MANAJEMEN WAKTU DALAM PELAYANAN

KEPERAWATAN

MANAJEMEN WAKTU

Dalam mengorganisir sumber daya, sering kepala bidang keperawatan mengalami kesulitan dalam mengatur dan mengendalikan waktu. Banyak waktu pengelola dihabiskan untuk orang lain. Oleh karena itu perlu pengontrolan waktu sehingga dapat digunakan lebih efektif.

Untuk mengendalikan waktu agar lebih efektif perlu :

1. Analisa waktu yang dipakai; membuat agenda harian untuk menentukan kategori kegiatan yang ada

2. Memeriksa kembali masing-masing porsi dari tiap aktifitas

3. Menentukan prioritas pekerjaan menurut kegawatan, dan perkembangannnya serta tujuan yang akan dicapai

4. Mendelegasikan

Analisa waktu yang dipakai :Waktu yang dipakai yaitu total kebutuhan perawatan bagi masing – masing pasien adalah jumlah kebutuhan si pasien untuk perawatan langsung “hand on” dan perawatan tidak langsung

a. Perawatan langsung

secara umum ada dua cara pengukuran kegiatan keperawatan langsung : melaporkan sendiri oleh perawat yang memberi perawatan dan pengamatan pemberi perawatan oleh pengamat terlatih. kesulitan terbesar dalam menentukan jumlah waktu keperawatan yg diperlukan untuk merawat pasien dimasing – masing diagnosa adalah kenyataan bahwa pasien umumnya memerlukan berbagai jenis dan jumlah perawat pada berbagaitahapan penyakit

b. Perawatan tidak langsung Perawatan tidak langsung termasuk kegiatan seperti perencanaan perawatan, membicarakan nya dengan anggota tim perawat kesehatan tsb, penulisan dan pencatatan kesehatan, pelaporan kondisi pasien kepada rekan kerja

c. Pengajaran kesehatan Ukuran terakhir yang dibutuhkan untuk menghitung kebutuhan perawatan harian mbagi masing – masing kategori pasien adalah waktu yang diluangkan dalam pengajaran kesehatan. Kebanyakan pasien memerlukan beberapa arahan mengenai subjek berikut : tingkat aktivitas, pengobatan, perlakuan, tindak lanjut medis dan keperawatan

Hambatan yang sering terjadi pada pengaturan waktu

♣ Terperangkap dalam pekerjaan♣ Menunda karena takut salah♣ Tamu yang tidak terjadwal♣ Telpon♣ Rapat yang tidak produktif♣ Peraturan “open door”♣ Tidak dapat mengatakan “tidak” pada hal-hal yang tidak perlu

a. Work Sampling

Pada work sampling hal-hal yang dapat diamati adalah: 1) Aktivitas apa yang sedang dilakukan oleh seorang perawat pada waktu jam kerja.

2) Apakah kegiatan perawat berkaitan dengan fungsi dan peran tugasnya pada waktu jam kerja.

3) Proporsi waktu kerja yang digunakan untuk kegiatan produktif dan tidak produktif.

4) Pola beban kerja perawat dikaitkan dengan waktu, schedule jam kerja. Jadi, pada work sampling yang diamati adalah aktivitas atau kegiatan keperawatan yang dilaksanakan oleh perawat dalam menjalankan tugasnya sehari-hari di ruang kerjanya

b. Time and Motion Study.

Pada teknik Time and Motion Study, pengamat akan mengamati dan mengikuti dengan cermat tentang kegiatan keperawatan yang dilakukan oleh seorang perawat. Pada teknik ini:

pertama perawat yang akan dijadikan sebagai sampel pengamatan harus ditentukan terlebih dahulu. Kedua, pembuatan kegiatan perawat yang akan diamati diklasifikasi menjadi kegiatan profesional dan non profesional serta waktu yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Teknik ini sangat berpatokan kepada standar

c. Daily log.

Pada teknik ini perawat menulis sendiri kegiatan keperawatan yang dilakukan dan waktu yang digunakan untuk kegiatan tersebut pada formulir yang telah disediakan. Kegiatan yang dicatat menyangkut semua yang dilakukan perawat beserta waktunya sejak perawat masuk ke tempat kerja sampai dengan pulang. Kerja sama dan kesediaan untuk menuliskan secara jujur dan apa adanya dari kegiatan yang dilakukan serta waktu yang dibutuhkan, menjadi kunci kesuksesan teknik Daily Log.

PENJADUALANPenjadwalan adalah penentuan pola jam kerja masuk dan libur mendatang untuk perawat dalam sebuah unit, seksi, atau divisi keperawatan. Dalam membuat sebuah penjadwalan, pimpinan perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

Untuk berapa lama jadwal disiapkan.Hari apa kalender penjadwalan dimulai.Hari libur mingguan dapat dipecah atau beruntun.Berapa lama waktu kerja maksimum dan minimum.Berapa lama sebelumnya dapat mengajukan hari libur mingguan atau cuti tahunan.

Berapa lama sebelumnya jadwal sudah dapat dilihat oleh staf.

Berapa lama ada pergantian/ rotasi shift. Bagaimana penjadwalan disusun sentralisasi oleh seksi

keperawatan, supervisor, atau desentralisasi oleh kepala unit masing-masing.

Bagaimana menciptakan komunikasi terbuka antara staf dengan pembuat jadwal.

Untuk mengurangi waktu penyusunan jadwal dinas dapat digunakan jadwal siklus, yaitu jadwal dinas dan shift yang disusun berdasarkan ramalan dan pola ulang dengan jumlah yang sama.

