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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
APLICADO EN LA CLÍNICA JEMA DENTAL DEDICADA A LA
PRESTACIÓN DE SERVICIOS ODONTOLÓGICOS, UBICADA AL NORTE
DE LA CIUDAD DE QUITO
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD DE PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA. CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
AUTORA: CRISTINA BELÉN VERA MONAR
TUTOR: MSc. NELSON GUSTAVO CÁCERES GARCÍA
QUITO D.M., JUNIO DE 2017
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REFERENCIAS DEL AUTOR: Cristina Belén Vera Monar, [email protected]
[email protected]
REFERENCIAS DEL TUTOR: MSc. Nelson Gustavo Cáceres Garcia,
[email protected] . [email protected]
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Teorías de la gestión de inventarios y Control
Interno del manejo y administración de las existencias.
Vera Monar, Cristina Belén (2017). Propuesta de un Sistema de Control de
Inventarios aplicado en la Clínica Jema Dental dedicada a la prestación de
servicios odontológicos, ubicada al norte de la ciudad de Quito. Trabajo de
Titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del Título
de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Contadora Pública Autorizada.
Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 129 p.
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DERECHOS DE AUTOR
Yo, Cristina Belén Vera Monar, en calidad de autora y titular de los derechos morales y
patrimoniales del trabajo de titulación PROPUESTA DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS APLICADO EN LA CLÍNICA JEMA DENTAL
DEDICADA A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS ODONTOLÓGICOS, UBICADA
AL NORTE DE LA CIUDAD DE QUITO, modalidad presencial de conformidad con
el Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS
CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN, concedo a favor de la
Universidad Central del Ecuador una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva
para el uso no comercial de la obra, con fines estrictamente académicos. Conservo a mí
favor todos los derechos de autor sobre la obra, establecidos en la normativa citada.
Asimismo autorizo, a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
El autor declara que la obra objeto de la presente autorización es original en su forma de
expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad
por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la
Universidad de toda responsabilidad.
En la ciudad de Quito, a los 10 días del mes de Junio de 2017
Cristina Belén Vera Monar
C.C. 1722218987
[email protected]
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APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, MSc. Nelson Gustavo Cáceres García, en calidad de tutor del trabajo de titulación,
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS APLICADO A
LA CLÍNICA JEMA DENTAL DEDICADA A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
ODONTOLÓGICOS, UBICADA AL NORTE DE LA CIUDAD DE QUITO elaborado
por la estudiante Cristina Belén Vera Monar, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría,
Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,
APRUEBO, en consideración que el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos
necesarios en el campo metodológico y epistemológico, para ser sometido al jurado
examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de titulación
determinado por la Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 10 días del mes de Junio del 2017
MSc. Nelson Gustavo Cáceres García
C.C. 1801800721
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APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo, MSc. Nelson Gustavo Cáceres Garcia, en calidad de tutor del trabajo de titulación,
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS APLICADO A
LA CLÍNICA JEMA DENTAL DEDICADA A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
ODONTOLÓGICOS, UBICADA AL NORTE DE LA CIUDAD DE QUITO elaborado
por la estudiante Cristina Belén Vera Monar, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría,
Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,
APRUEBO, el nivel de similitud en correspondencias con los parámetros establecidos
considerando el resultado del programa especializado para tal efecto, el análisis y
revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 04 días del mes de Agosto de 2017
MSc. Nelson Gustavo Cáceres García
C.C. 1801800721
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AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
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DEDICATORIA
A mis amados padres: Alex Wilman Vera Vélez y Norma Isabel Monar
Albiño, por apoyarme y guiarme
incondicionalmente, por brindarme los recursos
necesarios para continuar en la batalla
universitaria, por hacer de mí una mejor persona a
través de sus consejos, enseñanzas, motivación y
amor.
A mis hermanos: Denise y Mateo Vera, por el apoyo que me
ofrecieron día a día en el transcurso de cada año de
mi carrera universitaria.
A mis amados sobrinos: Ariel, Ingrid y Elizabeth Ibarra, por alegrar y
acompañar mis días.
A mi abuelita Aida María Albiño Ortiz, negra querida, te dedico
mi esfuerzo, gracias a tus enseñanzas pude cumplir
uno de mis tantos sueños profesionales, pero
sobretodo, mil gracias porque hiciste de mí una
mujer enérgica, amorosa, empática, justa y
responsable.
Cristina Belén Vera Monar
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AGRADECIMIENTO
A mi familia Que de una u otra manera me han llenado de
fuerzas para la culminación de la tesis.
A mis amigos Quienes han compartido media década de su vida
conmigo y siempre han estado prestos a brindarme
su mano.
A mis maestros universitarios Que con sabiduría y paciencia contribuyeron gran
parte en mi realización profesional.
Cristina Belén Vera Monar
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CONTENIDOS
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO
DE TITULACIÓN ................................................................................................ v
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... ix
CONTENIDOS ................................................................................................................. x
LISTA DE TABLAS .................................................................................................... xvii
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xix
RESUMEN ..................................................................................................................... xx
ABSTRACT .................................................................................................................. xxi
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1. EL PROBLEMA ................................................................................................... 2
1.1. Tema ............................................................................................................ 2
1.1.1. Planteamiento del problema ........................................................................ 2
1.1.2. Formulación del problema .......................................................................... 2
1.1.3. Sistematización ............................................................................................ 3
1.1.4. Delimitación del Problema .......................................................................... 3
1.1.5. Objetivos ..................................................................................................... 3
1.1.5.1. Objetivo General ......................................................................................... 3
1.1.5.2. Objetivos Específicos .................................................................................. 3
1.1.6. Justificación ................................................................................................. 4
1.1.7. Operacionalización de las variables ............................................................ 4
1.2. Perfil Institucional Jema Dental .................................................................. 7
1.2.1. Antecedentes ............................................................................................... 7
1.2.2. Reseña Histórica .......................................................................................... 9
1.2.3. Cultura Organizacional ............................................................................. 10
1.2.3.1. Misión ........................................................................................................ 10
1.2.3.2. Visión ........................................................................................................ 10
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1.2.3.3. Objetivos ................................................................................................... 10
1.2.3.4. Políticas ..................................................................................................... 10
1.2.3.4.1. Política de Gestión de Desechos Sanitarios .............................................. 10
1.2.3.5. Valores Institucionales .............................................................................. 11
1.2.3.6. Estructura Organizacional ......................................................................... 11
1.2.4. Base Legal ................................................................................................. 12
1.2.4.1. Compañía Unipersonal de Hecho .............................................................. 12
1.2.4.2. Persona Natural ......................................................................................... 12
1.2.5. Organismos de Control .............................................................................. 13
1.2.5.1. Ministerio de Salud Pública ...................................................................... 13
1.2.5.2. Ministerio de Electricidad y Energía Renovable ....................................... 13
1.2.5.2.1. Secretaría de Control y Aplicaciones Nucleares ....................................... 13
1.2.5.3. Municipio Metropolitano de Quito ........................................................... 14
1.2.5.4. Servicio de Rentas Internas ....................................................................... 14
2. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS ........................................................... 15
2.1. Marco Teórico ........................................................................................... 15
2.2. Marco Referencial ..................................................................................... 16
2.3. Marco Legal .............................................................................................. 16
2.3.1. Normas Técnicas ....................................................................................... 17
2.3.1.1. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados ............................... 17
2.3.1.1.1. Empresa en Marcha ................................................................................... 17
2.3.1.1.2. Bienes Económicos ................................................................................... 17
2.3.1.1.3. Moneda de cuenta ...................................................................................... 17
2.3.1.1.4. Valuación al Costo .................................................................................... 18
2.3.1.1.5. Criterio de Prudencia ................................................................................. 18
2.3.1.2. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC´S) .................................... 18
2.3.1.2.1. Normas Internacionales de Contabilidad NIC -2 Inventarios ................... 18
2.3.1.2.2. Normas Internacionales de Contabilidad NIC -36 Deterioro .................... 18
2.3.1.3. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF-S) .................. 19
2.3.1.3.1. Normas Internacionales de Información Financiera -13 Medición del Valor
Razonable .................................................................................................. 19
2.4. Marco Conceptual ..................................................................................... 19
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2.4.1. Inventarios ................................................................................................. 19
2.4.1.1. Objetivo de los inventarios ........................................................................ 20
2.4.1.2. Clasificación o tipos de inventarios .......................................................... 21
2.4.1.2.1. Inventario de Materia Prima ...................................................................... 21
2.4.1.2.1.1. Materia Prime Directa ............................................................................... 21
2.4.1.2.1.2. Materia Prima Indirecta ............................................................................. 21
2.4.1.2.2. Inventario de Productos en Proceso .......................................................... 21
2.4.1.2.3. Inventario de Productos Terminados ......................................................... 21
2.4.1.2.4. Inventario de Materiales y Suministros ..................................................... 22
2.4.1.2.5. Inventario en Tránsito ............................................................................... 22
2.4.1.2.6. Inventario en Consignación ....................................................................... 22
2.4.1.2.7. Inventarios Iniciales .................................................................................. 22
2.4.1.2.8. Inventarios Finales .................................................................................... 22
2.4.1.3. Sistema de registro de Inventarios ............................................................ 23
2.4.1.3.1. Sistema de Cuenta Múltiple ...................................................................... 23
2.4.1.3.2. Sistema de Inventario Permanente ............................................................ 23
2.4.1.3.2.1. Tarjetas Kárdex ......................................................................................... 23
2.4.1.4. Método de Valoración de Inventarios ....................................................... 24
2.4.1.4.1. Método FIFO (PEPS) ................................................................................ 24
2.4.1.4.2. Método Promedio Ponderado .................................................................... 24
2.4.1.5. Sistema de Control de Inventarios ............................................................ 24
2.4.1.5.1. Control de Existencias ............................................................................... 24
2.4.1.5.2. Existencias Máximas ................................................................................. 25
2.4.1.5.3. Existencias Mínimas ................................................................................. 25
2.4.1.5.4. Existencias Críticas ................................................................................... 26
2.4.1.6. Justo a Tiempo .......................................................................................... 26
2.4.1.7. Las 5s Japonesas ........................................................................................ 26
2.4.1.8. Sistema de Inventarios ABC ..................................................................... 27
2.4.2. Control Interno .......................................................................................... 27
2.4.2.1. Importancia ................................................................................................ 28
2.4.2.2. Objetivos del Control Interno .................................................................... 28
2.4.2.3. Elementos del Control Interno .................................................................. 28
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2.4.2.4. Tipos de Control Interno ........................................................................... 29
2.4.2.4.1. Control Interno Administrativo ................................................................. 29
2.4.2.4.2. Control Interno Contable ........................................................................... 29
2.4.2.4.3. Control Interno Informe COSO ................................................................. 29
2.4.2.4.3.1. Informe COSO I INTERNATIONAL CONTROL- INTEGRATED
FRAMEWORK ......................................................................................... 30
2.4.2.4.3.2. Informe COSO II ENTERPRISE RISK MANAGEMENT (ERM)
INTEGRATED FRAMEWORK............................................................... 31
2.4.2.5. Componentes del Control Interno ............................................................. 32
2.4.2.5.1. Ambiente de Control ................................................................................. 32
2.4.2.5.2. Evaluación de Riesgos .............................................................................. 33
2.4.2.5.3. Actividades de Control .............................................................................. 33
2.4.2.5.4. Sistemas de Información y Comunicación ................................................ 33
2.4.2.5.5. Supervisión y Monitoreo ........................................................................... 33
2.4.2.5.6. Establecimiento de Objetivos .................................................................... 33
2.4.2.5.7. Identificación de Eventos .......................................................................... 34
2.4.2.5.8. Respuesta al Riesgo ................................................................................... 34
2.4.2.6. Formato Cuestionario Control Interno – Inventarios ................................ 34
2.5. Metodología de la Investigación ............................................................... 36
2.5.1. Tipos de Investigación .............................................................................. 36
2.5.1.1. Investigación de laboratorio, bibliográfica o documental ......................... 36
2.5.1.2. Investigación Exploratoria ........................................................................ 36
2.5.1.3. Investigación Descriptiva .......................................................................... 37
2.5.1.4. Investigación de Campo ............................................................................ 37
2.5.1.5. Investigación Correlacional ....................................................................... 37
2.5.2. Métodos de Investigación .......................................................................... 37
2.5.2.1. Método Deductivo ..................................................................................... 37
2.5.2.2. Método Inductivo ...................................................................................... 38
2.5.2.3. Método Descriptivo ................................................................................... 38
2.5.2.4. Método experimental ................................................................................. 38
2.5.3. Técnicas de Recolección de Información .................................................. 38
2.5.3.1. Observación ............................................................................................... 38
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xiv
2.5.3.2. Entrevista ................................................................................................... 39
2.5.3.3. Cuestionario .............................................................................................. 39
3. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA CLÍNICA JEMA
DENTAL ............................................................................................................ 40
3.1. Factores Externos ...................................................................................... 40
3.1.1. Factor Económico ..................................................................................... 40
3.1.1.1. Tasa de Inflación ....................................................................................... 40
3.1.1.2. Producto Interno Bruto .............................................................................. 41
3.1.1.2.1. Bienes y Servicios ..................................................................................... 42
3.1.1.3. Tasa de Interés ........................................................................................... 42
3.1.1.3.1. Tasa de Interés Activa ............................................................................... 42
3.1.1.3.2. Tasa de Interés Pasiva ............................................................................... 44
3.1.2. Factor Político ........................................................................................... 45
3.1.2.1. Tributario ................................................................................................... 45
3.1.3. Factor Social .............................................................................................. 45
3.1.4. Factor Tecnológico .................................................................................... 45
3.1.4.1. Tecnologías de la Información y Comunicación (TICS) .......................... 45
3.1.4.2. Innovaciones Tecnológicas ....................................................................... 46
3.1.5. Factor Legal ............................................................................................... 47
3.1.6. Clientes ...................................................................................................... 48
3.1.7. Proveedores ............................................................................................... 50
3.1.7.1. Prodontomed ............................................................................................. 51
3.1.7.2. Provedent ................................................................................................... 53
3.1.7.3. Fastdent ..................................................................................................... 54
3.1.8. Competencia .............................................................................................. 55
3.1.8.1. Global Dental ............................................................................................ 55
3.1.8.2. Vega Beltrán Dentales ............................................................................... 55
3.1.8.3. Odontosalud .............................................................................................. 55
3.2. Factores Internos ....................................................................................... 56
3.2.1. Planificación .............................................................................................. 56
3.2.1.1. Misión ........................................................................................................ 56
3.2.1.2. Visión ........................................................................................................ 56
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xv
3.2.1.3. Políticas ..................................................................................................... 57
3.2.1.4. Valores ...................................................................................................... 57
