Communardo SharePoint Solution Day - Social Intranet

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SharePoint Solutions Day 2012

Social Intranet

Robert Schöbel, Christina Schantin02.02.2012

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Christina Schantin & Robert Schöbel

Robert SchöbelRobert SchöbelRobert SchöbelRobert SchöbelIT-Consultant Team Microsoft Enterprise SolutionsAnforderungsaufnahme + Lösungskonzepterstellung im Bereich Enterprise 2.0

Christina SchantinChristina SchantinChristina SchantinChristina SchantinIT-Consultant. Trainerin (IHK)Team KMSAnforderungsaufnahme + Lösungskonzepterstellung im Bereich Enterprise 2.0

• Social Intranet –• Aktuelle Situation

• Ist eine Veränderung notwendig?

•Was ist Social Intranet?

• Ist der SharePoint Social • Ecken und Kanten des SharePoint

• Social Software für den SharePoint

• Fazit

Agenda

• Innovationen

• Motivierte Mitarbeiter

• Hoch ausgebildete Mitarbeiter

• Wenig Fluktuation Ihrer Experten

Was macht Ihr Unternehmen erfolgreich

• ProzessoptimierungProzessoptimierungProzessoptimierungProzessoptimierung ist in vielen Firmen abgeschlossen

• Mitarbeiter machen genau das - und nur das, was sie sollen

• Mitarbeiter sind und fühlenfühlenfühlenfühlen sich als Ressource• Dienst nach Vorschrift

• Stadium zur inneren Kündigung

Aktuelle Situation

• Erkenntnisse aus dem „Engagement Index 2010" des Beratungsunternehmens Gallup

• Mitarbeiterbindung• 13 % hohe 13 % hohe 13 % hohe 13 % hohe eeeemotionale Bindungmotionale Bindungmotionale Bindungmotionale Bindung

• 66 % fühlen sich wenig an das Unternehmen 66 % fühlen sich wenig an das Unternehmen 66 % fühlen sich wenig an das Unternehmen 66 % fühlen sich wenig an das Unternehmen gebunden gebunden gebunden gebunden –––– Dienst nach VorschriftDienst nach VorschriftDienst nach VorschriftDienst nach Vorschrift

• 21 % überhaupt nicht ans Unternehmen gebunden21 % überhaupt nicht ans Unternehmen gebunden21 % überhaupt nicht ans Unternehmen gebunden21 % überhaupt nicht ans Unternehmen gebunden

• Innovation kommen hauptsächlich von Innovation kommen hauptsächlich von Innovation kommen hauptsächlich von Innovation kommen hauptsächlich von Mitarbeitern mit hoher emotionaler BindungMitarbeitern mit hoher emotionaler BindungMitarbeitern mit hoher emotionaler BindungMitarbeitern mit hoher emotionaler Bindung

Innere Kündigung

• Fehltage (5,4 hochmotiviert; 6,9 Tage wenig motiviert ohne emotionale Bindung) –Krankheitstage als Widerstand

• Innere Kündigung = Vorstufe zur Kündigung (Fluktuationsrate)• Nur 1/3 der innerlich gekündigten will dem Unternehmen langfristig treu bleiben

�Wissensverlust, Erfahrungsverlust

�Verlust der Arbeitskraft

• Unzufriedene Mitarbeiter empfehlen ihr eigenes Unternehmen nichtnichtnichtnicht weiter

Auswirkungen

• Bedürfnispyramide nach Maslow

Was wurde vergessen?

GrundbedürfnisseGrundbedürfnisseGrundbedürfnisseGrundbedürfnisseEssen Trinken Schlafen

SicherheitsbedürfnisseSicherheitsbedürfnisseSicherheitsbedürfnisseSicherheitsbedürfnisseMaterielle und berufliche Sicherheit

Soziale BedürfnisseSoziale BedürfnisseSoziale BedürfnisseSoziale BedürfnisseFreundschaft, Liebe, Gruppenzugehörigkeit

Ich BedürfnisseIch BedürfnisseIch BedürfnisseIch BedürfnisseAnerkennung / Geltung

SelbstSelbstSelbstSelbst----verwirklichungverwirklichungverwirklichungverwirklichung

Wo lässt sich die Prozessoptimierung

einordnen?

Wie informiert sich der Wissensarbeiter privat?

• weil sie die Kommunikation verändert und beschleunigt

• weil sie die Vernetzung mit anderen ermöglicht

• weil sie ein Informationsmedium ist.

• weil jeder Informationen erstellen und teilen kann.

