5.1.5.1 Menu Pembatalan Kegiatan ....................................................... 58

Gambar 5.1.5.2 Daftar Pembatalan Kegiatan ....................................................... 58

Gambar 5.2.1 Menu Kalender ....................................................... 59

Gambar 5.2.1.1 Kalender Harian ....................................................... 60

Gambar 5.2.1.2 Detil Kalender Harian ....................................................... 60

Gambar 5.2.2.1 Menu Kalender Bulanan ....................................................... 61

Gambar 5.2.2.2 Kalender Bulanan ....................................................... 61

Gambar 5.2.2.3 Daftar Kalender Bulanan ....................................................... 62

Gambar 5.2.3.1 Menu Kalender Tahunan ....................................................... 63

Gambar 5.2.3.2 Kalender Tahunan ....................................................... 63

Gambar 5.3.1 Menu Statistik Kegiatan ....................................................... 64

Gambar 5.3.2 Statistik Kegiatan ....................................................... 64

Gambar 6.1 Menu Dashboard SMS Gateway ....................................................... 65

Gambar 6.1.1 Menu SMS Masuk ....................................................... 65

Gambar 6.1.2 Detil SMS Masuk ....................................................... 66

v



Gambar 6.2.1 Menu SMS Keluar ....................................................... 66

Gambar 6.2.2 Detil SMS Keluar ....................................................... 67

Gambar 6.3.1 Menu Kirim SMS ....................................................... 67

Gambar 6.3.2 Detil Kirim SMS ....................................................... 68

Gambar 6.3.3 Form Kirim SMS ....................................................... 68

Gambar 6.4.1 Menu Broadcast SMS ....................................................... 69

Gambar 6.4.2 Detil Broadcast SMS ....................................................... 69

Gambar 6.4.3 Form Broadcast SMS ....................................................... 70

Gambar 6.5.1 Menu Statistik SMS ....................................................... 70

Gambar 6.5.2 Detil Statistik SMS ....................................................... 71

Gambar 6.6.1 Menu Cari SMS ....................................................... 72

Gambar 6.6.2 Detil Cari SMS ....................................................... 72

Gambar 6.6.3 Hasil Cari SMS ....................................................... 73

Gambar 7.1.1 Menu Artikel Baru ....................................................... 74

Gambar 7.1.2 Daftar Artikel Baru ....................................................... 74

Gambar 7.2.1 Menu Cari Artikel ....................................................... 75

Gambar 7.2.2 Parameter Cari Artikel ....................................................... 75

Gambar 7.3.1 Menu Topik Artikel ....................................................... 76

Gambar 7.3.2 Daftar Topik Artikel ....................................................... 76

Gambar 7.3.3 Form Perekaman Topik Artikel ....................................................... 77

Gambar 8.1 Menu Matrik Monitoring ....................................................... 79

Gambar 8.1.1 Input Matriks ....................................................... 79

Gambar 8.1.2 Daftar Matriks ....................................................... 80

Gambar 8.1.3 Detil Matriks ....................................................... 80

Gambar 8.1.4 Form Perekaman Matriks ....................................................... 81

Gambar 8.1.5 Form Perekaman Sub Item ....................................................... 81

Gambar 8.1.6 Form Status Tindakan ....................................................... 82

Gambar 8.2.1 Menu Display Matriks ....................................................... 82

Gambar 8.2.2 Display Matriks ....................................................... 83

Gambar 8.2.3 Detil Display Matriks ....................................................... 83

Gambar 8.3.1 Menu Pending Matriks ....................................................... 84

Gambar 8.3.2 Pending Matriks ....................................................... 84

Gambar 8.3.3 Parameter Pending Matriks ....................................................... 85

Gambar 8.4.1 Menu Statistik Matriks ....................................................... 85

Gambar 8.4.2 Statistik Matriks ....................................................... 85

vi


Pushaka – Pusintek 1

1 Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Adanya kebutuhan yang sangat tinggi atas permintaan rapat yang berasal dari

Menteri Keuangan maupun dari Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen

Keuangan maupun dari Departemen Lain, sehingga diperlukan adanya suatu

fasilitas pengelolaan yang baik dan akurat sesuai dengan tingkat kepentingan

terhadap permintaan rapat tersebut. Untuk mendukung aktivitas dan frekuensi

permintaan agenda rapat tersebut telah disiapkan suatu dashboard untuk

memudahkan dan mengelola agenda rapat yang dapat dilakukan secara online

maupun menggunakan fasilitas sms gateway.

1.2 Tujuan

Dokumen ini dimaksudkan untuk menjadi pedoman bagi Unit Eselon I di

lingkungan Departemen Keuangan dan diharapkan dengan adanya dokumen manual

ini, dapat diperoleh manfaat antara lain sebagai berikut :

Memberi kemudahan kepada Unit Eselon I di lingkungan Departemen

Keuangan dalam hal memonitor agenda rapat yang diajukan maupun telah

disetujui serta mengetahui sejauh mana agenda rapat tersebut akan

dilaksanakan.

Memberikan informasi kepada unit pengguna dalam hal ini Unit Eselon I di

lingkungan Departemen Keuangan dalam mengevaluasi hasil tindak lanjut

hasil rapat dari setiap Unit Eselon 1 yang menjadi penanggung jawabnya.

Memberikan kemudahan kepada Unit Eselon I dalam hal meminta agenda

rapat baik secara on line maupun menggunakan fasilitas SMS Gateway yang

sudah disiapkan dalam dashboard.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup penggunaan dashboard ini dibagi kedalam 3 jenis pengguna yaitu:

1.3.1 Reguler User (Unit Eselon I), bertugas dan mempunyai wewenang dalam

hal :

Melakukan Permintaan Rapat.

Menambahkan File Bahan Rapat.

Mengupdate komentar sebagai penjelasan atas status tindak lanjut rapat.

1.3.2 Executive User (Pushaka), bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal :



Melakukan Permintaan Rapat

Menyetujui Permintaan Rapat

Berhak membatalkan Rapat

Berhak menunda Rapat

Menentukan peserta Rapat

Menambahkan file hasil bahan rapat

1.3.3 Administrator bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal :

Pengelolaan Data Referensi

Pengelolaan User dan hak akses

Update daftar rapat

1.4 SPESIFIKASI MODUL TERINTEGRASI

Adapun spesifikasi sistem yang dibutuhkan untuk bisa menjalankan aplikasi antara

lain :

Sistem Operasi Windows XP / Server / Vista Linux OS Mac OS

Database Server MySQL Server 5.0

Web Server Apache 2.0

Programming Language PHP 5.0

External Application

Microsoft Office Open Office Adobe Acrobat Reader Winzip

Web Browser

Mozilla Firefox Internet Explorer Opera Safari

Adapun spesifikasi hardware untuk server yang disarankan agar bisa mendukung

sistem :

Processor Intel Xeon 1.6Ghz

Memory 2 GB ECC DDR2

Harddisk SATA 160 GB

Jaringan Ethernet Card support 10/100/1000 Mbps



Adapun spesifikasi hardware untuk client yang disarankan agar bisa menggunakan

sistem

Processor Intel Pentium 4 1.6 Ghz

Memory 512 MB DDR2

Harddisk IDE / SATA 80GB

Jaringan Ethernet Card support 10/100 Mbps

1.5 Diagram Aliran Data Modul Rapim Monitoring

1.6 Diagram Aliran Data Modul SMS Gateway



2 Prosedur Login

Prosedur Login ini berguna untuk dapat membatasi akses terhadap aplikasi, dibutuhkan fasilitas

untuk authorisasi user menggunakan id pengenal (user id) dan kata kunci (password).

Gambar 2.1 User Login

Petunjuk Kegiatan :

o Aktifkan komputer

o Klik icon Internet Explorer Browser pada Desktop, akan tetapi lebih disarankan

menggunakan Mozilla, Opera maupun Safari.

o Pada kolom Address ketik http://pushaka.depkeu.go.id/daily_activity

o Tampilan yang akan anda dapatkan adalah tampilan user login seperti gambar 2.1.

o Masukkan user pengguna pada kolom ”User”.

o Masukkan password pengguna pada kolom ”Password”.

o Klik Tombol ”Login” maka akan muncul layar Main Menu dari menu Dashboard Daily

Activity seperti tampak pada Gambar 3.1 , apabila user id dan password yang anda isikan

tidak terdaftar maupun layar dibiarkan lama tanpa aktivitas maka akan tampil layar message

yang berisi pesan ” Wrong user id / password entered, or your session was expired ! please

re-login ” seperti gambar 2.2 .

o Tombol Reset berfungsi apabila anda ingin mengosongkan layar isian kolom user id dan

kolom password.

Gambar 2.2 Message User Login

Kolom “User”

Kolom “Password”

Tombol “Reset”

Tombol “Login”



3 Main Menu

Menu Utama setelah Login berhasil adalah tampilan layar Menu Utama Dashboard sepeti gambar

3.1.

Gambar 3.1 Menu Utama Dashboard

• Informasi yang ada dalam Menu Utama Dashboard atau gambar 3.1 meliputi antara lain :

• Statistik dari status tindak lanjut tiap Unit Eselon I.

• Data statistik dapat berubah sesuai dengan kondisi data dengan merubah parameter tahun

yang sudah disediakan di ”Filter Tahun”.

• Indikator status On-Track, Alert, Off-Track dan Selesai terbanyak bagi Unit Eselon I dalam

bentuk jarum jam.

• Status tindak lanjut disamping dalam bentuk statistik, dalam dashboard ditampilkan juga

dalam bentuk grafik pie seperti tampak pada gambar 3.1 di pojok kanan bawah.

• Untuk mempermudah pencarian rapat maupun pending matters dapat dilakukan melalui

menu ”Short Cut Menu” dari menu utama Dashboard ini.

• Fasilitas menu lain yang ada di Dashboard antara lain :

1. Rapim Monitoring

2. Kalender Kegiatan

3. SMS Gateway

4. Perhatian Publik

5. Matrik Monitoring

Statistik Filter Tahun



4 Rapim Monitoring

4.1 Rapat

Menu Rapat ini berfungsi untuk mengakomodir semua kegiatan rapat, ada 5 kegiatan antara lain :

Permintaan Rapat, Persiapan Rapat, Pelaksanaan Rapat, Penundaan Rapat dan Pembatalan Rapat.

Klik pada menu Rapim Monitoring dari dashboard yang ada tampak layar seperti gambar 4.1.1

berikut ini.

Gambar 4.1.1 Menu Rapat

4.1.1 Permintaan Rapat

Menu ini berfungsi untuk memasukkan data Rapat atas permintaan unit-unit Eselon I.

Kegiatan perekaman ini bisa juga dilakukan langsung oleh unit-unit Eselon I yang

bersangkutan dengan menggunakan user masing-masing yang sudah disiapkan.

Untuk melakukan kegiatan Permintaan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub

menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar 4.1.1.1.

Gambar 4.1.1.1 Menu Permintaan Rapat

Permintaan Rapat

Rapat

Rapim Monitoring

Rapim Monitoring

Rapat



Untuk merekam permintaan rapat yang baru klik pada menu ”Permintaan Rapat”

seperti gambar 4.1.1.1, selanjutnya akan tampil layar seperti gambar gambar 4.1.1.2

dibawah ini.

Gambar 4.1.1.2 Permintaan Rapat

Klik pada icon “Add Permintaan Rapat” layar berikutnya akan tampir layar untuk

perekaman permintaan rapat seperti gambar 4.1.1.3 berikut ini.

