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LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN ANAV - UN CASO PRÁCTICO - Carles Batet i Gràcia - Francesc González Tardiu
LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN ANAV
- UN CASO PRÁCTICO -
Carles Batet i Gràcia - Francesc González Tardiu
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Análisis 2015:Proceso Gestión de la Información SS003
Debilidades identificadas en: Área de Infraestructuras Área de Documentación Área de Soporte informático
Área de Infraestructuras• Falta espacio libre archivos principales• Archivos satélites en mal estado
Área de Documentación• Backlog documental• Regularización documentación de diseño (cálculos y
planos)• Identificación y traslado del fondo documental de GCA a
los archivos físicos de ANAV.• Recuperación y digitalización de documentación en
soportes diferentes al papel• Mejorar el proceso documental de gestión de la
información.• Compatibilizar el proceso con normativa ISO y ASME• Definir un proceso de verificación y autentificación de la
documentación digital…
Área de Soporte Informático• Optimización de la transmisión documental al Gestor
Documental• Transmisión y unificación de bases de datos documentales
del Sistema de Gestión Técnica al Gestor Documental• Creación de una nueva plataforma documental• Necesidad de un Buscador inteligente documental
Actuaciones encaminadas a resolver los aspectos siguientes
La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoMejora del proceso de Gestión de la Información
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso práctico
01 Actuaciones efectuadas
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de infraestructuras.- Actuaciones efectuadas: restructuración y proceso de la documentación
metros lineales en total Archivos 31 / 12 / 2015 31 / 12 / 2018
Emplazamiento Volumenocupado
Volumen libre
Porcentaje ocupación Capacidad Volumen
ocupadoVolumen
librePorcentajeocupación
Ascó 4.302 717 85,71% 6.029 4.238 1.791 70,29%
Vandellòs 8.166 483 94,42% 8.126 5.590 2.536 68,79%
ANAV 12.468 1.200 91,22% 14.155 9.828 4.327 69,43%
9 archivos: 3 principales 6 satélites
5 archivos: 3 principales 2 satélites
La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de infraestructuras.- Actuaciones efectuadas: reestructuración y procesado de la documentación
Archivos llenos y pasillos ocupados
Reestructuración y procesado de la documentación
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de documentación.- Actuaciones efectuadas: proyectos finalizados
Eliminación del backlog de archivo existente a principios del 2016
Digitalización de los expedientes dosimétricos de CNA (≈ 11.500)
Regularización de la documentación de diseño de cálculos y planos:‐ Resolución incidencias proyecto de cálculos‐ Procesado de ≈ 550.000 planos en CNVII y CNA.
Procesado e integración en el archivo oficial de ANAV del fondo documental de GCA (288 ml)
Verificación y autentificación documentación digitalizada Archivos principales (CCCs):‐ 1.351 ml en CCC CNA‐ 2.053 ml en CCC CNVII
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de documentación.- Actuaciones efectuadas: recuperación digital de un número importante de soportes ópticos
Jackets: 1.722.518 fotogramas iniciales374.000 fotogramas adicionales (ETs)348.615 fotogramas adicionales (FCCs)
Radiografías: 112.152 Rx
Rollos 16 mm: 112.799 fotogramas210.600 fotogramas adicionales (Corr.)370.800 fotogramas adicionales (GCV)
Tarjetas de apertura: 217.624 fotogramas
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de documentación.- Actuaciones efectuadas: recuperación e identificación digital de otros soportes
Soportes informáticos históricos: 340 unidades
Vídeos: 401 unidades
Cintas magnéticas:7.733 unidades
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de documentación.- Actuaciones efectuadas: reingeniería del proceso SS003
Determinación de la clasificación documental
Definición de Archivo Físico y Archivo Digital
Validación de la transmisión digital desde el usuario
Alternativa digital a la distribución de copias controladas en soporte físico
Publicación adicional de documentación (archivos de ANAV y enlaces exteriores)
Subscripción de documentación
Verificación y autentificación de documentación digitalizada con certificado digital
Optimización impresión de copias
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de soporte informático.- Actuaciones efectuadas: plataforma documental existente
GDO
GesCCC
Intranet
ARCHIVO FÍSICO• 5 ubicaciones físicas• ≈ 10.000 metros lineales ocupados
ARCHIVO DIGITAL• ≈ 2.500.000 fichas• ≈ 4.000.000 documentos digitalizados • ≈ 53% total Documentación
PUBLICACIÓN• Documentos, anexos, revisiones• ≈ 70% total documentación disponible• Buscador simple
• Registro E/S• Distribución• …
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de soporte informático.- Actuaciones efectuadas: plataforma documental existente
Papel
GesTec
WebDOC
GesCCC
GDO
Intranet
Gestor Documental General
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de soporte informático.- Actuaciones efectuadas: optimización de la transmisión de papel
• Establecimiento de certificados digitales personales en ADOBE
• Establecimiento de la metodología de transmisión de documentación digitalizada certificada: correo electrónico
• Transmisión de otros documentos
• Optimización del Registro de Entradas y Salidas (Correspondencia)
Papel o Documento DigitalE-Mail GesCCC
Gestor Documental General
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de soporte informático.- Actuaciones efectuadas: aumento de la transmisión digital
GesTec (Sistema de Gestión Técnica)• Transmisión vía WF de la documentación de otros módulos de GesTec a GESCCC• Revisión del proceso de transmisión de los PCD en soporte digital• Revisión del proceso de transmisión de Copias Controladas
WebDOC (Sistema de gestión y transmisión de procedimientos y guías)• Transmisión de procedimientos y guías de ANAV
GesTec
WebDOC
GesCCC(Gestor Documental General)
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de soporte informático.- Actuaciones efectuadas: nueva plataforma documental
Actuaciones
Análisis de la normativa ASME e ISO para establecer los requerimientos de la nueva plataforma documental
Análisis de requerimientos de la nueva plataforma documental Prospección de mercado para la compatibilidad e integración de la plataforma documental con el sistema de Gestión Técnica de la Organización (GesTEC).