3.2.1.5. Objetivos Institucionales ........................................................................... 57
3.2.1.6. Tecnología y Herramientas ....................................................................... 58
3.2.1.7. Servicios Odontológicos ........................................................................... 58
3.2.2. Organización ............................................................................................. 60
3.2.2.1. Organización Departamental ..................................................................... 60
3.2.2.1.1. Organigrama Estructural ........................................................................... 60
3.2.2.2. Capacitaciones ........................................................................................... 60
3.2.2.3. Procedimientos y Procesos ........................................................................ 61
3.2.2.4. Manual de Procedimientos ........................................................................ 61
3.2.3. Dirección ................................................................................................... 61
3.2.3.1. Motivación ................................................................................................ 61
3.2.3.2. Comunicación ............................................................................................ 62
3.2.3.3. Liderazgo ................................................................................................... 62
3.2.3.4. Empoderamiento ....................................................................................... 62
3.2.4. Control ....................................................................................................... 62
3.2.4.1. Administrativo ........................................................................................... 62
3.2.4.2. Bodega ....................................................................................................... 63
3.2.4.3. Contable .................................................................................................... 64
3.2.4.3.1. Sistema de Control de Mercaderías ........................................................... 64
3.2.4.3.2. Métodos de valoración de Inventarios ...................................................... 65
3.2.4.3.3. Análisis del Estado de Resultados de la Clínica Jema Dental ................... 66
3.2.4.3.4. Análisis del Estado de Situación Financiera de la Clínica Jema Dental ... 67
3.2.4.3.5. Procedimientos del Control de Inventarios ............................................... 68
3.2.4.4. Cálculo de la muestra ................................................................................ 74
3.2.4.5. Cuestionario de Control Interno – Inventarios .......................................... 75
3.2.4.6. Herramientas estratégicas .......................................................................... 77
3.2.4.7. Matriz FODA ............................................................................................ 80
3.2.4.8. Matriz de Hallazgos .................................................................................. 84
4. PROPUESTA ..................................................................................................... 92
4.1. Misión ........................................................................................................ 93
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xvi
4.2. Visión ........................................................................................................ 94
4.3. Objetivos institucionales ........................................................................... 94
4.4. Organigrama Estructural ........................................................................... 95
4.5. Cadena De Valor De La Clínica Jema Dental ........................................... 96
4.6. Compra de suministros odontológicos ...................................................... 97
4.7. Recepción y control de calidad de los materiales dentales ..................... 105
4.8. Almacenamiento de los materiales adquiridos ........................................ 108
4.9. Toma física del inventario ....................................................................... 111
4.10. Sistema de control de inventarios ABC .................................................. 114
4.10.1. Clasificación ABC de los productos utilizados en odontología
general y odontopediatría ........................................................................ 115
4.11. Control de cantidades o existencias ........................................................ 122
4.11.1. Existencias máximas ............................................................................... 122
4.11.2. Existencias mínimas ................................................................................ 123
4.11.3. Existencias críticas .................................................................................. 123
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 125
Conclusiones ................................................................................................................. 125
Recomendaciones ......................................................................................................... 126
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 127
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xvii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Tasa de Inflación Mensual................................................................................. 40
Tabla 2 Producto Interno Bruto ...................................................................................... 41
Tabla 3 Productos que más aportan a la división de Salud ............................................ 42
Tabla 4 Tasa de Interés Activa ....................................................................................... 43
Tabla 5 Tasa de Interés Pasiva ....................................................................................... 44
Tabla 6 Instrumentos odontológicos de JEMA DENTAL: ............................................ 47
Tabla 7 Total Clientes Jema Dental ................................................................................ 49
Tabla 8 Total clientes por género ................................................................................... 50
Tabla 9 Artículos adquiridos a Prodontomed ................................................................. 52
Tabla 10 Artículos adquiridos a Provedent .................................................................... 53
Tabla 11 Artículos adquiridos a Fastdent ....................................................................... 54
Tabla 12 Portafolio de Servicios Odontológicos ............................................................ 59
Tabla 13 Estado de Resultados ....................................................................................... 66
Tabla 14 Estado de Situación Financiera ....................................................................... 67
Tabla 15 Procedimiento: Compra de los suministros odontológicos ............................. 68
Tabla 16 Procedimiento: Recepción y control de los suministros odontológicos .......... 70
Tabla 17 Procedimiento: Almacenamiento de los suministros odontológicos ............... 71
Tabla 18 Procedimiento: Registro de los suministros odontológicos ............................ 72
Tabla 19 Procedimiento: Toma física de los suministros odontológicos ....................... 73
Tabla 20 Herramientas Estratégicas ............................................................................... 77
Tabla 21 Misión de Jema Dental .................................................................................... 93
Tabla 22 Visión de Jema Dental ..................................................................................... 94
Tabla 23 Objetivos Institucionales Jema Dental ............................................................ 94
Tabla 24 Compra de materiales dentales ........................................................................ 97
Tabla 25 Recepción de materiales dentales .................................................................. 105
Tabla 26 Almacenamiento de los materiales ................................................................ 108
Tabla 27 Toma física del inventario ............................................................................. 111
Tabla 28 Clasificación artículos A ............................................................................... 115
Tabla 29 Clasificación artículos B................................................................................ 115
Tabla 30 Clasificación artículos C................................................................................ 116
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xviii
Tabla 31 Reclasificación A........................................................................................... 119
Tabla 32 Reclasificación C ........................................................................................... 120
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LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Logotipo de la Clínica Jema Dental ................................................................... 8
Figura 2 Ubicación de la Clínica JEMA DENTAL .......................................................... 9
Figura 3 Estructura Organizacional ................................................................................ 11
Figura 4 Efectividad del Control Interno ........................................................................ 30
Figura 5 Estructura COSO II .......................................................................................... 31
Figura 6 Organismos reguladores ................................................................................... 47
Figura 7 Clasificación de los clientes de Jema Dental ................................................... 49
Figura 8 Clasificación de clientes por género ................................................................ 50
Figura 9 Principales Proveedores de Jema Dental.......................................................... 51
Figura 10 Productos de mayor consumo a Prodontomed ............................................... 52
Figura 11 Productos adquiridos con mayor frecuencia a Provedent .............................. 53
Figura 12 Productos adquiridos con mayor frecuencia a Fastdent ................................. 54
Figura 13 Organigrama Estructural Jema Dental ........................................................... 60
Figura 14 Flujograma del procedimiento de Compra ..................................................... 69
Figura 15 Flujograma del procedimiento de Recepción ................................................. 70
Figura 16 Flujograma del procedimiento de Almacenamiento ...................................... 71
Figura 17 Flujograma del procedimiento de registro de inventarios .............................. 72
Figura 18 Flujograma del procedimiento de la toma física de inventarios .................... 73
Figura 19 Organigrama Estructural de JEMA DENTAL ............................................... 95
Figura 20 Cadena De Valor De La Clínica Jema Dental ................................................ 96
Figura 21 Flujograma del procedimiento de compra de materiales odontológicos ........ 98
Figura 22 Flujograma del procedimiento de recepción de materiales odontológicos .. 106
Figura 23 Flujograma del procedimiento de almacenaje de materiales
odontológicos .................................................................................................... 109
Figura 24 Flujograma del procedimiento de la toma física de materiales
odontológicos .................................................................................................... 112
Figura 25 Clasificación ABC ....................................................................................... 118
Figura 26 Reclasificación A-C ..................................................................................... 121
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PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
APLICADO EN LA CLÍNICA JEMA DENTAL DEDICADA A LA
PRESTACIÓN DE SERVICIOS ODONTOLÓGICOS, UBICADA AL NORTE
DE LA CIUDAD DE QUITO.
RESUMEN
El trabajo de investigación contiene un sistema de control de inventarios para la clínica
Jema Dental, donde su principal problema fue el mal uso y control de los productos e
insumos odontológicos, afectando a sus existencias por la falta de conocimiento y
gestión del inventario de la clínica.
Se realizó la recolección de información necesaria para identificar las principales
debilidades y amenazas de la casa de salud dental, por falta de un control en los
inventarios, a través de métodos como la observación de campo, encuestas, entrevistas;
una vez aplicadas las teorías en las que se fundamenta el trabajo de titulación se
concluyó que la clínica no tiene una herramienta de control que le permita gestionar de
la mejor manera el inventario, para lo cual se propuso un sistema en base al giro y
necesidades de la clínica, el cual refleje la realidad en el manejo de los productos
basándose en los procedimientos, políticas e indicadores que permitan tomar decisiones.
Esta propuesta presenta los lineamientos pertinentes y principales para el control de las
existencias.
PALABRAS CLAVE: SISTEMA DE CONTROL / INVENTARIO EN CLÍNICAS /
GESTIÓN LOGÍSTICA / MANEJO DE EXISTENCIAS / PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS / FORMATOS DE CONTROL
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xxi
PROPOSAL FOR AN INVENTORY CONTROL SYSTEM APPLIED TO THE
CLÍNICA JEMA DENTAL DEDICATED TO THE PROVISION OF DENTAL
SERVICES, LOCATED NORTH OF THE CITY OF QUITO.
ABSTRACT
The research work contains an inventory control system for the clinic Jema Dental,
where their main problem was the misuse and control of dental products and supplies,
affecting their stocks due to the lack of knowledge and management of the inventory of
the clinic.
The collection of information was necessary to identify the main weaknesses and threats
of the dental health home, for lack of inventory control, through methods such as field
observation, surveys, interviews; after applying the theories on which the titling work is
based, it was concluded that the clinic does not have a control tool that allows it to
manage the inventory better, for which a system based on the rotation and needs of the
clinic, which reflects the reality in the management of the products based on the
procedures, policies and indicators that allow to make decisions. This proposal sets out
the relevant and main guidelines for the control of stocks.
KEYWORDS: CONTROL SYSTEM / INVENTORY IN CLINICS / LOGISTIC
MANAGEMENT / HANDLING OF INVENTORIES / ADMINISTRATIVE
PROCEDURES / CONTROL FORMATS
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1
INTRODUCCIÓN
La aplicación de un Sistema de Control de Inventarios en una empresa contribuye en la
gestión de los productos que disponen; ya sea para su utilización o para su respectiva
venta, control que la clínica necesita para el cumplimiento de sus actividades,
conociendo con exactitud las existencias máximas, mínimas y críticas que deben
mantener su inventario en stock.
Jema Dental, es una clínica que ofrece servicios odontológicos, ubicada al norte de la
ciudad de Quito, a pesar de tener pocos años de existencia se ha mantenido en el
mercado pese al manejo y control empírico de gerencia, sin la aplicación de técnicas y
herramientas que le permitan cumplir objetivos y metas estructuradas; por lo tanto, se
considera fundamental y necesario la aplicación de un sistema que le ayude a gestionar
las existencias, a la optimización de recursos económicos y físicos, generando así el
crecimiento y evitando los desperdicios de los suministros odontológicos.
El sistema de control de inventarios que se propone contiene procedimientos, políticas,
indicadores y formatos que permiten el buen manejo de los productos que necesita la
clínica para la prestación de sus servicios. Mediante la propuesta se llegará a controlar
las compras, la recepción y control de calidad, el almacenamiento, y la toma física de
los suministros odontológicos con el propósito de evitar desperdicios, gastar
excesivamente en costos de almacenamiento y desperdiciar en compra de material
dental innecesario.
Debido a que la clínica nunca ha manejado sus inventarios de manera técnica, el estudio
que se realizó no solo propone un sistema de control, sino también la reestructuración
de su direccionamiento estratégico y la creación de procedimientos y lineamientos para
el área responsable de las existencias.
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2
1. EL PROBLEMA
1.1. Tema
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS APLICADO
EN LA CLÍNICA JEMA DENTAL DEDICADA A LA PRESTACIÓN DE
SERVICIOS ODONTOLÓGICOS, UBICADA AL NORTE DE LA CIUDAD DE
QUITO
1.1.1. Planteamiento del problema
La Clínica Jema Dental ubicada al Norte de la Ciudad de Quito, Provincia de Pichincha,
es una empresa, formada por cuatro especialistas odontológicos y dos asistentes;
dedicada a brindar servicios de salud bucal a la ciudadanía. Actualmente la compañía
ha mantenido un crecimiento moderado en los servicios que ofrece, debido a la falta de
un sistema de control de inventarios; sin embargo, la presentación del estudio conducirá
a entregar herramientas gerenciales para la toma de decisiones; las implicaciones futuras
de no aplicar el Sistema de Control de Inventarios dejará a la clínica descompensada, en
cuanto a las decisiones frente al cambiante mercado, lo que particularmente conduce a
la alta dirección a pensar en un proceso para el direccionamiento del control, manejo,
distribución de los insumos y materiales; por lo que, es importante la elaboración de un
sistema de control de existencias para que se determinen los procedimientos y políticas.
El Sistema de Control de Inventarios permitió identificar los puntos críticos de los
procesos de compra y almacenamiento del inventario que maneja la Clínica, se realizó
recomendaciones para mejorar la eficiencia y efectividad de los procesos, también
ayudó a convertir a la organización en una entidad con capacidad para; el cumplimiento
de políticas, la optimización de sus recursos financieros, tecnológicos, humanos y
materiales.
1.1.2. Formulación del problema
¿La Propuesta de un Sistema de Control de Inventarios en la Clínica “Jema Dental”
permitirá controlar eficientemente los materiales e insumos odontológicos?
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3
1.1.3. Sistematización
¿Cuál es el perfil institucional de la Clínica?
¿Cuáles son las teorías y conceptos bases que permitirán la comprensión
conceptual del Sistema de Control de Inventarios?
¿Cuál es la situación actual de la empresa?
¿Cómo se puede controlar adecuadamente los materiales e insumos
odontológicos que posee la Clínica?
¿Cuál es el resultado del estudio?
1.1.4. Delimitación del Problema
El estudio se desarrollará en el norte de la Ciudad de Quito. La ubicación de la clínica
Jema Dental, está entre las calles Belisario Peña Ponce y José Rafael Bustamante, La
Luz.
1.1.5. Objetivos
1.1.5.1. Objetivo General
PROPONER UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS APLICADO EN LA
CLÍNICA JEMA DENTAL, DEDICADA A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
ODONTOLÓGICOS, UBICADA AL NORTE DE LA CIUDAD DE QUITO.
1.1.5.2. Objetivos Específicos
Conocer los antecedentes y aspectos generales de la clínica Jema Dental para
tener una visión general de la microempresa.
Analizar y definir las diferentes teorías aplicables al Sistema de Control de
Inventarios con el fin de proponer procedimientos para el adecuado control de
las existencias.
Conocer la situación actual de la clínica con el propósito de identificar las
debilidades en el manejo de sus inventarios.
Diseñar un Sistema de Control de Inventarios para la clínica Jema Dental con el
fin de facilitar a la gerencia, la toma de decisiones en cuanto a la compra y
gestión de materiales dentales.
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4
1.1.6. Justificación
La investigación se desarrolla con la intención de proponer un Sistema de Control de
Inventarios para la correcta administración de los materiales odontológicos de la Clínica
Jema Dental; debido a que, se podrá controlar adecuadamente, las adquisiciones de los
materiales, establecer procedimientos, manuales, políticas y responsables inmersos en
estas actividades.
La odontología en los últimos años ha experimentado un crecimiento considerable en
los servicios que se pueden ofertar; porque, hoy las personas dan mayor importancia a
su salud bucal; de igual manera se ha observado un aumento significativo en sus costos
debido a la necesidad de implementar novedades tecnológicas, materiales, piezas de
mano, protocolos para el control y seguimiento de esos procesos operatorios; es por
ello, que la Clínica Jema Dental situada al norte de la ciudad de Quito, no cuenta con
una herramienta que le permita: controlar, registrar, manejar los insumos y materiales,
entender las funciones, responsabilidades, y alcances de los diferentes niveles que
conforman la organización.
Para lograr los objetivos de estudio se empleará métodos de investigación como el
lógico deductivo que permite explicar el uso adecuado de las normas y leyes aplicables
en las operaciones; así se pretende conocer e identificar los riesgos que puede tener la
empresa dentro de la actualidad nacional.
El estudio empírico permitirá la validación de las hipótesis mediante la aplicación de
procedimientos estadísticos; la convalidación de los objetivos planteados en el estudio,
conduce a entender la importancia de un Sistema de Control de Inventarios en la clínica.
1.1.7. Operacionalización de las variables
Variable independiente: Propuesta de un Sistema de Control de Inventarios
Variable dependiente: Control de la gestión administrativa-contable
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5
Matriz de Operacionalización de la Variable Independiente
Variable Independiente: Sistema de Control de Inventarios
Conceptualización Dimensiones Subdimensiones *Indicadores Ítems Fuentes Instrumentos
El manual de control
interno de
Inventarios determina
los procedimientos a
seguir para ejecutar
una acción con
respecto al área y
responsable, sirve de
anexo sustentable
que respalda la
acción.
Manual de
Procedimientos
Actividades
Procedimientos
Funciones Generales
Funciones del Gerente
Funciones del Bodeguero
Procedimientos
¿Qué
procedimientos
administrativos
y contables se
deben realizar
para lograr
eficiencia y
eficacia en el
control los
inventarios?
M.S.P
D.M.Q
Clínica
Jema
Dental
Cuestionarios y
Entrevistas
dirigidas
Control Interno Administrativo
Contable
Organigrama de funciones
Áreas departamentales
Responsables
Multas y Sanciones
Control Interno de
Inventarios
Control Operativo
Control Preventivo
Control Contable
Control de Calidad
Costos de Adquisición
Compra
Recepción
Almacenamiento
Toma física del Inventario
Satisfacción del cliente
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6
Matriz de Operacionalización de la Variable Dependiente
Variable Dependiente: Gestión Administrativa Contable
Conceptualización Dimensiones Subdimensiones *Indicadores Ítems Fuentes Instrumentos
Control
administrativo.- es
la observación
cronológica de los
procesos en forma
global y por áreas.