Gambar 4.1.1.3 Form Permintaan Rapat

Petunjuk Pengisian :

o Inisitor, elemen ini sudah secara otomatis terisi berdasarkan user login yang

masuk

o Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan tema dari rapat.

o Sms Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan uraian singkat dengan tema dari

rapat

Icon “Add Permintaan Rapat

Tombol “Save”

Tema Rapat

Sms Tema Rapat

Tgl Rapat Jam Mulai

Jam Selesai Jenis Rapat

Image File



o Tgl Rapat, isikan kolom ini dengan tanggal dari permintaan rapat tersebut akan

dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy

o Jam Mulai, isikan kolom ini dengan jam yang akan dilaksanakan rapat tersebut

dengan format hh:mm:ss

o Jenis Rapat, kolom jenis rapat ini disediakan beberapa pilihan, klik pada tombol

drill down pada kolom jenis rapat.

o Image File, pilih nama file dari image file yang ada yang sesuai dengan tema

rapat.

o Image Preview, kolom ini secara otomatis akan tampil preview image sesuai

dengan nama file yang telah di isikan pada kolom image file.

o Status Rapat, untuk permintaan rapat yang baru di kolom ini sudah terisi dengan

status rapatnya ”Konfirmasi”

o Tombol Save, klik tombol ini apabila data permintaan rapat akan disimpan,

kemudian akan muncul message seperti dibawah ini, untuk menyakinkan bahwa

record tersebut benar akan disimpan, klik tombol ”OK”, untuk membatalkan

kegiatan rekam data klik tombol ”Cancel.

Hasil dari perekaman permintaan rapat dapat dilihat pada gambar 4.1.1.4 berikut

ini.

Gambar 4.1.1.4 Detil Permintaan Rapat

Permintaan rapat

Icon “Edit Permintaan Rapat”

Icon “Add Agenda



Icon “Edit Permintaan Rapat” berfungsi apabila ada updating terhadap data pokok

rapat. Klik icon “Add Agenda” untuk menambahkan agenda rapat yang ada.

Tampilan form untuk menambahkan agenda terlihat seperti gambar 4.1.1.5.

.

Gambar 4.1.1.5 Form Agenda

Isikan pada elemen ”Agenda Rapat” dengan uraian agenda rapat. Klik tombol

”Save” untuk menyimpan data agenda rapat. Hasil perekaman agenda diatas akan

tampak seperti gambar 4.1.1.6 berikut ini.

Gambar 4.1.1.6 Detil Agenda Rapat

Klik icon ”Edit Agenda” untuk updating data Agenda Rapat, untuk menghapus

agenda rapat klik icon “Delete Agenda”, maka akan tampil layar message untuk

meyakinkan bahwa record agenda tersebut akan benar-benar akan dihapus. Akan

tampak layar message seperti berikut ini.

Agenda Rapat

Tombol “Save”

Permintaan Rapat

Detil Agenda Rapat

Icon “Delete Agenda”

Icon “Edit Agenda”

Icon “Edit Permintaan Rapat”



Klik tombol “OK” apabila record tersebut benar akan dihapus, untuk membatalkan

kegiatan delete tersebut klik tombol “Cancel”.

4.1.2 Persiapan Rapat

Menu ini berfungsi untuk memasukkan data agenda, peserta rapat, undangan serta file

bahan rapat bila ada. Kegiatan melengkapi data rapat tersebut dilakukan oleh unit pemohon

permintaan rapat, selanjutnya approvel bahwa persiapan rapat tersebut sudah “OK”

dilakukan oleh executive user dalam hal ini pihak Pushaka. Untuk melakukan kegiatan

Persiapan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan

seperti tampak pada gambar 4.1.2.1.

Gambar 4.1.2.1 Menu Persiapan Rapat

Klik pada sub menu ”Persiapan Rapat” seperti pada gambar 4.1.2.1 tersebut diatas,

maka akan tampak detil Persiapan Rapat gambar 4.1.2.2.

Persiapan Rapat

Rapim Monitoring

Rapat



Gambar 4.1.2.2 Detil Persiapan Rapat

Klik icon detil untuk melengkapi data agenda, peserta rapat, undangan dan file

bahan rapat. Untuk melengkapi data tersebut tergantung dengan user yang aktif, bila

yang aktif reguler user maka tampilan detil berikutnya seperti tampak pada gambar

4.1.2.3, sedangkan bila user yang aktif adalah executive user maka layar detil

berikutnya yang tampak adalah seperti gambar 4.1.2.4. Klik icon ”Persiapan OK”

apabila data sudah lengkap, dan secara otomatis rapat tersebut masuk ke dalam

kegiatan ”Pelaksanaan Rapat”, sedangkan apabila rapat tersebut ditunda maka klik

pada icon ”Ditunda” maka secara otomatis rapat tersebut masuk ke kegiatan

”Penundaan Rapat”.

Gambar 4.1.2.3 Detil Persiapan Rapat dgn Reguler User

Icon “Detil”

Deskripsi File

Tombol “Browse”

Kelompok Arsip

Subkelompok Arsip

Tombol “Save”

Icon “Persiapan OK”

Icon “Ditunda”




o Nama File, klik pada tombol ”Browse” untuk memilih nama file yang akan di

upload, isikan pada kolom deskripsi file dengan uraian singkat deskripsi dari

file yang akan diupload.

o Deskripsi, isikan pada kolom ini uraian singkat dari deskripsi nama file yang

akan diupload.

o Kelompok Arsip, pilih pada tombol yang ada sesuai dengan kelompok dari arsip

tersebut.

o Subkelompok Arsip, tombol pilih ini akan aktif apabila kelompok arsip sudah

terisi, pilih subkelompok arsip tersebut.

o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data yang ada, klik tombol

Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman penambahan file bahan rapat.

Gambar 4.1.2.4 Detil Persiapan Rapat dgn Executive User


o Add Agenda, klik pada icon ”Add Agenda” untuk menambahkan agenda rapat,

tampilan layar seperti pada gambar 4.1.2.5.

o Edit Undangan, klik pada icon ”Edit Undangan” untuk meng-update nomor

surat undangan, tanggal undangan dan lokasi, tampilan layar seperti pada

gambar 4.1.2.6.

Icon “Add Agenda”

Icon “Edit Undangan”

Icon “Add Peserta”

Icon “Add Bahan Rapat”



o Add Peserta, klik pada icon ”Add Peserta” untuk menambahkan siapa saja

peserta rapat yang hadir, beserta unit organisasinya, tampilan layar seperti pada

gambar 4.1.2.7.

o Add Bahan Rapat, klik pada icon ”Add Bahan Rapat” untuk menambahkan file

bahan rapat, deskripsi bahan rapat, kelompok arsip, subkelompok arsip, lokasi

arsip tersebut disimpan dan status file tersebut. Tampilan layar seperti pada

gambar 4.1.2.8.

Gambar 4.1.2.5 Detil Agenda Rapat


o Agenda Rapat, isikan pada kolom ini dengan agenda rapat.

o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data agenda rapat, untuk

membatalkan kegiatan perekaman agenda rapat klik tombol ”Cancel”.

Gambar 4.1.2.6 Detil Undangan Rapat

Agenda Rapat

Tombol “Save” Tombol “Cancel”

No Undangan

Tgl Undangan

Lokasi Rapat





o No Undangan, isikan pada kolom ini dengan nomor undangan.

o Tgl Undangan, isikan pada kolom ini dengan tanggal kapan rapat tsb akan

dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy, atau bisa juga dilakukan dengan klik

pada icon disebelah kanan akan muncul layar kalender.

o Lokasi Rapat, isikan pada kolom ini dengan lokasi dimana rapat tersebut akan

dilaksanakan.

o Tombol Save, klik tombol ”Save” untuk menyimpan data, klik tombol ”Cancel”

untuk membatalkan kegiatan.

Gambar 4.1.2.7 Detil Peserta Rapat


o Nama Peserta, isikan pada kolom ini dengan nama peserta yang hadir.

o Unit, isikan pada kolom ini dengan unit organisasi dari peserta tersebut.

o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data peserta rapat, klik tombol

”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman data peserta rapat. Form ini

dapat merekam 5 peserta sekaligus dalam satu kali kegiatan perekaman.

Nama Peserta

Unit Organisasi


Nama File Icon “Browse”

Deskripsi File

Kelompok Arsip

Subkelompok Arsip

Lokasi Arsip

Status File



Gambar 4.1.2.8 Detil File Bahan Rapat


o Nama File, untuk pengisian pada kolom ini, klik pada icon ”Browse” kemudian

pilih file yang akan diupload.

o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan uraian deskripsi file.

o Kelompok Arsip, klik pada icon top down yang ada pilih kelompok arsip yang

tersedia.

o Subkelompok Arsip, icon top down pada kolom ini akan aktif apabila kolom

kelompok arsip sudah terisi, pilih sesuai dengan subkelompok arsip.

o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan lokasi arsip dimana arsip tsb

disimpan.

o Status File, pilih pada radio button yg ada apakah file yang diupload tsb bahan

rapat atau hasil rapat.

o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data bahan rapat, klik tombol

”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman bahan rapat.

4.1.3 Pelaksanaan Rapat

Rapat yang sudah diagendakan dan sudah dilaksanakan tentunya menghasilkan

kesimpukan dan tindak lanjut. Executive user sebagai supervisor berhak

mengupdate/menambahkan agenda, peserta rapat, kesimpulan dan tindak lanjut.

Sedangkan member/unit atau yang biasa disebut reguler user yang terkait hanya

dapat menambahkan komentar yang ada. Untuk melakukan kegiatan Pelaksanaan

Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti

tampak pada gambar 4.1.3.1.

Pelaksanaan Rapat

Matrik Monitoring

Rapat



Gambar 4.1.3.1 Menu Permintaan Rapat

Klik pada sub menu ”Pelaksanaan Rapat” seperti pada gambar 4.1.3.1 tersebut

diatas, maka akan tampak detil Pelaksanaan Rapat seperti gambar 4.1.3.2.

Gambar 4.1.3.2 Detil Pelaksanaan Rapat

Apabila user yang aktif sebagai executive user, maka user tsb berhak untuk mengupdate

data peserta, agenda, kesimpulan, tindak lanjut, file hasil rapat dengan klik pada icon “Edit

Detil” layar berikutnya akan tampak seperti gambar 4.1.3.3, sedangkan bila user yang aktif

sebagai regular user, maka user tersebut tidak berhak untuk update semua kegiatan

tampilan layar untuk regular user tampak seperti gambar 4.1.3.4.

Status jumlah record terakhir

Info jumlah halaman

Info record tsb ada file bahan rapat

Icon “Edit Detil”



Gambar 4.1.3.3 Detil Pelaksanaan Rapat dgn Executive User

Gambar 4.1.3.4 Detil Pelaksanaan Rapat dgn Reguler User

4.1.4 Penundaan Rapat

Di menu Penundaan Rapat ini kegiatan yang dilakukan adalah memanage semua

data Permintaan Rapat yang tidak disetujui sehingga perlu penjadwalan ulang

maupun agenda Permintaan Rapat tersebut dibatalkan. Kegiatan Penundaan Rapat

ini hanya bisa dilakukan oleh executive user. Untuk melakukan kegiatan Penundaan

Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti

tampak pada gambar 4.1.4.1.

Gambar 4.1.4.1 Menu Penundaan Rapat

Klik pada sub menu ”Penundaan Rapat” seperti pada gambar 4.1.4.1 tersebut diatas,

maka akan tampak detil Penundaan Rapat seperti gambar 4.1.4.2.

