Post on 10-Mar-2019
transcript
DOKUMEN USER MANUAL
APLIKASI DAILY ACTIVITY (Dashboard)
Tanggal : Oktober 2008
Pusintek Setjen Departemen Keuangan
Oktober 2008
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek
DAFTAR ISI Hal
1. Pendahuluan ................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................. 1
1.2 Tujuan ................................................................................. 1
1.3 Ruang Lingkup ................................................................................. 1
1.4 Spesifikasi Modul Terintegrasi ................................................................................. 2
1.5 Diagram Aliran Data Modul
Rapim Monitoring
................................................................................. 3
1.6 Diagram Aliran Data Modul SMS
Gateway
................................................................................. 3
2. Prosedur Login ................................................................................. 4
3. Main Menu ................................................................................. 5
4. Rapim Monitoring ................................................................................. 6
4.1 Rapat ................................................................................. 6
4.1.1 Permintaan Rapat ................................................................................. 6
4.1.2 Persiapan Rapat ................................................................................. 10
4.1.3 Pelaksanaan Rapat ................................................................................. 15
4.1.4 Penundaan Rapat ................................................................................. 17
4.1.5 Pembatalan Rapat ................................................................................. 19
4.2 Pelaksanaan Tindak Lanjut ................................................................................. 20
4.2.1 Off-Track ................................................................................. 21
4.2.2 On-Track ................................................................................. 28
4.2.3 Alert ................................................................................. 29
4.2.4 Selesai ................................................................................. 30
4.2.5 Komentar Tindak Lanjut ................................................................................. 31
4.2.6 Usulan Perpanjangan
Waktu
................................................................................. 33
4.3 Pencarian ................................................................................. 34
4.3.1 Cari Rapat ................................................................................. 34
4.3.2 Cari Tindak Lanjut ................................................................................. 36
4.3.3 Cari File ................................................................................. 39
i
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek
4.4 Statistik ................................................................................. 41
4.4.1 Statistik Rapat ................................................................................. 41
4.4.2 Statistik Tindak Lanjut 1 ................................................................................. 43
4.4.3 Statistik Tindak Lanjut 2 ................................................................................. 44
4.5 Pending Matters ................................................................................. 46
5. Kalender Kegiatan ................................................................................. 48
5.1 Kegiatan ................................................................................. 48
5.1.1 Permintaan Kegiatan ................................................................................. 48
5.1.2 Persiapan Kegiatan ................................................................................. 51
5.1.3 Pelaksanaan Kegiatan ................................................................................. 53
5.1.4 Penundaan Kegiatan ................................................................................. 56
5.1.5 Pembatalan Kegiatan ................................................................................. 57
5.2 Kalender ................................................................................. 59
5.2.1 Kalender Harian ................................................................................. 60
5.2.2 Kalender Bulanan ................................................................................. 61
5.2.3 Kalender Tahunan ................................................................................. 62
5.3 Statistik Kegiatan ................................................................................. 64
6. SMS Gateway ................................................................................. 65
6.1 SMS Masuk ................................................................................. 65
6.2 SMS Keluar ................................................................................. 66
6.3 Kirim SMS ................................................................................. 67
6.4 Broadcastes SMS ................................................................................. 68
6.5 Statistik SMS ................................................................................. 70
6.6 Cari SMS ................................................................................. 71
7. Perhatian Publik ................................................................................. 74
7.1 Artikel Baru ................................................................................. 74
7.2 Cari Artikel ................................................................................. 75
7.3 Topik Artikel ................................................................................. 76
8. Matriks Monitoring ................................................................................. 79
8.1 Input Matriks ................................................................................. 79
8.2 Display Matriks ................................................................................. 82
8.3 Pending Matriks ................................................................................. 83
8.4 Statistik Matriks ................................................................................. 85
9. Penutup ................................................................................. 87
ii
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek
DAFTAR GAMBAR Hal
Gambar 2.1. User Login ....................................................... 4
Gambar 2.2. Message User Login ....................................................... 4
Gambar 3.1. Menu Utama Dashboard ....................................................... 5
Gambar 4.1.1 Menu Rapat ....................................................... 6
Gambar 4.1.1.1 Menu Permintaan Rapat ....................................................... 6
Gambar 4.1.1.2 Permintaan Rapat ....................................................... 7
Gambar 4.1.1.3 Form Permintaan Rapat ....................................................... 7
Gambar 4.1.1.4 Detil Permintaan Rapat ....................................................... 8
Gambar 4.1.1.5 Form Agenda ....................................................... 9
Gambar 4.1.1.6 Detil Agenda Rapat ....................................................... 9
Gambar 4.1.2.1 Menu Persiapan Rapat ....................................................... 10
Gambar 4.1.2.2 Detil Persiapan Rapat ....................................................... 11
Gambar 4.1.2.3 Detil Persiapan Rapat dgn Reguler User ....................................................... 11
Gambar 4.1.2.4 Detil Persiapan Rapat dgn Executive User ....................................................... 12
Gambar 4.1.2.5 Detil Agenda Rapat ....................................................... 13
Gambar 4.1.2.6 Detil Undangan Rapat ....................................................... 13
Gambar 4.1.2.7 Detil Peserta Rapat ....................................................... 14
Gambar 4.1.2.8 Detil File Bahan Rapat ....................................................... 14
Gambar 4.1.3.1 Menu Pelaksanaan Rapat ....................................................... 15
Gambar 4.1.3.2 Detil Pelaksanaan Rapat ....................................................... 16
Gambar 4.1.3.3 Detil Pelaksanaan Rapat dgn executive user ....................................................... 16
Gambar 4.1.3.4 Detil Pelaksanaan Rapat dgn reguler user ....................................................... 17
Gambar 4.1.4.1 Menu Penundaan Rapat ....................................................... 17
Gambar 4.1.4.2 Detil Penundaan Rapat ....................................................... 18
Gambar 4.1.4.3 Edit Detil Penundaan Rapat ....................................................... 18
Gambar 4.1.5.1 Menu Pembatalan Rapat ....................................................... 19
Gambar 4.1.5.2 Detil Pembatalan Rapat ....................................................... 20
Gambar 4.2.1 Menu Pelaksanaan Rapat ....................................................... 21
Gambar 4.2.1.1 Off Track ....................................................... 21
Gambar 4.2.1.2 Daftar Off Track ....................................................... 22
Gambar 4.2.1.3 Detil Off Track ....................................................... 22
Gambar 4.2.1.4 Form Kesimpulan Rapat ....................................................... 23
Gambar 4.2.1.5 Form Tindak Lanjut ....................................................... 23
iii
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek
Gambar 4.2.1.6 Form Komentar ....................................................... 24
Gambar 4.2.1.7 Form Peserta Rapat ....................................................... 25
Gambar 4.2.1.8 Form File Bahan Rapat ....................................................... 26
Gambar 4.2.1.9 Form File Hasil Rapat ....................................................... 27
Gambar 4.2.2.1 On Track ....................................................... 29
Gambar 4.2.2.2 Daftar On Track ....................................................... 29
Gambar 4.2.3.1 Alert ....................................................... 30
Gambar 4.2.3.2 Daftar Alert ....................................................... 30
Gambar 4.2.4.1 Selesai ....................................................... 31
Gambar 4.2.4.2 Daftar Selesai ....................................................... 31
Gambar 4.2.5.1 Komentar Tindak Lanjut ....................................................... 32
Gambar 4.2.5.2 Statistik Komentar Tindak Lanjut ....................................................... 32
Gambar 4.2.6.1 Usulan Perpanjangan Waktu ....................................................... 33
Gambar 4.2.6.2 Parameter Usulan Perpanjangan Waktu ....................................................... 33
Gambar 4.3.1 Menu Pencarian ....................................................... 34
Gambar 4.3.1.1 Cari Rapat ....................................................... 34
Gambar 4.3.1.2 Form Parameter Cari Rapat ....................................................... 35
Gambar 4.3.1.3 Hasil Cari Rapat ....................................................... 36
Gambar 4.3.2.1 Cari Tindak Lanjut ....................................................... 37
Gambar 4.3.2.2 Form Parameter Cari Tindak Lanjut ....................................................... 37
Gambar 4.3.2.3 Hasil Cari Tindak Lanjut ....................................................... 38
Gambar 4.3.3.1 Cari File ....................................................... 39
Gambar 4.3.3.2 Form Parameter Cari File ....................................................... 39
Gambar 4.3.3.3 Hasil Cari File ....................................................... 40
Gambar 4.4.1 Menu Statistik ....................................................... 41
Gambar 4.4.1.1 Statistik Rapat ....................................................... 41
Gambar 4.4.1.2 Hasil Statistik Rapat ....................................................... 42
Gambar 4.4.1.3 Daftar Statistik Rapat ....................................................... 42
Gambar 4.4.2.1 Statistik Tindak Lanjut 1 ....................................................... 43
Gambar 4.4.2.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 1 ....................................................... 43
Gambar 4.4.2.3 Daftar Statistik Tindak Lanjut 1 ....................................................... 44
Gambar 4.4.3.1 Statistik Tindak Lanjut 2 ....................................................... 44
Gambar 4.4.3.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 2 ....................................................... 45
iv
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek
Gambar 4.4.3.3 Statistik Tindak Lanjut selesai & belum
selesai
....................................................... 45
Gambar 4.4.3.4 Statistik Tindak Lanjut per Unit Eselon I ....................................................... 46
Gambar 4.5.1 Pending Matters ....................................................... 46
Gambar 4.5.2 Parameter Pending Matters ....................................................... 47
Gambar 4.5.3 Detil Pending Matters ....................................................... 47
Gambar 5.1.1 Kalender Kegiatan ....................................................... 48
Gambar 5.1.1.1 Menu Permintaan Kegiatan ....................................................... 48
Gambar 5.1.1.2 Add Kegiatan ....................................................... 49
Gambar 5.1.1.3 Form Permintaan Kegiatan ....................................................... 49
Gambar 5.1.1.4 Daftar Permintaan Kegiatan ....................................................... 51
Gambar 5.1.2.1 Menu Persiapan Kegiatan ....................................................... 52
Gambar 5.1.2.2 Persiapan Kegiatan ....................................................... 52
Gambar 5.1.2.3 Daftar Persiapan Kegiatan ....................................................... 52
Gambar 5.1.3.1 Menu Pelaksanaan Kegiatan ....................................................... 54
Gambar 5.1.3.2 Pelaksanaan Kegiatan ....................................................... 54
Gambar 5.1.3.3 Daftar Pelaksanaan Kegiatan ....................................................... 55
Gambar 5.1.4.1 Menu Penundaan Kegiatan ....................................................... 56
Gambar 5.1.4.2 Penundaan Kegiatan ....................................................... 56
Gambar 5.1.4.3 Daftar Penundaan Kegiatan ....................................................... 57
Gambar 5.1.5.1 Menu Pembatalan Kegiatan ....................................................... 58
Gambar 5.1.5.2 Daftar Pembatalan Kegiatan ....................................................... 58
Gambar 5.2.1 Menu Kalender ....................................................... 59
Gambar 5.2.1.1 Kalender Harian ....................................................... 60
Gambar 5.2.1.2 Detil Kalender Harian ....................................................... 60
Gambar 5.2.2.1 Menu Kalender Bulanan ....................................................... 61
Gambar 5.2.2.2 Kalender Bulanan ....................................................... 61
Gambar 5.2.2.3 Daftar Kalender Bulanan ....................................................... 62
Gambar 5.2.3.1 Menu Kalender Tahunan ....................................................... 63
Gambar 5.2.3.2 Kalender Tahunan ....................................................... 63
Gambar 5.3.1 Menu Statistik Kegiatan ....................................................... 64
Gambar 5.3.2 Statistik Kegiatan ....................................................... 64
Gambar 6.1 Menu Dashboard SMS Gateway ....................................................... 65
Gambar 6.1.1 Menu SMS Masuk ....................................................... 65
Gambar 6.1.2 Detil SMS Masuk ....................................................... 66
v
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek
Gambar 6.2.1 Menu SMS Keluar ....................................................... 66
Gambar 6.2.2 Detil SMS Keluar ....................................................... 67
Gambar 6.3.1 Menu Kirim SMS ....................................................... 67
Gambar 6.3.2 Detil Kirim SMS ....................................................... 68
Gambar 6.3.3 Form Kirim SMS ....................................................... 68
Gambar 6.4.1 Menu Broadcast SMS ....................................................... 69
Gambar 6.4.2 Detil Broadcast SMS ....................................................... 69
Gambar 6.4.3 Form Broadcast SMS ....................................................... 70
Gambar 6.5.1 Menu Statistik SMS ....................................................... 70
Gambar 6.5.2 Detil Statistik SMS ....................................................... 71
Gambar 6.6.1 Menu Cari SMS ....................................................... 72
Gambar 6.6.2 Detil Cari SMS ....................................................... 72
Gambar 6.6.3 Hasil Cari SMS ....................................................... 73
Gambar 7.1.1 Menu Artikel Baru ....................................................... 74
Gambar 7.1.2 Daftar Artikel Baru ....................................................... 74
Gambar 7.2.1 Menu Cari Artikel ....................................................... 75
Gambar 7.2.2 Parameter Cari Artikel ....................................................... 75
Gambar 7.3.1 Menu Topik Artikel ....................................................... 76
Gambar 7.3.2 Daftar Topik Artikel ....................................................... 76
Gambar 7.3.3 Form Perekaman Topik Artikel ....................................................... 77
Gambar 8.1 Menu Matrik Monitoring ....................................................... 79
Gambar 8.1.1 Input Matriks ....................................................... 79
Gambar 8.1.2 Daftar Matriks ....................................................... 80
Gambar 8.1.3 Detil Matriks ....................................................... 80
Gambar 8.1.4 Form Perekaman Matriks ....................................................... 81
Gambar 8.1.5 Form Perekaman Sub Item ....................................................... 81
Gambar 8.1.6 Form Status Tindakan ....................................................... 82
Gambar 8.2.1 Menu Display Matriks ....................................................... 82
Gambar 8.2.2 Display Matriks ....................................................... 83
Gambar 8.2.3 Detil Display Matriks ....................................................... 83
Gambar 8.3.1 Menu Pending Matriks ....................................................... 84
Gambar 8.3.2 Pending Matriks ....................................................... 84
Gambar 8.3.3 Parameter Pending Matriks ....................................................... 85
Gambar 8.4.1 Menu Statistik Matriks ....................................................... 85
Gambar 8.4.2 Statistik Matriks ....................................................... 85
vi
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 1
1 Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Adanya kebutuhan yang sangat tinggi atas permintaan rapat yang berasal dari
Menteri Keuangan maupun dari Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen
Keuangan maupun dari Departemen Lain, sehingga diperlukan adanya suatu
fasilitas pengelolaan yang baik dan akurat sesuai dengan tingkat kepentingan
terhadap permintaan rapat tersebut. Untuk mendukung aktivitas dan frekuensi
permintaan agenda rapat tersebut telah disiapkan suatu dashboard untuk
memudahkan dan mengelola agenda rapat yang dapat dilakukan secara online
maupun menggunakan fasilitas sms gateway.
