УПРАВУВАЊЕ СО ВРЕМЕУПРАВУВАЊЕ СО ВРЕМЕ

Put your hand on a hot stove for a minute, and it seems like an hour. Sit with a pretty girl for an hour, and it seems like a minute.

Цели на обуката

По завршувањето на овој тренинг:Ќе можете да ги препознаете и

дефинирате главните поими поврзани со управување со времето.

Ќе ги препознаете најголемите пречки за ефективно користење на Вашето време.

Ќе ја разберете природата и целта на управување со времето.

Цели на обуката

Запознавање со низа алатки, техники и методи на управувањето со времето.

Користење на овие техники за да се изгради ефективен процес на управување со време

Зголемување на продуктивноста – намалување на стресот

Придобивки од ефективно искористување на процесот

Управување со време и Вашата компанија

Од перспектива на Вашата компанија ефективното користење на времето може да Ви донесе:

• Подобрена продуктивност• Задоволни клиенти • Зголемена профитабилност преку подобро

користење на човечките и останатите ресурси

Управување со време и Вашата компанија

• Подобрено планирање и контрола на системот

• Хармонизирање на активностите при редовно извршување на задачите и проектите

• Намалување на стресот кај менаџментот и вработените

В О В Е ДВ О В Е Д

Што значи управување со време?Што значи управување со време?

Времето како вредност?Времето како вредност?

Основни навикиОсновни навики

Видови на времеВидови на време

Преценување и потценување на Преценување и потценување на времетовремето

Што е управување со време?

Управувањето со време има пет аспекти: 1. Планирање и поставување на цели

2. Управување со себе

3. Однос со други луѓе

4. Вашето време

5. Добивање на резултати

• Првите четири се поврзуваат и испреплетуваат меѓу себе за да го создадат петиот – РЕЗУЛТАТ

Времето како вредност

• Најскапоценото нешто што го имаме!

• Највредното средство во нашиот живот.

• Начинот на кој го трошиме времето мора да биде ефективно управуван.

• Времето е потрошен „материјал“

• Не може да се направи „залиха“

Основни навики• Знајте каде ви лета времето• Фокусирајте се на крајниот резултат• Работете по дефинирани приоритети• Распоредете го времето за битни работи• Распределете ги секојдневните активности и

одговорноста за нив• Соочете се со нерешителноста и одолговлекувањето• Изнесете го стресот надвор од работното место• Применувајте ги основните навики!

Видови на време

Времето можеме да го категоризираме во две групи:

- Брзо време

- кога уживаме во тоа што го работиме

- Споро време

- кога сме уплашени

- кога ни е досадно или не се чувствуваме убаво

Преценување и потценување на времето

Фактори кои влијаат:

• Интензитет на активностите• Нивото на функционирање на мозокот• Должината на растојанието меѓу уживањата• Страв или занес

Последици од погрешна процена на времето

• Потценување на времето– Стрес од преземање на многу задачи– Слаб краен учинок (недоволно завршена работа)– Пробивање на рокови

• Преценување на времето– Стрес од притисок за завршување на работите– Слаб краен учинок (правење грешки поради брзање) – Роковите може да не ги исполнат барањата

ОСНОВИ НА УПРАВУВАЊЕ СО ВРЕМЕ

Матрица на времетоМатрица на времето

Втор квадрантВтор квадрант

Менаџмент заснован на времеМенаџмент заснован на време

Матрица на времето

Q1

КризаРокови

Q2Спречување

Градење на односиПланирањеРекреација

Q3Прекини во работата

Малку состаноциСлободни активности

Q4Пријатни активности

Забрзана работа„Трошачи на време“

Секојдневие

ИТНО НЕ - ИТНО

НЕБИТНО

Q1 – прв квадрант

Ако сте во првиот квадрант ќе доживеете:

- Стрес

- Прегорување

- Криза

- Гасење на „пожари“

- Фокус на моменталното

Q3 – трет квадрант

• Ако сте во третиот квадрант ви „следи“:

- Фокус на краткорочните работи- Кризен менаџмент- Потценување на целите- Чувство на жртва/немање на контрола- Површни односи со колегите и вработените

Q3 и Q4

Ако се движите меѓу третиот и четвртиот квадрант тогаш сте:

- Неодговорни

- Зависни од другите за основни работи

- На добар пат да си ја упропастите кариерата

Q2 – втор квадрант

Ако сте во вториот квадрант Вие имате:

- Визија

- Перспективност

- Рамнотежа

- Дисциплина

- Контрола

Карактеристики на личност од вториот квадрант

• Поврзаност (со луѓе и со работа)

• Урамнотеженост

• Фокусираност

• Социјалност

• Флексибилност

• Преносливост

• Ефективност

Услови за Q2

Основните услови за да сте во Q2 се:• Јасно дефинирање на улогите во компанијата

– посебно Вашата улога• Селекција и фокус на целите• Развој и употреба на роковници• Секојдневно вежбање, додека не се создаде

навика

Управување со времето

Основи:

• Фокусирајте се на времето и ресурсите• Претходна анализа на работниот процес• Анализа на целите• Систематизација на процесите

Фокус на времето и ресурсите• За ефективно управување со време треба да знаеме со колку

време и ресурси всушност располагаме за да завршиме некоја работа:

• Квалитетот на завршената работа директно зависи од ограниченото време и ресурси

Ресурси Време

Квалитет

Претходна анализа на работниот процес

• Способноста да се учи од претходното искуство овозможува подобрување на извршувањето на задачите

• Ако се успее да се прегледа работниот процес во минатото, компанијата ќе може да:

• Увиди и отстрани грешките пред почетокот на некој проект

• Дефинира критични точки во процесот за да може да се посвети посебно внимание на нив

• Подобри користење на ресурси преку лоцирање и употребување на најадекватните методи за конкретниот проект

Анализа на целите• Ако ги поставиме правилно целите на

компанијата во правилен сооднос со времето и ресурсите ќе ја подобриме продуктивноста:

• Добро дефинирани цели• Мерливи влезни и излезни резултати• Очекувањата да бидат реални и остварливи• Целите да бидат во врска со генералната стратегија

на компанијата• Временска рамка со оперативен распоред

Систематизација на процесите

• Систематизацијата треба да овозможи постојаност на: - Секојдневните активности- Резултатите- Тренинг и пренос на знаење

• Постојаноста овозможува мерливост на времето и го олеснува носењето на идните планови на компанијата

П Р О Д У К Т И В Н О С Т

Зафатен Зафатен vs. vs. ПродуктивенПродуктивен

Нерешителност и одложувањеНерешителност и одложување

Прекумерна работаПрекумерна работа

Итно Итно vs. vs. битнобитно

ПриоритетиПриоритети

Многу работа

Ако си зафатен не мора да значи дека си продуктивен

• Ефективност – да го работиме тоа што треба

• Ефикасност – да го работиме тоа што треба како што треба

Зафатен vs. Продуктивен

• Проблем број 1: ОДЛОЖУВАЊЕ! • Да се одложи некоја работа што треба да биде

сработена во моменот

• Решение – Запишете ги сите работи што сте ги одложиле– Отстранете две со тоа што ќе ги сработите веднаш– Направете план и распоред за да ги завршите останатите

обврски– Наградете кога работата ќе се заврши– Казнете кога работите нема да бидат завршени во зададен

рок

Нерешителност и одложување

• Кога ќе се соочите со задача – решите како ќе се справите со неа на еден од следниве начини: – Завршeте ја – Дајте му на некој друг да ја заврши– Дајте си краен рок за завршување– Поделете ја на делови– „Баталете“ ја

Премногу работа

• Ефектите од премногу работа можат да бидат: – Психолошки– Физиолошки

Луѓето се преоптоваруваат со работа бидејќи или премногу работат или имаат премногу за работа

Премногу работа

• За да се справите со преоптереноста на работното место пробајте да:– Да се справите со притисокот– Да не паничите и да не се вознемирувате– Не се обвинувате за се– Одморите малку– “Ја гледате шумата, а не дрвото пред вас“– Направите проценка на потребното време за да се заврши

работата– Поставите приоритети– Се потсетите дека имате ограничено “Ваше“ време

Итно vs. битно

• Правете разлика меѓу: – Итни задачи

• Предвидете ја итноста бидејќи бара реагирање веднаш

– Битни задачи• Може да станат “итни“ ако се остават

незавршени

Приоритети

Главната цел на поставувањето на приоритети е да се избегне криза

Направете план на приоритетите

Дајте му приоритет на планот

П Л А Н И Р А Њ Е

Што е план?Што е план?

Информации и планирањеИнформации и планирање

Системи на управување со времеСистеми на управување со време

Цели и временски опсегЦели и временски опсег

Дневен планДневен план

Што е план?