GesCCC(Gestor Documental General)
Desarrollado en una tecnología obsoleta (VB6) Evolución limitada
• Capacidad• Agilidad• Aumentos de la transmisión digital • Implantación de un Buscador Inteligente Documental
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso práctico
02 Objetivos y retos futuros
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de infraestructuras.- Objetivos y retos futuros: adecuación archivos físicos existentes
Detección y extinción contra incendios en áreas ampliadas de los archivos principales y satélites existentes en ambos emplazamientos.
Acondicionamiento ambiental de los archivos Revisión archivos soporte papel:
Tª : 18 – 25 º CHR : 30 – 60 %
Creación zonas de soportes ópticos (Rx, fotogramas, tarj. apertura, …):Tª : 15 – 20 º CHR : 25 – 45 %
Control digital centralizado de Tª y HR de los 5 archivos físicos:9 sensores en archivos de CNVII8 sensores en archivos de CNA
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de documentación.- Objetivos y retos futuros: recuperación y mejora de la documentación existente
Digitalización y carga en el gestor documental del resto de soportes ópticos existentes 700.000 fotogramas en soporte jacket 300.000 radiografías 230.000 tarjetas de apertura
Finalizar la recuperación e identificación de soportes informáticos magnéticos de CNA Cribado y carga en archivo digital de soportes informáticos
2.000 CDs/DVDs 2.500 disquetes de 3.5” 600 otros soportes (audiovisuales, discos ópticos, disquetes de 8”, …)
Verificación y autentificación digital de expedientes dosimétricos (137 ml estantería) Creación de una base de datos de documentación no digitalizada de los archivos principales (50.000 referencias para 3.800 ml de estantería) Digitalización de diversa documentación: Expedientes de PR de CNA e HIFRENSA (41 ml estantería) Correspondencia de CNA y CNVII (105 ml estantería) Documentación relevante no digitalizada de los archivos principales: 1.600 ml
Finalizar la mejora de la estructura documental del proceso de Gestión de la Información
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso práctico Área de soporte informático.- Objetivos y retos futuros: Personal de Gestión Documental
Cambio de paradigma del Servicio de Gestión Documental y de su personal
La Transformación digital es la aplicación de tecnologíasdigitales para mejorar los procesos y proporcionarherramientas para aumentar la eficacia y eficiencia de lostrabajadores ayudando a los empleados a conectarse,aprender y trabajar.
La Transformación Digital es el contexto donde se estácreando una nueva estirpe: los Trabajadores Digitales.
Fuente: EPRI
Transición de operarios Documentales del archivo físico, sin participación en
la gestión de la documentación
Técnicos Documentales con conocimiento del almacenamiento y recuperación de la documentación del Archivo digital.
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de soporte informático.- Objetivos y retos futuros: minimización de la transmisión de papel
Se seguirá trabajando en papel, por la necesidad de conservar dicho soporte en documentación especial como:
Requerimientos legales
Seguridad Física
Documentación confidencial
Ciberseguridad
No obstante, se establecerá una metodología, junto con Ciberseguridad, para la digitalización y encriptación de dicha documentación.
La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de soporte informático.- Objetivos y retos futuros: maximización transmisión digital – nueva plataforma documental
Adaptación de las aplicaciones existentes, sobre todos las asociadas al Sistema de Gestión Técnica (GesTec) para evitar la generación innecesaria de papel.
Adquisición de una nueva plataforma documental estándar para absorber el aumento de transmisión digital esperado así como mejorar el rendimiento de consulta del fondo documental.
Integración de dicha plataforma documental al Sistema Informático de la organización de ANAV.
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de soporte informático.- Objetivos y retos futuros: nueva plataforma documental
Buscador
Papel
GesTec
Otras plataformas
Privada PúblicaGestor Documental Departamental
Nueva plataforma
GDO
Intranet
Gestor Documental General
La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de soporte informático.- Objetivos y retos futuros: nueva plataforma documental
Nueva plataformaGestor Documental General
Diseño e Implantación• Equipo multidisciplinar:
GDO SIC UO’s
• Formación usuarios UO’sAl alcance de todos los usuarios• Método de transmisión directo• Digitalización en origen• Introducción metadatos• Distribución• Disponibilidad inmediata
Plataforma estándar• Sujeta a normativa y recomendaciones:
Gestión Documental Del sector nuclear
Nuevas funcionalidades• Transmisión directa• Integración otros fondos documentales• Buscador
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La Transformación digital de la Gestión Documental en ANAV: un caso prácticoÁrea de soporte informático.- Objetivos y retos futuros: Integración de un Buscador inteligente documental
Plataforma Documental con la integración de un Buscador inteligente documental, vinculado y accesible desde la intranet corporativa de ANAV.
Buscador con indexación de todos los fondos documentales de la Organización:
o Acceso a la documentación del Gestor Documental General y del Gestor Documental Departamental
o Búsquedas tanto a nivel de metadatos como de contenido de los documentos
o Restricción de acceso a la documentación según perfiles prestablecidos
o Accesos según nivel de privacidad de la documentación
o Accesos, en su caso, a fondos externos de documentación previamente definidos: INPO, WANO, OIEA,…
Buscador
Moltes gràciesper la vostra atenció
Muchas gracias por vuestra atención