1.2 Tujuan
Dokumen ini dimaksudkan untuk menjadi pedoman bagi Unit Eselon I di
lingkungan Departemen Keuangan dan diharapkan dengan adanya dokumen manual
ini, dapat diperoleh manfaat antara lain sebagai berikut :
Memberi kemudahan kepada Unit Eselon I di lingkungan Departemen
Keuangan dalam hal memonitor agenda rapat yang diajukan maupun telah
disetujui serta mengetahui sejauh mana agenda rapat tersebut akan
dilaksanakan.
Memberikan informasi kepada unit pengguna dalam hal ini Unit Eselon I di
lingkungan Departemen Keuangan dalam mengevaluasi hasil tindak lanjut
hasil rapat dari setiap Unit Eselon 1 yang menjadi penanggung jawabnya.
Memberikan kemudahan kepada Unit Eselon I dalam hal meminta agenda
rapat baik secara on line maupun menggunakan fasilitas SMS Gateway yang
sudah disiapkan dalam dashboard.
1.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup penggunaan dashboard ini dibagi kedalam 3 jenis pengguna yaitu:
1.3.1 Reguler User (Unit Eselon I), bertugas dan mempunyai wewenang dalam
hal :
Melakukan Permintaan Rapat.
Menambahkan File Bahan Rapat.
Mengupdate komentar sebagai penjelasan atas status tindak lanjut rapat.
1.3.2 Executive User (Pushaka), bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal :
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 2
Melakukan Permintaan Rapat
Menyetujui Permintaan Rapat
Berhak membatalkan Rapat
Berhak menunda Rapat
Menentukan peserta Rapat
Menambahkan file hasil bahan rapat
1.3.3 Administrator bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal :
Pengelolaan Data Referensi
Pengelolaan User dan hak akses
Update daftar rapat
1.4 SPESIFIKASI MODUL TERINTEGRASI
Adapun spesifikasi sistem yang dibutuhkan untuk bisa menjalankan aplikasi antara
lain :
Sistem Operasi Windows XP / Server / Vista Linux OS Mac OS
Database Server MySQL Server 5.0
Web Server Apache 2.0
Programming Language PHP 5.0
External Application
Microsoft Office Open Office Adobe Acrobat Reader Winzip
Web Browser
Mozilla Firefox Internet Explorer Opera Safari
Adapun spesifikasi hardware untuk server yang disarankan agar bisa mendukung
sistem :
Processor Intel Xeon 1.6Ghz
Memory 2 GB ECC DDR2
Harddisk SATA 160 GB
Jaringan Ethernet Card support 10/100/1000 Mbps
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 3
Adapun spesifikasi hardware untuk client yang disarankan agar bisa menggunakan
sistem
Processor Intel Pentium 4 1.6 Ghz
Memory 512 MB DDR2
Harddisk IDE / SATA 80GB
Jaringan Ethernet Card support 10/100 Mbps
1.5 Diagram Aliran Data Modul Rapim Monitoring
1.6 Diagram Aliran Data Modul SMS Gateway
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 4
2 Prosedur Login
Prosedur Login ini berguna untuk dapat membatasi akses terhadap aplikasi, dibutuhkan fasilitas
untuk authorisasi user menggunakan id pengenal (user id) dan kata kunci (password).
Gambar 2.1 User Login
Petunjuk Kegiatan :
o Aktifkan komputer
o Klik icon Internet Explorer Browser pada Desktop, akan tetapi lebih disarankan
menggunakan Mozilla, Opera maupun Safari.
o Pada kolom Address ketik http://pushaka.depkeu.go.id/daily_activity
o Tampilan yang akan anda dapatkan adalah tampilan user login seperti gambar 2.1.
o Masukkan user pengguna pada kolom ”User”.
o Masukkan password pengguna pada kolom ”Password”.
o Klik Tombol ”Login” maka akan muncul layar Main Menu dari menu Dashboard Daily
Activity seperti tampak pada Gambar 3.1 , apabila user id dan password yang anda isikan
tidak terdaftar maupun layar dibiarkan lama tanpa aktivitas maka akan tampil layar message
yang berisi pesan ” Wrong user id / password entered, or your session was expired ! please
re-login ” seperti gambar 2.2 .
o Tombol Reset berfungsi apabila anda ingin mengosongkan layar isian kolom user id dan
kolom password.
Gambar 2.2 Message User Login
Kolom “User”
Kolom “Password”
Tombol “Reset”
Tombol “Login”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 5
3 Main Menu
Menu Utama setelah Login berhasil adalah tampilan layar Menu Utama Dashboard sepeti gambar
3.1.
Gambar 3.1 Menu Utama Dashboard
• Informasi yang ada dalam Menu Utama Dashboard atau gambar 3.1 meliputi antara lain :
• Statistik dari status tindak lanjut tiap Unit Eselon I.
• Data statistik dapat berubah sesuai dengan kondisi data dengan merubah parameter tahun
yang sudah disediakan di ”Filter Tahun”.
• Indikator status On-Track, Alert, Off-Track dan Selesai terbanyak bagi Unit Eselon I dalam
bentuk jarum jam.
• Status tindak lanjut disamping dalam bentuk statistik, dalam dashboard ditampilkan juga
dalam bentuk grafik pie seperti tampak pada gambar 3.1 di pojok kanan bawah.
• Untuk mempermudah pencarian rapat maupun pending matters dapat dilakukan melalui
menu ”Short Cut Menu” dari menu utama Dashboard ini.
• Fasilitas menu lain yang ada di Dashboard antara lain :
1. Rapim Monitoring
2. Kalender Kegiatan
3. SMS Gateway
4. Perhatian Publik
5. Matrik Monitoring
Statistik Filter Tahun
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 6
4 Rapim Monitoring
4.1 Rapat
Menu Rapat ini berfungsi untuk mengakomodir semua kegiatan rapat, ada 5 kegiatan antara lain :
Permintaan Rapat, Persiapan Rapat, Pelaksanaan Rapat, Penundaan Rapat dan Pembatalan Rapat.
Klik pada menu Rapim Monitoring dari dashboard yang ada tampak layar seperti gambar 4.1.1
berikut ini.
Gambar 4.1.1 Menu Rapat
4.1.1 Permintaan Rapat
Menu ini berfungsi untuk memasukkan data Rapat atas permintaan unit-unit Eselon I.
Kegiatan perekaman ini bisa juga dilakukan langsung oleh unit-unit Eselon I yang
bersangkutan dengan menggunakan user masing-masing yang sudah disiapkan.
Untuk melakukan kegiatan Permintaan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub
menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar 4.1.1.1.
Gambar 4.1.1.1 Menu Permintaan Rapat
Permintaan Rapat
Rapat
Rapim Monitoring
Rapim Monitoring
Rapat
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 7
Untuk merekam permintaan rapat yang baru klik pada menu ”Permintaan Rapat”
seperti gambar 4.1.1.1, selanjutnya akan tampil layar seperti gambar gambar 4.1.1.2
dibawah ini.
Gambar 4.1.1.2 Permintaan Rapat
Klik pada icon “Add Permintaan Rapat” layar berikutnya akan tampir layar untuk
perekaman permintaan rapat seperti gambar 4.1.1.3 berikut ini.
Gambar 4.1.1.3 Form Permintaan Rapat
Petunjuk Pengisian :
o Inisitor, elemen ini sudah secara otomatis terisi berdasarkan user login yang
masuk
o Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan tema dari rapat.
o Sms Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan uraian singkat dengan tema dari
rapat
Icon “Add Permintaan Rapat
Tombol “Save”
Tema Rapat
Sms Tema Rapat
Tgl Rapat Jam Mulai
Jam Selesai Jenis Rapat
Image File
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 8
o Tgl Rapat, isikan kolom ini dengan tanggal dari permintaan rapat tersebut akan
dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy
o Jam Mulai, isikan kolom ini dengan jam yang akan dilaksanakan rapat tersebut
dengan format hh:mm:ss
o Jenis Rapat, kolom jenis rapat ini disediakan beberapa pilihan, klik pada tombol
drill down pada kolom jenis rapat.
o Image File, pilih nama file dari image file yang ada yang sesuai dengan tema
rapat.
o Image Preview, kolom ini secara otomatis akan tampil preview image sesuai
dengan nama file yang telah di isikan pada kolom image file.
o Status Rapat, untuk permintaan rapat yang baru di kolom ini sudah terisi dengan
status rapatnya ”Konfirmasi”
o Tombol Save, klik tombol ini apabila data permintaan rapat akan disimpan,
kemudian akan muncul message seperti dibawah ini, untuk menyakinkan bahwa
record tersebut benar akan disimpan, klik tombol ”OK”, untuk membatalkan
kegiatan rekam data klik tombol ”Cancel.
Hasil dari perekaman permintaan rapat dapat dilihat pada gambar 4.1.1.4 berikut
ini.
Gambar 4.1.1.4 Detil Permintaan Rapat
Permintaan rapat
Icon “Edit Permintaan Rapat”
Icon “Add Agenda
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 9
Icon “Edit Permintaan Rapat” berfungsi apabila ada updating terhadap data pokok
rapat. Klik icon “Add Agenda” untuk menambahkan agenda rapat yang ada.
Tampilan form untuk menambahkan agenda terlihat seperti gambar 4.1.1.5.
.
Gambar 4.1.1.5 Form Agenda
Isikan pada elemen ”Agenda Rapat” dengan uraian agenda rapat. Klik tombol
”Save” untuk menyimpan data agenda rapat. Hasil perekaman agenda diatas akan
tampak seperti gambar 4.1.1.6 berikut ini.
Gambar 4.1.1.6 Detil Agenda Rapat
Klik icon ”Edit Agenda” untuk updating data Agenda Rapat, untuk menghapus
agenda rapat klik icon “Delete Agenda”, maka akan tampil layar message untuk
meyakinkan bahwa record agenda tersebut akan benar-benar akan dihapus. Akan
tampak layar message seperti berikut ini.
Agenda Rapat
Tombol “Save”
Permintaan Rapat
Detil Agenda Rapat
Icon “Delete Agenda”
Icon “Edit Agenda”
Icon “Edit Permintaan Rapat”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 10
Klik tombol “OK” apabila record tersebut benar akan dihapus, untuk membatalkan
kegiatan delete tersebut klik tombol “Cancel”.
4.1.2 Persiapan Rapat
Menu ini berfungsi untuk memasukkan data agenda, peserta rapat, undangan serta file
bahan rapat bila ada. Kegiatan melengkapi data rapat tersebut dilakukan oleh unit pemohon
permintaan rapat, selanjutnya approvel bahwa persiapan rapat tersebut sudah “OK”
dilakukan oleh executive user dalam hal ini pihak Pushaka. Untuk melakukan kegiatan
Persiapan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan
seperti tampak pada gambar 4.1.2.1.
Gambar 4.1.2.1 Menu Persiapan Rapat
Klik pada sub menu ”Persiapan Rapat” seperti pada gambar 4.1.2.1 tersebut diatas,
maka akan tampak detil Persiapan Rapat gambar 4.1.2.2.
