Manajemen pengelolaan obat (2) 1.Tata cara penyimpanan obat yang baik 2. Manajemen distribusi obat dan sediaan farmasi

LogistikIlmu dan seni untuk memperoleh jumlah yang cukup dari obat yang tepat untuk tempat yang tepat pada waktu yang tepat

Logistics Management Drug: The Six Rights:1.The rigth goods 2.In the right quantities 3.In the right condition 4.To the right place 5.At the right time 6.At the right cost

Penerimaan Penyimpanan Distribusi Obat masalah kompleks & penting biaya tinggi

2. SIKLUS MANAJEMEN OBAT(Dikutip dari managing drug supply, 1997) SELECTION

USE

MANAGEMENT SUPPORT: Organization Financing and sustainability Information Human resource

PROCUREMENT

DISTRIBUTION

laporan penggunaan

pengadaan

penerimaan

dispensing

pemeriksaan

distribusi

pencatatan

penyimpanan

Tujuan Pengelolaan Inventaris Menghindari kekurangan obat Menghindari stock out Membatasi penimbunan Menjaga fluktuasi pemakaian

Manajemen Barang penerimaan barang penempatan barang pencatatan inventaris pemeliharaan mencatat distribusi barang pelaporan evaluasi

Objectives Of Good Medical Stores Management To guarante a continuous supply of drugs and medical supplies To maintan the quality of drugs during the whole distribution process To control theft and corruption To keep accurate inventory records To provide stock movement information in order to forecast needs To use transport means efficiently

Penyimpanan Suatu kegiatan menyimpan & memelihara dgn cara menempatkan obat-obatan yg diterima pd temapt yg dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yg dapat merusak mutu obat. Tujuan: 1. Memelihara mutu obat 2. Menghindari penggunaan obat yg tidak bertanggungjawab. 3. Menjaga kelangsungan persediaan 4. Memudahkan pencarian & pengawasan

Penyimpanan Obat Barang datang s/d digunakan Spesifik (suhu, pengamanan dll) Butuh manajemen tersendiri

Masalah Penyimpanan pemilihan tempat obat fasilitas pendukung sistem penanganan material seleksi stock pemeliharaan/pengamanan

Efisiensi Gudang Penyimpanan Obat Penggunaan ruangan yg ada scr optimal untuk penyimpanan & mengurangi penggunaan ruangan untuk barang yg seharusnya tidak disimpan di gudang Mengurangi kemungkinan adanya gerakan ataupun arus manusia/barang yg tidak berguna selama proses penyimpanan , pelayanan distribusi atau kegiatan lain Mengurangi kegiatan & biaya pemeliharaan yg tidak perlu, mengingat biaya pengelolaan yg tersedia terbatas. Meningkatkan kenyamanan karywan selama bekerja di gudang

Indeks efisiensi Gudang Untuk memberikan perbandingan dari berbagai sistem penyimpan atau pergudangan Membantu menemukan sistem pergudangan yg optimal, untuk meyimpanan sejumlah barang yg ada dgn gambaran perputaran yg telah diketahui & persyaratan yg telah ditentukan Diasumsikan barang yg dimasukkan & disimpan digudang dgn alat pengangkut yg sesuai ex; pallet atau wadah.

Penggunaan area ruangan yg dinyatakan dalam persen(%) Penggunaan volume ruangan yg dinyatakan dalam persen(%) Faktor pemanfatan ruang yg dinyatakan dalam m3/m2. Waktu pengambilan barang tercepat yg dinyatakan dalam menit. Kemungkinan pengambilan barang dalam barang 1 jam

Definisi dari indeks berikut dibuat untuk pemanfaatan ruangan yaitu:

Obat harus dilindungi dari:kelembaban,cahaya, panas kotor (debu), banjir, serangga

pencuri

Kegiatan penyimpanan:1. Pengaturan tata ruang obat: kemudahan bergerak, sirkulasi udara, rak & pallet, kondisi penyimpanan khusus, pencegah kebakaran 2. Penyusunan stock obat: FIFO, FEFO 3. Pencatatan stock obat; kartu stock 4. Pengamatan mutu obat : tablet, kapsul, tablet salut, cairan, salep, injeksi.