Rapim Monitoring

Rapat

Penundaan Rapat



Gambar 4.1.4.2 Detil Penundaan Rapat

Bila ada penambahan agenda klik pada hyperlink “Edit Detil” layar berikutnya akan tampil

seperti gambar 4.1.43.

Gambar 4.1.4.3 Edit Detil Penundaan Rapat

Klik pada icon “Add Agenda” untuk melakukan penambahan agenda, layar berikutnya

tampak seperti gambar 4.1.2.5, lakukan kegiatan pengisian agenda seperti kegiatan

pengisian agenda di Persiapan Rapat.

Bila agenda rapat tersebut akan dijadwal ulang dikarenakan tanggal agenda rapat berubah,

klik pada icon “Jadwal Ulang” di gambar 4.14.2 diatas, maka akan tampil message

konfirmasi seperti dibawah ini untuk meyakinkan apakah rapat tersebut benar akan di

jadwal ulang, klik tombol “OK” maka secara otomatis agenda rapat tersebut tercatat

kembali di persiapan rapat, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan jadwal

ulang tersebut.

Dibatalkan

Jadwal Ulang

Edit Detil

Add Agenda



Untuk membatalkan agenda rapat tersebut klik pada icon “Dibatalkan” pada gambar 4.14.2

diatas, maka akan tampil message pemberitahuan apakah record tersebut benar akan

dibatalkan seperti gambar dibawah ini, klik tombol “OK” untuk membatalkan agenda rapat

dan secara otomatis agenda rapat tersebut tercatat di kegiatan Pembatalan Rapat, klik

tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut.

4.1.5 Pembatalan Rapat

Di kegiatan Menu Pembatalan Rapat ini adalah memanage semua data Penundaan

Rapat yang telah dibatalkan sehingga memerlukan penjadwalan ulang maupun data

Penundaan Rapat tersebut akan dihapus. Kegiatan Pembatalan Rapat ini hanya bisa

dilakukan oleh executive user. Untuk melakukan kegiatan Pembatalan Rapat, pilih pada

menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar

4.1.5.1.

Gambar 4.1.5.1 Menu Pembatalan Rapat

Klik pada sub menu ”Pembatalan Rapat” seperti pada gambar 4.1.5.1 tersebut

diatas, maka akan tampak detil Pembatalan Rapat seperti gambar 4.1.5.2.

Rapim Monitoring

Rapat

Pembatalan Rapat



Gambar 4.1.5.2 Detil Pembatalan Rapat

Bila agenda rapat akan di jadwal ulang, klik pada icon “Jadwal Ulang” maka akan

muncul layar konfirmasi apakah agenda rapat tersebut benar akan di jadwal ulang,

klik tombol “OK” maka agenda rapat tersebut akan tercatat di kegiatan Permintaan

Rapat, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Apabila agenda rapat tersebut akan dihapus, maka klik pada icon “Delete Jadwal”

di gambar 4.1.5.2 diatas, maka layar berikutnya akan tampil message seperti

dibawah, klik tombol “OK” bila agenda rapat tersebut benar akan dihapus, klik

tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

4.2 Pelaksanaan Tindak Lanjut

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua hasil tindak lanjut, dalam menu ini ada 7 sub

kegiatan dalam menu Pelaksanaan Tindak Lanjut, antara lain : Off-Track, On-Track, Alert,

Selesai, Komentar Tindak Lanjut dan Usulan Perpanjangan Waktu. Klik menu “Rapim

Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut”, tampilan layar seperti pada

gambar 4.2.1 berikut ini.

Delete Jadwal

Jadwal Ulang

Edit Detil



Gambar 4.2.1 Menu Pelaksanaan Tindak Lanjut

4.2.1 Off-Track

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang sudah

lewat batas waktu di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna merah.

Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih

“Off Track”, tampilan layar seperti gambar 4.2.1.1.

Gambar 4.2.1.1 Off Track

Klik “Off Track” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status off

track. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak

lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta

merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan

status off track tampak seperti pada gambar 4.2.1.2.

Pelaksanaan Tindak Lanjut

Off Track

Rapim Monitoring




Gambar 4.2.1.2 Daftar Off Track

Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari

pelaksanaan tindak lanjut, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3.

Gambar 4.2.1.3 Detil Off Track

Untuk menambahkn Agenda baru, klik pada icon “Add Agenda” dan langkah

berikutnya dapat dilihat di modul “Permintaan Rapat”.

Untuk menambahkan kesimpulan rapat klik pada icon “Add Kesimpulan” pada

gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.4.

Status Off Track (warna merah)

Edit Detil

Add Agenda

Add Kesimpulan

Add Tindak Lanjut

Add Peserta

Add File Bahan Rapat

Add File Hasil Rapat

Hyperlink Komentar



Gambar 4.2.1.4 Form Kesimpulan Rapat

Isikan pada kolom ”Kesimpulan Rapat” dengan uraian dari kesimpulan rapat yang

ada, klik tombol ”Save” untuk menyimpan data kesimpulan rapat tersebut, klik

tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman kesimpulan rapat.

Untuk menambahkan tindak lanjut, klik pada icon “Add Tindak Lanjut” pada


Gambar 4.2.1.5 Form Tindak Lanjut


o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian dari Tindak Lanjut.

o Batas Akhir, isikan pada kolom ini dengan tanggal batas akhir agenda rapat

tersebut dengan format tanggal dd/mm/yyyy.

o Status Tindakan, kolom ini akan terisi secara otomatis sesuai dengan tanggal

batas akhir yang diisikan.

o Penanggung Jawab, pilih pada tombol top down yang ada dengan Unit Eselon I

sebagai penanggung jawab dari hasil tindak lanjut.

o Pendukung, isikan pada kolom ini dengan uraian Unit Eselon I sebagai

penanggung jawab selanjutnya.

Kesimpulan Rapat

Tombol Save

an g Jawab

Save

Tindak Lanjut

Batas Akhir

Status Tindakan

Penanggung Jawab Pendukung



o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan isian dari form tindak lanjut

diatas, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman tindak

lanjut.

Untuk menambahkan Komentar, klik pada icon “Hyperlink Komentar ” pada

gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya seperti tampak berikut ini.

Klik pada icon ”Add Komentar” maka akan tampak gambar 4.2.1.6.

Gambar 4.2.1.6 Form Komentar

Isikan komentar ke dalam kolom Komentar, pilih pada radio button di tipe

komentar yang ada, ada 3 tipe komentar yaitu : Komentar tindak lanjut, Usulan

perpanjangan waktu, Penyelesaian tindak lanjut. Apabila dipilih radio button yang

penyelesaian tindak lanjut, maka status tindakan dalam keadaan apapun akan

berubah menjadi selesai. Klik tombol ”Save” untuk menyimpan komentar yang

sudah diisikan, maka akan muncul message berikut ini untuk meyakinkan apakah

kegiatan tersebut diatas benar akan disimpan, klik tombol ”OK” untuk

menyimpannya, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan.

Tipe Komentar

Komentar

Tombol Save

add Komentar



Untuk menambahkn peserta rapat, klik pada icon “Add Peserta” pada gambar

4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.7.

Gambar 4.2.1.7 Form Peserta Rapat


o Peserta, isikan pada kolom ini bisa dengan nama peserta yang menghadiri

rapat maupun nama jabatan dari peserta yang hadir tersebut.

o Unit, pilih pada icon top down yang ada dengan nama unit dari peserta yang

hadir.

o Instansi, isikan pada kolom ini dengan uraian nama instansi peserta yang

hadir.

o Status Hadir, pilih radio button yang ada, bila peserta tersebut menghadiri

rapat maka pilih radion button ”Ya” dan begitu sebaliknya.

o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data peserta berikutnya akan

muncul layar message untuk meyakinkan apakan data peserta tersebut benar

akan disimpan, klik tombol ”OK” untuk menyimpannya, klik tombol

”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman data peserta. Dalam form

ini disediakan 3 nama peserta untuk dapat di rekam sekaligus untuk

mempercepat perekaman data peserta.

Peserta

Unit

Instansi

Status Hadir

Tombol Save



Untuk menambahkan file bahan rapat, klik pada icon “Add Bahan Rapat” pada


Gambar 4.2.1.8 Form File Bahan Rapat


o Nama File, klik pada icon “Browse” maka akan tampak tampilan windows baru

untuk mencari dimana file bahan rapat tersebut disimpan.

o Deskripsi file, isikan pada kolom ini dengan uraian penjelasan dari nama file

bahan rapat

o Kelompok Arsip, pilih pada bar top down untuk memilih kelompok arsip sesuai

dengan kelompok dari file bahan rapat tersebut.

o Subkelompok Arsip, kolom ini akan aktif bar top downnya apabila kolom

kelompok arsip sudah terisi. Pilih pada subkelompok arsip sesuai dengan

subkelompok arsip dari file bahan rapat.

o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan keterangan dimana file bahan rapat

tersebut akan disimpan.

o Status file, pilih radio button yang ada apakah status bahan rapat tersebut masih

dalam bentuk file bahan rapat atau file hasil rapat.

Nama File

Deskripsi File

Kelompok Arsip

Subkelompok Arsip

Lokasi Arsip

Status File



o Klik tombol “Save” untuk menyimpan file bahan rapat tersebut, akan muncul

message seperti dibawah ini, klik tombol “OK”, klik tombol “Cancel” untuk

membatalkan kegiatan.

Untuk menambahkan file hasil rapat, klik pada icon “Add Hasil Rapat” pada


Gambar 4.2.1.9 Form File Hasil Rapat


o Nama File, klik pada icon “Browse” maka akan tampak tampilan windows baru

untuk mencari dimana file bahan rapat tersebut disimpan. Tampilan windows

seperti tampak dibawah ini, pilih file yang akan di upload, kemudian klik

“Open”

Tombol “Opem”

File Upload

Nama File

Icon “Browse”

Deskripsi

Kelompok Arsip

Subkelompok Arsip

Lokasi Arsip

Status File



o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan uraian penjelasan dari nama file

hasil rapat

o Kelompok Arsip, pilih pada bar top down untuk memilih kelompok arsip sesuai

dengan kelompok dari file hasil rapat tersebut.

o Subkelompok Arsip, kolom ini akan aktif bar top downnya apabila kolom

kelompok arsip sudah terisi. Pilih pada subkelompok arsip sesuai dengan

subkelompok arsip dari file hasil rapat.

o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan keterangan dimana file hasil rapat

tersebut akan disimpan.

o Status file, pilih radio button yang ada apakah status bahan rapat tersebut masih

dalam bentuk file bahan rapat atau file hasil rapat.

o Klik tombol “Save” untuk menyimpan file bahan rapat tersebut, akan muncul

message seperti dibawah ini, klik tombol “OK”, klik tombol “Cancel” untuk


4.2.2 On-Track

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang selesai

tepat waktu yang sudah ditentukan. Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola

berwarna hijau. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan

Tindak Lanjut” pilih “On Track”, tampilan layar seperti gambar 4.2.2.1.



Gambar 4.2.2.1 On Track

Klik “On Track” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status on

track. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak

lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta

merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan

status on track tampak seperti pada gambar 4.2.2.2.

Gambar 4.2.2.2 Daftar On Track


pelaksanaan tindak lanjut dengan status On Track, gambar detilnya adalah seperti

gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda

baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di

menu Off Track.