Administrativo Procesos y
Actividades
Procedimientos
Políticas y
reglamentos
¿Qué procesos
administrativos se
deben realizar
para tener
controlados los
inventarios? Clínica Jema
Dental
Entrevistas no
estructuradas
Levantamiento
de procesos
Cuestionarios
Control Contable.-
es el análisis
comparativo del
movimiento del
efectivo para que su
beneficio sea óptimo.
Contable Registros
Compra, recepción,
almacenamiento,
toma física del
inventario.
Registro Kárdex
¿Qué procesos
contables se
deben realizar
para tener
controlados los
inventarios?
Nota: *Los indicadores se encuentran en el capítulo IV a partir de la página 101.
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7
1.2. Perfil Institucional Jema Dental
1.2.1. Antecedentes
Es imprescindible mencionar los orígenes de la medicina odontológica para tener un
mejor conocimiento acerca del tema de investigación y de la clínica en donde se
desarrollará el mismo.
Los primeros atisbos de la odontología aparecen en el año 2600 a.C., cuando se
encontró en los textos egipcios notas sobre médicos y curanderos que trataban los
problemas dentales. Muchos años después, en el año 460 a.C. Hipócrates vinculó la
caída de los dientes a la dieta, es decir, descubrió que ciertos alimentos perjudicaban
nuestra salud bucal.
En el año 650 d.C., varios médicos indios identificaron más de 75 dolencias orales y
poco después, en el año 500 d.C., inventaron la primera pasta de dientes en India y
China. En esa misma época (desde el año 600 a.C. al 400 d.C.) en Roma se utilizaba ya
el oro para cubrir algunas necesidades dentales. Este material era usado para cubrir
algunos huecos a modo de empastes.
En el año 1250, los barberos franceses comenzaron a realizar el oficio de dentistas y en
1790 salió al mercado la primera silla creada para dentistas aunque hasta el año 1839 no
se abrió la primera escuela de odontología, La Escuela de Cirugía Dental de Baltimore.
En 1728 se publicó el libro del que es reconocido como el padre de la odontología,
Pierre Fauchard. Su obra, El dentista cirujano, se dice que fue la primera en brindar una
descripción científica completa de la odontología.
En 1815, se inventó la seda dental y en 1896, el primer aparato de rayos X para la boca.
En 1954 los avances continúan y en Suiza se inventa el cepillo eléctrico; en 1980 ya se
hablaba de implantes como alternativa a los dientes.
Ya en los años 70, los primeros tratamientos de ortodoncia a base de brakets salieron al
mercado dental y en 1989 ya era posible comprar tratamientos blanqueadores para
realizarse en casa.
A partir de los años 2000 los avances tecnológicos han permitido a la odontología
avanzar a pasos agigantados. Los brakets son sustituidos por tratamientos de ortodoncia
transparente y los implantes son uno de los tratamientos más demandados. (Unidental,
2014)
La odontología es una rama de la medicina que se encarga de solucionar problemas
dentales, nace hace años atrás a través de la exodoncia dental y con el pasar del tiempo
se fueron creando nuevos servicios odontológicos con el fin de curar enfermedades.
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8
La exodoncia dental es un proceso quirúrgico que se encarga de la extracción de piezas
dentarias o porción de las mismas, mediante técnicas cuidadosas e instrumental
adecuado.
La endodoncia consiste en la extracción del nervio del diente, un tejido pequeño en
forma de hebra, que se encuentra en el centro del conducto del diente. Se extrae; el
espacio que queda se limpia, se vuelve a dar forma y se rellena.
La odontopediatría es la especialidad que se encarga de los problemas odontológicos de
niños y adolescentes.
La implantología es la especialidad de la odontología que se encarga del diagnóstico,
planificación y ejecución del tratamiento encaminado a la reposición de los dientes
perdidos mediante la colocación de implantes.
La ortodoncia es la rama de la odontología que se especializa en el diagnóstico,
prevención y tratamiento de anomalías dentales y faciales, es decir, se encarga de la
alineación de los dientes y de la corrección de problemas de mordida, así como también
de guiar la erupción dentaria y el desarrollo de los maxilares, produciendo un equilibrio
en el aparato bucal y por ende en la columna cervical y dorsal, obteniendo armonía
facial y buenos resultados estéticos.
La radiografía es la producción de una imagen fotográfica de un objeto mediante el uso
de los rayos x que pasan a través de un objeto llegando a una película. En odontología
se utilizan para proveer información sobre los tejidos profundos no visibles a simple
vista. (Clínica Odontológica Santa Apolonia, 2015)
La odontología ha experimentado un crecimiento considerable en los servicios que se
pueden ofertar, de igual manera se ha observado un aumento significativo en sus costos
debido a la necesidad de implementar novedades tecnológicas, materiales, piezas de
mano, y protocolos para el control y seguimiento de esos procesos operatorios.
Jema Dental abrió sus puertas al público en el año dos mil trece, a través del aporte
económico y los conocimientos médicos odontológicos de la Dra. María Luisa Monar
Albiño, con el propósito de contribuir con la salud dental de las personas.
Figura 1 Logotipo de la Clínica Jema Dental
En: Archivo Clínica Jema Dental
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9
1.2.2. Reseña Histórica
Jema Dental es una clínica odontológica integral moderna que abrió sus puertas al
público el 01 de agosto de 2013, al norte de la ciudad de Quito, con el propósito de
brindar atención especializada en salud y estética dental para toda la familia.
La clínica se caracteriza por ser una microempresa donde su principal y único socio
fundador es la Dra. María Luisa Monar Albiño, conformada por cuatro especialistas
odontológicos y dos asistentes.
Jema Dental en la actualidad cuenta con más de 1050 pacientes registrados desde el 01
de agosto de 2013 hasta noviembre de 2016, entre clientes particulares y clientes que
acceden a sus servicios mediante seguros privados.
Jema Dental se encuentra ubicada al norte de la Ciudad de Quito, entre las calles
Belisario Peña Ponce N51-18 y José Rafael Bustamante, La Luz.
Figura 2 Ubicación de la Clínica JEMA DENTAL
En: (Google maps, 2016)Google
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10
1.2.3. Cultura Organizacional
1.2.3.1. Misión
“Brindar servicios odontológicos contribuyendo a resolver los problemas de salud Oral
de nuestros pacientes, aplicando para ello conceptos de excelencia en el servicio,
eficiencia en la gestión y calidez personalizada en la atención”. (Jema Dental, 2014)
1.2.3.2. Visión
Ser la clínica odontológica líder en la zona norte Quito con lo más avanzado en
tecnología y con especialistas que reúnan los requisitos máximos de profesionalismo y
excelencia, para satisfacer al máximo las exigencias de nuestros pacientes e ir más allá
de sus expectativas, deseando establecer una relación duradera con cada paciente basada
en el tratamiento personalizado y orientado al detalle, brindándoles nuestra experiencia
a su servicio. (Jema Dental, 2014)
1.2.3.3. Objetivos
Diagnosticar las patologías y necesidades odontológicas de pacientes complejos
que acuden a nuestra consulta en demanda de tratamientos, que requieran la
aplicación de técnicas odontológicas avanzadas.
Capacitación profesional para realizar el plan de tratamiento, teniendo en cuenta
las características especiales de pacientes complejos y las posibles aplicaciones o
combinación de las técnicas avanzadas y clásicas.
La capacitación profesional para la aplicación y realización de técnicas
avanzadas con la consecución final del plan de tratamiento.
1.2.3.4. Políticas
La política de gestión de desechos sanitarios es la principal de Jema Dental, ya que
permite el correcto uso y tratamiento de los desechos.
1.2.3.4.1. Política de Gestión de Desechos Sanitarios
Jema Dental cuenta con la Política de Gestión de Desechos Sanitarios, porque facilita el
manejo y tratamiento de la basura.
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11
Se debe indicar la cantidad de desechos por servicios y por tipo que se genera
diariamente.
Se debe clasificar los desechos para el almacenamiento primario, considerar el
almacenamiento y etiquetado, es decir el tipo y número de recipientes que necesita por
servicios y el etiquetado completo que deben tener los recipientes y fundas.
Los desechos a tratarse son los siguientes; infecciosos: biológicos; corto punzantes;
comunes.
Se debe indicar las rutas, horarios y frecuencias que seguirán los desechos desde su
generación hasta su disposición final dentro del establecimiento de salud (Jema Dental,
2014)
1.2.3.5. Valores Institucionales
Profesionalismo
Compromiso
Honestidad
Responsabilidad
Amabilidad
1.2.3.6. Estructura Organizacional
La clínica tiene dos áreas específicas; odontología y el área de limpieza.
Figura 3 Estructura Organizacional
GERENCIA
SERVICIOS ODONTOLÓGICOS
ADMINISTRATIVO / CONTABLE
Odontología general
Rehabilitación Oral
Ortodoncia Cirugía OralEndodoncia Implantología
Auxiliares Odontológicos
Inventarios
1 1 11
1
1
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12
1.2.4. Base Legal
1.2.4.1. Compañía Unipersonal de Hecho
La empresa unipersonal es una persona jurídica distinta e independiente de la persona
natural, cuenta con un único socio y dueño de empresa, lo cual hace que lleva el nombre
de unipersonal de hecho, tiene por finalidad obtener ganancias mediante la producción o
venta de bienes y servicios. (Herrera, 2016)
La clínica Jema Dental nace con el aporte económico y los conocimientos médicos
odontológicos de la Dra. María Luisa Monar, además con la colaboración de cuatro
doctores especialistas odontológicos y dos asistentes, con el propósito de contribuir en
la salud dental de las personas.
Jema Dental es una empresa unipersonal, ya que el aporte del único socio fundador fue
destinado para el montaje, sostenimiento, funcionamiento y desarrollo de la clínica.
1.2.4.2. Persona Natural
En al art.40 del Código Civil Ecuatoriano menciona que las personas naturales son
sujetos de la especia humana.
Las personas naturales se clasifican en obligadas a llevar contabilidad y no obligadas a
llevar contabilidad. Se encuentran obligadas a llevar contabilidad todas las personas
nacionales y extranjeras que realizan actividades económicas y que cumplen con las
siguientes condiciones: que operen con un capital propio que al inicio de sus actividades
económicas o al 1o. de enero de cada ejercicio impositivo hayan superado 9 fracciones
básicas desgravadas del impuesto a la renta o cuyos ingresos brutos anuales de esas
actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan sido superiores a 15 fracciones
básicas desgravadas o cuyos costos y gastos anuales, imputables a la actividad
empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido superiores a 12 fracciones
básicas desgravadas.
Son todas las personas, nacionales o extranjeras, que realizan actividades económicas
lícitas.
Las personas naturales que realizan alguna actividad económica están obligadas a
inscribirse en el RUC; emitir y entregar comprobantes de venta autorizados por el SRI
por todas sus transacciones y presentar declaraciones de impuestos de acuerdo a su
actividad económica.” (Servicio de Rentas Internas, 2016)
En el caso de la clínica Jema Dental, la Dra. María Luisa Monar es una persona natural
que no está obligada a llevar contabilidad; pero, sí un registro de los ingresos y egresos.
Además debe cumplir con sus obligaciones tributarias al S.R.I.
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13
1.2.5. Organismos de Control
1.2.5.1. Ministerio de Salud Pública
El Ministerio de Salud Pública es un ente gubernamental que ejerce plenamente la
gobernanza del Sistema Nacional de Salud, con un modelo referencial en Latinoamérica
que prioriza la promoción de la salud y la prevención de enfermedades, con altos
niveles de atención de calidad, con calidez, garantizando la salud integral de la
población y el acceso universal a una red de servicios, con la participación coordinada
de organizaciones públicas, privadas y de la comunidad. (Ministerio de Salud Pública,
2016)
La Clínica Jema Dental cuenta con el Certificado de Permiso de Funcionamiento, Clase
de Riesgo A, emitido por el Ministerio de Salud Pública de conformidad a lo
establecido en la Ley Orgánica de Salud, y al informe de inspección N° AREA09-2014-
131.
1.2.5.2. Ministerio de Electricidad y Energía Renovable
“Esta entidad es la responsable de satisfacer las necesidades de Energía Eléctrica del
país, mediante la formulación de normativa pertinente, planes de desarrollo y políticas
sectoriales para el aprovechamiento eficiente de sus recursos.” (Ministerio de
Electricidad y Energía Renovable, 2016)
1.2.5.2.1. Secretaría de Control y Aplicaciones Nucleares
La SCAN asesora a las instituciones que utilizan fuentes de radiación ionizante para
prevenir sus riesgos y vigilar que durante el desarrollo de sus actividades, se cumpla con
las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. Adicionalmente brinda servicios
técnicos de apoyo a la seguridad radiológica, como es el caso de: servicio de dosimetría
personal, calibración de detectores de radiación, determinación de niveles de
radiactividad en diversas matrices, entre otros. (Subsecretaria de Control y Aplicaciónes
Nucleares, 2016)
La Dra. María Luisa Monar posee la Licencia para manejar equipos generadores de
radiación, otorgada por la SCAN, porque la clínica cuenta con la máquina de Rayos X
Periapical que genera radiación electromagnética y el uso inadecuado puedo provocar
daños en la piel y ceguera por no utilizar lentes plomados.
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1.2.5.3. Municipio Metropolitano de Quito
“Es el organismo que ejerce el gobierno del Distrito Metropolitano de Quito. Está
encabezado por el Alcalde Metropolitano de Quito, quien preside el Concejo
Metropolitano, escoge a Administradores Zonales, Directores Metropolitanos, Gerentes
de Institutos, Agencias y Empresas Metropolitanas.” (Municipio Metropolitano de
Quito, 2016)
La Clínica Jema Dental cuenta con la Licencia Metropolitana Única para el Ejercicio de
las Actividades Económicas (LUAE) N° 0271842, conferida por el Municipio del
Distrito Metropolitano de Quito.
1.2.5.4. Servicio de Rentas Internas
Es una entidad técnica y autónoma que tiene la responsabilidad de recaudar los tributos
internos establecidos por la Ley, mediante la aplicación de la normativa vigente. Su
finalidad es la de consolidar la cultura tributaria en el país a efectos de incrementar
solidariamente el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias por parte de
los contribuyentes. (Servicio de Rentas Internas, 2016)
Jema Dental cumple con la obligación tributaria con el Servicio de Rentas Internas y
presenta mensualmente la declaración del Impuesto a la Renta en el Formulario 102A y
la declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en el formulario 104A. De esta
manera cumple con lo establecido en el Código tributario, Ley de Régimen Tributario
Interno y su respectivo reglamento.
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15
2. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
2.1. Marco Teórico
Para realizar la investigación se tomaron como base los siguientes libros:
Bravo, Mercedes “Contabilidad General”:
Este libro presenta los conceptos de contabilidad y una breve descripción de sus
componentes, Contenido: Contabilidad, concepto, objetivo, funciones. Contabilidad
especializada. Empresa: concepto, clasificación, características. Persona natural,
persona, jurídica, comerciantes. Operaciones comerciales.
Mantilla, Samuel Alberto “Control Interno COSO”:
Esta obra manifiesta que los controles internos se implantan para mantener la compañía
en la dirección de sus objetivos de rentabilidad y en consecución de su misión, así como
para minimizar las sorpresas en el camino. Ellos le hacen posible a la administración
negociar en ambientes económicos y competitivos rápidamente cambiantes, ajustándose
a las demandas y prioridades de los clientes, y reestructurándose para el crecimiento
futuro.
Muller, Max “Fundamentos de Administración de Inventarios”:
Fundamentos de manejo y control de inventarios se ha escrito para presentar a los
administradores de depósito o de bodega, a los encargados del control no financiero de
inventarios y a los propietarios de pequeños negocios la naturaleza esencial del
inventario desde los puntos de vista financiero, físico, de pronóstico y operativo. El
propósito último del libro es proveer información de aplicación inmediata en los
campos del pronóstico, la distribución y el control físico, y el reconocimiento y solución
de problemas.
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16
2.2. Marco Referencial
Para realizar la investigación se tomaron como base los siguientes trabajos de titulación:
Pilca Recalde, J. G. (2012). Propuesta de un Sistema de Control de Inventarios
aplicado en la Empresa Nefrocontrol S.A dedicada a la producción y
comercialización de insumos médicos para la Hemodiálisis. Quito: Universidad
Central del Ecuador.
La Propuesta de un Sistema de Control de Inventarios comprende un profundo
análisis de las debilidades que presentan todas las empresas en el tema
relacionado con el manejo y control de estos.
