Inventur

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Voraussetzungen für diese Lerneinheit

Was Sie sicher beherrschen sollten Grundlagen SAP Grundlagen be.as

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Lern-Ziele

Nach Bearbeiten der Lektion können Sie:

Verschiedene Inventurtypen anlegen und verwalten Bestände erfassen, Zähllisten verwalten Vorlagen (Templates) verwalten

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Agenda

Inventur

3: Bestandserfassung (Neuerfassung)

4: Funktionen zur Anpassung

1: Stichtagsinventur

2: Regelmäßige- Inventur

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Inventurbeas ergänzt die Standard-Inventurfunktion

Bei folgenden Menüpunkten sind die erweiterten beas-Funktionen hinterlegt:

• Zähleingabe• Anfangsbestand, Bestandsverfolgung• Regelmäßige Inventur

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Agenda

Inventur

3: Bestandserfassung (Neuerfassung)

4: Funktionen zur Anpassung

1: Stichtagsinventur

2: Regelmäßige- Inventur

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1: StichtagsinventurAllgemeine Beschreibung

vergleichbar mit der SAP-Bestandsverfolgungsfunktion

Ablauf einer Stichtagsinventur

• Definition der Lager und Lagerbereiche, in welchen die Bestände geprüft werden sollen

• Starten der Inventur: Die aktuellen Systembestände (auch Chargen-, Seriennummern- und Lagerplatzinformationen) werden in die Inventur kopiert

• Erstellung der Zähllisten

• Erfassung der Bestände über die Zähleingabe

• Prüfen der erfassten Bestände

• Buchen der Bestandsdifferenzen.

Komplette Neuerfassung des Lagerbestandes

• Inventur starten, entsprechendes Lager auswählen

• In der Zählerfassung alles auf gezählt setzen

• Neue Bestände importieren

• Verbuchen

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1: StichtagsinventurErfassung der Inventur

• Beschreibung

• Auswahl Lager gegflls. Bereich und Platz

• Auswahl der Preisfindung bei Differenzbuchungen (Letzter EK, Preisliste etc.)

• Angabe Abweichendes Konto (Standard= SAP Sachkontenfindung)

Gestartet wird die Erfassung mit „Update“

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1: StichtagsinventurZähllisten Erstellung

• Filtern und Markieren der Positionen und setzen der Zählistennummer

• Ausdruck der Zählisten

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InventurZählerfassung

Über die Zählerfassung können die Bestände in Listenform erfasst werden. Die Eingaben werden bei Eingabe sofort gespeichert, wodurch eine Erfassung durch mehrere Personen gleichzeitig möglich ist.

Neben den Bestand können auch weitere Werte wie Chargeninformationen oder Lagerplatzkorrekturen erfasst werden. Die Zählliste unterstützt Templates. Je nach Art der Inventur kann die Zählerfassung angepasst werden, z.B. eine „nur gezählt“ – Inventur, in welcher nur der Schalter „gezählt“, nicht aber der Zählbestand eingegeben wird.Sichtbar sind nur die noch nicht verbuchten Einträge. So kann auch eine Erfassung erfolgen, wenn bereits eine Teilverbuchung stattgefunden hat.

Aufruf: direkt über die Inventur – als Erfasser gilt die aktuell angemeldete Person . Angezeigt werden alle Zähllisten.Aufruf über Menüpunkt „Zählerfassung“ - die aktive Inventur, die zu erfassende Zählliste, Zähler und Erfasser müssen bestimmt werden.