Persiapan Rapat
Rapim Monitoring
Rapat
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 11
Gambar 4.1.2.2 Detil Persiapan Rapat
Klik icon detil untuk melengkapi data agenda, peserta rapat, undangan dan file
bahan rapat. Untuk melengkapi data tersebut tergantung dengan user yang aktif, bila
yang aktif reguler user maka tampilan detil berikutnya seperti tampak pada gambar
4.1.2.3, sedangkan bila user yang aktif adalah executive user maka layar detil
berikutnya yang tampak adalah seperti gambar 4.1.2.4. Klik icon ”Persiapan OK”
apabila data sudah lengkap, dan secara otomatis rapat tersebut masuk ke dalam
kegiatan ”Pelaksanaan Rapat”, sedangkan apabila rapat tersebut ditunda maka klik
pada icon ”Ditunda” maka secara otomatis rapat tersebut masuk ke kegiatan
”Penundaan Rapat”.
Gambar 4.1.2.3 Detil Persiapan Rapat dgn Reguler User
Icon “Detil”
Deskripsi File
Tombol “Browse”
Kelompok Arsip
Subkelompok Arsip
Tombol “Save”
Icon “Persiapan OK”
Icon “Ditunda”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 12
Petunjuk Pengisian :
o Nama File, klik pada tombol ”Browse” untuk memilih nama file yang akan di
upload, isikan pada kolom deskripsi file dengan uraian singkat deskripsi dari
file yang akan diupload.
o Deskripsi, isikan pada kolom ini uraian singkat dari deskripsi nama file yang
akan diupload.
o Kelompok Arsip, pilih pada tombol yang ada sesuai dengan kelompok dari arsip
tersebut.
o Subkelompok Arsip, tombol pilih ini akan aktif apabila kelompok arsip sudah
terisi, pilih subkelompok arsip tersebut.
o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data yang ada, klik tombol
Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman penambahan file bahan rapat.
Gambar 4.1.2.4 Detil Persiapan Rapat dgn Executive User
Petunjuk Pengisian :
o Add Agenda, klik pada icon ”Add Agenda” untuk menambahkan agenda rapat,
tampilan layar seperti pada gambar 4.1.2.5.
o Edit Undangan, klik pada icon ”Edit Undangan” untuk meng-update nomor
surat undangan, tanggal undangan dan lokasi, tampilan layar seperti pada
gambar 4.1.2.6.
Icon “Add Agenda”
Icon “Edit Undangan”
Icon “Add Peserta”
Icon “Add Bahan Rapat”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 13
o Add Peserta, klik pada icon ”Add Peserta” untuk menambahkan siapa saja
peserta rapat yang hadir, beserta unit organisasinya, tampilan layar seperti pada
gambar 4.1.2.7.
o Add Bahan Rapat, klik pada icon ”Add Bahan Rapat” untuk menambahkan file
bahan rapat, deskripsi bahan rapat, kelompok arsip, subkelompok arsip, lokasi
arsip tersebut disimpan dan status file tersebut. Tampilan layar seperti pada
gambar 4.1.2.8.
Gambar 4.1.2.5 Detil Agenda Rapat
Petunjuk Pengisian :
o Agenda Rapat, isikan pada kolom ini dengan agenda rapat.
o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data agenda rapat, untuk
membatalkan kegiatan perekaman agenda rapat klik tombol ”Cancel”.
Gambar 4.1.2.6 Detil Undangan Rapat
Agenda Rapat
Tombol “Save” Tombol “Cancel”
No Undangan
Tgl Undangan
Lokasi Rapat
Tombol “Save” Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 14
Petunjuk Pengisian :
o No Undangan, isikan pada kolom ini dengan nomor undangan.
o Tgl Undangan, isikan pada kolom ini dengan tanggal kapan rapat tsb akan
dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy, atau bisa juga dilakukan dengan klik
pada icon disebelah kanan akan muncul layar kalender.
o Lokasi Rapat, isikan pada kolom ini dengan lokasi dimana rapat tersebut akan
dilaksanakan.
o Tombol Save, klik tombol ”Save” untuk menyimpan data, klik tombol ”Cancel”
untuk membatalkan kegiatan.
Gambar 4.1.2.7 Detil Peserta Rapat
Petunjuk Pengisian :
o Nama Peserta, isikan pada kolom ini dengan nama peserta yang hadir.
o Unit, isikan pada kolom ini dengan unit organisasi dari peserta tersebut.
o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data peserta rapat, klik tombol
”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman data peserta rapat. Form ini
dapat merekam 5 peserta sekaligus dalam satu kali kegiatan perekaman.
Nama Peserta
Unit Organisasi
Tombol “Save” Tombol “Cancel”
Nama File Icon “Browse”
Deskripsi File
Kelompok Arsip
Subkelompok Arsip
Lokasi Arsip
Status File
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 15
Gambar 4.1.2.8 Detil File Bahan Rapat
Petunjuk Pengisian :
o Nama File, untuk pengisian pada kolom ini, klik pada icon ”Browse” kemudian
pilih file yang akan diupload.
o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan uraian deskripsi file.
o Kelompok Arsip, klik pada icon top down yang ada pilih kelompok arsip yang
tersedia.
o Subkelompok Arsip, icon top down pada kolom ini akan aktif apabila kolom
kelompok arsip sudah terisi, pilih sesuai dengan subkelompok arsip.
o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan lokasi arsip dimana arsip tsb
disimpan.
o Status File, pilih pada radio button yg ada apakah file yang diupload tsb bahan
rapat atau hasil rapat.
o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data bahan rapat, klik tombol
”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman bahan rapat.
4.1.3 Pelaksanaan Rapat
Rapat yang sudah diagendakan dan sudah dilaksanakan tentunya menghasilkan
kesimpukan dan tindak lanjut. Executive user sebagai supervisor berhak
mengupdate/menambahkan agenda, peserta rapat, kesimpulan dan tindak lanjut.
Sedangkan member/unit atau yang biasa disebut reguler user yang terkait hanya
dapat menambahkan komentar yang ada. Untuk melakukan kegiatan Pelaksanaan
Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti
tampak pada gambar 4.1.3.1.
Pelaksanaan Rapat
Matrik Monitoring
Rapat
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 16
Gambar 4.1.3.1 Menu Permintaan Rapat
Klik pada sub menu ”Pelaksanaan Rapat” seperti pada gambar 4.1.3.1 tersebut
diatas, maka akan tampak detil Pelaksanaan Rapat seperti gambar 4.1.3.2.
Gambar 4.1.3.2 Detil Pelaksanaan Rapat
Apabila user yang aktif sebagai executive user, maka user tsb berhak untuk mengupdate
data peserta, agenda, kesimpulan, tindak lanjut, file hasil rapat dengan klik pada icon “Edit
Detil” layar berikutnya akan tampak seperti gambar 4.1.3.3, sedangkan bila user yang aktif
sebagai regular user, maka user tersebut tidak berhak untuk update semua kegiatan
tampilan layar untuk regular user tampak seperti gambar 4.1.3.4.
Status jumlah record terakhir
Info jumlah halaman
Info record tsb ada file bahan rapat
Icon “Edit Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 17
Gambar 4.1.3.3 Detil Pelaksanaan Rapat dgn Executive User
Gambar 4.1.3.4 Detil Pelaksanaan Rapat dgn Reguler User
4.1.4 Penundaan Rapat
Di menu Penundaan Rapat ini kegiatan yang dilakukan adalah memanage semua
data Permintaan Rapat yang tidak disetujui sehingga perlu penjadwalan ulang
maupun agenda Permintaan Rapat tersebut dibatalkan. Kegiatan Penundaan Rapat
ini hanya bisa dilakukan oleh executive user. Untuk melakukan kegiatan Penundaan
Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti
tampak pada gambar 4.1.4.1.
Gambar 4.1.4.1 Menu Penundaan Rapat
Klik pada sub menu ”Penundaan Rapat” seperti pada gambar 4.1.4.1 tersebut diatas,
maka akan tampak detil Penundaan Rapat seperti gambar 4.1.4.2.
Rapim Monitoring
Rapat
Penundaan Rapat
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 18
Gambar 4.1.4.2 Detil Penundaan Rapat
Bila ada penambahan agenda klik pada hyperlink “Edit Detil” layar berikutnya akan tampil
seperti gambar 4.1.43.
Gambar 4.1.4.3 Edit Detil Penundaan Rapat
Klik pada icon “Add Agenda” untuk melakukan penambahan agenda, layar berikutnya
tampak seperti gambar 4.1.2.5, lakukan kegiatan pengisian agenda seperti kegiatan
pengisian agenda di Persiapan Rapat.
Bila agenda rapat tersebut akan dijadwal ulang dikarenakan tanggal agenda rapat berubah,
klik pada icon “Jadwal Ulang” di gambar 4.14.2 diatas, maka akan tampil message
konfirmasi seperti dibawah ini untuk meyakinkan apakah rapat tersebut benar akan di
jadwal ulang, klik tombol “OK” maka secara otomatis agenda rapat tersebut tercatat
kembali di persiapan rapat, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan jadwal
ulang tersebut.
Dibatalkan
Jadwal Ulang
Edit Detil
Add Agenda
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 19
Untuk membatalkan agenda rapat tersebut klik pada icon “Dibatalkan” pada gambar 4.14.2
diatas, maka akan tampil message pemberitahuan apakah record tersebut benar akan
dibatalkan seperti gambar dibawah ini, klik tombol “OK” untuk membatalkan agenda rapat
dan secara otomatis agenda rapat tersebut tercatat di kegiatan Pembatalan Rapat, klik
tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut.
4.1.5 Pembatalan Rapat
Di kegiatan Menu Pembatalan Rapat ini adalah memanage semua data Penundaan
Rapat yang telah dibatalkan sehingga memerlukan penjadwalan ulang maupun data
Penundaan Rapat tersebut akan dihapus. Kegiatan Pembatalan Rapat ini hanya bisa
dilakukan oleh executive user. Untuk melakukan kegiatan Pembatalan Rapat, pilih pada
menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar
4.1.5.1.
Gambar 4.1.5.1 Menu Pembatalan Rapat
Klik pada sub menu ”Pembatalan Rapat” seperti pada gambar 4.1.5.1 tersebut
diatas, maka akan tampak detil Pembatalan Rapat seperti gambar 4.1.5.2.
Rapim Monitoring
Rapat
Pembatalan Rapat
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 20
Gambar 4.1.5.2 Detil Pembatalan Rapat
Bila agenda rapat akan di jadwal ulang, klik pada icon “Jadwal Ulang” maka akan
muncul layar konfirmasi apakah agenda rapat tersebut benar akan di jadwal ulang,
klik tombol “OK” maka agenda rapat tersebut akan tercatat di kegiatan Permintaan
Rapat, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.
Apabila agenda rapat tersebut akan dihapus, maka klik pada icon “Delete Jadwal”
di gambar 4.1.5.2 diatas, maka layar berikutnya akan tampil message seperti
dibawah, klik tombol “OK” bila agenda rapat tersebut benar akan dihapus, klik
tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.
4.2 Pelaksanaan Tindak Lanjut
Menu ini berfungsi untuk memonitor semua hasil tindak lanjut, dalam menu ini ada 7 sub
kegiatan dalam menu Pelaksanaan Tindak Lanjut, antara lain : Off-Track, On-Track, Alert,
Selesai, Komentar Tindak Lanjut dan Usulan Perpanjangan Waktu. Klik menu “Rapim
Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut”, tampilan layar seperti pada
gambar 4.2.1 berikut ini.
Delete Jadwal
Jadwal Ulang
Edit Detil
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 21
Gambar 4.2.1 Menu Pelaksanaan Tindak Lanjut
4.2.1 Off-Track
Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang sudah
lewat batas waktu di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna merah.
Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih
“Off Track”, tampilan layar seperti gambar 4.2.1.1.
Gambar 4.2.1.1 Off Track
Klik “Off Track” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status off
track. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak
lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta
merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan
status off track tampak seperti pada gambar 4.2.1.2.
Pelaksanaan Tindak Lanjut
Off Track
Rapim Monitoring
Pelaksanaan Tindak Lanjut
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 22
Gambar 4.2.1.2 Daftar Off Track
Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari
pelaksanaan tindak lanjut, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3.
Gambar 4.2.1.3 Detil Off Track
Untuk menambahkn Agenda baru, klik pada icon “Add Agenda” dan langkah
berikutnya dapat dilihat di modul “Permintaan Rapat”.
Untuk menambahkan kesimpulan rapat klik pada icon “Add Kesimpulan” pada
gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.4.
Status Off Track (warna merah)
Edit Detil
Add Agenda
Add Kesimpulan
Add Tindak Lanjut
Add Peserta
Add File Bahan Rapat
Add File Hasil Rapat
Hyperlink Komentar
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 23
Gambar 4.2.1.4 Form Kesimpulan Rapat
Isikan pada kolom ”Kesimpulan Rapat” dengan uraian dari kesimpulan rapat yang
ada, klik tombol ”Save” untuk menyimpan data kesimpulan rapat tersebut, klik
tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman kesimpulan rapat.
Untuk menambahkan tindak lanjut, klik pada icon “Add Tindak Lanjut” pada
gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.5.