Vallejo Palma, E. A. (2013). Sistema de Control de Inventarios para la Clínica
Dental RCD de la Ciudad de Ibarra. Ibarra: Universidad Regional Autónoma de
los Andes.
Los diversos análisis realizados en esta investigación han demostrado que las
organizaciones de salud bucal necesitan el direccionamiento de varios procesos
respecto al control, manejo y distribución de materiales por lo que es importante
la elaboración de un sistema de control de inventarios para que se determine las
actividades y políticas en cada proceso y se mejore los métodos de trabajo del
personal.
Loja Guarango, J. C. (2015). Propuesta de un Sistema de Gestión de
Inventarios para la Empresa Femarpe Cía. Ltda. Cuenca: Universidad
Politécnica Salesiana del Ecuador.
La investigación que se presenta busca realizar un sistema de gestión de
inventarios para la empresa Femarpe Cía. Ltda., Cuenca. Se propuso una
implementación de las 5 S Japonesas.
2.3. Marco Legal
Para la elaboración de la propuesta antes mencionada se tomará en consideración las
normas establecidas en la herramienta COSO II, cuyas siglas en ingles significan:
Committee of Sponsoring Organizations de la Treadway Commission. (Comité de
Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión de normas) además de las disposiciones
contables vigentes contenidas en las NIIFs, NICs, PCGA y las demás aplicables al tema.
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Las normas y procedimientos de atención en salud bucal establecidas por el Ministerio
de Salud Pública del Ecuador se presentan en un manual que los profesionales de la
salud dental deben realizar para brindar servicios oportunos mejorando las condiciones
de atención a la población. Dicho manual contiene las funciones que deben realizar los
especialistas odontológicos, auxiliares en odontología, las condiciones que deben
cumplir los consultorios odontológicos y procedimientos de consulta dental al paciente.
2.3.1. Normas Técnicas
2.3.1.1. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Los principios contables son una serie de normas básicas de obligado cumplimiento que
deben observarse en la formación de una contabilidad, para reflejar la imagen fiel del
patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
2.3.1.1.1. Empresa en Marcha
Se considerará, salvo prueba en contrario, que la gestión de la empresa continuará en un
futuro previsible, por lo que la aplicación de los principios y criterios contables no tiene
el propósito de determinar el valor del patrimonio neto a efectos de su transmisión
global o parcial, ni el importe resultante en caso de liquidación. (Gábilos, 2014)
2.3.1.1.2. Bienes Económicos
“Se refiere a hechos, recursos y obligaciones económicas que puedan ser valorizados
monetariamente”. (Salazar Escobar, 2015)
2.3.1.1.3. Moneda de cuenta
Las transacciones que dan origen a las modificaciones patrimoniales y de recursos y
gastos serán registradas por la contabilidad de cada entidad en moneda corriente de
curso legal.
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18
2.3.1.1.4. Valuación al Costo
Las transacciones se registran por su valor original de adquisición, construcción o
producción. Para determinados bienes específicos, su valuación será el valor de
cotización de mercado, el estimado de realización o aquel que surja del método de
valuación que el Órgano Rector le asigne bajo condiciones que lo justifiquen
adecuadamente con carácter de excepción.
2.3.1.1.5. Criterio de Prudencia
En la medición o cuantificación de los hechos económico-financieros de la entidad se
debe adoptar un criterio restrictivo a los efectos de exponer la situación menos
favorable, dentro de las posibles, para el mismo.
2.3.1.2. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC´S)
2.3.1.2.1. Normas Internacionales de Contabilidad NIC -2 Inventarios
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un
tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe
reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos
correspondientes sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la
determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un
gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en
libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas del
costo que se usan para atribuir costos a los inventarios.
2.3.1.2.2. Normas Internacionales de Contabilidad NIC -36 Deterioro
El objetivo de esta Norma consiste en establecer los procedimientos que una entidad
aplicará para asegurarse de que sus activos están contabilizados por un importe que no
sea superior a su importe recuperable. Un activo estará contabilizado por encima de su
importe recuperable cuando su importe en libros exceda del importe que se pueda
recuperar del mismo a través de su utilización o de su venta. Si este fuera el caso, el
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19
activo se presentaría como deteriorado, y la Norma exige que la entidad reconozca una
pérdida por deterioro del valor de ese activo. En la Norma también se especifica cuándo
la entidad revertirá la pérdida por deterioro del valor, así como la información a revelar.
2.3.1.3. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF-S)
2.3.1.3.1. Normas Internacionales de Información Financiera -13 Medición del
Valor Razonable
Esta NIIF define valor razonable como el precio que sería recibido por vender un activo
o pagado por transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes del
mercado en la fecha de la medición
2.4. Marco Conceptual
2.4.1. Inventarios
“Es el conjunto de productos y/o recursos utilizados en una organización (materias
primas, productos terminados, repuestos, producto en proceso) empleados para
satisfacer una demanda futura”. (Caldentey & Pizarro, 2014)
“Se entiende por inventario una lista detallada de todos los bienes que posea la empresa
(activo) y de todas las deudas contraídas (pasivo) a una fecha determinada”. (González
Saavedra, 2003, pág. 42)
“…Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus
productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos
terminados”. (Muller, 2004, pág. 1)
Los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes,
trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo
del canal de producción y de logística de una empresa: almacenes, patios, pisos de las
tiendas, equipo de transporte y en los estantes de las tiendas de menudeo, entre otros.
(Fundación Iberoamericana de Altos Estudios Profesionales, 2014)
Los Inventarios son activos: mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la
operación; en proceso de producción con vistas a esa venta, o en forma de materiales o
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20
suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de los
servicios. (Norma Internacional de Contabilidad 2 - Inventarios, 2005)
Entonces el inventario es el conjunto de activos (de consumo interno, para la producción
y para la venta) que posee una organización que serán utilizados para satisfacer una
demanda futura.
Entre las razones más importantes para construir y mantener un inventario se cuentan:
Capacidad de predicción: con el fin de planear la capacidad y establecer un
cronograma de producción, es necesario controlar cuánta materia prima, cuántas
piezas y cuántos subensamblajes se necesitan en un momento dado. El
inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se
procesa.
Fluctuaciones en la demanda: una reserva de inventario a la mano supone
protección: no siempre se sabe cuánto va a necesitarse en un momento dado;
pero, aun así debe satisfacerse a tiempo la demanda de los clientes o de la
producción. Si puede verse como actúan los clientes en la cadena de suministro,
las sorpresas en las fluctuaciones de la demanda se mantienen al mínimo.
Inestabilidad del suministro: el inventario protege de la falta de confiabilidad
de los proveedores o cuando escasea un artículo y es difícil asegurar una
provisión constante.
Protección de precios: la compra acertada de inventario en los momentos
adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflación de costos.
Descuentos por cantidad: con frecuencia se ofrecen descuentos cuando se
compra en cantidades grandes en lugar de pequeñas.
Menores costos de pedido: si se compra una cantidad mayor de un artículo,
pero con menor frecuencia, los de pedido son menores que si se compra en
pequeñas cantidades una y otra vez (sin embargo, los costos de mantener un
artículo por un periodo de tiempo mayor serán más altos). (Muller, 2004, págs.
3-4)
El correcto control y manejo de los inventarios permitirá conocer la situación actual de
las existencias que posea una organización.
2.4.1.1. Objetivo de los inventarios
El inventario representa un porcentaje importante del capital de trabajo de una empresa.
Por lo tanto, el objetivo primero es aumentar la rentabilidad de la organización por
medio de una correcta utilización del inventario, prediciendo el impacto de las políticas
corporativas en los niveles de stock, y minimizando el costo total de las actividades
logísticas asegurando el nivel de servicio entregado al cliente. (Caldentey & Pizarro,
2014, pág. 4)
Page 42
21
2.4.1.2. Clasificación o tipos de inventarios
2.4.1.2.1. Inventario de Materia Prima
“Se utilizan para producir artículos parciales o productos terminados”. (Muller, 2004,
pág. 5)
“Son aquellos en los cuales se contabilizan todos aquellos materiales que no han sido
modificados por el proceso productivo de las empresas”. (Fundación Iberoamericana de
Altos Estudios Profesionales, 2014)
2.4.1.2.1.1. Materia Prime Directa
“Son todos los materiales sujetos a transformación, que se pueden identificar o
cuantificar plenamente con los productos terminados”. (Pilca, 2012)
2.4.1.2.1.2. Materia Prima Indirecta
“Son todos los materiales sujetos a transformación, que no se pueden identificar o
cuantificar plenamente con los productos terminados”. (Pilca, 2012)
2.4.1.2.2. Inventario de Productos en Proceso
“Se considera que los artículos son productos en proceso durante el tiempo en que las
materias primas se convierten en productos parciales, subensamblajes y productos
terminados”. (Muller, 2004)
“Es la producción parcialmente manufactura, cuyo costo comprende materia prima,
mano de obra y gastos indirectos de fabricación”. (Pilca, 2012)
2.4.1.2.3. Inventario de Productos Terminados
“Son productos listos para su venta a los clientes”. (Muller, 2004)
Page 43
22
“Lo conforman los artículos fabricados o adquiridos, aptos y disponibles para la venta”.
(Pilca, 2012)
2.4.1.2.4. Inventario de Materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluyen:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de
industria.
Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria,
dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a
las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en
las industrias tienen gran relevancia.
Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan
ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus
necesidades. (Pilca, 2012)
2.4.1.2.5. Inventario en Tránsito
En algunas oportunidades cuando las empresas realizan compras en el exterior nos
encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de
pagos por inventarios, pero que por razones de distancia o cualquier otra circunstancia
aún no han sido recibidas en el almacén, esto se convierte en inventario en tránsito.
(Pilca, 2012)
2.4.1.2.6. Inventario en Consignación
Es la cuenta que se utiliza para el registro de los inventarios que han sido adquiridos por
la empresa en consignación, sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por
lo tanto la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan
vencido. (Pilca, 2012)
2.4.1.2.7. Inventarios Iniciales
Es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa existentes; por lo general
se lo realiza al inicio del período contable, es decir el primero de enero.
2.4.1.2.8. Inventarios Finales
Se realiza cada vez que se cierra el período fiscal, normalmente el 31 de diciembre,
corresponde al inventario físico de los inventarios y correspondiente valoración. Al
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23
relacionarlo con el inventario inicial, compras y ventas del periodo se obtendrán las
ganancias o pérdidas brutas en ventas del periodo.
2.4.1.3. Sistema de registro de Inventarios
2.4.1.3.1. Sistema de Cuenta Múltiple
Denominado también Sistema de Inventario Periódico, consiste en controlar el
movimiento de la Cuenta Mercaderías en varias o múltiples cuentas que por su nombre
nos indican a qué se refiere cada una de ellas, además se requiere la elaboración de
inventarios periódicos o extracontables que se obtienen mediante la toma o constatación
física de la mercadería que existe en la empresa en un momento determinado. (Bravo,
2010)
2.4.1.3.2. Sistema de Inventario Permanente
“Denominado también Sistema de Inventario Perpetuo consiste en controlar el
movimiento de la cuenta Mercaderías mediante la utilización de tarjetas kárdex las
mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías en forma
permanente”. (Bravo, 2010)
2.4.1.3.2.1. Tarjetas Kárdex
Se utilizan las tarjetas kárdex en el Sistema de Inventario Permanente para controlar el
movimiento de las mercaderías.
Formato Tarjeta Kárdex
ARTÍCULO: MÁXIMO:
MÉTODO: MÍNIMO:
UNIDAD DE MEDIDA:
CantidadValor
Unitario
Valor
TotalCantidad
Valor
Unitario
Valor
TotalCantidad
Valor
Unitario
Valor
Total
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
EMPRESA "CBVM"
Fecha Detalle
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24
Se debe realizar una tarjeta por cada uno de los artículos y suministros con los que
cuenta la Clínica Jema Dental.
2.4.1.4. Método de Valoración de Inventarios
Los métodos indicados para la valoración de inventarios según las Normas
Internacionales de Contabilidad son los siguientes: FIFO, Promedio Ponderado.
2.4.1.4.1. Método FIFO (PEPS)
El flujo físico real es irrelevante, lo importante es que dicho flujo supone que los
primeros artículos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costos de
ventas) o consumidos (costos de producción). El inventario final está formado por los
últimos artículos que entraron a formar parte de los inventarios. (Pilca, 2012)
“También conocido como P.EP.S. Primeros en entrar, primeros en salir. Significa que
las mercaderías que ingresan primero son las primeras que tienen que salir”. (Bravo,
2010)
2.4.1.4.2. Método Promedio Ponderado
Este método requiere calcular el costo promedio unitario de los artículos, partiendo de
su inventario inicial más las compras efectuadas en el período contable. En base a este
costo promedio unitario se determinan tanto el costo de ventas como el inventario final
del período. (Pilca, 2012)
“En este método se determina el valor promedio de las mercaderías que ingresaron a la
empresa, es de fácil aplicación y permite mantener una valoración adecuada del
inventario”. (Bravo, 2010)
2.4.1.5. Sistema de Control de Inventarios
2.4.1.5.1. Control de Existencias
Es una herramienta que permite establecer las existencias máximas, mínimas y críticas
del inventario y un periodo fijo de revisión de sus niveles, de tal manera que la clínica
pueda satisfacer sus necesidades y los requerimientos de los pacientes.
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25
2.4.1.5.2. Existencias Máximas
“Es la cantidad máxima que la empresa debe mantener en stock (de cada artículo) con el
fin de cubrir eventuales deficiencias en los suministros. Se determina considerando la
demanda, consumo o venta máxima y el tiempo de reposición o de reemplazo.
𝐄𝐌𝐱 =𝑽𝒆𝒏𝒕𝒂 𝒎á𝒙𝒊𝒎𝒂 𝒎𝒆𝒏𝒔𝒖𝒂𝒍
𝟑𝟎 𝐝í𝐚𝐬 𝒙 𝑻𝒊𝒆𝒎𝒑𝒐 𝒎á𝒙𝒊𝒎𝒐 𝒅𝒆 𝒓𝒆𝒆𝒎𝒑𝒍𝒂𝒛𝒐
El exceso (+) de existencias, ocasiona:
Dinero sin movimiento
Capital de trabajo sin retorno.
Costos y gastos de bodegaje, manipuleo, registros, control, etc.
La mercadería se puede volver obsoleta, pierde actualidad.
Se corre el riesgo de prescripción, vencimiento, caducidad (medicinas, alimentos).
Por la naturaleza de la mercadería, ésta puede cambiar: solidificarse, licuarse,
evaporarse, pierde calidad y se deteriora.
Se pierde la oportunidad de disponer de mercadería nueva, mejores diseños; de tal
forma que algunos artículos se convierten en objetos de difícil comercialización o
expendio”. (Bravo, 2010)
2.4.1.5.3. Existencias Mínimas
Es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en existencia para satisfacer a los
clientes en la empresa comercial o para que los procesos productivos no se interrumpan
en el caso de las empresas manufactureras. Se termina considerando la demanda,
consumo o venta mínima periódica y el tiempo mínimo de reposición o de reemplazo.
𝐄𝐌𝐧 =𝑽𝒆𝒏𝒕𝒂 𝒎í𝒏𝒊𝒎𝒂 𝒎𝒆𝒏𝒔𝒖𝒂𝒍
𝟑𝟎 𝐝í𝐚𝐬 𝒙 𝑻𝒊𝒆𝒎𝒑𝒐 𝒎í𝒏𝒊𝒎𝒐 𝒅𝒆 𝒓𝒆𝒆𝒎𝒑𝒍𝒂𝒛𝒐
La insuficiencia (-) de existencias, ocasiona:
Pérdida de clientes.
Disminución de las ventas.
Disminución de las utilidades.
Pérdida de la imagen de la empresa.
Atenta a su liquidez. (Bravo, 2010)
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26
2.4.1.5.4. Existencias Críticas
Es el nivel más bajo al que puede llegar el stock o inventario en el caso que fallen los
suministros normales de los proveedores. Si se llega a este nivel la empresa debe
establecer mecanismos extraordinarios o especiales de compras para atender
adecuadamente a los clientes (comercial) o para no suspender las actividades de
producción (manufactura). Se determina considerando la demanda, consumo o venta
mínima y el tiempo crítico de reemplazo o reposición.