• weil Social Software den Austausch und die Zusammenarbeit fördert.

Warum nutzt dieser Social Software?

• Social Business „ … bedeutet vielmehr die Konzepte des Web 2.0 und von Social Media nachzuvollziehen und zu versuchen, diese auf die Zusammenarbeit in den Unternehmen zu übertragen.“ (RICHTER UNDKOCH, 2007)

Social Software Prinzipen für Unternehmen

Aktivitäten eines Wissensarbeiters

Mittelpunkt ist der Mensch

Mitarbeiter steht

im Mittelpunkt und…

Aktivitätsfelder eines Wissensarbeiters im Intranet 2.0?

ThemenVorgänge

Mitarbeiter steht

Kollegen

Kundenkontakt

Projekte

Was macht ein Mitarbeiter im Unternehmen?

Mitarbeiter steht

… erstellt eigene Inhalte, bearbeitet und ergänzt Inhalte direkt selbst.

… gibt Feedback, kommentiert und bringt sich ein.

… stellt Fragen, liefert Lösungen und Hilfestellungen.

… ist selbst bekannt und kann Ansprechpartner ohne Umwege finden.

… arbeitet prozess-, standort-und organisationsübergreifend in Teams zusammen.

… ist mit Kollegen ständig in Kontakt und tauscht sich über aktuelle Themen und Aktivitäten aus.

… kennt die konzernweit relevanten Aktivitäten und Themen.

• Bedürfnispyramide nach Maslow

Ist Social Intranet notwendig?

GrundbedürfnisseGrundbedürfnisseGrundbedürfnisseGrundbedürfnisse

SicherheitsbedürfnisseSicherheitsbedürfnisseSicherheitsbedürfnisseSicherheitsbedürfnisse

Soziale BedürfnisseSoziale BedürfnisseSoziale BedürfnisseSoziale Bedürfnisse

Ich BedürfnisseIch BedürfnisseIch BedürfnisseIch Bedürfnisse

SelbstSelbstSelbstSelbst----verwirklichungverwirklichungverwirklichungverwirklichung

Tätigkeiten aller Mitarbeiter werden transparent –Mitarbeiter ist keine Nummer

Integration in Gruppen und ThemenNetzwerken

Feedback, Kommentare, Bewertung, Kritik

Möglichkeit und Mittel der Kreativitätsentfaltung

• Optimal informiert und abgestimmte Mitarbeiter.

• Effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Teams.

• Schnellere, besser fundierte Entscheidungen.

• Nutzung der Kreativität aller verteilten Mitarbeiter.

• Einbindung vorhandener Kompetenzen quer über Projekte, Prozesse und Organisationsstrukturen.

• Schnellere Problemlösung, besserer Service und höherer Qualitätsstandard.

Weiterer Nutzen aus Social Intranet

Erhöhung der Kreativität der Mitarbeiter

= Steigerung der Produktivität

„Social“ Intranet

Wie sind Ihre Erfahrungen mit „Social“ Intranet (Produkt unabhängig)

Social Intranet - Zielstellung

Optimal informierte MitarbeiterSchnelle und transparente Entscheidungsprozesse

Abstimmungsprozesse,Einmischen, Wissen teilen,

gemeinsames Arbeiten

Expertenvernetzung

Social Intranet - Stärken und Schwächen des SharePoints

Social Features des SharePoints 2010

Was macht ein Mitarbeiter im Unternehmen?

Mitarbeiter steht

… erstellt eigene Inhalte, bearbeitet und ergänzt Inhalte direkt selbst.

… gibt Feedback, kommentiert und bringt sich ein.

… stellt Fragen, liefert Lösungen und Hilfestellungen.

… ist selbst bekannt und kann Ansprechpartner ohne Umwege finden.

… arbeitet prozess-, standort-und organisationsübergreifend in Teams zusammen.

… ist mit Kollegen ständig in Kontakt und tauscht sich über aktuelle Themen und Aktivitäten aus.

… kennt die konzernweit relevanten Aktivitäten und Themen.