Gambar 4.2.1.5 Form Tindak Lanjut
Petunjuk Pengisian :
o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian dari Tindak Lanjut.
o Batas Akhir, isikan pada kolom ini dengan tanggal batas akhir agenda rapat
tersebut dengan format tanggal dd/mm/yyyy.
o Status Tindakan, kolom ini akan terisi secara otomatis sesuai dengan tanggal
batas akhir yang diisikan.
o Penanggung Jawab, pilih pada tombol top down yang ada dengan Unit Eselon I
sebagai penanggung jawab dari hasil tindak lanjut.
o Pendukung, isikan pada kolom ini dengan uraian Unit Eselon I sebagai
penanggung jawab selanjutnya.
Kesimpulan Rapat
Tombol Save
an g Jawab
Save
Tindak Lanjut
Batas Akhir
Status Tindakan
Penanggung Jawab Pendukung
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 24
o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan isian dari form tindak lanjut
diatas, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman tindak
lanjut.
Untuk menambahkan Komentar, klik pada icon “Hyperlink Komentar ” pada
gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya seperti tampak berikut ini.
Klik pada icon ”Add Komentar” maka akan tampak gambar 4.2.1.6.
Gambar 4.2.1.6 Form Komentar
Isikan komentar ke dalam kolom Komentar, pilih pada radio button di tipe
komentar yang ada, ada 3 tipe komentar yaitu : Komentar tindak lanjut, Usulan
perpanjangan waktu, Penyelesaian tindak lanjut. Apabila dipilih radio button yang
penyelesaian tindak lanjut, maka status tindakan dalam keadaan apapun akan
berubah menjadi selesai. Klik tombol ”Save” untuk menyimpan komentar yang
sudah diisikan, maka akan muncul message berikut ini untuk meyakinkan apakah
kegiatan tersebut diatas benar akan disimpan, klik tombol ”OK” untuk
menyimpannya, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan.
Tipe Komentar
Komentar
Tombol Save
add Komentar
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 25
Untuk menambahkn peserta rapat, klik pada icon “Add Peserta” pada gambar
4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.7.
Gambar 4.2.1.7 Form Peserta Rapat
Petunjuk Pengisian :
o Peserta, isikan pada kolom ini bisa dengan nama peserta yang menghadiri
rapat maupun nama jabatan dari peserta yang hadir tersebut.
o Unit, pilih pada icon top down yang ada dengan nama unit dari peserta yang
hadir.
o Instansi, isikan pada kolom ini dengan uraian nama instansi peserta yang
hadir.
o Status Hadir, pilih radio button yang ada, bila peserta tersebut menghadiri
rapat maka pilih radion button ”Ya” dan begitu sebaliknya.
o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data peserta berikutnya akan
muncul layar message untuk meyakinkan apakan data peserta tersebut benar
akan disimpan, klik tombol ”OK” untuk menyimpannya, klik tombol
”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman data peserta. Dalam form
ini disediakan 3 nama peserta untuk dapat di rekam sekaligus untuk
mempercepat perekaman data peserta.
Peserta
Unit
Instansi
Status Hadir
Tombol Save
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 26
Untuk menambahkan file bahan rapat, klik pada icon “Add Bahan Rapat” pada
gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.8.
Gambar 4.2.1.8 Form File Bahan Rapat
Petunjuk Pengisian :
o Nama File, klik pada icon “Browse” maka akan tampak tampilan windows baru
untuk mencari dimana file bahan rapat tersebut disimpan.
o Deskripsi file, isikan pada kolom ini dengan uraian penjelasan dari nama file
bahan rapat
o Kelompok Arsip, pilih pada bar top down untuk memilih kelompok arsip sesuai
dengan kelompok dari file bahan rapat tersebut.
o Subkelompok Arsip, kolom ini akan aktif bar top downnya apabila kolom
kelompok arsip sudah terisi. Pilih pada subkelompok arsip sesuai dengan
subkelompok arsip dari file bahan rapat.
o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan keterangan dimana file bahan rapat
tersebut akan disimpan.
o Status file, pilih radio button yang ada apakah status bahan rapat tersebut masih
dalam bentuk file bahan rapat atau file hasil rapat.
Nama File
Deskripsi File
Kelompok Arsip
Subkelompok Arsip
Lokasi Arsip
Status File
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 27
o Klik tombol “Save” untuk menyimpan file bahan rapat tersebut, akan muncul
message seperti dibawah ini, klik tombol “OK”, klik tombol “Cancel” untuk
membatalkan kegiatan.
Untuk menambahkan file hasil rapat, klik pada icon “Add Hasil Rapat” pada
gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.9.
Gambar 4.2.1.9 Form File Hasil Rapat
Petunjuk Pengisian :
o Nama File, klik pada icon “Browse” maka akan tampak tampilan windows baru
untuk mencari dimana file bahan rapat tersebut disimpan. Tampilan windows
seperti tampak dibawah ini, pilih file yang akan di upload, kemudian klik
“Open”
Tombol “Opem”
File Upload
Nama File
Icon “Browse”
Deskripsi
Kelompok Arsip
Subkelompok Arsip
Lokasi Arsip
Status File
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 28
o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan uraian penjelasan dari nama file
hasil rapat
o Kelompok Arsip, pilih pada bar top down untuk memilih kelompok arsip sesuai
dengan kelompok dari file hasil rapat tersebut.
o Subkelompok Arsip, kolom ini akan aktif bar top downnya apabila kolom
kelompok arsip sudah terisi. Pilih pada subkelompok arsip sesuai dengan
subkelompok arsip dari file hasil rapat.
o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan keterangan dimana file hasil rapat
tersebut akan disimpan.
o Status file, pilih radio button yang ada apakah status bahan rapat tersebut masih
dalam bentuk file bahan rapat atau file hasil rapat.
o Klik tombol “Save” untuk menyimpan file bahan rapat tersebut, akan muncul
message seperti dibawah ini, klik tombol “OK”, klik tombol “Cancel” untuk
membatalkan kegiatan.
4.2.2 On-Track
Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang selesai
tepat waktu yang sudah ditentukan. Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola
berwarna hijau. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan
Tindak Lanjut” pilih “On Track”, tampilan layar seperti gambar 4.2.2.1.
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 29
Gambar 4.2.2.1 On Track
Klik “On Track” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status on
track. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak
lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta
merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan
status on track tampak seperti pada gambar 4.2.2.2.
Gambar 4.2.2.2 Daftar On Track
Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari
pelaksanaan tindak lanjut dengan status On Track, gambar detilnya adalah seperti
gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda
baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di
menu Off Track.
4.2.3 Alert
Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang
penyelesaiannya dengan batas waktu tinggal 1 minggu lagi. Di layar data tersebut
diberi tanda dengan bola berwarna kuning. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik
Hyperlink “Edit Detil”
Status On Track
On Track
Rapim Monitoring
Pelaksanaan Tindak Lanjut
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 30
sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Alert”, tampilan layar seperti gambar
4.2.3.1.
Gambar 4.2.3.1 Alert
Klik “Alert” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status Alert. Di
menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut,
peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah
status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status alert
tampak seperti pada gambar 4.2.3.2.
Gambar 4.2.3.2 Daftar Alert
Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari
pelaksanaan tindak lanjut dengan status Alert, gambar detilnya adalah seperti
gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda
baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di
menu Off Track.
4.2.4 Selesai
Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang
penyelesaiannya sudah dianggap selesai sesuai batas waktu yang sudah ditentukan.
Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna biru. Klik menu “Rapim
Alert
Pelaksanaan Tindak Lanjut
Rapim Monitoring
Status Alert
Hyperlink “Edit Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 31
Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Selesai”, tampilan
layar seperti gambar 4.2.4.1.
Gambar 4.2.4.1 Selesai
Klik “Selesai” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status Selesai.
Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut,
peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah
status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status alert
tampak seperti pada gambar 4.2.4.2.
Gambar 4.2.4.2 Daftar Selesai
Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari
pelaksanaan tindak lanjut dengan status Selesai, gambar detilnya adalah seperti
gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda
baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di
menu Off Track.
4.2.5 Komentar Tindak Lanjut
Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut baik yang
berstatus Off Track, On Track, Alert maupun Selesai. Klik menu “Rapim
Selesai
Rapim Monitoring
Pelaksanaan Tindak Lanjut
Status Selesai
Hyperlink “Edit Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 32
Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Komentar Tindak
Lanjut”, tampilan layar seperti gambar 4.2.5.1.
Gambar 4.2.5.1 Komentar Tindak Lanjut
Klik “Komentar Tindak Lanjut” untuk melihat statistik pelaksanaan tindak lanjut
dengan status Off Track, On Track, Alert maupun Selesai. Dalam statistik tersebut
juga diinformasikan jumlah tindak lanjut per status tindakan dan per Unit Eselon I,
sehingga memudahkan bagi Unit Eselon I tersebut untuk mengetahui setiap status
tindak lanjutnya. Tampilan daftar komentar tindak lanjut dengan ke empat jenis
status tindakan tampak seperti pada gambar 4.2.5.2
Gambar 4.2.5.2 Statistik Komentar Tindak Lanjut
Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari komentar
tindak lanjut, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan
Komentar Tindak Lanjut
Matrik Monitoring
Pelaksanaan Tindak Lanjut
Hyperlink “Edit Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 33
selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya
dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.
4.2.6 Usulan Perpanjangan Waktu
Menu ini berfungsi untuk mempermudah monitoring terhadap daftar agenda yang
meminta unsulan perpanjangan waktu. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub
menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Usulan Perpanjangan Waktu”, tampilan
layar seperti gambar 4.2.6.1.
Gambar 4.2.6.1 Usulan Perpanjangan Waktu
Klik “Usulan Perpanjangan Waktu”. Akan tampak layar parameter untuk
mempermudah pencarian dengan kriteria yang sudah ditentukan berdasarkan
parameter. Tampilan parameternya seperti pada gambar 4.2.6.2
Gambar 4.2.6.2 Parameter Usulan Perpanjangan Waktu
Dibawah tampilan layar parameter terdapat detil daftar agenda yang mempunyai
usulan perpanjangan waktu.
Usulan Perpanjangan Waktu
Rapim Monitoring
Pelaksanaan Tindak Lanjut
Tindak Lanjut
Penanggung Jawab
Pendukung
Mulai Tgl
Berakhir Tgl Icon “Show”
Detil
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 34
4.3 Pencarian
Menu ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian Agenda
Rapat, Tindak Lanjut maupun pencarian File, klik sub menu “Pencarian” di menu utama
Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.1 berikut ini.
Gambar 4.3.1 Menu Pencarian
4.3.1 Cari Rapat
Menu Cari Rapat ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal
pencarian semua jenis rapat dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang
sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama ”Rapim Monitoring”,
maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.1.1 berikut ini.
Gambar 4.3.1.1 Cari Rapat
Klik ”Cari Rapat”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar
4.3.1.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang
Pencarian
Rapim Monitoring
Cari Rapat
Pencarian
Rapim Monitoring
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 35
diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses
pencarian.
Gambar 4.3.1.2 Form Parameter Cari Rapat
Petunjuk Pengisian :
o Dari Tgl, isikan pada kolom ini dengan tanggal awal pencarian.
o Sampai Tgl, isikan pada kolom ini dengan tanggal akhir pencarian.
o Dari Jam, isikan pada kolom ini dengan waktu awal dari rapat tersebut.
o Sampai Jam, isikan pada kolom ini dengan waktu akhir dari rapat.
o Jenis Rapat, isikan pada kolom ini dengan jenis rapat yang diinginkan dengan
cara meng-klik tombol top down yang ada disebelah kanan.
o Unit, pilih unit yang sesuai dengan yang akan dicari dengan meng-klik tombol
top down yang ada disebelah kanan.
o Status Rapat, isikan pada kolom ini dengan status rapat yang diinginkan.
o Rapat Id, isikan pada kolom ini dengan rapat id, dimana rapat id ini
merupakan identetitas dari rapat tersebut.
o Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan tema rapat yang diinginkan.
o Agenda Rapat, isikan pada kolom ini dengan agenda rapat.
o Kesimpulan Rapat, isikan pada kolom kesimpulan rapat.
o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian tindak lanjut.
o Penanggung Jawab, pilih pada tombol top down yang ada dengan Unit Eselon
I sebagai unit penanggungjawab.
o Pendukung, isikan pada kolom ini dengan nama Unit Eselon I yang
bertanggung jawab terhadap agenda rapat tersebut selain penanggungjawab
yang utama.
Dari Tgl
Sampai Tgl
Dari Jam
Sampai Jam
Jenis RapatUnit
Status Rapat
Tema Rapat
Agenda Rapat
Icon “Show”
Kesimpulan Rapat
Tindak Lanjut
Penanggung Jawab
Pendukung
Status Tindakan
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 36
o Status Tindakan, isikan pada kolom ini dengan status tindakan.
o Icon Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan
muncul message seperti dibawah ini.
Klik tombol “OK”, maka hasil pencarian dari kegiatan diatas, akan tampak seperti
pada gambar 4.3.1.3, untuk membatalkan kegiatan pencarian tekan tombol
”Cancel”.