𝐄𝐌𝐧 =𝑽𝒆𝒏𝒕𝒂 𝒎í𝒏𝒊𝒎𝒂 𝒎𝒆𝒏𝒔𝒖𝒂𝒍
𝟑𝟎 𝐝í𝐚𝐬 𝒙 𝑻𝒊𝒆𝒎𝒑𝒐 𝒄𝒓í𝒕𝒊𝒄𝒐 𝒅𝒆 𝒓𝒆𝒆𝒎𝒑𝒍𝒂𝒛𝒐
La existencia crítica, ocasiona:
Problemas
Riesgo declarado
Peligro. (Bravo, 2010)
2.4.1.6. Justo a Tiempo
Es un sistema de organización de la producción para las fábricas que permite aumentar
la productividad y reducir el costo de la gestión.
Esta herramienta permite poner en evidencia los problemas fundamentales, eliminar los
despilfarros, buscar la simplicidad y diseñar sistemas para identificar dichos problemas.
2.4.1.7. Las 5s Japonesas
Es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples con el objetivo de
lograr lugares de trabajo mejor organizados, más limpios y ordenados de manera
permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.
Para la aplicación de ésta técnica se debe analizar los cinco principios básicos; Seiri
(clasificación), Seiton (orden), Seiso (limpieza), Seiketsu (estandarización), Shitsuke
(disciplina).
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27
La clínica Jema Dental mantiene su bodega de una manera empírica y la finalidad de la
aplicación de las 5S japonesas es para que la bodega se ordene bajo los parámetros antes
mencionados, y así dar valor agregado al manejo de sus suministros odontológicos.
2.4.1.8. Sistema de Inventarios ABC
Es un método de categorización de inventario que consiste en la división de los artículos
en tres categorías, A, B y C: Los artículos pertenecientes a la categoría A son los más
valiosos, mientras que los que pertenecen a la categoría C son los menos valiosos en
términos monetarios.
Para la aplicación de ésta herramienta se deben identificar a los artículos en A, siendo
éstos los que tienen un mínimo consumo anual, los B los que se consumen en menores
cantidades y los C, los que tienen un valor de consumo máximo.
No existe un sistema de inventarios único o establecido por un organismo; por lo que
propongo un conjunto de métodos y técnicas que conformen el Sistema de Control de
Inventarios que permitan satisfacer las necesidades administrativas y contables que tiene
la clínica Jema Dental.
2.4.2. Control Interno
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los
registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente según las directrices marcadas por la administración.
El Control Interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de
administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del
personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de
conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (Estupiñán, 2006)
Entonces el Control Interno es un conjunto de procedimientos realizados por el consejo
de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para
proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos.
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28
2.4.2.1. Importancia
El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la
empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y
financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y
errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la
administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el auditor
pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. (Cuellar, 2003)
2.4.2.2. Objetivos del Control Interno
Los objetivos básicos del control interno son:
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y
administrativos.
Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas
Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. (Estupiñán,
2006)
2.4.2.3. Elementos del Control Interno
Las finalidades principales incluyen controles administrativos y contables clasificando
en su enfoque bajo los elementos de control interno de organización, sistemas y
procedimientos, personal y supervisión.
Los elementos del Control Interno son los siguientes:
Elemento de organización: Un plan lógico y claro de las funciones
organizacionales que establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad
para las unidades de la organización y para los empleados, y que segregue las
funciones de registro y custodia.
Elemento de sistemas y procedimientos: Un sistema adecuado para la
autorización de transacciones y procedimientos seguros para registrar sus
resultados en términos financieros.
Elemento de personal: Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las
funciones y obligaciones de cada unidad de personas, dentro de la organización.
Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia
requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.
Elemento de supervisión: Una efectiva unidad de auditoría independiente,
hasta donde sea posible y factible, de las operaciones examinadas o
procedimientos de autocontrol en las dependencias administrativas y de apoyo
logístico. (Estupiñán, 2006)
Page 50
29
2.4.2.4. Tipos de Control Interno
Las organizaciones establecen controles administrativos y financieros con el propósito
de prevenir los riesgos empresariales”.
2.4.2.4.1. Control Interno Administrativo
Es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes
procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar, mediante el
establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:
Mantenerse informado de la situación de la empresa
Coordinar sus funciones
Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos
Mantener una ejecutoria eficiente
Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas.
(Estupiñán, 2006)
2.4.2.4.2. Control Interno Contable
Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge,
como un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:
Que todas las operaciones se registren:
Oportunamente, por el importe correcto; en las cuentas apropiadas, y, en el
período contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la
preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos.
Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado,
investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada
acción correctiva.
Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y
específicas de la administración.
Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con autorización
administrativa. (Estupiñán, 2006)
2.4.2.4.3. Control Interno Informe COSO
Es un proceso que hace parte de los demás sistemas y procesos de la empresa
incorporando en la función de administración y dirección, no adyacente a éstos.
Orientado a objetivos es un medio, no un fin en sí mismo.
Es concebido y ejecutado por personas de todos los niveles de la organización a través
de sus acciones y palabras. Proporciona una seguridad razonable, más que absoluta, de
que se lograrán los objetivos definidos. (Estupiñán, 2006)
Page 51
30
Figura 4 Efectividad del Control Interno
Por: (Estupiñán, 2006)
El COSO II “ERM” toma muchos aspectos importantes que el coso I no considera,
como por ejemplo:
El establecimiento de objetivos
Identificación de riesgo
Respuesta a los riesgos
Se puede decir que estos componentes son claves para definir las metas de la empresa.
Si los objetivos son claros se puede decidir que riegos tomar para hacer realidad las
metas de la organización.
De esta manera se puede hacer una clara identificación, evaluación, mitigación y
respuesta para los riesgos.
2.4.2.4.3.1. Informe COSO I INTERNATIONAL CONTROL- INTEGRATED
FRAMEWORK
El Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, conocido
como COSO, publicó hace más de una década el COSO I para facilitar a las empresas a
evaluar y mejorar sus sistemas de control interno.
Desde entonces esta metodología se incorporó en las políticas, reglas y regulaciones y
ha sido utilizada por muchas compañías para mejorar sus actividades de control hacia el
logro de sus objetivos.
Page 52
31
Estructura del COSO I
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgo
Actividad de Control
Información y Comunicación
Monitoreo. (Estupiñán, 2006)
2.4.2.4.3.2. Informe COSO II ENTERPRISE RISK MANAGEMENT (ERM)
INTEGRATED FRAMEWORK
Hacia fines de Septiembre de 2004, como respuesta a una serie de escándalos, e
irregularidades que provocaron pérdidas importantes a inversionistas, empleados y otros
grupos de interés, nuevamente el Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission, publicó el Enterprise Risk Management - Integrated Framework
(COSO II) y sus Aplicaciones técnicas asociadas, el cual amplía el concepto de control
interno, proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la identificación,
evaluación y gestión integral de riesgo.
Este nuevo enfoque no sustituye el marco de control interno, sino que lo incorpora
como parte de él, permitiendo a las compañías mejorar sus prácticas de control interno o
decidir encaminarse hacia un proceso más completo de gestión de riesgo. (Estupiñán,
2006)
Riesgo
“Es la probabilidad que ocurra un determinado evento que puede tener efectos negativos
para la institución”. (Estupiñán, 2006)
ESTRUCTURA DEL COSO II
Figura 5 Estructura COSO II
En: (Estupiñán, 2006)
Page 53
32
Los 8 componentes del coso II están interrelacionados entre sí. Estos procesos deben ser
efectuados por el director, la gerencia y los demás miembros del personal de la empresa
a lo largo de su organización.
Es por ello que para realizar la propuesta se empleará el Control Interno (COSO II)
porque permitirá establecer los objetivos institucionales, identificar y mitigar los
posibles riesgos que existen en los Inventarios de Jema Dental.
2.4.2.5. Componentes del Control Interno
El control interno consta de ocho componentes interrelacionados, que se derivan de la
forma como la administración maneja la empresa, y están integrados a los procesos
administrativos, los cuales se clasifican:
• Ambiente de control
• Establecimiento de objetivos
• Identificación de eventos
• Evaluación de riesgos
• Respuesta al riesgo
• Actividades de control
• Información y comunicación
• Supervisión y seguimiento o Monitoreo.
El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los
componentes afecta sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y
permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un
sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes”.
(Estupiñán, 2006, pág. 26)
2.4.2.5.1. Ambiente de Control
El ambiente de control es la base para el diseño del sistema de Control Interno; en él
queda reflejada la importancia o no que da la dirección al Control Interno y la
incidencia de esta actitud sobre las actividades y los resultados de la entidad. Es ilógico
pensar que si los directivos de la organización no tienen en primer nivel de importancia
el Control Interno, los trabajadores lo asuman”. (Del Toro Ríos, Fonteboa Vizcaíno,
Armada Trabas, & Santos Cid, 2005)
“Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del
personal con respecto al control de sus actividades”. (Estupiñán, 2006, pág. 27)
Page 54
33
2.4.2.5.2. Evaluación de Riesgos
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la
base para determinar la forma en que tales riegos deben ser mejorados. Así mismo, se
refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos
asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como
en el interior de la misma. (Estupiñán, 2006, pág. 28)
2.4.2.5.3. Actividades de Control
“Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir
diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las
políticas, sistemas y procedimientos”. (Estupiñán, 2006, pág. 32)
2.4.2.5.4. Sistemas de Información y Comunicación
“Los sistemas de información están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a
uno o más objetivos de control. De manera amplia, se considera que existen controles
generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información”. (Estupiñán,
2006, pág. 33)
2.4.2.5.5. Supervisión y Monitoreo
En general, los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas
circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los objetivos,
riesgos y las limitaciones inherentes al control; sin embargo, las condiciones
evolucionan debido tanto a factores externos como internos, provocando con ello que
los controles pierdan su eficiencia. (Estupiñán, 2006, pág. 37)
2.4.2.5.6. Establecimiento de Objetivos
Es importante para que la empresa prevenga los riesgos, tenga una identificación de los
eventos, una evaluación del riesgo y una clara respuesta a los riesgos en la empresa.
La empresa debe tener una meta clara que se alinee y sustente con su visión y misión,
pero siempre teniendo en cuenta que cada decisión genera un riesgo que debe ser
previsto por la empresa. (Estupiñán, 2006, pág. 68)
Page 55
34
2.4.2.5.7. Identificación de Eventos
Se debe identificar los eventos que afectan los objetivos de la organización aunque estos
sean positivos, negativos o ambos, para que la empresa los pueda enfrentar y proveer de
la mejor forma posible.
La empresa debe identificar los eventos y debe diagnosticarlos como oportunidades o
riesgos. Para que pueda hacer frente a los riesgos y aprovechar las oportunidades.
(Estupiñán, 2006, pág. 69)
2.4.2.5.8. Respuesta al Riesgo
Una vez evaluado el riesgo la gerencia identifica y evalúa posibles repuestas al riesgo en
relación a las necesidades de la empresa.
Las respuestas al riesgo pueden ser:
Evitarlo: se discontinúan las actividades que generan riesgo.
Reducirlo: se reduce el impacto o la probabilidad de ocurrencia o ambas
Compartirlo: se reduce el impacto o la probabilidad de ocurrencia al transferir
o compartir una porción del riesgo.
Aceptarlo: no se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de
ocurrencia del riesgo. (Estupiñán, 2006, pág. 70)
2.4.2.6. Formato Cuestionario Control Interno – Inventarios
Los cuestionarios son una guía de las pruebas de cumplimiento, cuya extensión o
alcance depende de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las
preguntas que figuran en el cuestionario para la Revisión y Evaluación del Control
Interno, se detallan en el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los
procedimientos de auditoría aplicables y que deben llevarse a cabo según las
circunstancias. (Estupiñán, 2006, pág. 160)
La aplicación de un cuestionario de Control Interno en el área de Inventarios permite
analizar e identificar las debilidades y fortalezas que tiene la Clínica Jema Dental en
cuanto al manejo y control de sus suministros odontológicos.
A continuación se encuentra el formulario de cuestionario que será aplicado en el
capítulo III, donde se hace el diagnóstico de la situación actual del control de las
existencias en la Clínica Jema Dental.
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35
Formato Cuestionario Control Interno de Inventarios
C.I. 1/1
N° SI NO
1
2
3 ¿Conoce las metas y objetivos a los que pretender alcanzar la insitución?
4
5
6
7
8 ¿Existe una persona encargada acerca del manejo de los proveedores?
9
10
11 ¿Los pagos son previamente aprobados por personas autorizadas?
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22 ¿Cuenta con procedimientos para la recepción y control de los productos?
23
24 ¿Cuentan con procedimientos para la constatación física del inventario?
25 ¿Se almacenan las existencias de una manera ordenada y sistemática?
26 ¿Existen documentos específicos que les permitan registrar las existencias?
27
28
29
30
¿Se lleva un expediente de los clientes?
¿Actualizan periodicamente dicho expediente?
CLÍNICA JEMA DENTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO:
PREGUNTAS
¿El direccionamiento estratégico de la clínica dental se encuentra estructurado
técnicamente?
¿La misión, visión, objetivos y políticas institucionales han sido actualizadas en
los ultimos cuatro años?
¿La clínica cuenta con lineamientos y normas que le permitan el cumplimiento
de sus objetivos?
¿Registran nombres, apellidos, número de cédula, teléfonos, dirección de los
clientes?
¿El organigrama estructural fue elaborado empíricamente?
¿Se lleva un expediente de los proveedores?
¿Se revisan las facturas contra las órdenes de compra?
¿Existe una adecuada vigilancia de las cuentas por pagar?
¿Se lleva un archivo de los documentos por pagar?
¿Existe un adecuado control de inventarios?
¿Existe una solo persona encargada del control de inventarios
¿Se manejan resgistros de inventarios en la Clínica?
Muestran estos registros: cantidades, localización de las existencias, mínimo,
máximo, costos unitarios?
¿Existe un responsable del manejo y registro de los inventarios?
¿Cuentan con procedimientos para la compra de los productos?
¿Se verifica la entrada y la salida de mercaderia?
¿Los almacenistas son responsables de todas las existencias?
¿Cuentan con procedimientos para el almacenamiento de los productos
¿Se realizan constataciones físicas de la mercadería existente?
¿Se deja constancia de los conteos físicos llevados a cabo?
¿Los inventarios son controlados mediante tarjetas kardex?
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36
N° SI NO
31 ¿El responsable de inventarios es el único que tiene acceso a ellos?
32
33
34
35
36 ¿Existen políticas definidas acerca de la adquisición de mercaderías?
37
38 ¿Existen políticas definidas acerca del almacenamiento de las mercaderías?
39 ¿Existen políticas definidas acerca del Conteo físico del Inventario?
40
PREGUNTAS
¿Cuenta la Clínica con una bodega en buen estado ?
¿Existe un control permanente de inventarios?
¿Se prepraran instrucciones escritas como guia para aquellos empleados que
¿Los registros del inventario físico son revisados y controlados en forma tal
¿Las oficinas y dependencias de la clínica se encuentran rodeadas de sistemas
¿Existen políticas claramente definidas para la recepción de los productos
TOTAL
2.5. Metodología de la Investigación
“La investigación es un conjunto de procesos sistemáticos, críticos y empíricos que se
aplican al estudio de un fenómeno o problema.” (Hernández, 2014, pág. 37)
2.5.1. Tipos de Investigación
A continuación se detallan los tipos de investigación según (Hernández, 2014):
2.5.1.1. Investigación de laboratorio, bibliográfica o documental
Se realizan en condiciones controladas, en las cuales el efecto de las fuentes de
invalidación interna es eliminado, así como el de otras posibles variables independientes
que no son manipuladas o no interesan
Experimento en que el efecto de todas o casi todas las variables independientes
influyentes no concernientes al problema de investigación se mantiene reducido lo más
posible.
2.5.1.2. Investigación Exploratoria
Se realizan cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco
estudiado, del cual se tienen muchas dudas o no se ha abordado antes.
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37
2.5.1.3. Investigación Descriptiva
Busca especificar propiedades y características importantes de cualquier fenómeno que
se analice. Describe tendencias de un grupo o población.
2.5.1.4. Investigación de Campo
Son estudios efectuados en una situación “realista” en la que el investigador manipula
una o más variables independientes en condiciones tan cuidadosamente controladas
como lo permite la situación.
Experimento en una situación más real o natural en la que el investigador manipula una
o más variables.
2.5.1.5. Investigación Correlacional
Asocian variables mediante un patrón predecible para un grupo o población.