• Gemeinsam Arbeiten (Screen)

• Arbeiten mit Dokumenten• PowerPoint Bibliotheken

• Wiki Bibliotheken

• Office Dokumenten Bibliotheken

• Arbeiten mit Listen• Scrum und Kanban möglich

• Arbeiten mit Wikis• Kommentare Noteboard

• Webparts in der Wiki-Seite

• Taxonomie

Stärken

• Direktadressierte abgeschottete Informationskanäle 1:1

• Keine Transparenz des Nachrichtenverlaufs und der Entscheidungen

• Fehlender Druck zur Entscheidungsfindung

Schnelle transparente Entscheidungen (IST)

• Diskussion der offenen Punkte in einer Besprechung

• Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen

• Jeder „offene Punkt“ muss zu einer „Entscheidung“ oder zu einem „TODO“ werden

• Transparenz der Entscheidung

Schnelle transparente Entscheidungen (Soll)

Offene Punkte

Entscheidungen

Besprechung und Zuweisung

Offener Punkt / TODO / Entscheidung

Transparente Entscheidungen

Aufgabe bearbeiten „offener Punkt“

Metadaten auf Entscheidung setzen

Metadaten „Entscheidung“

Beschreibung und Status ändern (Abgeschlossen)

Offener Punkt ist zur Entscheidung geworden

Darstellungsmöglichkeiten

• Teamarbeit• Todo / Doing / Done

• Projektarbeit

• Projektportfoliomanagement

• Vorgangsbearbeitung

Anwendungsmöglichkeiten

• Dokumente auf unübersichtlichem Fileshare

• Dokumente als Anhang in E-Mails

• Redundanz der Dateien und Überfüllte E-Mailpostfächer

• Bearbeitungsstatus und Versionierung fehlt teilweise

Gemeinsames Arbeiten (Ist)

Gültige Version?, Wo?, Wer?, Zugriff?

Speichern unter?

Qualitätsstatus

• Zentrale Dateiablage

• Versionierung

• Metadaten• Bearbeitungsstatus

• Bearbeiter

• Kommentare

• Bewertungen

• Zur gleichen Zeit an einem Dokument

Gemeinsames Arbeiten (SOLL)

Initialisierung

Arbeitsraum

Liste mit letzten Änderungen

Gemeinsam in Dokumenten arbeiten

… Demonstration

• Letzte Änderungen anzeigen

Förderung der Zusammenarbeit

Social Features am Dokument

Kommentare an Wiki-Seiten

Bewertungen auslesen

MySite – Expertenvernetzung

Persönlicher Platz in der Hierarchie

Persönliche Dokumente

Stärken des SharePoint 2010?

Anwender steht im

Mittelpunkt

Liefert InhalteBearbeitet Inhalte

Tauscht offenes, gegenseitiges Feedback aus

Kommentieren

Aktivitäten in Teams / Projekten / Themen / Gruppen

Gemeinsames Erstellen, Benutzen, Einmischen

Kommunizieren im Team / ProjektKommunizieren im Team / ProjektKommunizieren im Team / ProjektKommunizieren im Team / Projekt

StatusStatusStatusStatus

Transparenz von Transparenz von Transparenz von Transparenz von NachrichtenNachrichtenNachrichtenNachrichten

NetzwerkenNetzwerkenNetzwerkenNetzwerken

Soziale Netze, Soziale Netze, Soziale Netze, Soziale Netze, Kollegen, ExpertenKollegen, ExpertenKollegen, ExpertenKollegen, Experten

Bearbeitet Inhalte von anderen Mitarbeitern

Bewerten

SharePoint 2010

Social Features für den SharePoint

• Kommunikation• Kein richtiger Activity Stream

• Kein Folgen von Projekten, Arbeitsgruppen oder Teams möglich

• Kommentarfunktion nicht überall vorhanden

• Microblogging nur in Ansätzen über Statusinformation und Kommentare möglich

• Usability • Wiki-Editor für aufwendiges Design erfordert HTML-Kenntnisse

• Dateien verschieben

• Administrative Berechtigungsvergabe, vor allem auf Datei- und Listenelement-Ebene

• MySite• Tagging und Notes von anderen Mitarbeitern sehen

Schwächen

NewsGator Widget für SharePoint 2010

Hersteller: NewsGator

Eindruck:

> Ergänzt SharePoint 2010 um Social Intranet Features• Angepasste Navigation

• Funktionalität der Community zu folgen

• News an die Community senden

• Microblogging

• kommentieren, bewerten (gefällt mir)

• Anzeige aller Mitglieder und aller Follower der Community

> Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum, Kalender, Aufgabenliste

Teamraum mit Newsgater

Quelle Screenshot: Quelle Screenshot: Quelle Screenshot: Quelle Screenshot: newsgator.comnewsgator.comnewsgator.comnewsgator.com

Angepasste SiteVorlage für eine Community

• Angepasste Navigation

• Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum, Kalender, Aufgabenliste

• Ergänzt um die Funktionalität der Community zu folgen

• Ergänzt um News an die Community senden, kommentieren, bewerten (gefällt mir)