4.2.3 Alert

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang

penyelesaiannya dengan batas waktu tinggal 1 minggu lagi. Di layar data tersebut

diberi tanda dengan bola berwarna kuning. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik

Hyperlink “Edit Detil”

Status On Track

On Track

Rapim Monitoring




sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Alert”, tampilan layar seperti gambar

4.2.3.1.

Gambar 4.2.3.1 Alert

Klik “Alert” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status Alert. Di

menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut,

peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah

status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status alert

tampak seperti pada gambar 4.2.3.2.

Gambar 4.2.3.2 Daftar Alert


pelaksanaan tindak lanjut dengan status Alert, gambar detilnya adalah seperti



menu Off Track.

4.2.4 Selesai

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang

penyelesaiannya sudah dianggap selesai sesuai batas waktu yang sudah ditentukan.

Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna biru. Klik menu “Rapim

Alert


Rapim Monitoring

Status Alert




Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Selesai”, tampilan

layar seperti gambar 4.2.4.1.

Gambar 4.2.4.1 Selesai

Klik “Selesai” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status Selesai.

Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut,

peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah

status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status alert

tampak seperti pada gambar 4.2.4.2.

Gambar 4.2.4.2 Daftar Selesai


pelaksanaan tindak lanjut dengan status Selesai, gambar detilnya adalah seperti



menu Off Track.

4.2.5 Komentar Tindak Lanjut

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut baik yang

berstatus Off Track, On Track, Alert maupun Selesai. Klik menu “Rapim

Selesai

Rapim Monitoring


Status Selesai




Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Komentar Tindak

Lanjut”, tampilan layar seperti gambar 4.2.5.1.

Gambar 4.2.5.1 Komentar Tindak Lanjut

Klik “Komentar Tindak Lanjut” untuk melihat statistik pelaksanaan tindak lanjut

dengan status Off Track, On Track, Alert maupun Selesai. Dalam statistik tersebut

juga diinformasikan jumlah tindak lanjut per status tindakan dan per Unit Eselon I,

sehingga memudahkan bagi Unit Eselon I tersebut untuk mengetahui setiap status

tindak lanjutnya. Tampilan daftar komentar tindak lanjut dengan ke empat jenis

status tindakan tampak seperti pada gambar 4.2.5.2

Gambar 4.2.5.2 Statistik Komentar Tindak Lanjut

Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari komentar

tindak lanjut, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan

Komentar Tindak Lanjut

Matrik Monitoring





selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya

dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.

4.2.6 Usulan Perpanjangan Waktu

Menu ini berfungsi untuk mempermudah monitoring terhadap daftar agenda yang

meminta unsulan perpanjangan waktu. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub

menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Usulan Perpanjangan Waktu”, tampilan

layar seperti gambar 4.2.6.1.

Gambar 4.2.6.1 Usulan Perpanjangan Waktu

Klik “Usulan Perpanjangan Waktu”. Akan tampak layar parameter untuk

mempermudah pencarian dengan kriteria yang sudah ditentukan berdasarkan

parameter. Tampilan parameternya seperti pada gambar 4.2.6.2

Gambar 4.2.6.2 Parameter Usulan Perpanjangan Waktu

Dibawah tampilan layar parameter terdapat detil daftar agenda yang mempunyai

usulan perpanjangan waktu.

Usulan Perpanjangan Waktu

Rapim Monitoring


Tindak Lanjut

Penanggung Jawab

Pendukung

Mulai Tgl

Berakhir Tgl Icon “Show”

Detil



4.3 Pencarian

Menu ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian Agenda

Rapat, Tindak Lanjut maupun pencarian File, klik sub menu “Pencarian” di menu utama

Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.1 berikut ini.

Gambar 4.3.1 Menu Pencarian

4.3.1 Cari Rapat

Menu Cari Rapat ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal

pencarian semua jenis rapat dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang

sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama ”Rapim Monitoring”,

maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.1.1 berikut ini.

Gambar 4.3.1.1 Cari Rapat

Klik ”Cari Rapat”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar

4.3.1.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang

Pencarian

Rapim Monitoring

Cari Rapat

Pencarian

Rapim Monitoring



diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses

pencarian.

Gambar 4.3.1.2 Form Parameter Cari Rapat


o Dari Tgl, isikan pada kolom ini dengan tanggal awal pencarian.

o Sampai Tgl, isikan pada kolom ini dengan tanggal akhir pencarian.

o Dari Jam, isikan pada kolom ini dengan waktu awal dari rapat tersebut.

o Sampai Jam, isikan pada kolom ini dengan waktu akhir dari rapat.

o Jenis Rapat, isikan pada kolom ini dengan jenis rapat yang diinginkan dengan

cara meng-klik tombol top down yang ada disebelah kanan.

o Unit, pilih unit yang sesuai dengan yang akan dicari dengan meng-klik tombol

top down yang ada disebelah kanan.

o Status Rapat, isikan pada kolom ini dengan status rapat yang diinginkan.

o Rapat Id, isikan pada kolom ini dengan rapat id, dimana rapat id ini

merupakan identetitas dari rapat tersebut.

o Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan tema rapat yang diinginkan.

o Agenda Rapat, isikan pada kolom ini dengan agenda rapat.

o Kesimpulan Rapat, isikan pada kolom kesimpulan rapat.

o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian tindak lanjut.

o Penanggung Jawab, pilih pada tombol top down yang ada dengan Unit Eselon

I sebagai unit penanggungjawab.

o Pendukung, isikan pada kolom ini dengan nama Unit Eselon I yang

bertanggung jawab terhadap agenda rapat tersebut selain penanggungjawab

yang utama.

Dari Tgl

Sampai Tgl

Dari Jam

Sampai Jam

Jenis RapatUnit

Status Rapat

Tema Rapat

Agenda Rapat

Icon “Show”

Kesimpulan Rapat

Tindak Lanjut

Penanggung Jawab

Pendukung

Status Tindakan



o Status Tindakan, isikan pada kolom ini dengan status tindakan.

o Icon Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan

muncul message seperti dibawah ini.

Klik tombol “OK”, maka hasil pencarian dari kegiatan diatas, akan tampak seperti

pada gambar 4.3.1.3, untuk membatalkan kegiatan pencarian tekan tombol

”Cancel”.

Gambar 4.3.1.3 Hasil Cari Rapat

Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari rapat

hasil pada form pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan

kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain

sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.

4.3.2 Cari Tindak Lanjut

Menu Tindak Lanjut ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam

hal pencarian rapat yang sudah ditindak lanjut dengan kriteria tertentu sesuai

dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama

”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.2.1 berikut ini.




Gambar 4.3.2.1 Cari Tindak Lanjut

Klik ”Cari Tindak Lanjut”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada

gambar 4.3.2.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria

yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses

pencarian.

Gambar 4.3.2.2 Form Parameter Cari Tindak Lanjut


o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian tindak lanjut.

o Penanggung Jawab, klik pada tombol pilihan yang ada Unit Eselon I sebagai

penanggung jawab tindak lanjut tersebut.

o Pendukung, yang bertanggung jawab terhadap agenda rapat tersebut selain

penanggungjawab yang utama.

o Status Tindakan, klik pada tombol pilihan yang ada apakah status tindakan

tersebut off track, on track, alert maupun selesai.

Cari Tindak Lanjut

Pencarian

Rapim Monitoring

Tindak Lanjut

Penanggung Jawab

Pendukung

Status Tindakan

Mulai Tgl

Berakhir Tgl

Icon “Show”



o Mulai Tgl, isikan pada kolom yang ada dengan tanggal mulai tindak lanjut

yang akan dicari dengan format dd/mm/yyyy.

o Berakhir Tgl, isikan pada kolom yang ada dengan tanggal terakhir tindak

lanjut yang akan dicari dengan format dd/mm/yyyy.

o Icon “Show”, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka

akan muncul message seperti dibawah ini.



”Cancel”.

Gambar 4.3.2.3 Hasil Cari Tindak Lanjut

Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari tindak

lanjut hasil pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan

selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya

dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.




4.3.3 Cari File

Menu Cari File ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal

pencarian file bahan rapat maupun file hasil rapat dengan kriteria tertentu sesuai

dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama


Gambar 4.3.3.1 Cari File

Klik ”Cari File”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar

4.3.3.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria pencarian

file yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses

pencarian.

Gambar 4.3.3.2 Form Parameter Cari File


o Nama File, isikan pada kolom ini dengan nama file dari file dokumen yang akan

dicari.

Cari File

Pencarian

Rapim Monitoring

Nama File

Deskripsi File

Kelompok Arsip

Subkelompok Arsip

Lokasi Arsip

Jenis File Status File

Tombol “Show”



o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan deskripsi file.

o Kelompok Arsip, klik tombol top down yang ada, pilih kelompok arsip sesuai

dokumen yang akan dicari.

o SubKelompok Arsip, kolom ini akan aktif bila kolom kelompok arsip sudah

terisi, pilih subkelompok arsip yang ada.

o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan lokasi arsip.

o Jenis File, pilih pada kolom ini dengan jenis file yang akan dicari apakah dalam

bentuk audio video, dokumen maupun gambar.

o Status File, pilih salah satu radio button yang ada, apakah file tersebut file bahan

rapat atau file hasil rapat.

o Tombol Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan

muncul message seperti dibawah ini.



”Cancel”.

Gambar 4.3.3.3 Hasil Cari File

Hasil pencarian file akan tampak seperti daftar tersebut diatas, klik pada hyperlink

“Nama File” maka layar akan menampilkan detil dari file hasil pencarian. Gambar

detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti

Nama File



penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan

melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.

4.4 Statistik

Menu ini berfungsi untuk memudahkan bagi semua level user dalam hal memonitor

statistik rapat berdasarkan kelompok data dan gambar statistik tersebut dapat berbentuk 3

macam pilihan sesuai keinginan yaitu dalam bentuk pie, line maupun bar, klik sub menu

“Statistik” di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar

4.4.1 berikut ini.

Gambar 4.4.1 Menu Statistik

4.4.1 Statistik Rapat

Menu Statistik Rapat ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan

executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat

berdasarkan Jenis Rapat, Status Rapat, maupun Inisiator. Klik sub menu ”Statistik”

di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar

4.4.1.1 berikut ini.

Gambar 4.4.1.1 Statistik Rapat

Rapim Monitoring

Statistik

Statistik

Rapim Monitoring

Statistik Rapat



Klik ”Statistik Rapat” seperti gambar 4.4.1.1. diatas, maka akan muncul layar

parameter beserta hasil statistik dalam bentuk bar seperti tampak pada gambar


Gambar 4.4.1.2 Hasil Statistik Rapat

Untuk merubah tampilan statistik diatas dalam bentuk chart yang lain pilih pada

kolom type chart sedangkan untuk melihat perubahan statistik rapatnya, isikan

parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit

pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Adapun parameter yang

disediakan antara lain : Mulai sampai dengan Bulan Rapat yang diinginkan dan

kelompok data yang terdiri dari jenis rapat, status rapat dan inisiator. Klik tombol

“Show” untuk meng-execute parameter diatas, dan hasilnya tampak seperti gambar

4.4.1.3.