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1: StichtagsinventurInventurliste Verwalten/Buchen

Die Inventurliste ist die Steuerzentrale für die Inventur. Über die Schalter können alle relevanten Funktionen gesteuert werden. Für Details siehe Dokumentation

Zählliste: Feldbeschreibung s. Dokumentation

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1: StichtagsinventurLagerplatzkorrektur

Ist der Bestand korrekt, aber der Artikel liegt auf dem falschen Lagerplatz, stellt beas die Funktion „Lagerplatzkorrektur“ zur Verfügung.Aktivieren: in der Zählerfassung die Spalte „Lagerplatz neu“ aktiviert (über Fenstereinstellungen)

Nun kann der korrekte Lagerplatz eingegeben oder mittels rechter Maustaste ausgewählt werden. Der Eintrag wird dann als „gezählt“ markiert. Wurde noch kein Zählwert eingegeben, so wird dieser auf den Systembestand gesetzt.Verbuchungsvorgang:Verbucht wird erst die Differenz zwischen System- und Zählwert auf dem bisherigen Lagerplatz, falls eine Differenz existiert. Es handelt sich hierbei um eine reine Lagerplatz-Verbuchung. Dieser ist im Bewegungsprotokoll des Artikels sichtbar und trägt als Dokumentennummer die Inventur-Nummer und als Referenztext die der Inventur. Bei diesem Umbuchungsvorgang wird kein SAP-Beleg erstellt.Wurde die Umbuchung korrekt durchgeführt, so wird der bisherige Lagerplatz-Eintrag grün dargestellt. Dies gilt als Kennzeichen, dass eine Lagerplatz-Korrektur stattgefunden hat.

Lagerplatzkorrektur: Feldbeschreibung s. Dokumentation

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1: StichtagsinventurDifferenzen verbuchen

Nach Erfassung der Zählbestände (Erstbestände bei Bestandserfassung) erfolgt die Buchung. Hierbei erstellt beas normale SAP-Ein- bzw. Ausbuchungsbelege. Gebucht wird die Differenz aus Systembestand und Zählbestand.

Gebucht werden nur Einträge, die von der Vorabprüfung nicht als fehlerhaft erkannt wurden, deren Status „geändert“ ist, die nicht als „gebucht“ markiert sind

Alle nicht verbuchbaren Artikel werden als fehlerhaft markiert. Der Fehlergrund wird unter „Fehler Info“ dargestellt.

Korrekt verbuchte Einträge werden als „gebucht“ markiert und die Artikel-Nummer wird grün dargestellt.

Differenzverbuchung: Feldbeschreibung s. Dokumentation

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Agenda

Inventur

3: Bestandserfassung (Neuerfassung)

4: Funktionen zur Anpassung

1: Standard-Inventur (Stichtagsinventur)

2: Regelmäßige- Inventur

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2: Regelmäßige InventurAllgemeine Beschreibung

Ablauf einer regelmäßigen Inventur• Bestimmung von Zählzeiträumen (Zyklus)• Hinterlegen dieser Zyklus-Einstellung im Artikelstamm – Lager.• Start der regelmäßigen Inventur• Erfassen der Zählbestände und Verbuchung der Differenzen oder nur markieren der Position als „gezählt“• Abschluss der Inventur und damit automatische Definition der nächsten Zählung laut Zyklus-Einstellung

Weitere Informationen über Zyklus, Hinterlegung der Zyklen im Artikelstamm siehe SAP-Dokumentation

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2: Regelmäßige InventurErfassung der Inventur

Erfassung erfolgt analog zur Stichtagsinventur

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Agenda

Inventur

3: Bestandserfassung (Neuerfassung)

4: Funktionen zur Anpassung

1: Standard-Inventur (Stichtagsinventur)

2: Regelmäßige- Inventur

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3: Bestandserfassung (Neuerfassung)Neuanlage

Bestandserfassung: NeuPflichtangaben (rote Felder): Beschreibung und Preisfindung. Ein Gegenbuchungskonto ist optional. Wird

dieses nicht angegeben, so wird das Standard-Bestandsdifferenzkonto des Artikels verwendet (gleiches Verhalten wie in SAP-Bestandserfassung)

Es kann ein Referenztext und eine Bemerkung angegeben werden, die bei der Einbuchung erscheint. Bemerkungen erhöhen die spätere Nachvollziehbarkeit der Buchung.