Gambar 4.3.1.3 Hasil Cari Rapat
Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari rapat
hasil pada form pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan
kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain
sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.
4.3.2 Cari Tindak Lanjut
Menu Tindak Lanjut ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam
hal pencarian rapat yang sudah ditindak lanjut dengan kriteria tertentu sesuai
dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama
”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.2.1 berikut ini.
Hyperlink “Edit Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 37
Gambar 4.3.2.1 Cari Tindak Lanjut
Klik ”Cari Tindak Lanjut”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada
gambar 4.3.2.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria
yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses
pencarian.
Gambar 4.3.2.2 Form Parameter Cari Tindak Lanjut
Petunjuk Pengisian :
o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian tindak lanjut.
o Penanggung Jawab, klik pada tombol pilihan yang ada Unit Eselon I sebagai
penanggung jawab tindak lanjut tersebut.
o Pendukung, yang bertanggung jawab terhadap agenda rapat tersebut selain
penanggungjawab yang utama.
o Status Tindakan, klik pada tombol pilihan yang ada apakah status tindakan
tersebut off track, on track, alert maupun selesai.
Cari Tindak Lanjut
Pencarian
Rapim Monitoring
Tindak Lanjut
Penanggung Jawab
Pendukung
Status Tindakan
Mulai Tgl
Berakhir Tgl
Icon “Show”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 38
o Mulai Tgl, isikan pada kolom yang ada dengan tanggal mulai tindak lanjut
yang akan dicari dengan format dd/mm/yyyy.
o Berakhir Tgl, isikan pada kolom yang ada dengan tanggal terakhir tindak
lanjut yang akan dicari dengan format dd/mm/yyyy.
o Icon “Show”, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka
akan muncul message seperti dibawah ini.
Klik tombol “OK”, maka hasil pencarian dari kegiatan diatas, akan tampak seperti
pada gambar 4.3.2.3, untuk membatalkan kegiatan pencarian tekan tombol
”Cancel”.
Gambar 4.3.2.3 Hasil Cari Tindak Lanjut
Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari tindak
lanjut hasil pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan
selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya
dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.
Hyperlink “Edit Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 39
4.3.3 Cari File
Menu Cari File ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal
pencarian file bahan rapat maupun file hasil rapat dengan kriteria tertentu sesuai
dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama
”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.2.1 berikut ini.
Gambar 4.3.3.1 Cari File
Klik ”Cari File”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar
4.3.3.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria pencarian
file yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses
pencarian.
Gambar 4.3.3.2 Form Parameter Cari File
Petunjuk Pengisian :
o Nama File, isikan pada kolom ini dengan nama file dari file dokumen yang akan
dicari.
Cari File
Pencarian
Rapim Monitoring
Nama File
Deskripsi File
Kelompok Arsip
Subkelompok Arsip
Lokasi Arsip
Jenis File Status File
Tombol “Show”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 40
o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan deskripsi file.
o Kelompok Arsip, klik tombol top down yang ada, pilih kelompok arsip sesuai
dokumen yang akan dicari.
o SubKelompok Arsip, kolom ini akan aktif bila kolom kelompok arsip sudah
terisi, pilih subkelompok arsip yang ada.
o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan lokasi arsip.
o Jenis File, pilih pada kolom ini dengan jenis file yang akan dicari apakah dalam
bentuk audio video, dokumen maupun gambar.
o Status File, pilih salah satu radio button yang ada, apakah file tersebut file bahan
rapat atau file hasil rapat.
o Tombol Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan
muncul message seperti dibawah ini.
Klik tombol “OK”, maka hasil pencarian dari kegiatan diatas, akan tampak seperti
pada gambar 4.3.3.3, untuk membatalkan kegiatan pencarian tekan tombol
”Cancel”.
Gambar 4.3.3.3 Hasil Cari File
Hasil pencarian file akan tampak seperti daftar tersebut diatas, klik pada hyperlink
“Nama File” maka layar akan menampilkan detil dari file hasil pencarian. Gambar
detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti
Nama File
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 41
penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan
melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.
4.4 Statistik
Menu ini berfungsi untuk memudahkan bagi semua level user dalam hal memonitor
statistik rapat berdasarkan kelompok data dan gambar statistik tersebut dapat berbentuk 3
macam pilihan sesuai keinginan yaitu dalam bentuk pie, line maupun bar, klik sub menu
“Statistik” di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar
4.4.1 berikut ini.
Gambar 4.4.1 Menu Statistik
4.4.1 Statistik Rapat
Menu Statistik Rapat ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan
executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat
berdasarkan Jenis Rapat, Status Rapat, maupun Inisiator. Klik sub menu ”Statistik”
di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar
4.4.1.1 berikut ini.
Gambar 4.4.1.1 Statistik Rapat
Rapim Monitoring
Statistik
Statistik
Rapim Monitoring
Statistik Rapat
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 42
Klik ”Statistik Rapat” seperti gambar 4.4.1.1. diatas, maka akan muncul layar
parameter beserta hasil statistik dalam bentuk bar seperti tampak pada gambar
4.4.1.2 berikut ini.
Gambar 4.4.1.2 Hasil Statistik Rapat
Untuk merubah tampilan statistik diatas dalam bentuk chart yang lain pilih pada
kolom type chart sedangkan untuk melihat perubahan statistik rapatnya, isikan
parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit
pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Adapun parameter yang
disediakan antara lain : Mulai sampai dengan Bulan Rapat yang diinginkan dan
kelompok data yang terdiri dari jenis rapat, status rapat dan inisiator. Klik tombol
“Show” untuk meng-execute parameter diatas, dan hasilnya tampak seperti gambar
4.4.1.3.
Gambar 4.4.1.3 Daftar Statistik Rapat
Klik pada hyperlink “Edit Data” maka layar akan menampilkan detil rapat.. Gambar
detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti
penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan
melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.
Tombol “Show”
Statistik dalam bentuk Bar
Mulai Bulan
Sampai Bulan
Tahun
Kelompok Data
Type Chart
Hyperlink “Edit Data”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 43
4.4.2 Statistik Tindak Lanjut 1
Menu Statistik Rapat 1 ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan
executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat
berdasarkan Penanggung Jawab, Status Tindakan dan Jenis Rapat. Klik sub menu
”Statistik” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada
gambar 4.4.2.1 berikut ini.
Gambar 4.4.2.1 Statistik Tindak Lanjut 1
Klik ”Statistik Tindak Lanjut 1” seperti gambar 4.4.2.1. diatas, maka akan muncul
layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk pie seperti tampak pada gambar
4.4.2.2 berikut ini.
Gambar 4.4.2.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 1
Untuk merubah tampilan statistik diatas dalam bentuk chart yang lain pilih pada
kolom type chart pada parameter sedangkan untuk melihat perubahan statistik
rapatnya, isikan parameter yang ada dan sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan
untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Adapun
parameter yang disediakan antara lain : Mulai sampai dengan Bulan Rapat yang
diinginkan dan kelompok data yang terdiri dari Penanggung Jawab, Status tindakan
serta Jenis Rapat. Klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter diatas.
Statistik Tindak Lanjut 1
Statistik
Rapim Monitoring
Statistik dalam bentuk Pie
Tombol “Show”
Parameter
“Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 44
Jumlah tindak lanjut setiap Unit Eselon I tergambar dalam diagram pie diatas, klik pada
hyperlink ”Detil” maka akan muncul daftar dari Statistik Tindak Lanjut Unit Eselon I
tersebut seperti tampak pada gambar 4.4.2.3.
Gambar 4.4.2.3 Daftar Statistik Tindak Lanjut 1
Klik pada hyperlink “Edit Data” maka layar akan menampilkan detil rapat.. Gambar
detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti
penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan
melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.
4.4.3 Statistik Tindak Lanjut 2
Menu Statistik Rapat 1 ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan
executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat
berdasarkan periode bulan dan tahun saja. Klik sub menu ”Statistik” di menu utama
”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.3.1 berikut ini.
Gambar 4.4.3.1 Statistik Tindak Lanjut 2
Klik ”Statistik Tindak Lanjut 2” seperti gambar 4.4.3.1. diatas, maka akan muncul
layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk line seperti tampak pada gambar
4.4.3.2 berikut ini.
Statistik Tindak Lanjut 2
Statistik
Rapim Monitoring
“Edit Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 45
Gambar 4.4.3.2 Hasil Statitik Tindak Lanjut 2
Isikan pada parameter dengan periode bulan dan tahun rapat yang diinginkan.
Adapun parameter yang disediakan antara lain : periode bulan awal sampai dengan
bulan akhir rapat dan tahun rapat yang diinginkan Klik tombol “Show” untuk
meng-execute parameter diatas. Klik ”Detil” di diagram line maupun di daftar
statistiknya maka akan tampil rekapitulasi statistik tindak lanjut dengan status
selesai dan belum selesai dalam bulan dan tahun yang sama seperti pada gambar
4.4.3.3.
Gambar 4.4.3.3 Statistik Tindak Lanjut selesai dan belum selesai
Klik pada icon ”Edit Detil” untuk mengetahui daftar rincian status tindak lanjut
baik yang selesai maupun belum selesai per bulan dan tahun yang sama per Unit
Eselon I. Tampilan daftar seperti gambar 4.4.3.4 berikut ini
“Detil”
“Detil”
Parameter
Tombol “Show”
Status “Belum Selesai”
“Edit Detil”
Status Selesai
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 46
Gambar 4.4.3.4 Statistik Tindak Lanjut per Unit Eselon I
4.5 Pending Matters
Menu ini berfungsi untuk memantau semua jenis rapat dengan status tindak lanjutnya
hanya Off Track saja dan secara periodik rapat tsb akan ditinjau ulang dan ditindaklanjuti.
Klik sub menu “Pending Matters” di menu utama Rapim Monitoring, tampilan layar seperti
gambar 4.5.1.
Gambar 4.5.1 Pending Matters
Setelah klik menu “Pending Matters” layar berikutnya akan tampil seperti pada
gambar 4.5.2, default parameter yang ada adalah range tanggal mulai pelaksanaan
rapat sampai dengan tanggal berakhir pelaksanaan rapat, apabila akan
mempersempit pencarian dengan kriteria tertentu, dalam parameter disediakan
selain elemen tanggal adalah Tindak Lanjut, Penanggung Jawab dan Pendukung,
klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter tersebut.
Pending Matters
Unit Eselon I
Rapim Monitoring
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 47
Gambar 4.5.2 Parameter Pending Matters
Klik pada icon “Edit Detil” pada gambar 4.5.2 untuk melihat detil dari record
pending matters tersebut. Tampilan layar seperti gambar 4.5.3, adapun kegiatan
yang bisa dilakukan terhapat data pending matters adalah hanya penambahan
”Komentar”saja.
Gambar 4.5.3 Detil Pending Matters
Icon “Edit Detil”
Tombol “Show”
Parameter
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 48
5 Kalender Kegiatan
5.1 Kegiatan
Menu kalender kegiatan ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor kegiatan Menteri
Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen Keuangan. Yang
tercatat dalam kalender kegiatan ini semua kegiatan Non Rapim sejak mulai permintaan
sampai dengan tindak lanjut. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, tampilan menu
akan tampak seperti gambar 5.1.1. Informasi yang ada dalam menu utama ini antara lain :
Kalender Kegiatan bulan dan tahun terakhir (current date system). Untuk melihat kalender
tahun yang lain, pilih pada icon ”Tahun” yang ada kemudian klik tombol ”Show”.
Gambar 5.1.1 Kalender Kegiatan
5.1.1 Permintaan Kegiatan
Menu Permintaan Kegiatan ini berfungsi untuk mencatat bila ada kegiatan non
rapim yang baru. Permintaan kegiatan baru ini akan tercatat sesuai dengan user
yang aktif. Untuk menambahkan record kegiatan baru, pilih ”Permintaan Kegiatan”
dari sub menu ”Kegiatan” seperti tampak pada gambar 5.1.1.1 berikut ini
Gambar 5.1.1.1 Permintaan Kegiatan
Kalender Kegiatan
Permintaan Kegiatan
Tahun
Show
Kalender bulan current
Kegiatan
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 49
Klik “Permintaan Kegiatan” maka akan tampil layar gambar 5.1.1.2. Pada tampilan
gambar tersebut terdapat icon ”Add Kegiatan” beserta parameter Bulan dan Tahun
Kegiatan. Parameter tersebut berfungsi untuk merubah tampilan pada dashboard
dengan status kegiatan berdasarkan parameter yang diinginkan.
Gambar 5.1.1.2 Add Kegiatan
Klik tombol “Show” apabila ada perubahan pada parameter, maka akan tampil layar
berikutnya seperti berikut ini, klik tombol “OK” untuk melanjutkan kegiatan, klik
tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.
Untuk menambahkan kegiatan baru, klik pada icon “Add Kegiatan” pada gambar
5.1.1.2 diatas, maka akan muncul gambar 5.1.1.3.