Gambar 4.4.1.3 Daftar Statistik Rapat

Klik pada hyperlink “Edit Data” maka layar akan menampilkan detil rapat.. Gambar




Tombol “Show”

Statistik dalam bentuk Bar

Mulai Bulan

Sampai Bulan

Tahun

Kelompok Data

Type Chart

Hyperlink “Edit Data”



4.4.2 Statistik Tindak Lanjut 1

Menu Statistik Rapat 1 ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan


berdasarkan Penanggung Jawab, Status Tindakan dan Jenis Rapat. Klik sub menu

”Statistik” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada

gambar 4.4.2.1 berikut ini.

Gambar 4.4.2.1 Statistik Tindak Lanjut 1

Klik ”Statistik Tindak Lanjut 1” seperti gambar 4.4.2.1. diatas, maka akan muncul

layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk pie seperti tampak pada gambar


Gambar 4.4.2.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 1

Untuk merubah tampilan statistik diatas dalam bentuk chart yang lain pilih pada

kolom type chart pada parameter sedangkan untuk melihat perubahan statistik

rapatnya, isikan parameter yang ada dan sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan

untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Adapun

parameter yang disediakan antara lain : Mulai sampai dengan Bulan Rapat yang

diinginkan dan kelompok data yang terdiri dari Penanggung Jawab, Status tindakan

serta Jenis Rapat. Klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter diatas.

Statistik Tindak Lanjut 1

Statistik

Rapim Monitoring

Statistik dalam bentuk Pie

Tombol “Show”

Parameter

“Detil”



Jumlah tindak lanjut setiap Unit Eselon I tergambar dalam diagram pie diatas, klik pada

hyperlink ”Detil” maka akan muncul daftar dari Statistik Tindak Lanjut Unit Eselon I

tersebut seperti tampak pada gambar 4.4.2.3.

Gambar 4.4.2.3 Daftar Statistik Tindak Lanjut 1

Klik pada hyperlink “Edit Data” maka layar akan menampilkan detil rapat.. Gambar




4.4.3 Statistik Tindak Lanjut 2

Menu Statistik Rapat 1 ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan


berdasarkan periode bulan dan tahun saja. Klik sub menu ”Statistik” di menu utama


Gambar 4.4.3.1 Statistik Tindak Lanjut 2

Klik ”Statistik Tindak Lanjut 2” seperti gambar 4.4.3.1. diatas, maka akan muncul

layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk line seperti tampak pada gambar


Statistik Tindak Lanjut 2

Statistik

Rapim Monitoring

“Edit Detil”



Gambar 4.4.3.2 Hasil Statitik Tindak Lanjut 2

Isikan pada parameter dengan periode bulan dan tahun rapat yang diinginkan.

Adapun parameter yang disediakan antara lain : periode bulan awal sampai dengan

bulan akhir rapat dan tahun rapat yang diinginkan Klik tombol “Show” untuk

meng-execute parameter diatas. Klik ”Detil” di diagram line maupun di daftar

statistiknya maka akan tampil rekapitulasi statistik tindak lanjut dengan status

selesai dan belum selesai dalam bulan dan tahun yang sama seperti pada gambar

4.4.3.3.

Gambar 4.4.3.3 Statistik Tindak Lanjut selesai dan belum selesai

Klik pada icon ”Edit Detil” untuk mengetahui daftar rincian status tindak lanjut

baik yang selesai maupun belum selesai per bulan dan tahun yang sama per Unit

Eselon I. Tampilan daftar seperti gambar 4.4.3.4 berikut ini

“Detil”

“Detil”

Parameter

Tombol “Show”

Status “Belum Selesai”

“Edit Detil”

Status Selesai



Gambar 4.4.3.4 Statistik Tindak Lanjut per Unit Eselon I

4.5 Pending Matters

Menu ini berfungsi untuk memantau semua jenis rapat dengan status tindak lanjutnya

hanya Off Track saja dan secara periodik rapat tsb akan ditinjau ulang dan ditindaklanjuti.

Klik sub menu “Pending Matters” di menu utama Rapim Monitoring, tampilan layar seperti

gambar 4.5.1.

Gambar 4.5.1 Pending Matters

Setelah klik menu “Pending Matters” layar berikutnya akan tampil seperti pada

gambar 4.5.2, default parameter yang ada adalah range tanggal mulai pelaksanaan

rapat sampai dengan tanggal berakhir pelaksanaan rapat, apabila akan

mempersempit pencarian dengan kriteria tertentu, dalam parameter disediakan

selain elemen tanggal adalah Tindak Lanjut, Penanggung Jawab dan Pendukung,

klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter tersebut.

Pending Matters

Unit Eselon I

Rapim Monitoring



Gambar 4.5.2 Parameter Pending Matters

Klik pada icon “Edit Detil” pada gambar 4.5.2 untuk melihat detil dari record

pending matters tersebut. Tampilan layar seperti gambar 4.5.3, adapun kegiatan

yang bisa dilakukan terhapat data pending matters adalah hanya penambahan

”Komentar”saja.

Gambar 4.5.3 Detil Pending Matters


Tombol “Show”

Parameter



5 Kalender Kegiatan

5.1 Kegiatan

Menu kalender kegiatan ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor kegiatan Menteri

Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen Keuangan. Yang

tercatat dalam kalender kegiatan ini semua kegiatan Non Rapim sejak mulai permintaan

sampai dengan tindak lanjut. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, tampilan menu

akan tampak seperti gambar 5.1.1. Informasi yang ada dalam menu utama ini antara lain :

Kalender Kegiatan bulan dan tahun terakhir (current date system). Untuk melihat kalender

tahun yang lain, pilih pada icon ”Tahun” yang ada kemudian klik tombol ”Show”.

Gambar 5.1.1 Kalender Kegiatan

5.1.1 Permintaan Kegiatan

Menu Permintaan Kegiatan ini berfungsi untuk mencatat bila ada kegiatan non

rapim yang baru. Permintaan kegiatan baru ini akan tercatat sesuai dengan user

yang aktif. Untuk menambahkan record kegiatan baru, pilih ”Permintaan Kegiatan”

dari sub menu ”Kegiatan” seperti tampak pada gambar 5.1.1.1 berikut ini

Gambar 5.1.1.1 Permintaan Kegiatan

Kalender Kegiatan

Permintaan Kegiatan

Tahun

Show

Kalender bulan current

Kegiatan



Klik “Permintaan Kegiatan” maka akan tampil layar gambar 5.1.1.2. Pada tampilan

gambar tersebut terdapat icon ”Add Kegiatan” beserta parameter Bulan dan Tahun

Kegiatan. Parameter tersebut berfungsi untuk merubah tampilan pada dashboard

dengan status kegiatan berdasarkan parameter yang diinginkan.

Gambar 5.1.1.2 Add Kegiatan

Klik tombol “Show” apabila ada perubahan pada parameter, maka akan tampil layar

berikutnya seperti berikut ini, klik tombol “OK” untuk melanjutkan kegiatan, klik

tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Untuk menambahkan kegiatan baru, klik pada icon “Add Kegiatan” pada gambar

5.1.1.2 diatas, maka akan muncul gambar 5.1.1.3.

Gambar 5.1.1.3 Form Add Kegiatan

Icon “Add Kegiatan”

Bulan Kegiatan

Tahun Kegiatan

Tombol “Show”

Agenda Acara

SMS agenda acara

Contact Person

Tgl Kegiatan Jam Mulai Jam Selesai

Tempat

Status Informasi

Keterangan Tombol “Save”




o Agenda Acara, isikan kolom ini dengan agenda acara dari kegiatan tersebut.

o Sms Agenda Acara, isikan dengan kolom ini dengan uraian singkat untuk dapat

dikirimkan via sms.

o Contact Person, isikan dengan nama yang diberi tanggung jawab terhadap

kegiatan tersebut.

o Tgl Kegiatan, isikan kolom ini dengan kapan tanggal kegiatan itu

diselenggarakan dengan cara mengisi pada kolom tersebut atau dengan cara klik

pada icon kalender yang ada.

o Jam Mulai, isikan pada kolom ini dengan waktu kapan kegiatan dimulai.

o Jam Selesai, isikan pada kolom ini dengan waktu kapan kegiatan tersebut

selesai.

o Tempat, isikan pada kolom ini dengan lokasi tempat kegiatan tersebut

terselenggara.

o Status Informasi, pilih pada radio button yang ada kegiatan tersebut bersifat

pribadi atau dinas.

o Status Kegiatan, kolom ini sudah terisi otomatis dengan status kegiatan

”Konfirmasi”.

o Jenis Kegiatan, kolom ini sudah terisi otomatis dengan jenis kegiatan “Non

Rapim”.

o Keterangan, isikan kolom ini dengan keterangan dari kegiatan tersebut.

Untuk menyimpan record kegiatan itu klik pada tombol ”Save” yang ada, maka

muncul message seperti dibawah ini, klik ”OK” untuk melanjutkan kegiatan, klik

tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut.



Gambar 5.1.1.4 Daftar Permintaan Kegiatan

Bila Permintaan Kegiatan tersebut akan ditunda, maka klik pada icon “Ditunda”,

maka selanjutnya permintaan kegiatan tersebut masuk kedalam menu “Penundaan

Kegiatan” dan tidak terdaftar di dalam menu ”Permintaan Kegiatan”, berikutnya

untuk memastikan permintaan kegiatan tersebut akan ditunda muncul message

seperti dibawah ini, klik tombol ”OK” untuk melanjutkan kegiatan, klik tombol

”Cancel” untuk membatalkan kegiatan penundaan.

Bila Permintaan Kegiatan tersebut disetujui, klik pada icon “Disetujui”, akan

muncul message berikut ini, klik ”OK” untuk melanjutkan kegiatan, berikutnya

permintaan kegiatan tersebut masuk kedalam menu “Persiapan Kegiatan”, klik

“Cancel” untuk membatalkan kegiatan persetujuan tersebut.

5.1.2 Persiapan Kegiatan

Semua permintaan kegiatan yang sudah disetujui maka akan tampil di menu

”Persiapan Kegiatan”. Di menu utama dashboard klik menu utama ”Kalender

Kegiatan”, kemudian klik sub menu ”Kegiatan” selanjutnya pilih menu

”Persiapan Kegiatan” seperti gambar 5.1.2.1 seperti dibawah ini.

Icon “Disetujui”

Icon “Ditunda”

Icon “Edit Kegiatan”



Gambar 5.1.2.1 Menu Persiapan Kegiatan

Klik menu “Persiapan Kegiatan” pada gambar 5.1.2.1 diatas, maka akan tampak

gambar 5.1.2.2 berikut ini. Informasi yang ada dalam gambar tersebut antara lain,

informasi jumlah persiapan kegiatan dalam tanggal dan bulan current. Bila

menginginkan informasi kegiatan dalam bulan yang lain, pilih bulan pada

“Parameter Bulan” kemudian klik tombol “Show”.