Para la realización del estudio se aplicó la investigación de campo, ya que se obtuvo
información directamente en la clínica, verificando los hechos, procesos y actividades
ejecutadas, permitiendo así resolver problemas con la utilización de métodos del
pasado, conocimientos o teorías de investigación básica.
2.5.2. Métodos de Investigación
2.5.2.1. Método Deductivo
Es un proceso mediante el cual el investigador parte desde las generalidades hasta lo
más específico.
Para el desarrollo de la investigación se empleó este método para conocer las
generalidades del manejo y control de los inventarios en la clínica Jema Dental.
Page 59
38
2.5.2.2. Método Inductivo
Es un proceso mediante el cual el investigador parte desde lo más específico para
llegar a las generalidades, descubrimiento de un principio o ley general que los rige.
2.5.2.3. Método Descriptivo
Consiste en evaluar ciertas características de una situación particular en uno o más
puntos del tiempo. En esta investigación se analizan los datos reunidos para descubrir
así, cuales variables están relacionadas entre sí.
Para el desarrollo de la investigación se empleó el método descriptivo para recolectar
datos que describan la situación tal y como es en cuanto a la gestión de las existencias
de suministros odontológicos.
2.5.2.4. Método experimental
Es un proceso donde el investigador controla deliberadamente las variables para
delimitar relaciones entre ellas.
2.5.3. Técnicas de Recolección de Información
Las técnicas de estudio son una parte elemental y de gran importancia ya que permiten
ordenar el trabajo, priorizar, aprovechar los recursos disponibles de mejor modo y
además también permiten desarrollar nuevas técnicas y modos de enfrentar el
conocimiento a futuro.
2.5.3.1. Observación
Es una técnica de investigación que consiste en observar minuciosamente personas,
hechos, casos, objetos, acciones, situaciones con el fin de obtener la información
necesaria para su posterior análisis.
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39
Esta técnica se empleó para realizar el levantamiento de los procedimientos de la
compra, recepción, almacenamiento y toma física de suministros y materiales
odontológicos.
2.5.3.2. Entrevista
Es una técnica que se da a través de la comunicación entre dos personas; el
entrevistador y el entrevistado; se realiza con el propósito de obtener información de
parte de éste, que por lo general, es una persona entendida en la materia de la
investigación.
2.5.3.3. Cuestionario
Conjunto de preguntas respecto de una o más variables que se van a medir.
Para recolectar información sobre el manejo y control de inventarios se realizó un
cuestionario de control de inventarios dirigido para las personas encargadas del manejo
de las existencias en la clínica Jema Dental.
Page 61
40
3. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA CLÍNICA JEMA DENTAL
3.1. Factores Externos
3.1.1. Factor Económico
3.1.1.1. Tasa de Inflación
La inflación es el aumento generalizado y sostenido del precio de los bienes y servicios
existentes en el mercado durante un período de tiempo, generalmente un año.
La inflación es medida estadísticamente a través del Índice de Precios al Consumidor
del Área Urbana (IPCU), a partir de una canasta de bienes y servicios demandados por
los consumidores de estratos medios y bajos, establecida a través de una encuesta de
hogares. (Banco Central del Ecuador, 2017)
Tabla 1 Tasa de Inflación Mensual
Nota En (Banco Central del Ecuador, 2017):
TASA DE INFLACIÓN MENSUAL
FECHA
Mayo-31-2017
Abril-30-2017
Marzo-31-2017
Febrero-28-2017
Enero-31-2017
Diciembre-31-2016
VALOR
1.10%
1.09%
0.96%
0.96%
0.90%
1.12%
Noviembre-30-2016 1.05%
Octubre-31-2016 1.31%
Septiembre-30-2016 1.30%
Agosto-31-2016 1.42%
Julio-31-2016 1.58%
Junio-30-2016 1.59%
Mayo-31-2016 1.63%
Abril -30-2016 1.78%
Page 62
41
La Tasa de inflación mensual presentada por el Banco Central del Ecuador señala que
en el mes de diciembre hubo un valor porcentual de 1.12%, pero este porcentaje ha
disminuido paulatinamente hasta el mes de mayo del 2017 al 1.10%, con una diferencia
mínima de 0.02%, incidiendo de cierta manera en la capacidad de adquisición para las
empresas y negocios y su sostenibilidad.
3.1.1.2. Producto Interno Bruto
El Producto Interno Bruto (PIB) es la principal variable de la economía; es el valor de
los bienes y servicios de uso final generados por los agentes económicos durante un
período.
Tabla 2 Producto Interno Bruto
PRODUCTO INTERNO BRUTO
FECHA VALOR
Diciembre-31-2015 20.40 %
Noviembre-30-2015 20.80 %
Octubre-31-2015 20.50 %
Septiembre-30-2015 20.50 %
Agosto-31-2015 20.60 %
Julio-31-2015 20.60 %
Junio-30-2015 20.20 %
Mayo-31-2015 20.30 %
Abril-30-2015 19.50 %
Marzo-31-2015 19.20 %
Febrero-28-2015 18.70 %
Enero-31-2015 17.80 %
Nota En (Banco Central del Ecuador, 2017)
El Producto Interno Bruto en el mes de enero tiene un valor porcentual del 17.80% y al
mes de diciembre de 2015 ha aumentado considerablemente a 20.40%.
Page 63
42
La Clínica Jema Dental contribuye con el crecimiento considerable del PIB puesto que
genera la producción de más de quince servicios odontológicos y sus precios se han
mantenido estables.
3.1.1.2.1. Bienes y Servicios
La canasta de Índice de precios al consumo (IPC) está conformada en 77,72% por
bienes y en un 22,28% por servicios. En agosto de 2016 los bienes presentaron una
variación mensual de -0,36% y los servicios 0,10%, como se observa en la siguiente
tabla. (Instituto Naciona de Estadísticas y Censos, 2016)
Tabla 3 Productos que más aportan a la división de Salud
PonderaciónAporte al IPC
general
Porcentaje de
aporteInflación
Gastos en hospitalización 0,0010 0,0130 15,89% 2,12%
Antiinflamatorio 0,0018 0,0058 7,06% 5,95%
Lentes ópticos de correción 0,0029 0,0030 3,72% 1,74%
Antifúngicos para uso dermatológico 0,0004 0,0013 1,61% 4,96%
Consulta médico general 0,0019 0,0010 1,24% 0,85%
Consulta médico especialista 0,0071 0,0008 1% 0,18%
Servicios odontológicos 0,0058 0,0006 0,69% 0,15%
Tracto aumentario y metamolismo 0,0022 0,0002 0,26% 0,16%
Exámenes médicos de sonido 0,0007 0,0001 0,15% 0,27%
Mecanismo usados en diabetes 0,0020 0,0001 0,11% 0,08%
Nota En (Instituto Naciona de Estadísticas y Censos, 2016):
Relacionando los datos presentados por el INEC, los servicios odontológicos tienen una
inflación del 0.15% y la aportación al PIB del 0.69%, lo que ha permito mantener los
precios de los recursos y materiales odontológicos durante el año 2016, a pesar de la
cambiante situación económica del país, la Clínica Jema Dental no ha incrementado el
precio de sus servicios odontológicos.
3.1.1.3. Tasa de Interés
La tasa de interés es el valor que cobra una entidad financiera por un préstamo
otorgado; también considerado como el precio del dinero en el mercado financiero. Al
igual que el precio de cualquier producto, cuando hay más dinero la tasa baja y cuando
hay escasez sube.
3.1.1.3.1. Tasa de Interés Activa
Page 64
43
Es el porcentaje que las instituciones bancarias, de acuerdo con las condiciones de
mercado y las disposiciones del Banco Central, cobran por los diferentes tipos de
servicios de crédito a los usuarios de los mismos. Son activas porque son recursos a
favor de la banca. (Definición.org, 2015)
Tabla 4 Tasa de Interés Activa
TASA DE INTERÉS ACTIVA
FECHA VALOR
Mayo-31-2017 7.37%
Abril-30-2017 8.13%
Marzo-31-2017 8.14%
Febrero-28-2017 8.25%
Enero-31-2017 8.02 %
Diciembre-31-2016 8.10 %
Noviembre-30-2016 8.38 %
Octubre-31-2016 8.71 %
Septiembre-30-2016 8.78 %
Agosto-31-2016 8.21 %
Julio-31-2016 8.67 %
Junio-30-2016 8.66 %
Mayo-31-2016 8.89 %
Abril-30-2016 9.03 %
Marzo-31-2016 8.86 %
Febrero-29-2016 8.88 %
Enero-31-2016 9.15 %
Nota En (Banco Central del Ecuador, 2017):
La tasa de interés que se aplicaría a la Clínica Jema Dental en caso de que solicitara un
crédito a una entidad financiera al mes de mayo del 2017 sería del 7.37%, según los
datos del Banco Central del Ecuador, cabe mencionar que no todas las instituciones
financieras tienen el mismo porcentaje de interés, ya que esto depende de las
disposiciones de los organismos reguladores.
La clínica Jema Dental hasta la fecha no cuenta con dinero otorgado por ninguna
entidad bancaria, esto es una oportunidad puesto que no tiene obligaciones financieras a
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44
largo plazo, no se encuentra en la central de riesgo por mora y si necesitara un préstamo
podría acceder sin inconvenientes.
3.1.1.3.2. Tasa de Interés Pasiva
“Es el porcentaje que paga una institución bancaria a quien deposita dinero mediante
cualquiera de los instrumentos que para tal efecto existen”. (Definición.org, 2015)
Tabla 5 Tasa de Interés Pasiva
TASA DE INTERÉS PASIVA
FECHA VALOR
Mayo-31-2017
Abril-30-2017
Marzo-31-2017
Febrero-28-2017
Enero-31-2017
4.82%
4.81%
4.89%
5.07%
5.08 %
Diciembre-31-2016 5.12 %
Noviembre-30-2016 5.51 %
Octubre-31-2016 5.75 %
Septiembre-30-2016 5.78 %
Agosto-31-2016 5.91 %
Julio-31-2016 6.01 %
Junio-30-2016 6.00 %
Mayo-31-2016 5.47 %
Abril-30-2016 5.85 %
Marzo-31-2016 5.95 %
Febrero-29-2016 5.83 %
Enero-31-2016 5.62 %
Nota En (Banco Central del Ecuador, 2017)
En el caso de que la Clínica Jema Dental depositara dinero en una Institución Financiera
el valor porcentual que el banco le otorgaría al mes de mayo de 2017 es de 4.82/%, cabe
mencionar que este porcentaje varía según la institución.
La clínica Jema Dental no ha generado una tasa pasiva en ninguna entidad financiera, si
lo hiciera sería una oportunidad, ya que es una manera de invertir a largo plazo.
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45
3.1.2. Factor Político
3.1.2.1. Tributario
Las nuevas reformas arancelarias y las restricciones emitidas por el poder ejecutivo del
país afectan directamente a las importaciones, esto ha provocado que los proveedores de
la clínica no pueden adquirir con mayor facilidad algunos insumos odontológicos y
otros conseguirlos a precios excesivamente altos.
Dentro de los productos que Jema Dental no ha comprado, son las pastas de
blanqueamiento de piezas dentales que vienen del exterior, lo que se vuelve una gran
amenaza, provocando que adquieran suministros similares pero de baja calidad.
3.1.3. Factor Social
En la actualidad gracias a los avances médicos y tecnológicos las personas que sufren de
dolencias dentales pueden ser atendidas al instante, con técnicas y métodos de salud oral
que buscan brindar seguridad y otorgar calidad en los servicios.
Jema Dental cuenta con profesionales de élite, con honesta y responsable práctica
médica, generando confianza y la satisfacción a sus pacientes. Las conductas,
costumbres, situación sociodemográfica, problemas dentales y formas de pensar de la
sociedad influyen de manera significativa para que ellos hagan uso de los servicios
bucales de la clínica.
3.1.4. Factor Tecnológico
3.1.4.1. Tecnologías de la Información y Comunicación (TICS)
En la actualidad cada vez más, la población accede a todos los servicios a través de
Internet, debido a su fácil ingreso, amplia oferta, a la obtención de información en
tiempo real y a sus bajos costos.
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46
La Clínica Jema Dental solo cuenta con una página de Facebook donde se la puede
encontrar con rapidez, en dicha red realiza; publicidad, da a conocer promociones,
descuentos y datos curiosos sobre problemas de salud bucal.
No cuenta con página web propia, ni otro tipo de red social donde pueda auspiciar sus
servicios.
La clínica no cuenta con un sistema que le permita registrar y controlar de manera
eficiente a sus clientes, donde pueda identificar el total de personas por edad, género y
tipo de servicio brindado.
No utiliza un software para la gestión de los inventarios, lo que provoca
desconocimiento actual de las existencias de los suministros.
3.1.4.2. Innovaciones Tecnológicas
En el sector odontológico se investiga continuamente para encontrar materiales más
resistentes, cómodos, ligeros; así como; nuevas tecnologías eficientes que permitan
realizar el trabajo del doctor odontólogo de la mejor manera.
La clínica debe estar constantemente actualizándose en cuanto a implementación de
instrumentos odontológicos modernos para ofrecer servicios de mayor calidad a sus
pacientes. Jema Dental cuenta con herramientas tecnológicas sofisticadas que permiten
brindar a sus clientes un servicio odontológico eficaz y eficiente.
La clínica pretende posicionarse como una de las mejores del norte de la ciudad de
Quito a través de la efectividad en la prestación de sus servicios y la innovación
odontológica.
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47
Tabla 6 Instrumentos odontológicos de JEMA DENTAL:
MAQUINARIA Y EQUIPO
Esterilizadores 1
Sillón dental 2
Compresor 1
Rayos X Periapical 1
Cavitrón 1
Instrumentos y utensilios 150
TOTAL 156
3.1.5. Factor Legal
Figura 6 Organismos reguladores
Es de gran importancia que la gerente de la Clínica Jema Dental cumpla con todas sus
obligaciones legales;
El Ministerio de Salud Pública de conformidad a lo establecido en la Ley Orgánica de
Salud, y al informe de inspección N° AREA09-2014-131 emitido por la Comisión
Técnica, confirió el Certificado de Permiso de Funcionamiento, Clase de Riesgo A, a la
Clínica Jema Dental.
CONSTITUCIÓN
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
MINISTERIO DE ELECTRICIDAD Y ENERGÍA RENOVABLE
SECRETARIA DE CONTROL Y APLICACIONES NUCLEARES
MUNICIPIO METROPOLITANO DE QUITO
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS
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48
La SCAN otorgó a la Dra. María Luisa Monar la Licencia para manejar equipos
generadores de radiación.
La Clínica Jema Dental cuenta con la Licencia Metropolitana Única para el Ejercicio de
las Actividades Económicas (LUAE) N° 0271842, conferida por el Municipio del
Distrito Metropolitano de Quito.
Jema Dental tiene como principal obligación tributaria con el Servicio de Rentas
Internas, presentar mensualmente la declaración del Impuesto a la Renta, en el
Formulario 102A. De esta manera cumple con lo establecido en el Código tributario,
Ley de Régimen Tributario Interno y su respectivo reglamento.
3.1.6. Clientes
La Clínica tiene como objeto principal brindar servicios médicos relacionados con
tratamientos odontológicos para remediar las enfermedades de salud oral.
Desde la apertura de la clínica hasta el día de hoy ha incrementado su portafolio de
clientes gracias al servicio y buen trato que se brinda, los pacientes son los encargados
de hacer publicidad recomendando a más personas.
Jema Dental en la actualidad cuenta con más de 1000 pacientes registrados, los cuales
se detallarán a continuación:
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49
Tabla 7 Total Clientes Jema Dental
PACIENTES N° %
Clientes Particulares 238 23%
Clientes Asegurados 812 77%
TOTAL CLIENTES 1050 100%
Figura 7 Clasificación de los clientes de Jema Dental
Como se puede observar en el gráfico de total de los pacientes que tiene hasta la fecha
la clínica Jema Dental el 77% son pacientes que han hecho uso de los servicios dentales
a través de seguros médicos y mediante convenio acuden a la casa de salud dental,
mientras que el 23% restante son clientes que por cuenta particular acuden a la clínica.
23%
77%
CLIENTES JEMA DENTAL
Clientes
Particulares
Clientes
Asegurados
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50
Tabla 8 Total clientes por género
CLIENTES POR GÉNERO
GÉNERO N° %
Masculino 480 46%
Femenino 570 54%
Total clientes 1050 100%
Figura 8 Clasificación de clientes por género
Del total de pacientes registrados hasta la fecha en la Clínica Jema Dental, el 54% son
de género femenino y el 46% restante género masculino.