Gambar 5.1.1.3 Form Add Kegiatan
Icon “Add Kegiatan”
Bulan Kegiatan
Tahun Kegiatan
Tombol “Show”
Agenda Acara
SMS agenda acara
Contact Person
Tgl Kegiatan Jam Mulai Jam Selesai
Tempat
Status Informasi
Keterangan Tombol “Save”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 50
Petunjuk Pengisian :
o Agenda Acara, isikan kolom ini dengan agenda acara dari kegiatan tersebut.
o Sms Agenda Acara, isikan dengan kolom ini dengan uraian singkat untuk dapat
dikirimkan via sms.
o Contact Person, isikan dengan nama yang diberi tanggung jawab terhadap
kegiatan tersebut.
o Tgl Kegiatan, isikan kolom ini dengan kapan tanggal kegiatan itu
diselenggarakan dengan cara mengisi pada kolom tersebut atau dengan cara klik
pada icon kalender yang ada.
o Jam Mulai, isikan pada kolom ini dengan waktu kapan kegiatan dimulai.
o Jam Selesai, isikan pada kolom ini dengan waktu kapan kegiatan tersebut
selesai.
o Tempat, isikan pada kolom ini dengan lokasi tempat kegiatan tersebut
terselenggara.
o Status Informasi, pilih pada radio button yang ada kegiatan tersebut bersifat
pribadi atau dinas.
o Status Kegiatan, kolom ini sudah terisi otomatis dengan status kegiatan
”Konfirmasi”.
o Jenis Kegiatan, kolom ini sudah terisi otomatis dengan jenis kegiatan “Non
Rapim”.
o Keterangan, isikan kolom ini dengan keterangan dari kegiatan tersebut.
Untuk menyimpan record kegiatan itu klik pada tombol ”Save” yang ada, maka
muncul message seperti dibawah ini, klik ”OK” untuk melanjutkan kegiatan, klik
tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut.
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 51
Gambar 5.1.1.4 Daftar Permintaan Kegiatan
Bila Permintaan Kegiatan tersebut akan ditunda, maka klik pada icon “Ditunda”,
maka selanjutnya permintaan kegiatan tersebut masuk kedalam menu “Penundaan
Kegiatan” dan tidak terdaftar di dalam menu ”Permintaan Kegiatan”, berikutnya
untuk memastikan permintaan kegiatan tersebut akan ditunda muncul message
seperti dibawah ini, klik tombol ”OK” untuk melanjutkan kegiatan, klik tombol
”Cancel” untuk membatalkan kegiatan penundaan.
Bila Permintaan Kegiatan tersebut disetujui, klik pada icon “Disetujui”, akan
muncul message berikut ini, klik ”OK” untuk melanjutkan kegiatan, berikutnya
permintaan kegiatan tersebut masuk kedalam menu “Persiapan Kegiatan”, klik
“Cancel” untuk membatalkan kegiatan persetujuan tersebut.
5.1.2 Persiapan Kegiatan
Semua permintaan kegiatan yang sudah disetujui maka akan tampil di menu
”Persiapan Kegiatan”. Di menu utama dashboard klik menu utama ”Kalender
Kegiatan”, kemudian klik sub menu ”Kegiatan” selanjutnya pilih menu
”Persiapan Kegiatan” seperti gambar 5.1.2.1 seperti dibawah ini.
Icon “Disetujui”
Icon “Ditunda”
Icon “Edit Kegiatan”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 52
Gambar 5.1.2.1 Menu Persiapan Kegiatan
Klik menu “Persiapan Kegiatan” pada gambar 5.1.2.1 diatas, maka akan tampak
gambar 5.1.2.2 berikut ini. Informasi yang ada dalam gambar tersebut antara lain,
informasi jumlah persiapan kegiatan dalam tanggal dan bulan current. Bila
menginginkan informasi kegiatan dalam bulan yang lain, pilih bulan pada
“Parameter Bulan” kemudian klik tombol “Show”.
Gambar 5.1.2.2 Persiapan Kegiatan
Gambar 5.1.2.3 Daftar Persiapan Kegiatan
Persiapan Kegiatan
Kegiatan
Icon “Persiapan OK”
Icon “Ditunda”
Icon “Edit Detil”
Parameter Bulan
Dalam tgl tersebut ada 2 Persiapan Kegiatan
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 53
Tidak semua data Persiapan Kegiatan akan dilaksanakan. Persiapan Kegiatan
tersebut dapat juga ditunda. Dalam gambar 5.1.2.3 terdapat Icon show ”Edit Detil”
yang berfungsi apabila kegiatan tersebut perlu dilengkapi. Icon show ”Ditunda”
dimana icon ini berfungsi apabila kegiatan tersebut akan ditunda dalam pelaksanaan
sehingga data kegiatan tersebut berpindah di ”Penundaan Kegiatan”. Klik pada icon
”Ditunda” maka akan muncul layar message berikut ini. Klik tombol ”OK” untuk
meyakinkan kegiatan tersebut benar akan ditunda, klik tombol ”Cancel” bila ingin
membatalkan kegiatan.
Bila Persiapan Kegiatan tersebut sudah dianggap lengkap dan dapat dilaksanakan,
maka klik icon “Persiapan OK” pada gambar 5.1.2.3 diatas, maka layar berikutnya
akan tampil message seperti berikut ini. Klik tombol “OK” untuk melanjutkan
kegiatan, dan kegiatan tersebut otomatis akan tercatat kedalam “Pelaksanaan
Kegiatan”. Klik tombol “Cancel” bila akan membatalkan kegiatan tersebut.
5.1.3 Pelaksanaan Kegiatan
Menu pelaksanaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang
sudah dilaksanakan. Di dashboard pilih menu utama ”Kalender Kegiatan”
kemudian pilih menu ”Kegiatan” dan selanjutnya pilih sub menu ”Pelaksanaan
Kegiatan” maka akan tampil layar seperti gambar 5.1.3.1 berikut ini.
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 54
Gambar 5.1.3.1 Menu Pelaksaan Kegiatan
Klik menu “Pelaksanaan Kegiatan” pada gambar 5.1.3.1 diatas, maka akan tampak
gambar 5.1.3.2 berikut ini. Informasi yang ada dalam gambar tersebut antara lain,
informasi jumlah pelaksanaan kegiatan dalam tanggal dan bulan current. Bila
menginginkan informasi kegiatan dalam bulan yang lain, pilih bulan pada
“Parameter Bulan” kemudian klik tombol “Show”.
Gambar 5.1.3.2 Pelaksanaan Kegiatan
Double Klik pada tanggal yang terdapat Pelaksanaan Kegiataannya seperti pada
gambar 5.1.3.2 diatas, maka layar berikutnya akan tampil seperti gambar 5.1.3.3
berikut ini.
Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan
Parameter Bulan
Tombol “Show”
Dalam tgl tersebut terdapat 1 Pelaksanaan Kegiatan
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 55
Gambar 5.1.3.3 Daftar Pelaksanaan Rapat
Pada tampilan gambar diatas akan menampilkan hanya pelaksanaan kegiatan sesuai
dengan pilihan tanggal yang dipilih, bila akan mencari pelaksaan kegiatan pada
tanggal yang lain, isikan pada parameter tanggal kegiatan dengan tanggal yang
diinginkan kemudian klik tombol “Show”.
Tombol “Show”
Parameter Tanggal Kegiatan
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 56
5.1.4 Penundaan Kegiatan
Menu penundaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang
ditunda. Kegiatan tersebut dapat dijadwal ulang maupun dibatalkan. Di dashboard
pilih menu utama ”Kalender Kegiatan” kemudian pilih menu ”Kegiatan” dan
selanjutnya pilih sub menu ”Penundaan Kegiatan” maka akan tampil layar seperti
gambar 5.1.4.1 berikut ini.
Gambar 5.1.4.1 Menu Penundaan Kegiatan
Double Klik pada tanggal yang terdapat Penundaan Kegiataannya seperti pada
gambar 5.1.4.2, maka layar berikutnya akan tampil seperti gambar 5.1.4.3.
Gambar 5.1.4.2 Penundaan Kegiatan
Penundaan Kegiatan Kegiatan
Parameter Bulan
Tombol “Show”
Dalam tanggal tsb terdapat 1 Penundaan Kegiatan
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 57
Gambar 5.1.4.3 Daftar Penundaan Kegiatan
Apabila Penundaan Kegiatan tersebut akan dijadwal ulang, maka klik pada icon
“Jadwal Ulang”, maka akan tampak message berikut ini. Klik tombol “OK” untuk
meyakinkan bahwa penundaan kegiatan itu benar akan di jadwal ulang dan secara
otomatis data tersebut tercatat di “Permintaan Kegiatan” kembali. Klik tombol
“Cancel” untuk membatalkan kegiatan.
Apabila Penundaan Kegiatan tersebut akan dibatalkan, maka klik pada icon
”Dibatalkan”, maka akan tampak message berikut ini. Klik tombol ”OK” untuk
meyakinkan bahwa penundaan kegiatan itu benar akan dibatalkan maka secara
otomatis data tersebut tercatat di ”Pembatalan Kegiatan”. Klik tombol ”Cancel”
untuk membatalkan kegiatan.
5.1.5 Pembatalan Kegiatan
Menu pembatalan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang
dibatalkan. Dalam menu pembatalan kegiatan ini dimungkinkan kegiatan yang telah
dibatalkan untuk dijadwal ulang maupun kegiatan tsb dihapus. Klik ”Pembatalan
Icon “Jadwal Ulang”
Icon “Dibatalkan”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 58
Kegiatan” pada menu utama kegiatan kalender seperti tampak pada gambar 5.1.5.1
berikut ini.
Gambar 5.1.5.1 Menu Pembatalan Kegiatan
Klik menu “Pembatalan Kegiatan” pada gambar 5.1.5.1, layar berikutnya tampak
seperti gambar 5.1.5.2 yang menampilkan informasi detil daftar Pembatalan
Kegiatan.
Gambar 5.1.5.2 Daftar Pembatalan Kegiatan
Isikan pada “Parameter Tanggal Kegiatan” untuk menampilkan detil pembatalan
kegiatan yang sesuai dengan tanggal parameter. Icon “Show Detil” pada gambar di
atas berfungsi untuk melihat dan mengupdate dari detil Pembatalan Kegiatan. Icon
“Hapus Kegiatan” berfungsi bila detil pembatalan kegiatan tersebut akan dihapus
dari database, klik icon ini maka layar berikutnya muncul message sebagai berikut.
Klik tombol “OK” untuk meyakinkan detil tersebut benar akan dihapus, sebaliknya
klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.
Pembatalan Kegiatan
Kegiatan
Parameter Tanggal Kegiatan
Tombol “Show”
Icon “Jadwal Ulang
Icon “Hapus Kegiatan”
Icon “Show Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 59
Klik icon “Jadwal Ulang” bila detil pembatalan kegiatan tsb akan dijadwal ulang,
layar berikutnya seperti berikut ini, klik tombol “OK” maka detil pembatalan
kegiatan tersebut akan tercatat kembali di Permintaan Kegiatan, dan klik tombol
“Cancel” untuk membatalkan kegiatan.
5.2 Kalender
Menu kalender ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor kegiatan baik Menteri
Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya. Kalender kegiatan ini dapat diakses sesuai
dengan login yang aktif, sehingga tampilan dari kalender kegiatan tersebut sesuai dengan
user yang login kecuali kegiatan Menteri Keuangan menjadi tanggung jawab Pushaka. Pilih
di menu utama ”Kalender Kegiatan”, tampilan menu akan tampak seperti gambar 5.2.1.
Informasi yang ada dalam menu utama ini antara lain : Kalender Harian, Kalender Bulanan
dan Kalender Tahunan. Untuk melihat kalender tahun yang lain, pilih pada parameter
”Tahun” yang ada kemudian klik tombol ”Show”.
Gambar 5.2.1 Menu Kalender
Kalender
Parameter “Tahun”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 60
5.2.1 Kalender Harian
Menu ini berfungsi untuk memudahkan executive user untuk mengetahui kegiatan
harian Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya sesuai dengan user login
masing-masing. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, pilih menu ”Kegiatan”,
kemudian pilih sub menu ”Kalender Harian” maka tampilan menu akan tampak
seperti gambar 5.2.1.1 berikut ini.
Gambar 5.2.1.1 Kalender Harian
Untuk menampilkan detil dari kegiatan kalender harian tersebut, klik pada sub
menu ”Kalender Harian”, maka tampilan layar berikutnya seperti gambar 5.2.1.2.
Gambar 5.2.1.2 Detil Kalender Harian
Untuk mencari tanggal kegiatan yang lain isikan pada parameter tanggal seperti
gambar 5.2.1.2 diatas, atau dengan cara klik pada icon ”Kalender”, maka layar
berikutnya akan tampil message seperti berikut ini, klik tombol ”OK” untuk
malanjutkan proses berikutnya.
Kalender Harian
Kalender
Parameter Tanggal
Icon Kalender
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 61
5.2.2 Kalender Bulanan
Menu ini berfungsi untuk memudahkan executive user untuk mengetahui kegiatan
harian Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya dalam 1 bulan sesuai
dengan user login masing-masing. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, pilih
menu ”Kegiatan”, kemudian pilih sub menu ”Kalender Harian” maka tampilan
menu akan tampak seperti gambar 5.2.2.1 berikut ini.