Gambar 5.1.2.2 Persiapan Kegiatan

Gambar 5.1.2.3 Daftar Persiapan Kegiatan

Persiapan Kegiatan

Kegiatan

Icon “Persiapan OK”

Icon “Ditunda”


Parameter Bulan

Dalam tgl tersebut ada 2 Persiapan Kegiatan



Tidak semua data Persiapan Kegiatan akan dilaksanakan. Persiapan Kegiatan

tersebut dapat juga ditunda. Dalam gambar 5.1.2.3 terdapat Icon show ”Edit Detil”

yang berfungsi apabila kegiatan tersebut perlu dilengkapi. Icon show ”Ditunda”

dimana icon ini berfungsi apabila kegiatan tersebut akan ditunda dalam pelaksanaan

sehingga data kegiatan tersebut berpindah di ”Penundaan Kegiatan”. Klik pada icon

”Ditunda” maka akan muncul layar message berikut ini. Klik tombol ”OK” untuk

meyakinkan kegiatan tersebut benar akan ditunda, klik tombol ”Cancel” bila ingin


Bila Persiapan Kegiatan tersebut sudah dianggap lengkap dan dapat dilaksanakan,

maka klik icon “Persiapan OK” pada gambar 5.1.2.3 diatas, maka layar berikutnya

akan tampil message seperti berikut ini. Klik tombol “OK” untuk melanjutkan

kegiatan, dan kegiatan tersebut otomatis akan tercatat kedalam “Pelaksanaan

Kegiatan”. Klik tombol “Cancel” bila akan membatalkan kegiatan tersebut.

5.1.3 Pelaksanaan Kegiatan

Menu pelaksanaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang

sudah dilaksanakan. Di dashboard pilih menu utama ”Kalender Kegiatan”

kemudian pilih menu ”Kegiatan” dan selanjutnya pilih sub menu ”Pelaksanaan

Kegiatan” maka akan tampil layar seperti gambar 5.1.3.1 berikut ini.



Gambar 5.1.3.1 Menu Pelaksaan Kegiatan

Klik menu “Pelaksanaan Kegiatan” pada gambar 5.1.3.1 diatas, maka akan tampak

gambar 5.1.3.2 berikut ini. Informasi yang ada dalam gambar tersebut antara lain,

informasi jumlah pelaksanaan kegiatan dalam tanggal dan bulan current. Bila

menginginkan informasi kegiatan dalam bulan yang lain, pilih bulan pada

“Parameter Bulan” kemudian klik tombol “Show”.

Gambar 5.1.3.2 Pelaksanaan Kegiatan

Double Klik pada tanggal yang terdapat Pelaksanaan Kegiataannya seperti pada

gambar 5.1.3.2 diatas, maka layar berikutnya akan tampil seperti gambar 5.1.3.3

berikut ini.

Pelaksanaan Kegiatan

Kegiatan

Parameter Bulan

Tombol “Show”

Dalam tgl tersebut terdapat 1 Pelaksanaan Kegiatan



Gambar 5.1.3.3 Daftar Pelaksanaan Rapat

Pada tampilan gambar diatas akan menampilkan hanya pelaksanaan kegiatan sesuai

dengan pilihan tanggal yang dipilih, bila akan mencari pelaksaan kegiatan pada

tanggal yang lain, isikan pada parameter tanggal kegiatan dengan tanggal yang

diinginkan kemudian klik tombol “Show”.

Tombol “Show”

Parameter Tanggal Kegiatan



5.1.4 Penundaan Kegiatan

Menu penundaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang

ditunda. Kegiatan tersebut dapat dijadwal ulang maupun dibatalkan. Di dashboard

pilih menu utama ”Kalender Kegiatan” kemudian pilih menu ”Kegiatan” dan

selanjutnya pilih sub menu ”Penundaan Kegiatan” maka akan tampil layar seperti

gambar 5.1.4.1 berikut ini.

Gambar 5.1.4.1 Menu Penundaan Kegiatan

Double Klik pada tanggal yang terdapat Penundaan Kegiataannya seperti pada

gambar 5.1.4.2, maka layar berikutnya akan tampil seperti gambar 5.1.4.3.

Gambar 5.1.4.2 Penundaan Kegiatan

Penundaan Kegiatan Kegiatan

Parameter Bulan

Tombol “Show”

Dalam tanggal tsb terdapat 1 Penundaan Kegiatan



Gambar 5.1.4.3 Daftar Penundaan Kegiatan

Apabila Penundaan Kegiatan tersebut akan dijadwal ulang, maka klik pada icon

“Jadwal Ulang”, maka akan tampak message berikut ini. Klik tombol “OK” untuk

meyakinkan bahwa penundaan kegiatan itu benar akan di jadwal ulang dan secara

otomatis data tersebut tercatat di “Permintaan Kegiatan” kembali. Klik tombol

“Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Apabila Penundaan Kegiatan tersebut akan dibatalkan, maka klik pada icon

”Dibatalkan”, maka akan tampak message berikut ini. Klik tombol ”OK” untuk

meyakinkan bahwa penundaan kegiatan itu benar akan dibatalkan maka secara

otomatis data tersebut tercatat di ”Pembatalan Kegiatan”. Klik tombol ”Cancel”

untuk membatalkan kegiatan.

5.1.5 Pembatalan Kegiatan

Menu pembatalan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang

dibatalkan. Dalam menu pembatalan kegiatan ini dimungkinkan kegiatan yang telah

dibatalkan untuk dijadwal ulang maupun kegiatan tsb dihapus. Klik ”Pembatalan

Icon “Jadwal Ulang”

Icon “Dibatalkan”



Kegiatan” pada menu utama kegiatan kalender seperti tampak pada gambar 5.1.5.1

berikut ini.

Gambar 5.1.5.1 Menu Pembatalan Kegiatan

Klik menu “Pembatalan Kegiatan” pada gambar 5.1.5.1, layar berikutnya tampak

seperti gambar 5.1.5.2 yang menampilkan informasi detil daftar Pembatalan

Kegiatan.

Gambar 5.1.5.2 Daftar Pembatalan Kegiatan

Isikan pada “Parameter Tanggal Kegiatan” untuk menampilkan detil pembatalan

kegiatan yang sesuai dengan tanggal parameter. Icon “Show Detil” pada gambar di

atas berfungsi untuk melihat dan mengupdate dari detil Pembatalan Kegiatan. Icon

“Hapus Kegiatan” berfungsi bila detil pembatalan kegiatan tersebut akan dihapus

dari database, klik icon ini maka layar berikutnya muncul message sebagai berikut.

Klik tombol “OK” untuk meyakinkan detil tersebut benar akan dihapus, sebaliknya

klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Pembatalan Kegiatan

Kegiatan

Parameter Tanggal Kegiatan

Tombol “Show”

Icon “Jadwal Ulang

Icon “Hapus Kegiatan”

Icon “Show Detil”



Klik icon “Jadwal Ulang” bila detil pembatalan kegiatan tsb akan dijadwal ulang,

layar berikutnya seperti berikut ini, klik tombol “OK” maka detil pembatalan

kegiatan tersebut akan tercatat kembali di Permintaan Kegiatan, dan klik tombol


5.2 Kalender

Menu kalender ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor kegiatan baik Menteri

Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya. Kalender kegiatan ini dapat diakses sesuai

dengan login yang aktif, sehingga tampilan dari kalender kegiatan tersebut sesuai dengan

user yang login kecuali kegiatan Menteri Keuangan menjadi tanggung jawab Pushaka. Pilih

di menu utama ”Kalender Kegiatan”, tampilan menu akan tampak seperti gambar 5.2.1.

Informasi yang ada dalam menu utama ini antara lain : Kalender Harian, Kalender Bulanan

dan Kalender Tahunan. Untuk melihat kalender tahun yang lain, pilih pada parameter

”Tahun” yang ada kemudian klik tombol ”Show”.

Gambar 5.2.1 Menu Kalender

Kalender

Parameter “Tahun”



5.2.1 Kalender Harian

Menu ini berfungsi untuk memudahkan executive user untuk mengetahui kegiatan

harian Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya sesuai dengan user login

masing-masing. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, pilih menu ”Kegiatan”,

kemudian pilih sub menu ”Kalender Harian” maka tampilan menu akan tampak

seperti gambar 5.2.1.1 berikut ini.

Gambar 5.2.1.1 Kalender Harian

Untuk menampilkan detil dari kegiatan kalender harian tersebut, klik pada sub

menu ”Kalender Harian”, maka tampilan layar berikutnya seperti gambar 5.2.1.2.

Gambar 5.2.1.2 Detil Kalender Harian

Untuk mencari tanggal kegiatan yang lain isikan pada parameter tanggal seperti

gambar 5.2.1.2 diatas, atau dengan cara klik pada icon ”Kalender”, maka layar

berikutnya akan tampil message seperti berikut ini, klik tombol ”OK” untuk

malanjutkan proses berikutnya.

Kalender Harian

Kalender

Parameter Tanggal

Icon Kalender



5.2.2 Kalender Bulanan

Menu ini berfungsi untuk memudahkan executive user untuk mengetahui kegiatan

harian Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya dalam 1 bulan sesuai

dengan user login masing-masing. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, pilih

menu ”Kegiatan”, kemudian pilih sub menu ”Kalender Harian” maka tampilan

menu akan tampak seperti gambar 5.2.2.1 berikut ini.

Gambar 5.2.2.1 Menu Kalender Bulanan

Klik menu “Kalender Bulanan”, maka akan tampak layar seperti gambar 5.2.2.2

berikut ini yang menampilkan daftar kegiatan dalam bulan yang bersangkutan.

Gambar 5.2.2.2 Kalender Bulanan

Untuk mencari kegiatan dalam bulan yang lain, isikan pada kolom ”Parameter

Bulan” kemudian klik tombol ”Show”, selanjutnya akan tampil layar berikut ini,

Kalender Bulanan

Kegiatan

Parameter Bulan

Tombol “Show”

Dalam tanggal tsb terdapat Kegiatan



untuk melanjutkan kegiatan klik tombol ”OK”, untuk membatalkan kegiatan klik

tombol ”Cancel.

Apabila akan melihat lebih detil dari kegiatan yang ada, double klik pada tanggal

yang diinginkan maka akan tampak detil kegiatan seperti gambar 5.2.2.3 berikut ini.

Adapun informasi dalam tampilan tersebut antara lain, waktu (jam) dari

pelaksanaan kegiatan, Agenda acara, tempat (lokasi) dari kegiatan tersebut, PIC

(penanggung jawab) dari kegiatan tersebut dan status kegiatan.

Gambar 5.2.2.3 Daftar Kalender Bulanan

5.2.3 Kalender Tahunan

Menu ini berfungsi untuk memudahkan executive user untuk mengetahui

rekapitulasi kegiatan harian Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya dalam

1 tahun sesuai dengan user login masing-masing. Pilih di menu utama ”Kalender

Kegiatan”, pilih menu ”Kegiatan”, kemudian pilih sub menu ”Kalender Harian”

maka tampilan menu akan tampak seperti gambar 5.2.3.1 berikut ini.



Gambar 5.2.3.1 Menu Kalender Tahunan

Klik pada sub menu ”Kalender Tahunan” maka akan tampak layar rekapitulasi

kegiatan dalam 1 tahun seperti tampak pada gambar 5.2.3.1.

Gambar 5.2.3.2 Kalender Tahunan

Kalender Tahunan

Kegiatan

Tahun Kegiatan Bulan Kegiatan



5.3 Statistik Kegiatan

Menu statistik kegiatan ini berfungsi untuk mengetahui statistik kegiatan berdasarkan

parameter yang telah disediakan. Tampilan statistik dapat dipilih bentuknya dapat berupa

pie, bar maupun line. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, tampilan menu akan

tampak seperti gambar 5.3.1.

Gambar 5.3.1 Menu Statistik Kegiatan

Klik di menu “Statistik Kegiatan” pada gambar 5.3.1 diatas tampilan layar

berikutnya seperti tampak pada gambar 5.3.2 berikut ini.