Masalah Penyimpanan

Antisipasi

The Context of an Inventory Management System Demand: Independent, Dependent Logistics: push, pull

Model Pengelolaan Inventaris annual purchasing: per tahun periodic purchasing perpetual purchasing

Sistem Periodik interval pemesanan tertentu jumlah yang dipesan berubah tergantung stok sisa

Sistem perpetual pengadaan dilakukan waktu stok mencapai batas minimal tertentu jumlah yang dipesan tetap

Ideal Inventory Control ModelSS+Qo

Qo QoAverage Inventory Working Stock

SSLead TimeOrder Place Drug Received

Lead Time

Safety Stock

Time

Max Q3 Q2 Q1

Periodik

SS Waktu

Q = Max - Stok Sisa

PerpetualQ+SS

Q 0 0

Q Q 0

ROL

SSwaktu

pesan Q = tetap

pesan

pesan ROL: Reordering Level

SS: Safety Stock

Estimating Safety Stock SS = LT x CASS: Safety Stock LT: Lead time CA: Average Consumtion

Stock Pengaman : Safety Stock (SS) Stok Sisa (Stock on Hand, SOH): stok yang ada ditangan Batas Maksimum Persediaan: Jumlah tertinggi yang bisa diterima

Jumlah yang dipesan : Order Quantity (Qo) Batas pemesanan kembali: Reordering level (ROL) Waktu pemesanan ( Lead time): Waktu yang diperlukan obat dipesan s/d datang

Standard Reordering Formula minimum & maximum Stock Level consumption-based reordering formulas

LT Tetrasiklin capsul : 2 bulan Konsumsi rata-rata /bulan: 1000 capsul Additional Safety Stock : 2000 capsul Procurement Period : 6 bulan

Minimum Stock= (LT x CA) + SSSmin. = (2 x 1000) + 2000 = 4000 capsul

Maximum Stock = Smin + (PP x CA)Smax. = 4000 + (6 x 1000) = 10.000 capsul

Consumption-based Reordering FormulaQo = CA x (LT + PP) + SS - (S1 + So)

Qo: Order Quantity CA:Average Consumtion S1 : Stock on Hand So: Stock on Order

LT: lead time PP: procurement periode SS: safety stock

Economic Order QuantityEOQ=V(2xUxO) : (HXC)U : annual use, in unit O : incremental ordering cost H : average holding cost (percentage of average inventory value) C : projected net acquisition cost

EOI : V(2xO) : (UxHxC) : 0,08366 tahunO U H C : ordering cost : annual use : holding cost : projected net acquisition cost

Pada kejadian epidemik cholera, tidak ada stok untuk tetrasiklin. Telah pesan ke suplier sebanyak 3000 capsul. Lead time adalah 2 bulan, rata-rata pemakaian perbulan 1000 capsul. Periode pengadaan 6 bulan.Qo = CA x (LT + PP) + SS - (S1 + So) Qo = 1000 x (2+6) + 2000 (0 + 3000) = 7000

Di suatu rumah sakit, memerlukan kapsul ampisilin per bulan sebanyak 100 kaleng @ 1000 kapsul. Saat ini stok yang ada tinggal 2000 capsul. Peraturan rumah sakit mengharuskan pembelian dilakukan setiap 6 bulan sekali. Setiap kali pembelian, barang datang pada bulan ke 3. Berapa Safety Stock yang diperlukan? Berapa Stock minimum dan maksimum? Berapa jumlah yang harus dibeli oleh RS tersebut?