Gambar 5.2.2.1 Menu Kalender Bulanan
Klik menu “Kalender Bulanan”, maka akan tampak layar seperti gambar 5.2.2.2
berikut ini yang menampilkan daftar kegiatan dalam bulan yang bersangkutan.
Gambar 5.2.2.2 Kalender Bulanan
Untuk mencari kegiatan dalam bulan yang lain, isikan pada kolom ”Parameter
Bulan” kemudian klik tombol ”Show”, selanjutnya akan tampil layar berikut ini,
Kalender Bulanan
Kegiatan
Parameter Bulan
Tombol “Show”
Dalam tanggal tsb terdapat Kegiatan
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 62
untuk melanjutkan kegiatan klik tombol ”OK”, untuk membatalkan kegiatan klik
tombol ”Cancel.
Apabila akan melihat lebih detil dari kegiatan yang ada, double klik pada tanggal
yang diinginkan maka akan tampak detil kegiatan seperti gambar 5.2.2.3 berikut ini.
Adapun informasi dalam tampilan tersebut antara lain, waktu (jam) dari
pelaksanaan kegiatan, Agenda acara, tempat (lokasi) dari kegiatan tersebut, PIC
(penanggung jawab) dari kegiatan tersebut dan status kegiatan.
Gambar 5.2.2.3 Daftar Kalender Bulanan
5.2.3 Kalender Tahunan
Menu ini berfungsi untuk memudahkan executive user untuk mengetahui
rekapitulasi kegiatan harian Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya dalam
1 tahun sesuai dengan user login masing-masing. Pilih di menu utama ”Kalender
Kegiatan”, pilih menu ”Kegiatan”, kemudian pilih sub menu ”Kalender Harian”
maka tampilan menu akan tampak seperti gambar 5.2.3.1 berikut ini.
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 63
Gambar 5.2.3.1 Menu Kalender Tahunan
Klik pada sub menu ”Kalender Tahunan” maka akan tampak layar rekapitulasi
kegiatan dalam 1 tahun seperti tampak pada gambar 5.2.3.1.
Gambar 5.2.3.2 Kalender Tahunan
Kalender Tahunan
Kegiatan
Tahun Kegiatan Bulan Kegiatan
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 64
5.3 Statistik Kegiatan
Menu statistik kegiatan ini berfungsi untuk mengetahui statistik kegiatan berdasarkan
parameter yang telah disediakan. Tampilan statistik dapat dipilih bentuknya dapat berupa
pie, bar maupun line. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, tampilan menu akan
tampak seperti gambar 5.3.1.
Gambar 5.3.1 Menu Statistik Kegiatan
Klik di menu “Statistik Kegiatan” pada gambar 5.3.1 diatas tampilan layar
berikutnya seperti tampak pada gambar 5.3.2 berikut ini.
Gambar 5.3.2 Statistik kegiatan
Dengan mengisikan parameter yang ada diatas, maka tampilan statistik kegiatan
diatas akan sesuai dengan parameter yang telah diisikan, adapun kolom dari
parameter yang ada adalah sbb : mulai bulan, sampai bulan, tahun, kelompok data
yang terdiri dari contact person, status kegiatan, jenis kegiatan, status informasi,
periode kegiatan serta type chart yang terdiri dari bentuk Pie, Bar maupun Line.
Statistik Kegiatan
Parameter
Statistik Kegiatan dalam bentuk Bar
Tombol “Show”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 65
6 SMS Gateway
Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang masuk maupun yang keluar, disamping itu
dapat juga untuk mengirimkan sms ke satu nomor tujuan tertentu maupun dapat juga ke
beberapa nomor sekaligus. Adapun nomor yang dituju harus sudah didaftarkan terlebih
dahulu melalui menu ”Referensi” dengan sub menu ”Unit” dimana menu tersebut adanya
di menu BackOffice dengan user akses sebagai executive user.
Klik menu ”SMS Gateway” di Menu Utama Dashboard SMS Gateway maka akan tampak
seperti tampak pada gambar 6.1.
Gambar 6.1 Menu Dashboard SMS Gateway
6.1 SMS Masuk
Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang masuk / diterima saja. klik menu
”SMS Masuk”, tampilan layar adalah seperti gambar 6.1.1 dibawah ini.
Gambar 6.1.1 Menu SMS Masuk
Klik pada icon “SMS Masuk” maka akan tampak detil dari semua sms yang masuk
seperti tampak pada gambar 6.1.2 berikut ini.
Sms Gateway
SMS Masuk
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 66
Informasi yang ada di detil SMS Masuk ini antara lain : isi dari sms (message), tipe
sms, nomor pengirim sms (sender), nama pengirim (member name), dan tanggal
kapan sms tersebut dikirim (Date Time).
Gambar 6.1.2 Detil SMS Gateway
6.2 SMS Keluar
Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang keluar saja baik yang berasal dari
kegiatan single sms melalui menu ”Send SMS” maupun pengiriman sms melalui
menu ”Broadcast SMS”, tampilan layar adalah seperti gambar 6.2.1 dibawah ini.
Gambar 6.2.1 Menu SMS Keluar
Klik pada icon “SMS Keluar” maka akan tampak detil dari semua sms yang keluar
seperti tampak pada gambar 6.2.2 berikut ini.
Message
Tipe SMS
Sender
Member Name
Date Time
SMS Keluar
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 67
Gambar 6.2.2 Detil SMS Keluar
Informasi yang ada di detil SMS Keluar ini antara lain : isi dari sms (message), tipe
sms, nomor penerima sms (recipient), nama penerima (member name) bila sudah
terdaftar, dan tanggal kapan sms tersebut diterima (Date Time).
6.3 Kirim SMS
Menu ini berfungsi untuk mengirimkan SMS ke satu nomor saja dengan syarat
nomor yang dituju tersebut sudah terdaftar, tampilan layar adalah seperti gambar
6.3.1 dibawah ini.
Gambar 6.3.1 Menu Kirim SMS
Klik pada icon “Kirim SMS” maka akan tampak detil dari semua sms yang dikirim
seperti tampak pada gambar 6.3.2 berikut ini.
Kirim SMS
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 68
Gambar 6.3.2 Detil Kirim SMS
Informasi yang ada di detil Kirim SMS ini antara lain : isi dari sms (message), tipe
sms, nomor penerima sms (recipient), dan tanggal kapan sms tersebut dikirim (Date
Time). Untuk mengirim sms klik icon ”Add New Record” maka layar sms seperti
gambar 6.3.3 berikut ini.
Gambar 6.3.3 Form Kirim SMS
Petunjuk Pengisian :
o Recipient Msisdn, isikan pada kolom recipient ini dengan nomor telepon yang
akan menerima sms.
o Message, isikan pada kolom ini dengan isi dari sms yang akan dikirimkan.
o Tombol Save, untuk menyimpan sms tersebut sekaligus mengirimkan sms, klik
tombol “Cancel” utnuk membatalkan kegiatan Kirim SMS.
6.4 Broadcast SMS
Menu ini berfungsi untuk mengirimkan SMS ke satu nomor saja maupun langsung
ke beberapa nomor yang dituju dengan syarat nomor yang dituju tersebut sudah
terdaftar, tampilan layar adalah seperti gambar 6.4.1 dibawah ini.
Add New Record
Recipient Msisdn
Message
Tombol “Save”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 69
Gambar 6.4.1 Menu Broadcast SMS
Klik pada icon “Broadcast SMS” maka akan tampak detil dari semua sms yang
dikirim seperti tampak pada gambar 6.4.2 berikut ini.
Gambar 6.4.2 Detil Broadcast SMS
Informasi yang ada di detil Broadcast SMS ini antara lain : isi dari sms (message),
tipe sms, nomor penerima sms (recipient) nomor penerima ini bisa lebih dari satu
nomor, status sms bila berisi ”N” itu berarti sms tersebut belum terkirim ke nomor
yang dituju sedangkan bila status sms ”Y” artinya sms tersebut sudah terkirim, dan
tanggal kapan sms tersebut dikirim (modified date). Untuk mengirim sms klik icon
”Add New Record” maka layar sms seperti gambar 6.4.3 berikut ini.
Broadcast SMS
Edit Detil
Delete
Add New Record
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 70
Gambar 6.4.3 Form Broadcast SMS
Petunjuk Pengisian :
o Recipient, isikan pada kolom recipient ini dengan nomor telepon yang akan
menerima sms. Pilih / select nomor yang akan menerima sms.
o Message, isikan kolom ini isi dari sms yang akan dikirimkan.
o Date send, kolom ini secara otomatis akan terisi tanggal current date, sedang
bila akan merubah tanggal kirim klik pada icon yang ada pilih pada menu
kalender.
o Time send, isikan dengan waktu kapan sms tsb akan dikirim.
o Tombol Save, untuk menyimpan sms sekaligus mengirimkan sms tersebut.
6.5 Statistik SMS
Menu ini berfungsi untuk memonitor perkembangan sms yang masuk maupun yang
keluar berdasarkan parameter dengan hasil tampilan yang bisa diubah sesuai
kebutuhkan dalam bentuk pie, line maupun bar. Tampilan layar adalah seperti
gambar 6.5.1 dibawah ini.
Gambar 6.5.1 Menu Statistik SMS
Statistic SMS
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 71
Klik pada icon “Statistik SMS” maka akan tampak parameter beserta statistic dalam
bentuk bar seperti tampak pada gambar 6.5.2 berikut ini.
Gambar 6.5.2 Detil Statistik SMS
Tampilan chart yang ada dapat berubah sesuai dengan isi dari parameter yang ada.
Elemen dalam parameter tersebut antara lain :
o Mulai Bulan, pilih pada icon yang ada awal bulan yang diinginkan
o Selesai Bulan, pilih pada icon yang ada akhir bulan yang diinginkan.
o Tahun, pilih pada icon yang ada tahun yang diinginkan.
o Kelompok SMS, pilih pada icon yang ada, sms ini dikelompokkan kedalam 3
kategori yaitu : tipe sms, kategori sms dan periode sms.
o Type Chart, pilih icon yang ada, type chart ini terdiri dari 3 bentuk chart yaitu :
bar, line dan pie
o Jenis SMS, klik pada radio button yang ada, pilihannya hanya 2 yaitu: receive
sms dan outgoing sms.
o Show, klik tombol ini untuk memproses isi dari parameter dan menghasilkan
tampilan grafik sesuai pilihan.
6.6 Cari SMS
Menu ini berfungsi untuk mempermudah pencarian sms, baik sms masuk maupun sms
keluar. Tampilan layar adalah seperti gambar 6.6.1 dibawah ini.
Mulai Bulan
Sampai Bulan
Tahun
Kelompok SMS
Type Chart Jenis SMS
Show
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 72
Gambar 6.6.1 Menu Cari SMS
Klik pada icon “Cari SMS” maka akan tampak parameter seperti tampak pada
gambar 6.6.2 berikut ini.
Gambar 6.6.2 Detil Cari SMS
Elemen dalam parameter tersebut antara lain :
o Dari tanggal, pilih pada icon yang ada berikutnya akan muncul kalender dan
pilih tanggal awal yang diinginkan.
o Sampai tanggal, pilih pada icon yang ada berikutnya akan muncul kalender dan
pilih tanggal akhir yang diinginkan.
o Message, isikan dengan uraian sms yang akan dicari.
o Tipe SMS, pilih icon yang ada sesuai dengan tipe yang diinginkan.
o Kategori SMS, pilih icon yang ada, kategori ini terdiri dari 3 yaitu : sms
kalender, sms rapat dan sms umum.
o Jenis SMS, pilih pada radio button yang ada, jenis sms tersebut ada 2, yaitu sms
masuk dan sms keluar.
o Show, klik tombol ini untuk memproses isi dari parameter tampilan berikutnya
adalah layar seperti berikut ini.
Cari SMS
Dari Tanggal
Sampai Tanggal
Message
Tipe SMS
Kategori SMS
Jenis SMS Show
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 73
Klik tombol “OK” maka layar berikutnya akan tampak seperti gambar 6.6.3 untuk
melihat hasil dari pencarian sesuai dengan isi dari parameter.
Gambar 6.6.3 Hasil Cari Rapat
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 74
7 Perhatian Publik
7.1 Artikel Baru
Menu ini berfungsi untuk memonitor artikel-artikel yang masuk, dimana tidak semua
artikel yang masuk dapat dipublish, perlu pengecekan atau persetujuan dari pihak Pushaka
apakah artikel tersebut layar untuk dipublish. Buka dashboard yang ada, pilih menu utama
“Perhatian Publik”, pilih sub menu “Artikel Baru”, tampilan layar seperti gambar 7.1.1
berikut ini.
Gambar 7.1.1 Menu Artikel Baru
Klik pada sub menu “Artikel Baru”, maka akan tampil daftar artikel-artikel seperti
pada gambar 7.1.2. Icon “Edit Artikel” berfungsi apabila artikel yang baru tersebut
ada data yang perlu dilengkapi sebelum artikel tersebut di publish. Icon “Publish
Artikel” berfungsi apabila artikel yang baru tersebut perlu di tampilkan dalam
dashboard yang ada. Icon “UnPublish Artikel” berfungsi bila artikel yang baru
tersebut tidak layak atau tidak up to date untuk dipublish atau ditampilkan ke dalam
dashboard.