Agar penjadwalan dapat efektif, perlu diperhatikan beberapa prinsip dalam penyusunan jadwal, yaitu:

Siklus penjadwalan harus menunjukkan keseimbangan antara kebutuhan unit kerja akan tenaga dan kebutuhan staf.

Perputaran penugasan sebaiknya menggambarkan keseimbangan antara hari libur dan bukan libur, jam sibuk dan kurang sibuk.

Semua personel perawat ditugaskan sesuai menurut siklus penjadwalan.

Siklus penjadwalan dipilih sesuai dengan kualitas dan kuantitas tenaga perawat yang ada di unit.

Bila jadwal sudah dibuat, perubahan hanya dapat dilakukan melalui permohonan secara tertulis.

Siklus yang digunakan harus menggambarkan metode penugasan yang digunakan.

Setiap personel perawat harus mencatat dan mengingat jadwal dinas

PRINSIP PENJADUALAN1. Keseimbangan kebutuhan tenaga dan pekerjaan

serta rekreasi.

2. Siklus penjadualan serta jam kerja adil antar staf.

3. Semua karyawan ditugaskan sesuai siklus

4. Bila jadual sudah dibuat penyimpangan dilakukan dengan surat permohonan.

5. Jumlah tenaga serta komposisi cukup untuk tiap unit dan shift.

6. Jadual harus dapat meningkatkan perawatan yang berkesinambungan dan pengembangan kerja tim

Metode rasio.Standar metode rasio menurut SK Menkes RI No. 262 tahun 1979 adalah sebagai berikut:

 Tipe RS TM/TT TP/TT TPP/TP

A dan B 1/ (4-7) (3-2)/ 2 1/ 1

C 1/ 9 1/ 1 3/ 4

D 1/ 15 1/ 2 2/ 3

E Di sesuaikan

Keterangan:TM : Tenaga Medis.TP : Tenaga Perawat.TPP : Tenaga Pembantu Perawat.TT : Tempat Tidur.

FORMULA GILLESRumus :

∑ jam kep. ∑ rata-rata ∑ jam kep. Dibutuhkan/ pasien/ hari x pasien/ hari x ∑ hari/ tahun yg dibutuhkan/ tahun

----------------------------------------------------------------------------- = ----------------------------∑ hari/ tahun - ∑ hari libur x ∑ jam kerja ∑ jam keperawatan yg

perawat/ tahun perawat/ shift diberikan perawat/ thn.

Jumlah Kebutuhan Tenaga Keperawatan + 20 %Keterangan: ∑ jam keperawatan dibutuhkan/ pasien/ hari:a.Keperawatan langsung :

- Keperawatan mandiri : ∑ Pasien x 1-2 jam/ hari = ∑ jam kep. mandiri- Keperawatan sebagian : ∑ Pasien x 3-4 jam/ hari = ∑ jam kep. sbgn- Keperawatan Total : ∑ Pasien x 5-7 jam/ hari = ∑ jam kep. total

b.Keperawatan tidak langsung : ∑ rata-rata pasien x 1 jamc.Penyuluhan : ∑ rata-rata pasien x 0,25 jam

∑ jam keperawatan dibutuhkan/ pasien/ hari adalah:

∑ jam kep. langsung + ∑ jam kep. tdk langsung + ∑ jam penyuluhan -------------------------------------------------------------------------------------------

∑ rata-rata pasien/ hari

∑ rata-rata pasien/ hari : Ditentukan berdasarkan hasil sensus harian.∑ hari/ tahun : 365 hari∑ hari libur perawat/ tahun : hari minggu 52 hari + hari libur nasional 12 hari + cuti tahunan 12 hari = 76 hari∑ jam kerja perawat/ hari : 8 jam. 

Formula UGD.Rumus

D x 365 KTP = --------------------------------- + 25 % + ∑ Perawat per shift 255 x Jam kerja per hari

Keterangan: KTP : Kebutuhan Tenaga PerawatD : Jam keperawatan.365 : Jumlah hari per tahun.255 : Hari kerja efektif perawat pertahun {365-(12 hari libur nasional + 12 hari cuti tahunan)x ¾}=255 hari.

Jam kerja per hari : 8 jam per hari. KTP + 25 %

∑ Perawat/ shift : --------------- 3 Shift Penghitungan nilai D menggunakan rumus: 

 

Untuk menghitung D

D={(A1 x ∑os/ hr) + (A2 x ∑os/ hr) + (A3 x ∑os/ hr) + (3 Shift/ hr x Wkt Adm)

Keterangan:A1 : Waktu keperawatan pasien gawat darurat (87 menit).A2 : Waktu keperawatan pasien kasus mendesak (71 menit).A3 : Waktu keperawatan pasien kasus tidak mendesak (34 menit).∑os/ hr : Jumlah pasien/ hari sesuai kriteria tertentu di atas (A1, A2, A3).Waktu Adm : Waktu pergantian shift (3 x 15 menit = 45 menit)

Formula ICURumus :

A x B x 365KTP = ----------------------------

255 x Jam kerja per hariKeterangan: KTP : Kebutuhan Tenaga PerawatA : 11-12 Jam keperawatan/ 24 jam.B : BOR x TT366 : Jumlah hari per tahun.256 : Hari kerja efektif perawat/ tahun

{365-(12 hari libur nasional + 12 hari cuti tahunan)x ¾}=255 hari.jam kerja per hari : 8 jam per hari.

Terimakasih