Se debe mencionar que la clínica Jema Dental no lleva un registro adecuado de los datos
de cada cliente, por lo que en la propuesta se estructurará un formato para la gestión de
sus pacientes, considerando las necesidades en función de la edad, del problema de
salud bucal, especificación de datos personales, si es cliente de seguro médico o cliente
particular.
3.1.7. Proveedores
La clínica cuenta con proveedores nacionales, entre sus principales están:
Prodontomed (70%)
Provedent (20%)
Fastdent (10%)
46% 54%
GENERO CLIENTES
Masculino
Femenino
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51
Figura 9 Principales Proveedores de Jema Dental
Jema Dental con mayor frecuencia adquiere los productos de Prodontomed en un 70%,
puesto que encuentra todos los artículos dentales para realizar un servicio de calidad y
con un 10% acude a Fastdent en el caso de que no encuentre los materiales dentales en
sus otros proveedores.
3.1.7.1. Prodontomed
Empresa Ecuatoriana que abrió sus puertas en Quito en mil novecientos noventa y dos,
orientada a la importación, comercialización y distribución de bio-materiales,
instrumental, equipamiento odontológico y de laboratorio a nivel nacional, ofreciendo
atención personalizada a instituciones públicas y privadas, universidades, odontólogos,
ortodoncistas, técnicos dentales. Mantienen una línea completa de las marcas más
reconocidas a nivel mundial. (Prodontomed, 2012)
70%
20%
10%
COMPRAS A PROVEEDORES
PRODONTOMED
PROVEDENT
FASTDENT
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52
Tabla 9 Artículos adquiridos a Prodontomed
ADQUISICIONES A PRODONTOMED
ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL %
PERIODO
DE
COMPRA
Resinas 3M 2 280.00 560.00 57% Mensual
Anestesia 2%
Xilestecin
100 1.10 110.00 11% Mensual
Anestesia 3%
Mepivastecin
50 1.30 65.00 7% Mensual
Agujas largas 100 0.12 12.00 1% Bimensual
Agujas Cortas 100 0.12 12.00 1% Bimensual
Pasta de adición 3 50.00 150.00 15% Trimestral
Sellantes 1 jeringa
3M
1 22.00 22.00 2% Trimestral
Pasta profiláctica 1 13.00 13.00 1% Semestral
Cepillos 15 1.00 15.00 2% Mensual
Fluor 1 18.00 18.00 2% Mensual
TOTAL 373 386.64 977.00 100%
Figura 10 Productos de mayor consumo a Prodontomed
Entre los productos más costosos que adquiere Jema Dental a su proveedor principal
Prodontomed están los siguientes; juego de resinas con el 57%, pasta de adición con un
15%, Anestesia 2% con un porcentaje del 11% y por último las Anestesias 3% con un
valor del 7%.
57%
11% 7% 1% 1% 15% 2% 1% 2% 2% 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Productos adquiridos a
Prodontomed
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53
3.1.7.2. Provedent
“Empresa comercializadora de productos de ortodoncia y algo más, de excelente calidad
que facilitan y garantizan los mejores resultados a los tratamientos realizados por
nuestros clientes.” (Provedent, 2014)
Tabla 10 Artículos adquiridos a Provedent
ADQUISICIONES A PROVEDENT
ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL %
PERIODO
DE
COMPRA
Resinas 3M 1 285,00 285,00 34% Trimestral
Limas para
endodoncia
5 2,40 12,00 1% Semestral
Juego de Brakets
Metálicos
60 3,00 180,00 22% Semestral
Juegos de Brakets
Estéticos
20 18,00 360,00 43% Semestral
TOTAL 86 308,40 837,00 100%
Figura 11 Productos adquiridos con mayor frecuencia a Provedent
Entre los productos más costosos que adquiere Jema Dental a su proveedor Provedent
están los siguientes; brakets estéticos con el 43%, juego de resinas con un 34% y
brakets metálicos con el 22%.
34%
1%
22%
43%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
JUEGO DE
RESINAS 3M
LIMAS PARA
ENDODONCIA
BRAKETS
METÁLICOS
BRAKETS
ESTÉTICOS
Productos adquiridos a
Provedent
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54
3.1.7.3. Fastdent
Fastdent es una comercializadora y distribuidora de equipos médicos y de laboratorio.
Tabla 11 Artículos adquiridos a Fastdent
ADQUISICIONES A FASTDENT
ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL %
PERIODO
DE
COMPRA
Gasas 100 0,008 8,00 16% Mensual
Algodón 2000 0,001 15,00 30% Bimensual
Mascarillas 50 0,006 3,00 6% Bimensual
Guantes 300 0,008 24,00 48% Semestral
TOTAL 2450 0,23 50,00
Figura 12 Productos adquiridos con mayor frecuencia a Fastdent
Entre los productos más costosos que adquiere Jema Dental a su proveedor Fastdent
están los siguientes; los guantes con un 48%, el algodón con un valor de 30% y las
gasas con el 16%.
Se debe mencionar que la clínica Jema Dental no lleva un registro adecuado de los datos
de cada Proveedor, por lo que en la propuesta se estructurará un formato para la gestión
de dicha información.
16%
30%
6%
48%
GASAS ALGODÓN MASCARILLAS GUANTES
Productos adquiridos a
Fastdent
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55
3.1.8. Competencia
Entre los principales competidores de Jema Dental se encuentran:
Global Dental
Vega Beltrán Dentales
Odontosalud
3.1.8.1. Global Dental
Global Dental es hoy la cadena de Clínicas Odontológicas Integrales más grande del
Ecuador, prestigiosa y pionera en mantener estándares de calidad, bioseguridad y
servicio, una de sus fortalezas se basa en la atención directa de especialistas en cada
área de la salud oral, dispuestos a atender a todos los miembros de la familia desde los
más chicos en adelante.
Global Dental cuenta con más de 10 clínicas en todo el país, ubicadas en: Quito,
Guayaquil, Ambato, Ibarra y Cuenca.
Tienen especialistas para cada área y por clínica el número de trabajadores oscila entre
los 15 y 20, entre éstos; doctores, asistentes, personal de limpieza. (Global Dental,
2010)
3.1.8.2. Vega Beltrán Dentales
Clínica dental que presta los servicios odontológicos, cuenta con tres sucursales en la
ciudad de Quito. Es reconocida por tener especialistas de prestigio con una trayectoria
de más de 30 años.
3.1.8.3. Odontosalud
La Clínica fue creada en el año 1974 como Clínica de Especialidades Odontológica,
fundada por el Dr. Augusto Muñoz Galarraga como la primera clínica de especialidades
en el Ecuador, en el año 1996 cambió su nombre Multiclínicas Odontológicas
Asociadas, ubicadas en la Av. Orellana y Av. 10 de Agosto, debido a la creciente
demanda de clientes, se toma la decisión de trasladar la clínica a un lugar más amplio,
ubicado en Italia y Vancouver. Con el pasar del tiempo, continuó el aumento de
pacientes, por lo que sus propietarios decidieron ubicarse en la dirección actual Hungría
N31-84 y Vancouver consolidando Odontosalud la nueva clínica. (Odontosalud, 2015)
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56
La creación de nuevas Clínicas Dentales representa una fuerte competencia, debido a
que existe más demanda de doctores especialistas en salud oral y buscan crear sus
propias empresas, generando gran competencia en el mercado.
3.2. Factores Internos
Para realizar el análisis del factor interno organizacional se tomará en cuenta a los
elementos que intervienen en el proceso administrativo: planificación, organización,
dirección y control.
3.2.1. Planificación
3.2.1.1. Misión
“Brindar servicios odontológicos contribuyendo a resolver los problemas de salud Oral
de nuestros pacientes, aplicando para ello conceptos de excelencia en el servicio,
eficiencia en la gestión y calidez personalizada en la atención.” (Jema Dental, 2014)
Análisis
En la misión se debe identificar quiénes somos, qué buscamos, qué hacemos, dónde lo
hacemos, cómo lo hacemos, con qué medios, por qué lo hacemos y para quién los
hacemos. Como se puede observar Jema Dental cuenta con una misión que está
incompleta, no se especifica los recursos con los que cuenta.
3.2.1.2. Visión
Ser la clínica odontológica líder en la zona norte Quito con lo más avanzado en
tecnología y con especialistas que reúnan los requisitos máximos de profesionalismo y
excelencia, para satisfacer al máximo las exigencias de nuestros pacientes e ir más allá
de sus expectativas, deseando establecer una relación duradera con cada paciente basada
en el tratamiento personalizado y orientado al detalle brindándoles nuestra experiencia a
su servicio. (Jema Dental, 2014)
En la visión se debe identificar cuál es la imagen deseada del negocio, cómo será en el
negocio, qué se hará en el futuro y qué actividades desarrollará.
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57
Análisis
La clínica Jema Dental no cumple con las características establecidas anteriormente, por
lo que su visión es obsoleta.
La gerente propietaria tiene desconocimiento de la ciencia administrativa-gerencial lo
que ha provocado que el direccionamiento estratégico institucional no se encuentre
técnicamente adecuado.
3.2.1.3. Políticas
La política de gestión de desechos sanitarios es la principal de Jema Dental, ya que
permite el correcto uso y tratamiento de la basura, cabe mencionar que la clínica no
cuenta con lineamientos para el control de los suministros odontológicos.
3.2.1.4. Valores
Los valores corporativos con los que cuenta Jema Dental son los siguientes;
Profesionalismo
Compromiso
Honestidad
Responsabilidad
Amabilidad
3.2.1.5. Objetivos Institucionales
Jema Dental cuenta con los siguientes objetivos institucionales:
Diagnosticar las patologías y necesidades odontológicas de pacientes complejos
que acuden a nuestra consulta en demanda de tratamientos, que requieran la
aplicación de técnicas odontológicas avanzadas.
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58
Capacitación profesional para realizar el plan de tratamiento, teniendo en cuenta
las características especiales de pacientes complejos y las posibles aplicaciones o
combinación de las técnicas avanzadas y clásicas.
La capacitación profesional para la aplicación y realización de técnicas
avanzadas con la consecución final del plan de tratamiento.
Análisis
Los objetivos deben ser medibles, claros, alcanzables, es necesario mencionar que éstos
no se encuentran bien estructurados, también se debe establecer los objetivos para el
control del inventario.
3.2.1.6. Tecnología y Herramientas
Jema Dental cuenta con la siguiente instrumentaría:
Esterilizadores (1)
Sillón dental (2)
Compresor (1)
Rayos X Periapical (1)
Cavitrón (1)
Instrumentos (100)
3.2.1.7. Servicios Odontológicos
Jema Dental presta servicios odontológicos para contribuir con el bienestar de la salud
dental de sus pacientes.
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59
Tabla 12 Portafolio de Servicios Odontológicos
PORTAFOLIO DE SERVICIOS ODONTOLÓGICOS – CLÍNICA JEMA
DENTAL
SERVICIOS PRECIO 2016 PRECIO 2017 VARIACIÓN
ODONTOLOGÍA GENERAL
Calzas:
Simples $11.00 $12.00 $1.00
Compuestas $15.00 $16.00 $1.00
Complejas $23.00 $25.00 $2.00
Extracciones:
Simples- adultos $24.00 $25.00 $1.00
Simples –
pediátricas
$10.00 $10.00 $0.00
ENDODONCIA
Endodoncia para:
Diente anterior $95.00 $100.00 $5.00
Premolar $110.00 $120.00 $10.00
Molar $140.00 $150.00 $10.00
ORTODONCIA
Brákets:
Metálicos $845.00 $850.00 $5.00
Estéticos $1450.00 $1500.00 $50.00
REHABILITACIÓN ORAL
Pernos $95.00 $100.00 $5.00
Corona $240.00 $250.00 $10.00
Prótesis total $210.00 $220.00 $10.00
Prótesis removibles $170.00 $180.00 $10.00
Incrustaciones $115.00 $120.00 $5.00
CIRUGÍA ORAL
Extracción muelas
del juicio:
Con cirugía $120.00 $125.00 $5.00
Sin cirugía $65.00 $70.00 $5.00
IMPLANTO LOGIA
Implante dental $1150.00 $1200.00 $50.00
TOTAL
$3553.00
$3678.00
Jema Dental ofrece más de dieciocho servicios odontológicos, es necesario mencionar
que desde su apertura en agosto de 2013 se ha mantenido estable el precio de cada
producto, éste varía mínimamente en relación a la capacidad de pago de sus pacientes.
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60
3.2.2. Organización
3.2.2.1. Organización Departamental
3.2.2.1.1. Organigrama Estructural
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización o bien de
alguna de sus áreas, la cual muestra qué unidades administrativas la integran y sus
respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de
autoridad, supervisión y asesoría. (Franklin Fincowsky, 2009)
Figura 13 Organigrama Estructural Jema Dental
Se debe estructurar un nuevo organigrama, debido a que el actual fue elaborado de
manera empírica y se han omitido áreas importantes que permiten el desarrollo de la
clínica. Como se puede observar no cuenta con un espacio específico para la
administración y manejo de los suministros odontológicos.
3.2.2.2. Capacitaciones
La capacitación es un proceso de enseñanza de corto plazo por el que se obtienen
conocimientos y habilidades técnicas sobre algo específico para de esta manera lograr
metas y propósitos.
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61
La gerente de Jema Dental es una persona que está en constante capacitación en cuanto
a temas de salud dental, mientras que no tiene conocimiento alguno de la administración
y control de los suministros de odontología.
El recurso humano con el que cuenta la clínica es totalmente capacitado en el ámbito del
negocio, cada doctor tiene su respectiva especialización, esto permite brindar un
servicio de calidad a sus clientes.
3.2.2.3. Procedimientos y Procesos
Los procedimientos son un conjunto de actividades y pasos sistematizados que permiten
realizar un trabajo correctamente. Se debe elaborar un manual de procedimientos que
sea de conocimiento institucional y una guía para todos los trabajadores y actúen
eficientemente frente a una situación específica.
3.2.2.4. Manual de Procedimientos
El Manual de Procedimientos es un documento que contiene la descripción de procesos
y actividades específicas para realizar una función.
Jema Dental no dispone de un manual de procedimientos para la compra,
almacenamiento y utilización de los suministros odontológicos, dificultando la
administración y el manejo de los mismos. Se deberá elaborar un manual para cada
procedimiento que interactúa en la gestión y control de los inventarios.
3.2.3. Dirección
3.2.3.1. Motivación
La motivación nace con el fin de alegrar, alentar a las personas que se encuentran
compartiendo en un mismo lugar, para que realicen de la mejor manera sus actividades
y funciones.
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62
Jema Dental mantiene una motivación organizacional a través de buenas
remuneraciones, agasajos, celebraciones y creando un ambiente agradable para que el
personal cumpla eficientemente sus funciones.
3.2.3.2. Comunicación
Jema Dental maneja una comunicación efectiva logrando transmitir la información de
manera directa y clara hacia sus clientes internos y externos.
3.2.3.3. Liderazgo
La gerente general de la Clínica Jema Dental maneja un liderazgo carismático
generando sentimientos y sensaciones positivas hacia todo el equipo de trabajo, creando
fuertes habilidades comunicativas, se basa en la motivación y la confianza que otorga a
sus compañeros.
3.2.3.4. Empoderamiento
El empoderamiento se practica en la Clínica Jema Dental a través de la asignación de la
autoridad y responsabilidad sobre las actividades; la retroalimentación oportuna sobre el
desempeño y el reconocimiento de los logros de los trabajadores; el trato digno y
respetuoso hacia ellos y al mejoramiento continuo. La clínica cuenta con la
participación activa de todos sus empleados que tienen el control y la facultad para
realizar su trabajo con toda la libertad y responsabilidad posible, generando así la
confianza a sus clientes.
3.2.4. Control
3.2.4.1. Administrativo
En la actualidad llevan un control administrativo empírico, en cuanto al manejo del
inventario desconocen de los procedimientos técnicos que le permitan manipular
efectivamente sus existencias.
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63
Jema Dental carece de herramientas que le permitan la administración, control y manejo
de los inventarios, por lo que se deberá elaborar:
Objetivos
Políticas
Manual de procedimientos:
o Adquisición de materiales
o Recepción y control de los productos
o Almacenamiento de los productos
o Toma física del inventario
Flujogramas
Documentos para controlar y registrar el inventario
3.2.4.2. Bodega
La bodega de la Clínica Jema Dental no dispone de un espacio adecuado que permita el
correcto almacenamiento de los materiales dentales, se puede observar que la bodega es
pequeña y los suministros están almacenados en distintos lugares de las instalaciones,
debido al deficiente manejo de almacenaje a veces los productos se caducan porque no
están a la vista o porque hay en exceso ese producto y no son utilizados a tiempo.