• Ergänzt um Microblogging

• Anzeige aller Mitglieder und aller Follower der Community

• Integration fehlender Social Feature in die SharePoint 2010 MySite

Herausforderung Teamraum

Communote Webpart

DEMODEMODEMODEMO• Übersicht Communote Widget• Widget im SharePoint

Communote Widget für SharePoint 2010

Hersteller: Communote GmbH

Eindruck:

• Etabliertes Microblogging-Tool• Aktuell in der Version 2.0 verfügbar• Als Standalone mit zahlreichen Clients für verschiedene Endgeräte

• Integration für SharePoint 2010 und Confluence verfügbar

Communote Integration – Allgemein

EingabebereichEingabebereichEingabebereichEingabebereichDer Nutzer kann neue Nachrichten erstellen.

FilterbereichFilterbereichFilterbereichFilterbereichDer Nutzer kann die unten angezeigten Nachrichten filtern. Es kann nach Stichworten, Schlagworten, Autoren und Themen gefiltert werden....

NachrichtenbereichNachrichtenbereichNachrichtenbereichNachrichtenbereichDem Nutzer werden alle Nachrichten angezeigt, die er lesen darf. Themen, auf die der Nutzer keine Leseberechtigungen besitzt, werden nicht angezeigt.

Durch eine Vorkonfiguration des Webparts kann der Nachrichtenbereich weiter eingeschränkt werden, so dass dem Nutzer gezielt Inhalte präsentiert werden können.

„Show: „Show: „Show: „Show: FollowingFollowingFollowingFollowing““““Dieses Menü über dem Nachrichtenbereich ermöglicht es dem Nutzer die Sicht auf die Nachrichten so zu ändern, dass alle Nachrichten angezeigt oder beispielsweise nur Nachrichten über die der Nutzer benachrichtigt wurde.

SharePoint 2010 mySite (public)

EingabebereichEingabebereichEingabebereichEingabebereichJeder Nutzer kann neue Nachrichten verfassen und diese im Thema der mySite Besitzers veröffentlichen. Auf dieser Seite ist keine Themenauswahl möglich, um Nachrichten in anderen Themen zu veröffentlichen.

NachrichtenbereichNachrichtenbereichNachrichtenbereichNachrichtenbereichJedem Nutzer werden nur Nachrichten aus dem Thema des mySiteBesitzers angezeigt, auf dessen öffentlichen Seite sich der Nutzer befindet.

Bestehende Nachrichten können von allen Nutzern kommentiert werden. Eigene Nachrichten können bearbeitet oder gelöscht werden.

SharePoint 2010: Team und Projekt Räume

EingabebereichEingabebereichEingabebereichEingabebereichDer Editor in den verschiedenen teamRoom Bereichen ist so vorkonfiguriert, dass neue Nachrichten im jeweiligen Thema veröffentlicht werden, auf dessen Seite sich der Nutzer gerade befindet.

NachrichtenbereichNachrichtenbereichNachrichtenbereichNachrichtenbereichDer Nachrichtenbereich in den verschiedenen teamRoom Bereichen ist so vorkonfiguriert, dass alle Nachrichten des jeweiligen Themas gezeigt werden, auf dessen Seite sich der Nutzer gerade befindet.

Aktionen wie Löschen, Antworten oder Bearbeiten sind möglich.

Da in diesem Webpart nur ein Thema im Nachrichtenbereich eingeblendet wird, kann der Nutzer über die Schaltfläche (unten links) diesem Thema folgen oder das Folgen des Themas wieder beenden.

Hersteller: Spenta

Eindruck:

• Ergänzt SharePoint 2010 um Social Intranet Features• Funktionalität der Anwendern zu folgen• News an die Community senden• Microblogging• kommentieren, bewerten (gefällt mir)• Integration in Lync• Integration in Office 2010

• Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum, Kalender, Aufgabenliste

Breezy

• SharePoint bietet wichtige Social Features SharePoint bietet wichtige Social Features SharePoint bietet wichtige Social Features SharePoint bietet wichtige Social Features im Standardim Standardim Standardim Standard• gemeinsam Inhalte bearbeiten

• Potential im Bereich Kommunikation

• Änderung der Arbeitsweise (Change)• offener Kommunizieren

• Wissen teilen

• Prozesse aufbrechen um Innovationen zu gewinnen

• Kommunikation verändern

Vielen Dank Ihre Aufmerksamkeit

Sind die Social Komponenten in Ihrem Unternehmen

ausbaufähig?

Innovationen (2010) nach Grad der emotionalen Bindung