Infus dekstrose dibutuhkan 25.000 buah U : 25.000 O : Rp 70.000 H : Rp 2.000 C : 40% EOQ : V(2x25.000x70.000) : (2.000x0,4) : 2.091,65

Distribusi Obat Secara umun dapat diartikan sebagai proses pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat lain seperti: Contoh : 1. Pemindahan 2. Pemindahan pemakai 3. Pemindahan 4. Pemindahan pabrik(GCP) 5. Pemindahan 6. Pemindahan 7. Pemindahan 8. Pemindahan

dari supplier ke gudang pabrik (GP) dari GP ke unit produksi atauproduk dari unit produksi ke GP dari GP ke gudang cabang GP/GCP ke gudang distributot (GD) GD ke gudang cabang distributor GD/GCD kepengencer dari pengencer ke konsumen

Distribusi Suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran & pengiriman obat dan perbekalan kesehatan yang bermutu, terjamin kebasahannya serta tepat jenis & jumlah dari gudang obat secara merata & teratur untuk memenuhi kebutuhan di sarana pelayanan kesehatan.

Tujuan :1. Terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat yg dibutuhkan. 2. Terjaminnya kecukupan & terpeliharanya penggunaan obat di sarana pelayanan kesehatan. 3. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan & program kesehatan

A well-designed & wellmanaged distribution system Mempertahankan suplai obat Menjaga obat selalu dalam kondisi baik Meminimalkan obat rusak & kedaluarsa Rasionalisasi hal-hal penyimpanan obat Pencatatan barang teratur & benar Transportasi se efisien mungkin Mengurangi pencurian & kehilangan Tersedia informasi rencana kebutuhan

1.PENGERTIAN Suplai/Penyediaan Distribusi: Penerimaan Pemeriksaan dalam rangka penerimaan Pencatatan Penyimpanan Permintaan pada unit pengelola Pengiriman Pelayanan pada pasien Pencatatan penggunaan

4. SIKLUS DISTRIBUSI OBATDRUG PROCUREMENT CONSUMPTION REPORTING PORT CLEARING

DISPENSING TO PATIENT

RECEIPT AND INSPECTION

DELEVERY

INVENTORY CONTROL

REQUISITON OF SUPPLIES

STORAGE

6. MASALAH SUPLAI DAN DISTRIBUSI OBAT PERENCANAAN PRODUKSI OBAT PROSES PENGADAAN KETERSEDIAAN OBAT

PENGIRIMAN OBATPENYIMPANAN PENGAWASAN PELAYANAN PADA PASIEN PENGGUNAAN OBAT YANG TIDAK RASIONAL PENCATATAN DAN PELAPORAN OBAT

5. TUJUAN SISTEM DISTRIBUSI OBAT MENJAMIN SUPLAI YANG KONSTAN MENJAGA KONDISI OBAT MINIMALISASI OBAT YANG RUSAK DAN KADALUWARSA BATAS PENYIMPANAN OBAT YANG RASIONAL PENGGUNAAN TRANSPORTASI YANG PALING EFISIEN MINIMALISASI OBAT YANG HILANG PENYEDIAAN INFORMASI UNTUK PRAKIRAAN KEBUTUHAN YANG AKAN DATANG

TIM LOGISTIK Prioritas yakni keberadaan manajer Uraian tugas mencakup perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan Upaya efisiensi biaya dan perbaikan secara terusmenerus STAFFING Persyaratan staf, jumlah kebutuhan Rekruitmen staf Kebutuhan pendidikan dan pelatihan SISTEM INFORMASI Koordinasi dan jaringan distribusi Format pencatatan dan pelaporan Kebutuhan dan konsumsi obat, Sumber beaya KOMUNIKASI Media yang digunakan Inventarisasi jaringan media komunikasi

3.SUMBER DAYA MANAJEMEN DISTRIBUSI

petugas gudang penjaga gudang transport manajer pengemudi

Tim logistik

Langkah perencanaan distribusi tentukan distribusi untuk siapa rencanakan lokasi gudang rencanakan jadual distribusi rencanakan tenaga yang mengerjakan