Gambar 7.1.2 Daftar Artikel Baru
Icon “UnPublish Artikel”
Icon “Publish Artikel”
Artikel Baru
Icon “Edit Artikel”
Top 5 Artikel Baru
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 75
7.2 Cari Artikel
Menu ini berfungsi untuk mempermudah executive user maupun administrator user dalam
hal pencarian artikel. Pilih menu “Perhatian Publik”, kemudian pilih sub menu “Cari
Artikel”, tampilan layar tampak seperti gambar 7.2.1.
Gambar 7.2.1 Menu Cari Artikel
Klik sub menu “Cari Artikel” gambar diatas, maka layar berikutnya akan tampak
layar parameter cari artikel seperti tampak pada gambar 7.2.2 berikut ini.
Gambar 7.2.2 Parameter Cari Artikel
Adapun isi dari parameter cari artikel tersebut adalah sebagai berikut :
o Dari tanggal dengan format dd/mm/yyyy
o Sampai tanggal dengan format dd/mm/yyyy
o Topic artikel
o Deskripsi topic
o Judul artikel
o Sumber artikel
Parameter Cari Artikel
Tombol “Show”
Cari Artikel
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 76
o Resum artikel
Klik tombol “Show” untuk melanjutkan kegiatan pencarian artikel.
7.3 Topik Artikel
Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan artikel-artikel yang ada ke dalam suatu topik.
Klik menu ”Perhatian Publik” pada dashboard, selanjutnya pilih sub menu ”Topik Artikel”
maka tampilan tampak seperti gambar 7.3.1 dibawah ini.
Gambar 7.3.1 Menu Topik Artikel
Klik menu “Topik Artikel” seperti tampak pada gambar diatas, maka layar
berikutnya akan tampak daftar topic artikel seperti gambar 7.3.2 berikut ini.
Gambar 7.3.2 Daftar Topik Artikel
Adapun fasilitas yang dalam dalam topik artikel tersebut antara lain :
o Hyperlink Artikel, akan berfungsi apabila jaringan internet tetap aktif untuk
membuka file artikel tersebut.
Icon “UnPublish Artikel
Icon “Publish Artikel
Icon “Edit Artikel”
Hyperlink Artikel
Topic Artikel
Icon “Add Topik
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 77
o Edit Artikel, icon ini berfungsi apabila administrator user akan melengkapi data
artikel.
o Publish Artikel, berfungsi untuk memindahkan artikel tersebut ke dalam
dashboard. Klik icon ini maka akan muncul message sebagai berikut.
Klik tombol “OK” untuk melanjutkan kegiatan publish topik artikel, klik tombol
“Cancel” untuk membatalkan kegiatan.
o UnPublish Artikel, icon ini berfungsi sebaliknya dari icon publish. Klik icon ini
maka tampak message sebagai berikut.
Klik tombol “OK” apabila artikel tersebut benar tidak akan di tampilkan dalam
dashboard, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.
o Add Topik , icon ini berfungsi untuk menambahkan topik baru, klik icon “Add
Topik” ini maka akan muncul gambar form perekaman topic artikel seperti
tampak pada gambar 7.3.3 berikut ini.
Gambar 7.3.3 Form Perekaman Topik Artikel
Topik Artikel
List Type Dokumen
List Web Referensi
Resume Artikel
Tombol “Save”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 78
Petunjuk Pengisian :
• Topik Artikel, Isikan pada kolom topik artikel dengan kalimat yang yang menjadi
topik dalam artikel tersebut untuk mempermudah pencarian.
• Specified Web Reference
Daftar list referensi web yang ada akan tercantum semua disini, dan semua list
tersebut dalam kondisi Select, apabila ada beberapa referensi web yang tidak
digunakan, pilih dengan Unselect.
• Specified Document Type
Daftar list tipe dokumen yang ada akan tercantum semua disini, dan semua list
tersebut dalam kondisi Select, apabila ada beberapa tipe dokumen yang tidak
digunakan, pilih dengan Unselect.
• Tombol Save, Cancel
Klik tombol ”Save” berfungsi bila semua elemen dari layar 7.3.3 tersebut diatas
sudah terisi dan data tersebut akan disimpan, dengan catatan elemen ”Topik
Artikel” wajib diisi, akan muncul layar untuk meyakinkan benar record tsb akan
disimpan, kemudian klik tombol ”OK”, klik tombol Cancel untuk membatalkan
kegiatan perekaman
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 79
8 Matrik Monitoring
Menu ini berfungsi untuk mengelola matriks. Dalam kegiatan ini dapat dilakukan
penambahan matriks maupun pengurangan matriks, bila matriks tersebut sudah
tidak diperlukan lagi. Kegiatan matriks ini hanya bisa dilakukan oleh administrator
user saja. Ada 4 kegiatan dalam matriks monitoring ini, yaitu antara lain :
Input Matriks, Display Matriks, Pending Matriks dan Statistik Matriks.
Klik menu ”Matrik Monitoring” di dashboard seperti tampak pada gambar 8.1.
Gambar 8.1 Menu Matriks Monitoring
8.1 Input Matriks
Menu ini berguna untuk menambahkan matrik baru maupun menghapus matrik
yang sudah ada bila matrik tersebut tidak perlu ditampilkan di dashboard. Klik
menu ”Input Matriks” seperti gambar 8.1.1 berikut ini.
Gambar 8.1.1 Input Matriks
Input Matriks
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 80
Tampilan berikutnya akan tampak seperti gambar 8.1.2 yang memberikan informasi
antara lain : Nama atau jenis matriks yang ada serta status tindak lanjut dari matriks
tersebut. Ada 4 jenis status tindak lanjut yang ada yaitu : On-Track, Off-Track,
Alert maupun Selesai.
Gambar 8.1.2 Daftar Matriks
Klik pada icon “Show Detil” untuk melihat rincian detil dari matriks tersebut. Klik
icon ini layar selanjutnya tampak seperti gambar 8.1.3
Gambar 8.1.3 Detil Matriks
Fungsi dari icon yang ada pada gambar tersebut diatas antara lain :
Icon ”Add”, berfungsi untuk menambahkan record baru dari item matrik. Klik
icon ”Add” ini maka akan muncul gambar 8.1.4.
Icon “Show Detil”
Icon “Down Up”
Icon “Add Sub Item
Icon “Hapus Sub Item”
Icon “Add”
Icon “Edit Indiktor”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 81
Gambar 8.1.4 Form Perekaman Matriks
Isikan pada kolom Kebijakan dengan uraian untuk menambahkan pada detil row
yang ada, display order berfungsi untuk mengurutkan row yang ada.
Untuk merubah urutan tampilan klik pada icon ”Down” bila detil tersebut akan
ditempatkan pada posisi dibawahnya dari posisi sebelumnya, sedangkan apabila
akan ditempatkan pada posisi diatas dari posisi sebelumnya klik pada icon ”Up”.
Untuk menambahkan sub item atau menambahkan kolom di sebelah kanannya,
klik icon ”Add Sub Item”, maka tampilan layar berikutnya seperti gambar 8.1.5
berikut ini.
Gambar 8.1.5 Form Perekaman Sub Item
Isikan pada kolom Tindakan dengan Uraian Tindakan dari matriks, klik tombol
“Save” untuk menyimpan kegiatan atau klik tombol “Cancel” untuk membatalkan
kegiatan.
Icon ”Edit Indicator” berfungsi untuk merubah status tindakan yang ada, klik icon
ini maka layar berikutnya tampak seperti gambar 8.1.6.
Kebijakan
Tombol “Save”
Tindakan
Tombol “Save” Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 82
Gambar 8.1.6 Form Status Tindakan
Ada 4 pilihan status tindakan yaitu : On Track, Off Track, Alert dan
Selesai, klik pada icon drop down list pada kolom status tindakan. Isikan Tanggal
Penyelesaian dengan format dd/mm/yyyy. Kolom penanggung jawab, pilih pada
icon drop down list yang ada sebagai unit penanggung jawab matriks tersebut,
isikan kolom keterangan dengan penjelasan tentang matriks yang ada. Klik
tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan tersebut diatas, sebaliknya untuk
membatalkan kegiatan klik tombol ”Cancel”.
8.2 Display Matriks
Menu ini berfungsi hanya untuk memonitor matrik-matrik yang ada, dapat juga
untuk melihat status tindakan dari matrik tersebut. Di dashboard pilih menu
”Matriks Monitoring”, selanjutnya pilih sub menu ”Display Matriks”, kegiatan
tersebut dapat dilihat pada gambar 8.2.1 berikut ini.
Gambar 8.2.1 Menu Disply Matriks
Status Tindakan
Tanggal Penyelesaian
Penanggung Jawab
Display Matriks
Keterangan
Tombol “Save” Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 83
Klik sub menu “Display Matriks”, layar berikutnya adalah gambar 8.2.2 dimana
dalam gambar tersebut akan tampak statistik yang menunjukkan banyaknya
matriks untuk setiap status tindak lanjut.
Gambar 8.2.2 Display Matriks
Untuk melihat detil status tindak lanjut dari matriks tersebut, klik pada icon
“Show Detil” , maka layar akan tampak seperti gambr 8.2.3, dimana dalam layar
tersebut ditampilkan detil dari matriks dengan status tindak lanjut serta untuk
mempermudah pencarian di layar tersebut juga tersedia parameter dengan fasilitas
pencarian berdasarkan elemen sbb : Penanggung Jawab, Pendukung dan Status
Tindakan.
Gambar 8.2.3 Detil Display Matriks
8.3 Pending Matriks
Menu Pending Matriks ini berfungsi untuk memonitor semua matriks dengan
tindak lanjut berstatus Off-Track saja yang biasanya disebut denga status pending.
Di menu ini disediakan juga parameter untuk mempermudah pencarian dengan
Icon “Show Detil”
Parameter
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 84
kriteria tertentu. Di menu “Matriks Monitoring” pilih sub menu “Pending
Matriks”, tampilan seperti pada gambar 8.3.1.
Gambar 8.3.1 Menu Pending Matriks
Klik “Pending Matriks”, tampilan berikutnya akan tampak statistik matriks seperti
gambar 8.3.2.
Gambar 8.3.2 Pending Matriks
Untuk melihat detil dari pending matriks, klik icon “Show Detil”, layar
berikutnya seperti tampak pada gambar 8.3.3. Untuk mempermudah dan
mempersempit pencarian, isikan pada parameter yang tersedia elemen-elemen sbb
: Penanggung Jawab, Pendukung, Tanggal Mulai dan Berakhirnya target
penyelesaian tindak lanjut.
Pending Matriks
Icon “Show Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 85
Gambar 8.3.3 Parameter Pending Matriks
8.4 Statistik Matriks
Menu Statistik Matriks ini berfungsi untuk melihat perkembangan matriks dalam
bentuk statistik yang dapat diubah bentuk statistiknya sesuai pilihan. Adapun
bentuk statistik tersebut ada 3 macam yaitu, dalam bentuk Pie, Bar maupun Line.
Di menu “Matriks Monitoring” pilih sub menu “Statistik Matriks”, tampilan
seperti pada gambar 8.4.1.
Gambar 8.4.1 Menu Statistik Matriks
Setelah klik sub menu “Statistik Matriks” maka tampilan berikutnya seperti
tampak pada gambar 8.4.2 berikut ini.
Gambar 8.4.2 Statistik Matriks
Statistic Matriks
Parameter
Parameter
Tombol “Show” Tampilan Statistik dalam bentuk Bar
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 86
Tampilan statistic dalam bentuk chart akan berubah sesuai dengan parameter yang
diisikan.Adapun elemen-elemen dalam parameter tersebut adalah : Mulai Bulan,
Sampai Bulan, Tahun, Nama Matriks, Kelompok Data dan Type Chart. Klik
tombol “Show”, apabila ada perubahan terhadap parameter untuk merubah
tampilan Statistik dalam bentuk lain sesuai dengan pilihan dalam parameter.
Selanjutnnya akan tampil layar messager berikut ini. Klik tombol “OK” untuk
melanjutkan kegiatan.
Dokumen User Manual Daily Activity (Dashboard)
Pushaka – Pusintek 87
9 Penutup
Diharapkan setiap Unit Eselon I maupun Unit Eselon II di lingkungan
Departemen Keuangan dalam waktu yang tidak terlalu lama sudah menggunakan
Aplikasi Daily Activity ini untuk mempermudah dan mempercepat kegiatan
permintaan agenda rapat secara on line maupun melalui fasilitas SMS Gateway.
Untuk mempermudah dan mempercepat penggunaan Aplikasi yang sudah
disiapkan, maka beberapa waktu yang lalu sudah dilakukan sosialisasi dan
petugas yang diberi tanggung jawab di Unit Eselon I maupun Unit Eselon II
masing-masing sudah dibuatkan user untuk mengaksesnya.
Diharapkan kedepan aplikasi yang telah dibangun ini semakin berkembang dan
semakin besar manfaatnya, sehingga pekerjaan permintaan agenda rapat pada
khususnya dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.