Планот е мапа која ќе ви помогне да постигнете некаква цел или да поставите некаква цел со користење на расположивите средства

Информации и планирање

• Мора да знаете што треба да испланирате. Дознајте ја целта!

• Откога ќе ја знаете целта – Поделете ја работата во неколку делови– Проценете го времето за сработување на

секој дел посебно– Направете распоред на завршување на

деловите

Системи на управување со време

• Има основни критериуми кои треба да бидат применети во еден систем на управување со време. Планот треба да биде:– Функционален– Јасен– Применлив– Остварлив

Системи на управување со време

• Стапици

Целосно дезорганизиран систем

- Не може да се одговори на обврските

Перфектно организиран систем

- Повеќе внимание му се обрнува на

системот отколку на работата

Системи на управување со време

• Основни елементи– Состаноци– Рокови со датуми– „To do“ листа– Идеи и забелешки– Главни задачи– Финансиско планирање– Контакти– Дневник на проектот

Цели и временски опсег

• Системот на управување со време нема да е ефективен ако целите не се поставени како што треба– Стратешки цели – долгорочни (5 години

однапред)– Тактички цели – среднорочни (3-12 месеци

однапред)– Оперативни цели – краткорочни (со точно

дефинирани активности)

Дневен план

• Кога го правите дневниот план за работа обрнете внимание на следниве работи:– Разделете ги Вашите активности во „мора“,

„треба“, „би можело“– Најтешките и најдосадните работи секогаш

поставете ги први – Оставете време за планирање на

наредниот ден

Дневен план

• Дневниот план би требало да покрива три области: – Закажани активности со временска рамка – Препознавање на битните задачи и нивно

правилно поставување– Забелешки за Вашите дневни контакти што

ќе ви помогнат да ги завршите обврските

СОВЕТИ И ТЕХНИКИ

Забелешки за времетоЗабелешки за времето

Управување со документиУправување со документи

Управување со прекиниУправување со прекини

Управување со работниот просторУправување со работниот простор

Управување со телефонотУправување со телефонот

Забелешки за времето• Бележникот за времето е ефективна алатка која ќе

ви овозможи да увидите каде ви „лета“ времето додека работите. Водете евиденција околу две

недели за да добиете слика за потрошеното време. • Со водење на ваква евиденција ќе добиете корисни

информации во врска со:– Прецизноста при проценувањето на времето– Активности што ви го „крадат“ времето– Ниво на прекини во текот на денот– Критични точки

Управување со документи

• Работата со документи може да ви одземе огромен дел од Вашето работно време.

• Подобрете го начинот на работа со документи преку:– Обработка на документот само еднаш и тоа:

• Сработете го тоа што се бара во документот• Доколку не е итно и битно оставете го за на

крајот од денот• Архивирајте го документот

Управување со документи

• Направете си Ваш систем за работење со документите, кој ќе ви овозможи да: – Дефинирате што и за колку време треба да

завршите– Лесно ја водите Вашата документација– Си го олесните пристапот до документите– Ги прочистите документите од време на

време

Управување со прекини

• Пробајте да ги намалите прекините во работата – Создадете визуелна бариера околу

Вашиот работен простор– Отстранете го вишокот на столчиња во

Вашата канцеларија– Слободно кажете им на клиентите или

луѓето околу вас дека сте зафатени и дека ќе ги контактирате по завршување на обврските

Управување со работниот простор

• Расчистете го Вашето биро на крајот од денот

• Средете ги документите

• Расчистувајте ги документите од време на време

• Одржувајте ја работната опрема

Управување со телефонот• Телефонот може да ви зададе многу

главоболки во текот на денот. Ставете го под контрола преку: – Јавувајте се во определ дел од денот– Насочете ги повиците кон Ваш колега, доколку е

слободен и може да одговори на повикот– Завршете со разговорот штом сте го завршиле

професионалниот дел од разговорот– Задолжете лице кое ќе одговара на телефонски

повици

З А К Л У Ч О Ц И

Управување со време

• Направете добар систем и користете го

• Преземајте реални цели и прецизно планирајте

• Не се обврзувајте премногу

• Поставете приоритети и разликувајте битно од итно

• Управувајте со Вашите докукенти, работен простор и телефон

Управување со време

• НЕ ОДЛОЖУВАЈТЕ!

• Управувајте со Вашето време СЕГА

• Имајте квалитетно работно време

• Работете на себе

• Работете со другите

• Работете ја ВАШАТА РАБОТА