4 elemen pokok pada sistem distribusi sistem desain: geografi/ populasi, push v/s pull, sentralisasi sistem informasi: inventory control, pencatatan, laporan, informasi distribusi penyimpanan: penempatan, desain gedung, sistem penyimpanan distribusi: pengiriman, transpor, rute, jadual, pemeliharaan

Faktor yang menentukan faktor geografi populasi luas gudang staf fasilitas transpor kendala politik atau sumber daya

7. EMPAT ELEMEN DISTRIBUSI Rancangan sistem; Sistem informasi; Cakupan wilayah maupun populasi Jumlah unit tingkat administrasi Sistem pemasukan dan pengeluaran barang Kendali inventaris barang Format-format pencatatan Laporan konsumsi Arus informasi

Penyimpanan;

Pengiriman;

Lokasi Rancangan bangunan Sistem pengelolaan barang Pengumpulan dan penyerahan barang Pemilihan transportasi Route dan skedul

SENTRALISASI vs DESENTRALISASI KOLEKSI vs PENGIRIMAN PERMINTAAN vs PAKET

8.RANCANGAN SISTEM DISTRIBUSI

9. TAHAPAN PERENCANAAN PELAKSANAAN DISTRIBUSI OBAT KEJELASAN SASARAN DISTRIBUSI DI SEKTOR PUBLIK ATAU SWASTA RENCANA LOKASI GUDANG DAN ALUR PENGIRIMAN Maping kebutuhan obat Lokasi suplai Batas penyimpanan yang rasional Rencana alur distribusi primer dan gudang sementara Rencana alur distribusi sekunder Ukuran gudang obat

JADWAL PENGIRIMAN BARANG MENETAPKAN STAF DI BERBAGAI TINGKAT

10. PERBANDINGAN 4 SKENARIO JARINGAN DISTRIBUSI OBATS S S S RS DS DS DS HC S HC S CMS RS DS HC HOSP HC DS HC HOSP HC DS HC HOSP HC DS HC HC HOSP S HOSP DS HOSP S RS S

HC S

HC

HC S CMS

HC S

RS HOSP

Distribution network primary stores intermediate stores health facility stores

MonitoringWhat is Monitoring Why Monitor logistics activities ?? What is supervision?? Why supervise logistics personell ?? What questions do get asked by the supervisor ??

Tugas 1 : Penyimpanan Obat

Jelaskan bagaimana cara anda untuk: 1.Melihat expire date suatu sediaan obat apa yang harus anda perhatikan secara umum dan bagaimana anda menangani produk yg rudak dan kadaluarsa ?? 2.Jika data manufacturing tercetak pada produk atau pakcaging tetapi no Ed tak dicantumkan,] 3.Tak ada tgl pembuatan yg tertera pada produk sediaan tersebut

Jelaskan secara rinci bagaimana cara anda untuk melalukan penyimpanan obat dgn tujuan perlindungan kualitas sediaan farmasi jika dalam petunjuk penyimpanan yang tertera :Clean and maintain store regularly Store commodity in a dry , well lit and well ventiled storeroom- out of direct sunlight Secure storeroom from water penetration Store latex products from electric motors and fluorescent lights Store commodities in a manner accessible for FEFO distribution Store heavy and bulky items are stored on the shelf Follow packaging symbols ex Fragile commodities

Sebutkan urutan langkah yang saudara lakukan jika anda menerima barang sediaan obat yang baru datang untuk meyakinkan bahwa obat yang diterima sesuai jenis dan jumlahnya, dan dicatat dn tata cara yg sesuai

Jelaskan bahwa tujuan dari penyimpanan sediaan farmasi adalah sbb (objective of

good medical stores management)

To guarantee a continuous supply of drugs and medical supplies To maintain the quality of drugs during the whole distribution process To minimize lossses through expiration and deterioration To control theft and corruption To keep accurate inventory record To provide stock movement information in order to forecast needs To use transport menas efficiently