Gambar 5.3.2 Statistik kegiatan

Dengan mengisikan parameter yang ada diatas, maka tampilan statistik kegiatan

diatas akan sesuai dengan parameter yang telah diisikan, adapun kolom dari

parameter yang ada adalah sbb : mulai bulan, sampai bulan, tahun, kelompok data

yang terdiri dari contact person, status kegiatan, jenis kegiatan, status informasi,

periode kegiatan serta type chart yang terdiri dari bentuk Pie, Bar maupun Line.

Statistik Kegiatan

Parameter

Statistik Kegiatan dalam bentuk Bar

Tombol “Show”



6 SMS Gateway

Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang masuk maupun yang keluar, disamping itu

dapat juga untuk mengirimkan sms ke satu nomor tujuan tertentu maupun dapat juga ke

beberapa nomor sekaligus. Adapun nomor yang dituju harus sudah didaftarkan terlebih

dahulu melalui menu ”Referensi” dengan sub menu ”Unit” dimana menu tersebut adanya

di menu BackOffice dengan user akses sebagai executive user.

Klik menu ”SMS Gateway” di Menu Utama Dashboard SMS Gateway maka akan tampak

seperti tampak pada gambar 6.1.

Gambar 6.1 Menu Dashboard SMS Gateway

6.1 SMS Masuk

Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang masuk / diterima saja. klik menu

”SMS Masuk”, tampilan layar adalah seperti gambar 6.1.1 dibawah ini.

Gambar 6.1.1 Menu SMS Masuk

Klik pada icon “SMS Masuk” maka akan tampak detil dari semua sms yang masuk

seperti tampak pada gambar 6.1.2 berikut ini.

Sms Gateway

SMS Masuk



Informasi yang ada di detil SMS Masuk ini antara lain : isi dari sms (message), tipe

sms, nomor pengirim sms (sender), nama pengirim (member name), dan tanggal

kapan sms tersebut dikirim (Date Time).

Gambar 6.1.2 Detil SMS Gateway

6.2 SMS Keluar

Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang keluar saja baik yang berasal dari

kegiatan single sms melalui menu ”Send SMS” maupun pengiriman sms melalui

menu ”Broadcast SMS”, tampilan layar adalah seperti gambar 6.2.1 dibawah ini.

Gambar 6.2.1 Menu SMS Keluar

Klik pada icon “SMS Keluar” maka akan tampak detil dari semua sms yang keluar


Message

Tipe SMS

Sender

Member Name

Date Time

SMS Keluar



Gambar 6.2.2 Detil SMS Keluar

Informasi yang ada di detil SMS Keluar ini antara lain : isi dari sms (message), tipe

sms, nomor penerima sms (recipient), nama penerima (member name) bila sudah

terdaftar, dan tanggal kapan sms tersebut diterima (Date Time).

6.3 Kirim SMS

Menu ini berfungsi untuk mengirimkan SMS ke satu nomor saja dengan syarat

nomor yang dituju tersebut sudah terdaftar, tampilan layar adalah seperti gambar

6.3.1 dibawah ini.

Gambar 6.3.1 Menu Kirim SMS

Klik pada icon “Kirim SMS” maka akan tampak detil dari semua sms yang dikirim


Kirim SMS



Gambar 6.3.2 Detil Kirim SMS

Informasi yang ada di detil Kirim SMS ini antara lain : isi dari sms (message), tipe

sms, nomor penerima sms (recipient), dan tanggal kapan sms tersebut dikirim (Date

Time). Untuk mengirim sms klik icon ”Add New Record” maka layar sms seperti


Gambar 6.3.3 Form Kirim SMS


o Recipient Msisdn, isikan pada kolom recipient ini dengan nomor telepon yang

akan menerima sms.

o Message, isikan pada kolom ini dengan isi dari sms yang akan dikirimkan.

o Tombol Save, untuk menyimpan sms tersebut sekaligus mengirimkan sms, klik

tombol “Cancel” utnuk membatalkan kegiatan Kirim SMS.

6.4 Broadcast SMS

Menu ini berfungsi untuk mengirimkan SMS ke satu nomor saja maupun langsung

ke beberapa nomor yang dituju dengan syarat nomor yang dituju tersebut sudah

terdaftar, tampilan layar adalah seperti gambar 6.4.1 dibawah ini.

Add New Record

Recipient Msisdn

Message

Tombol “Save”



Gambar 6.4.1 Menu Broadcast SMS

Klik pada icon “Broadcast SMS” maka akan tampak detil dari semua sms yang

dikirim seperti tampak pada gambar 6.4.2 berikut ini.

Gambar 6.4.2 Detil Broadcast SMS

Informasi yang ada di detil Broadcast SMS ini antara lain : isi dari sms (message),

tipe sms, nomor penerima sms (recipient) nomor penerima ini bisa lebih dari satu

nomor, status sms bila berisi ”N” itu berarti sms tersebut belum terkirim ke nomor

yang dituju sedangkan bila status sms ”Y” artinya sms tersebut sudah terkirim, dan

tanggal kapan sms tersebut dikirim (modified date). Untuk mengirim sms klik icon

”Add New Record” maka layar sms seperti gambar 6.4.3 berikut ini.

Broadcast SMS

Edit Detil

Delete

Add New Record



Gambar 6.4.3 Form Broadcast SMS


o Recipient, isikan pada kolom recipient ini dengan nomor telepon yang akan

menerima sms. Pilih / select nomor yang akan menerima sms.

o Message, isikan kolom ini isi dari sms yang akan dikirimkan.

o Date send, kolom ini secara otomatis akan terisi tanggal current date, sedang

bila akan merubah tanggal kirim klik pada icon yang ada pilih pada menu

kalender.

o Time send, isikan dengan waktu kapan sms tsb akan dikirim.

o Tombol Save, untuk menyimpan sms sekaligus mengirimkan sms tersebut.

6.5 Statistik SMS

Menu ini berfungsi untuk memonitor perkembangan sms yang masuk maupun yang

keluar berdasarkan parameter dengan hasil tampilan yang bisa diubah sesuai

kebutuhkan dalam bentuk pie, line maupun bar. Tampilan layar adalah seperti

gambar 6.5.1 dibawah ini.

Gambar 6.5.1 Menu Statistik SMS

Statistic SMS



Klik pada icon “Statistik SMS” maka akan tampak parameter beserta statistic dalam

bentuk bar seperti tampak pada gambar 6.5.2 berikut ini.

Gambar 6.5.2 Detil Statistik SMS

Tampilan chart yang ada dapat berubah sesuai dengan isi dari parameter yang ada.

Elemen dalam parameter tersebut antara lain :

o Mulai Bulan, pilih pada icon yang ada awal bulan yang diinginkan

o Selesai Bulan, pilih pada icon yang ada akhir bulan yang diinginkan.

o Tahun, pilih pada icon yang ada tahun yang diinginkan.

o Kelompok SMS, pilih pada icon yang ada, sms ini dikelompokkan kedalam 3

kategori yaitu : tipe sms, kategori sms dan periode sms.

o Type Chart, pilih icon yang ada, type chart ini terdiri dari 3 bentuk chart yaitu :

bar, line dan pie

o Jenis SMS, klik pada radio button yang ada, pilihannya hanya 2 yaitu: receive

sms dan outgoing sms.

o Show, klik tombol ini untuk memproses isi dari parameter dan menghasilkan

tampilan grafik sesuai pilihan.

6.6 Cari SMS

Menu ini berfungsi untuk mempermudah pencarian sms, baik sms masuk maupun sms

keluar. Tampilan layar adalah seperti gambar 6.6.1 dibawah ini.

Mulai Bulan

Sampai Bulan

Tahun

Kelompok SMS

Type Chart Jenis SMS

Show



Gambar 6.6.1 Menu Cari SMS

Klik pada icon “Cari SMS” maka akan tampak parameter seperti tampak pada


Gambar 6.6.2 Detil Cari SMS

Elemen dalam parameter tersebut antara lain :

o Dari tanggal, pilih pada icon yang ada berikutnya akan muncul kalender dan

pilih tanggal awal yang diinginkan.

o Sampai tanggal, pilih pada icon yang ada berikutnya akan muncul kalender dan

pilih tanggal akhir yang diinginkan.

o Message, isikan dengan uraian sms yang akan dicari.

o Tipe SMS, pilih icon yang ada sesuai dengan tipe yang diinginkan.

o Kategori SMS, pilih icon yang ada, kategori ini terdiri dari 3 yaitu : sms

kalender, sms rapat dan sms umum.

o Jenis SMS, pilih pada radio button yang ada, jenis sms tersebut ada 2, yaitu sms

masuk dan sms keluar.

o Show, klik tombol ini untuk memproses isi dari parameter tampilan berikutnya

adalah layar seperti berikut ini.

Cari SMS

Dari Tanggal

Sampai Tanggal

Message

Tipe SMS

Kategori SMS

Jenis SMS Show



Klik tombol “OK” maka layar berikutnya akan tampak seperti gambar 6.6.3 untuk

melihat hasil dari pencarian sesuai dengan isi dari parameter.

Gambar 6.6.3 Hasil Cari Rapat



7 Perhatian Publik

7.1 Artikel Baru

Menu ini berfungsi untuk memonitor artikel-artikel yang masuk, dimana tidak semua

artikel yang masuk dapat dipublish, perlu pengecekan atau persetujuan dari pihak Pushaka

apakah artikel tersebut layar untuk dipublish. Buka dashboard yang ada, pilih menu utama

“Perhatian Publik”, pilih sub menu “Artikel Baru”, tampilan layar seperti gambar 7.1.1

berikut ini.

Gambar 7.1.1 Menu Artikel Baru

Klik pada sub menu “Artikel Baru”, maka akan tampil daftar artikel-artikel seperti

pada gambar 7.1.2. Icon “Edit Artikel” berfungsi apabila artikel yang baru tersebut

ada data yang perlu dilengkapi sebelum artikel tersebut di publish. Icon “Publish

Artikel” berfungsi apabila artikel yang baru tersebut perlu di tampilkan dalam

dashboard yang ada. Icon “UnPublish Artikel” berfungsi bila artikel yang baru

tersebut tidak layak atau tidak up to date untuk dipublish atau ditampilkan ke dalam

dashboard.

Gambar 7.1.2 Daftar Artikel Baru

Icon “UnPublish Artikel”

Icon “Publish Artikel”

Artikel Baru

Icon “Edit Artikel”

Top 5 Artikel Baru



7.2 Cari Artikel

Menu ini berfungsi untuk mempermudah executive user maupun administrator user dalam

hal pencarian artikel. Pilih menu “Perhatian Publik”, kemudian pilih sub menu “Cari

Artikel”, tampilan layar tampak seperti gambar 7.2.1.

Gambar 7.2.1 Menu Cari Artikel

Klik sub menu “Cari Artikel” gambar diatas, maka layar berikutnya akan tampak

layar parameter cari artikel seperti tampak pada gambar 7.2.2 berikut ini.

Gambar 7.2.2 Parameter Cari Artikel

Adapun isi dari parameter cari artikel tersebut adalah sebagai berikut :

o Dari tanggal dengan format dd/mm/yyyy

o Sampai tanggal dengan format dd/mm/yyyy

o Topic artikel

o Deskripsi topic

o Judul artikel

o Sumber artikel

Parameter Cari Artikel

Tombol “Show”

Cari Artikel



o Resum artikel

Klik tombol “Show” untuk melanjutkan kegiatan pencarian artikel.

7.3 Topik Artikel

Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan artikel-artikel yang ada ke dalam suatu topik.

Klik menu ”Perhatian Publik” pada dashboard, selanjutnya pilih sub menu ”Topik Artikel”

maka tampilan tampak seperti gambar 7.3.1 dibawah ini.