Gestartet wird die Erfassung mit „Update“

Bestandserfassung bearbeiten: Feldbeschreibung s. Dokumentation

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3: Bestandserfassung (Neuerfassung)Import von Beständen/ Einbuchungen

Für den Import muss eine einfache Textdatei erstellt werden, Trennung der Felder mittels TAB (Char 9)

Details siehe Dokumentation

Nach dem Import werden die Einträge geprüft und fehlerhafte Einträge als nicht buchbar markiert.

Beispiel: Systembestand: 2, importierte Bestandsangabe: 4; in diesem Fall werden 2 Stück eingebucht.

Systembestand: 2, importierte Bestandsangabe: 1; es wird 1 ausgebucht

Beispiel: Systembestand: 2, importierte Bestandsangabe: 4; in diesem Fall werden 2 Stück eingebucht.

Systembestand: 2, importierte Bestandsangabe: 1; es wird 1 ausgebucht

Import von Artikel mit Bestand:Werden Artikel importiert, die bereits im Bestand sind, so wird der bisherige Bestand als Systembestand angezeigt. Gebucht wird in diesem Fall nicht die importierte Menge, sondern die Differenz aus Systembestand und importierte Menge

EinbuchungMit „Buchen“ werden die Bestände in den Systembestand eingebucht bzw. korrigiert. Vor dem eigentlichen Buchungsvorgang erfolgt eine Vorabprüfung.

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3: Bestandserfassung (Neuerfassung)Abschluss

Jeder Eintrag, der erfolgreich verbucht wurde, wird als „gebucht“ markiert. Danach können weitere Einträge importiert bzw. erfasst und verbucht werden.

Nachdem alles verbucht wurde, wird über die Verwaltungsmaske der Bestandserfassung die Inventur mit dem Schalter „Abschluss“ als fertig markiert. Die Inventur wird dann ans Archiv übergeben und kann dort eingesehen werden.

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Agenda

Inventur

3: Bestandserfassung (Neuerfassung)

4: Funktionen zur Anpassung

1: Standard-Inventur (Stichtagsinventur)

2: Regelmäßige- Inventur

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4: Funktionen zur AnpassungFenstereinstellungen und Templates

Die Erfassungsmaske kann über die Fenstereinstellungen an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Viele Felder sind editierbar. Chargenattribute werden nur bei chargen- oder seriennummergeführten Artikel berücksichtigt, auch wenn diese bei anderen Artikeln eingegeben werden können.

Es können Templates definiert werden. Eingaben werden mit „UPDATE“ gespeichert.

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4: Funktionen zur AnpassungVorlagen

Mit Vorlagen können Parameter gespeichert werden.

Nachdem alle Felder gefüllt sind, Klick auf „als Vorlage speichern“ . Nach dem Speichern muss das Fenster geschlossen und wieder geöffnet werden. Danach Klick auf „Abschließen“, die Vorlage verschwindet aus der Liste der aktiven Inventuren. Bei Neuanlage steht sie zur Auswahl.

WICHTIG: Ist diese Option aktiv, wird die Inventur zwar gestartet, aber keine Zähllisten angelegt.

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4: Funktionen zur AnpassungInventurverwaltung

Über das Fenster Stichtagsinventur wird das Verwaltungsfenster geöffnet. Unter „Offen“ werden alle aktiven und unter „Geschlossen“ alle abgeschlossene Inventuren dargestellt.

Inventur vorlagen: Sind bereits Vorlagen definiert, so erfolgt eine Auswahl der verfügbaren Vorlagen. Mit „Verwenden“ wird die Vorlage verwendet. Mit „Neu“ eine neue Inventur ohne Vorlage erstellt.

Inventur verwalten - Stichtagsinventur: Feldbeschreibung s. Dokumentation

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Zusammenfassung

Jetzt können Sie:

Verschiedene Inventurtypen anlegen und verwalten Bestände erfassen, Zähllisten verwalten Vorlagen (Templates) verwalten

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!