Gambar 7.3.1 Menu Topik Artikel

Klik menu “Topik Artikel” seperti tampak pada gambar diatas, maka layar

berikutnya akan tampak daftar topic artikel seperti gambar 7.3.2 berikut ini.

Gambar 7.3.2 Daftar Topik Artikel

Adapun fasilitas yang dalam dalam topik artikel tersebut antara lain :

o Hyperlink Artikel, akan berfungsi apabila jaringan internet tetap aktif untuk

membuka file artikel tersebut.

Icon “UnPublish Artikel

Icon “Publish Artikel

Icon “Edit Artikel”

Hyperlink Artikel

Topic Artikel

Icon “Add Topik



o Edit Artikel, icon ini berfungsi apabila administrator user akan melengkapi data

artikel.

o Publish Artikel, berfungsi untuk memindahkan artikel tersebut ke dalam

dashboard. Klik icon ini maka akan muncul message sebagai berikut.

Klik tombol “OK” untuk melanjutkan kegiatan publish topik artikel, klik tombol


o UnPublish Artikel, icon ini berfungsi sebaliknya dari icon publish. Klik icon ini

maka tampak message sebagai berikut.

Klik tombol “OK” apabila artikel tersebut benar tidak akan di tampilkan dalam

dashboard, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

o Add Topik , icon ini berfungsi untuk menambahkan topik baru, klik icon “Add

Topik” ini maka akan muncul gambar form perekaman topic artikel seperti

tampak pada gambar 7.3.3 berikut ini.

Gambar 7.3.3 Form Perekaman Topik Artikel

Topik Artikel

List Type Dokumen

List Web Referensi

Resume Artikel

Tombol “Save”




• Topik Artikel, Isikan pada kolom topik artikel dengan kalimat yang yang menjadi

topik dalam artikel tersebut untuk mempermudah pencarian.

• Specified Web Reference

Daftar list referensi web yang ada akan tercantum semua disini, dan semua list

tersebut dalam kondisi Select, apabila ada beberapa referensi web yang tidak

digunakan, pilih dengan Unselect.

• Specified Document Type

Daftar list tipe dokumen yang ada akan tercantum semua disini, dan semua list

tersebut dalam kondisi Select, apabila ada beberapa tipe dokumen yang tidak

digunakan, pilih dengan Unselect.

• Tombol Save, Cancel

Klik tombol ”Save” berfungsi bila semua elemen dari layar 7.3.3 tersebut diatas

sudah terisi dan data tersebut akan disimpan, dengan catatan elemen ”Topik

Artikel” wajib diisi, akan muncul layar untuk meyakinkan benar record tsb akan

disimpan, kemudian klik tombol ”OK”, klik tombol Cancel untuk membatalkan

kegiatan perekaman



8 Matrik Monitoring

Menu ini berfungsi untuk mengelola matriks. Dalam kegiatan ini dapat dilakukan

penambahan matriks maupun pengurangan matriks, bila matriks tersebut sudah

tidak diperlukan lagi. Kegiatan matriks ini hanya bisa dilakukan oleh administrator

user saja. Ada 4 kegiatan dalam matriks monitoring ini, yaitu antara lain :

Input Matriks, Display Matriks, Pending Matriks dan Statistik Matriks.

Klik menu ”Matrik Monitoring” di dashboard seperti tampak pada gambar 8.1.

Gambar 8.1 Menu Matriks Monitoring

8.1 Input Matriks

Menu ini berguna untuk menambahkan matrik baru maupun menghapus matrik

yang sudah ada bila matrik tersebut tidak perlu ditampilkan di dashboard. Klik

menu ”Input Matriks” seperti gambar 8.1.1 berikut ini.

Gambar 8.1.1 Input Matriks

Input Matriks



Tampilan berikutnya akan tampak seperti gambar 8.1.2 yang memberikan informasi

antara lain : Nama atau jenis matriks yang ada serta status tindak lanjut dari matriks

tersebut. Ada 4 jenis status tindak lanjut yang ada yaitu : On-Track, Off-Track,

Alert maupun Selesai.

Gambar 8.1.2 Daftar Matriks

Klik pada icon “Show Detil” untuk melihat rincian detil dari matriks tersebut. Klik

icon ini layar selanjutnya tampak seperti gambar 8.1.3

Gambar 8.1.3 Detil Matriks

Fungsi dari icon yang ada pada gambar tersebut diatas antara lain :

Icon ”Add”, berfungsi untuk menambahkan record baru dari item matrik. Klik

icon ”Add” ini maka akan muncul gambar 8.1.4.


Icon “Down Up”

Icon “Add Sub Item

Icon “Hapus Sub Item”

Icon “Add”

Icon “Edit Indiktor”



Gambar 8.1.4 Form Perekaman Matriks

Isikan pada kolom Kebijakan dengan uraian untuk menambahkan pada detil row

yang ada, display order berfungsi untuk mengurutkan row yang ada.

Untuk merubah urutan tampilan klik pada icon ”Down” bila detil tersebut akan

ditempatkan pada posisi dibawahnya dari posisi sebelumnya, sedangkan apabila

akan ditempatkan pada posisi diatas dari posisi sebelumnya klik pada icon ”Up”.

Untuk menambahkan sub item atau menambahkan kolom di sebelah kanannya,

klik icon ”Add Sub Item”, maka tampilan layar berikutnya seperti gambar 8.1.5

berikut ini.

Gambar 8.1.5 Form Perekaman Sub Item

Isikan pada kolom Tindakan dengan Uraian Tindakan dari matriks, klik tombol

“Save” untuk menyimpan kegiatan atau klik tombol “Cancel” untuk membatalkan

kegiatan.

Icon ”Edit Indicator” berfungsi untuk merubah status tindakan yang ada, klik icon

ini maka layar berikutnya tampak seperti gambar 8.1.6.

Kebijakan

Tombol “Save”

Tindakan




Gambar 8.1.6 Form Status Tindakan

Ada 4 pilihan status tindakan yaitu : On Track, Off Track, Alert dan

Selesai, klik pada icon drop down list pada kolom status tindakan. Isikan Tanggal

Penyelesaian dengan format dd/mm/yyyy. Kolom penanggung jawab, pilih pada

icon drop down list yang ada sebagai unit penanggung jawab matriks tersebut,

isikan kolom keterangan dengan penjelasan tentang matriks yang ada. Klik

tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan tersebut diatas, sebaliknya untuk

membatalkan kegiatan klik tombol ”Cancel”.

8.2 Display Matriks

Menu ini berfungsi hanya untuk memonitor matrik-matrik yang ada, dapat juga

untuk melihat status tindakan dari matrik tersebut. Di dashboard pilih menu

”Matriks Monitoring”, selanjutnya pilih sub menu ”Display Matriks”, kegiatan

tersebut dapat dilihat pada gambar 8.2.1 berikut ini.

Gambar 8.2.1 Menu Disply Matriks

Status Tindakan

Tanggal Penyelesaian

Penanggung Jawab

Display Matriks

Keterangan




Klik sub menu “Display Matriks”, layar berikutnya adalah gambar 8.2.2 dimana

dalam gambar tersebut akan tampak statistik yang menunjukkan banyaknya

matriks untuk setiap status tindak lanjut.

Gambar 8.2.2 Display Matriks

Untuk melihat detil status tindak lanjut dari matriks tersebut, klik pada icon

“Show Detil” , maka layar akan tampak seperti gambr 8.2.3, dimana dalam layar

tersebut ditampilkan detil dari matriks dengan status tindak lanjut serta untuk

mempermudah pencarian di layar tersebut juga tersedia parameter dengan fasilitas

pencarian berdasarkan elemen sbb : Penanggung Jawab, Pendukung dan Status

Tindakan.

Gambar 8.2.3 Detil Display Matriks

8.3 Pending Matriks

Menu Pending Matriks ini berfungsi untuk memonitor semua matriks dengan

tindak lanjut berstatus Off-Track saja yang biasanya disebut denga status pending.

Di menu ini disediakan juga parameter untuk mempermudah pencarian dengan


Parameter



kriteria tertentu. Di menu “Matriks Monitoring” pilih sub menu “Pending

Matriks”, tampilan seperti pada gambar 8.3.1.

Gambar 8.3.1 Menu Pending Matriks

Klik “Pending Matriks”, tampilan berikutnya akan tampak statistik matriks seperti

gambar 8.3.2.

Gambar 8.3.2 Pending Matriks

Untuk melihat detil dari pending matriks, klik icon “Show Detil”, layar

berikutnya seperti tampak pada gambar 8.3.3. Untuk mempermudah dan

mempersempit pencarian, isikan pada parameter yang tersedia elemen-elemen sbb

: Penanggung Jawab, Pendukung, Tanggal Mulai dan Berakhirnya target

penyelesaian tindak lanjut.

Pending Matriks




Gambar 8.3.3 Parameter Pending Matriks

8.4 Statistik Matriks

Menu Statistik Matriks ini berfungsi untuk melihat perkembangan matriks dalam

bentuk statistik yang dapat diubah bentuk statistiknya sesuai pilihan. Adapun

bentuk statistik tersebut ada 3 macam yaitu, dalam bentuk Pie, Bar maupun Line.

Di menu “Matriks Monitoring” pilih sub menu “Statistik Matriks”, tampilan

seperti pada gambar 8.4.1.

Gambar 8.4.1 Menu Statistik Matriks

Setelah klik sub menu “Statistik Matriks” maka tampilan berikutnya seperti

tampak pada gambar 8.4.2 berikut ini.

Gambar 8.4.2 Statistik Matriks

Statistic Matriks

Parameter

Parameter

Tombol “Show” Tampilan Statistik dalam bentuk Bar



Tampilan statistic dalam bentuk chart akan berubah sesuai dengan parameter yang

diisikan.Adapun elemen-elemen dalam parameter tersebut adalah : Mulai Bulan,

Sampai Bulan, Tahun, Nama Matriks, Kelompok Data dan Type Chart. Klik

tombol “Show”, apabila ada perubahan terhadap parameter untuk merubah

tampilan Statistik dalam bentuk lain sesuai dengan pilihan dalam parameter.

Selanjutnnya akan tampil layar messager berikut ini. Klik tombol “OK” untuk

melanjutkan kegiatan.



9 Penutup

Diharapkan setiap Unit Eselon I maupun Unit Eselon II di lingkungan

Departemen Keuangan dalam waktu yang tidak terlalu lama sudah menggunakan

Aplikasi Daily Activity ini untuk mempermudah dan mempercepat kegiatan

permintaan agenda rapat secara on line maupun melalui fasilitas SMS Gateway.

Untuk mempermudah dan mempercepat penggunaan Aplikasi yang sudah

disiapkan, maka beberapa waktu yang lalu sudah dilakukan sosialisasi dan

petugas yang diberi tanggung jawab di Unit Eselon I maupun Unit Eselon II

masing-masing sudah dibuatkan user untuk mengaksesnya.

Diharapkan kedepan aplikasi yang telah dibangun ini semakin berkembang dan

semakin besar manfaatnya, sehingga pekerjaan permintaan agenda rapat pada

khususnya dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.

Date post:	10-Mar-2019
Category:	Documents
Upload:	truongtuyen
View:	242 times
Download:	0 times

DOKUMEN USER MANUAL - pranata.depkeu.go.idpranata.depkeu.go.id/website/3/Aplikasi Daily Activity_...

Documents