Observaciones:
En Jema Dental no existe una persona encargada de la administración de los
inventarios.
No dispone de procedimientos para el control de los suministros.
No existe un sistema de inventarios que le permita administrar de manera
correcta y conocer con exactitud las existencias.
No cuentan con un manual de funciones para la adquisición, almacenaje y
control de los racionamientos odontológicos.
Carece de un espacio exclusivo para la bodega que permita el correcto
almacenaje de los suministros.
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64
La bodega es pequeña y no mantiene un orden específico.
3.2.4.3. Contable
En base a las entrevistas y cuestionarios realizados al área gerencial de la Clínica “Jema
Dental” se puede concluir que en términos contables no se lleva un control específico y
riguroso de los inventarios, debido a que la gerente propietaria no dispone del
conocimiento técnico administrativo que le permita emplear herramientas con el fin de
registrar efectivamente sus suministros.
Actualmente Jema Dental no registra contablemente los siguientes procesos:
Orden de pedido
Cotización
Recepción y control de calidad
Almacenamiento – inventario
Distribución/ utilización
Conteo físico de inventario
3.2.4.3.1. Sistema de Control de Mercaderías
Existen dos tipos de Sistema de Control de la cuenta mercaderías, el Sistema de Cuenta
múltiple o de Inventario Periódico que consiste en controlar los movimientos de las
mercaderías en varias o múltiples cuentas y el Sistema de Inventario permanente o
Inventario Perpetuo que permite controlar el movimiento de la cuenta mediante la
utilización de tarjetas kárdex las mismas que permiten conocer el valor y la existencia
de mercaderías de manera permanente.
La clínica Jema Dental carece del control y registro contable de las compras de los
materiales dentales, por lo que desconoce con exactitud las existencias.
Actualmente, verifica los productos faltantes de su bodega y procede a realizar el pedido
de compra para su posterior recepción, luego almacena y concluye con el proceso; pero,
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65
no registra ninguna entrada de mercadería, ni maneja un listado de los productos
existentes.
En la propuesta se plantea el sistema de Inventario Permanente, que permita gestionar
de la mejor manera los inventarios de acuerdo con la actividad del negocio.
3.2.4.3.2. Métodos de valoración de Inventarios
“Los métodos de valoración de inventarios que deben emplearse son el FIFO (primeros
en entrar, primeros en salir) y el Promedio Ponderado.” (Norma Internacional de
Contabilidad 2 - Inventarios, 2005)
La Clínica Jema Dental no emplea ningún método de valoración, en la propuesta se
sugerirá el método que se encuentre acorde al giro del negocio.
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66
3.2.4.3.3. Análisis del Estado de Resultados de la Clínica Jema Dental
Tabla 13 Estado de Resultados
CLÍNICA “JEMA DENTAL”
ESTADO DE RESULTADOS
AÑOS 2013 2014 2015 2016
INGRESOS
Ingresos por prestación de
servicios
10507,00
15830,00
19978,00
24622,00
Préstamos 0,00 0,00 0,00 0,00
Otros ingresos 0,00 260,00 0,00 366,00
SUBTOTAL INGRESOS 10507,00 16090,00 19978,00 24988,12
EGRESOS
Remuneración 857,00 914,00 1025,00 1360,00
Honorarios profesionales 3169,00 4375,00 7945,00 11048,00
Subtotal remuneración 4026,00 5289,00 8970,00 12408,00
MATERIALES
Material dental 3016,12 4520,36 5187,45 6369,22
DESCRIPCIÓN DEL GASTO
Servicios básicos 250,00 349,68 468,00 540,00
Arrendamiento operativo 1250,00 2760,00 2760,00 3000,00
Materiales y suministros 120,00 114,00 157,89 169,29
Promoción y publicidad 30,00 27,89 35 41,36
Mantenimiento y preparación 25,00 23,45 31,47 51,25
Gasto transporte 50,00 81,39 75,22 69,78
Gestión legal 40,00 15,00 20,67 0,00
Capacitaciones 150,00 80,00 175,00 144,99
Otros gastos 20,00 12,47 15,21 18,65
Impuestos 115,00 145,96 149,25 151,41
Pago préstamos 0,00 0,00 O,00 0,00
Útiles de aseo 56,00 61,25 74,68 78,25
SUBTOTAL GASTOS $9158,12 $13479,85 $18119,84 $23042,20
TOTAL DE INGRESOS 10507.00 16090.00 19978.00 24988.12
TOTAL DE EGRESOS 9258.00 14143.49 17795.85 22041.98
UTILIDAD DEL EJERCICIO 1249.00 1946.51 2182.15 2946.14
Se puede observar que dentro de los costos y gastos en los que incurre la clínica para el
desarrollo de sus actividades la adquisición de materiales dentales son los más
representativos dentro de sus egresos, teniendo al 2016 un valor incurrido de 5369,00
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67
por lo que es de vital importancia la aplicación de un sistema de control de los
inventarios que permita gestionar las adquisiciones y el tratamiento de dichos materiales
3.2.4.3.4. Análisis del Estado de Situación Financiera de la Clínica Jema Dental
Tabla 14 Estado de Situación Financiera
CLÍNICA " JEMA DENTAL "
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AÑOS 2013 2014 2015 2016
ACTIVO CORRIENTE
Efectivo Y Equivalentes 275,12 541,30 668,37 735,21
Cuentas Y Documentos Por Cobrar 132,69 356,21 479,96 523,47
Inventarios 3.026,12 4.520,36 5.187,45 6.369,22
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 3.433,93 5.417,87 6.335,78 7.627,90
ACTIVO NO CORRIENTE
Terrenos - - - -
Edificios - - - -
Vehículos - - - -
Mobiliario Y Equipo De Oficina 1.789,00 2.587,12 3.006,17 4.125,87
(-) Depreciación Mobiliario Y Equipo (178,90) (258,71) (300,62) (412,59)
TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES 1.610,10 2.328,41 2.705,55 3.713,28
TOTAL ACTIVO 5.044,03 7.746,28 9.041,33 11.341,18
PASIVOS
PASIVOS CORRIENTES
Cuentas Y Documentos Por Pagar 1.654,78 1.846,19 1.325,14 1.120,17
Remuneraciones Por Pagar 2.400,00 3.647,32 4.786,94 5.698,75
TOTAL PASIVO CORRIENTE 4.054,78 5.493,51 6.112,08 6.818,92
PASIVO NO CORRIENTE
Documentos Por Pagar L/P - - - -
TOTAL PASIVOS CORRIENTES - - - -
PATRIMONIO
Capital 989,25 2.252,77 2.929,25 4.522,26
Utilidades Años Anteriores - 1.348,88 2.610,15 1.858,16
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 5.044,03 7.746,28 9.041,33 11.341,18
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68
Se puede observar que en los últimos dos años la adquisición de mobiliario y equipos de
oficina han incrementado considerablemente teniendo al 2016 un valor de $4125.87.
Dichas inversiones permiten que la clínica cumpla con la prestación de sus servicios
odontológicos de la manera más adecuada, brindando excelencia en sus productos.
3.2.4.3.5. Procedimientos del Control de Inventarios
A continuación se detalla el levantamiento de los procedimientos del control de
inventarios.
Tabla 15 Procedimiento: Compra de los suministros odontológicos
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ÁREA: Gerencia
RESPONSABLE: Dra. María Luisa Monar CARGO: Gerente
ALCANCE Levantamiento de los procedimientos y actividades que
intervienen actualmente en la compra de los suministros y
materiales odontológicos de la Clínica JEMADENTAL.
OBJETIVO Conocer el procedimiento
Identificar las actividades actuales involucradas en la compra de
insumos odontológicos.
PROCEDIMIENTO Adquisición comercial de herramientas odontológicas
ACTIVIDADES 1. Recibe la orden de pedido dos días antes de que los
doctores brinden el servicio.
2. Revisar si cuenta con los materiales a utilizar por los
doctores especialistas.
3. Facilitar a los especialistas los materiales que disponen
en bodega para que puedan realizar el trabajo en el día
establecido.
4. Delegar a un asistente la compra de recursos
odontológicos en caso de no disponer en la bodega.
5. Detallar y especificar los productos que el asistente debe
comprar.
6. El asistente procede a realizar la compra.
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69
DOCTOR GERENTE ASISTENTE PROVEEDOR
SI
NO
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO COMPRA DE SUMINISTROS Y MATERIALES ODONTOLÓGICOS
INICIORecibe la orden
de pedido
Revisa si tiene los materiales
en bodega
DecisiónEntrega los
Se dirige a comprar los productos.
Especifica los materiales y suministros que
Despacha la orden.
Recibe la orden y verifica su calidad
Recibe los productos y los almacena
Se dirige a la
Utiliza el
FIN
Figura 14 Flujograma del procedimiento de Compra
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70
Tabla 16 Procedimiento: Recepción y control de los suministros odontológicos
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ÁREA: Gerencia
RESPONSABLE: Dra. María Luisa Monar CARGO: Gerente
ALCANCE Levantamiento de los procedimientos y actividades que
intervienen actualmente en la recepción de los suministros y
materiales odontológicos de la Clínica JEMA DENTAL.
OBJETIVO Conocer el procedimiento
Identificar las actividades actuales involucradas en la
recepción de insumos odontológicos.
PROCEDIMIENTO Recepción y control de los suministros odontológicas
ACTIVIDADES 1. Recibe los productos adquiridos.
2. Revisa la fecha de caducidad
3. Verifica que el producto se encuentre en buen estado.
4. Verifica que esté correcta la cantidad adquirida.
5. Almacena correctamente los insumos odontológicos en
la bodega
PROVEEDOR ASISTENTE / GERENTE
RECEPCIÓN Y CONTROL DE CALIDAD
FLUJOGRAMA
Despacha la orden.
Recibe los productos
Revisa fecha de caducidad
Verifica que el producto se encuentre en buen estado.
Verifica los productos con el comprobante de compra.
INICIO
Almacena los productos.
FIN
Figura 15 Flujograma del procedimiento de Recepción
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71
Tabla 17 Procedimiento: Almacenamiento de los suministros odontológicos
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ÁREA: Gerencia
RESPONSABLE: Dra. María Luisa Monar CARGO: Gerente
ALCANCE Levantamiento de los procedimientos y actividades que
intervienen actualmente en el almacenamiento de los
suministros y materiales odontológicos de la Clínica JEMA
DENTAL.
OBJETIVO Conocer el procedimiento
Identificar las actividades actuales involucradas en el
almacenamiento de insumos odontológicos.
PROCEDIMIENTO Almacenamiento de los suministros odontológicas
ACTIVIDADES 1. Revisa los productos.
2. Identifica el producto y lo separa según sus
características.
3. Guarda los productos según su característica
FLUJOGRAMA
ALMACENAMIENTO
GERENTE / ASISTENTE
Revisa los productos
Identifica y separa al
producto según sus
características.
Guarda el producto según su
clasificación
INICIO
FIN
Figura 16 Flujograma del procedimiento de Almacenamiento
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72
Tabla 18 Procedimiento: Registro de los suministros odontológicos
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ÁREA: Gerencia
RESPONSABLE: Dra. María Luisa Monar CARGO: Gerente
ALCANCE Levantamiento de los procedimientos y actividades que
intervienen actualmente en el registro de los suministros y
materiales odontológicos de la Clínica JEMA DENTAL.
OBJETIVO Conocer el procedimiento
Identificar las actividades actuales involucradas en el registro
contable de insumos odontológicos.
PROCEDIMIENTO Registro de los suministros odontológicas
ACTIVIDADES 1. Registra en un archivo de Excel las órdenes de pedido
efectuadas por sus colegas.
2. Clasifica los artículos comprados.
3. Registra la cantidad y el valor de los productos
adquiridos.
DOCTOR GERENTE
FLUJOGRAMA
REGISTRO DE SUMINISTROS
INICIO
Solicita el material que
utilizará
Registra la orden de pedido.
Clasifica los insumos
Registra en excel
la cantidad y el valor de
los productos.
FIN
Figura 17 Flujograma del procedimiento de registro de inventarios
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73
Tabla 19 Procedimiento: Toma física de los suministros odontológicos
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ÁREA: Gerencia
RESPONSABLE: Dra. María Luisa Monar CARGO: Gerente
ALCANCE Levantamiento de los procedimientos y actividades que
intervienen actualmente en la toma física de los suministros y
materiales odontológicos de la Clínica JEMA DENTAL.
OBJETIVO Conocer el procedimiento
Identificar las actividades actuales involucradas en el registro
contable de insumos odontológicos.
PROCEDIMIENTO Toma física de inventarios
ACTIVIDADES 1. Revisa los inventarios una vez al mes.
2. Verifica la cantidad total que tiene en bodega.
FLUJOGRAMA
ALMACENAMIENTO
GERENTE
Realiza el conteo físico de los
inventarios una vez al mes.
Verifica la cantidad que tiene en bodega.
INICIO
FIN
Figura 18 Flujograma del procedimiento de la toma física de inventarios
Page 95
74
3.2.4.4. Cálculo de la muestra
Según Córdova, M. (2003; 3p) En su libro “Estadística Descriptiva e Inferencial Se
denomina muestra a “una parte de la población seleccionada de acuerdo a un plan o
regla, con el fin de obtener información acerca de la cual proviene”.
El mercado sobre el cual se va a realizar la investigación es una población entre 21-50
años de edad que son aquellas personas que laboran en la casa de salud dental y va a
estar determinada por la siguiente fórmula:
𝒏 =𝑵 ∗ 𝒑𝒒𝒛𝟐
(𝑵 − 𝟏)𝒆𝟐 + 𝒑𝒒𝒛𝟐
Dónde:
n= Tamaño de la muestra
N= Población
p= probabilidad de acierto 50%
q= probabilidad de desacierto 50%
z= valor de la variable en función de la desconfianza 1.96
e=margen de error 15% (Bunge, 2004)
Aplicación
n= Tamaño de la muestra
N= 3 (gerente y dos asistentes)
p= probabilidad de acierto 50%
q= probabilidad de desacierto 50%
z= valor de la variable en función de la desconfianza 1.96
e=margen de error 15% (Bunge, 2004)
𝒏 =𝟑 ∗ (𝟎. 𝟓𝟎 ∗ 𝟎. 𝟓𝟎 ∗ 𝟏. 𝟗𝟔𝟐)
(𝟑 − 𝟏)𝟎. 𝟏𝟓𝟐 + (𝟎. 𝟓𝟎 ∗ 𝟎. 𝟓𝟎 ∗ 𝟏. 𝟗𝟔𝟐)
𝒏 = 𝟑
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75
El número de encuestas y personal a considerar es de 3 trabajadores de la clínica que
laboran en el área administrativo-contable.
3.2.4.5. Cuestionario de Control Interno – Inventarios
Cuestionario de Control Interno
C.I. 1/1
N° SI NO
1 0 3
2 0 3
3 ¿Conoce las metas y objetivos a los que pretender alcanzar la insitución? 1 2
4 3 0
5 1 2
6 1 2
7 0 3
8 ¿Existe una persona encargada acerca del manejo de los proveedores? 0 3
9 1 2
10 1 2
11 ¿Los pagos son previamente aprobados por personas autorizadas? 3 0
12 3 0
13 1 2
14 1 2
15 3
16 3
17 3
18 3
19 1 2
20 3
21 3
22 ¿Cuenta con procedimientos para la recepción y control de los productos? 3
23 3
24 ¿Cuentan con procedimientos para la constatación física del inventario? 3
25 ¿Se almacenan las existencias de una manera ordenada y sistemática? 1 2
26 ¿Existen documentos específicos que les permitan registrar las existencias? 3
27 3
28 1 2
29 1 2
30 1 2
¿El organigrama estructural fue elaborado empíricamente?
CLÍNICA JEMA DENTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO:
PREGUNTAS
¿El direccionamiento estratégico de la clínica dental se encuentra estructurado
técnicamente?
¿La misión, visión, objetivos y políticas institucionales han sido actualizadas en
los ultimos dos años?
Muestran estos registros: cantidades, localización de las existencias, mínimo,
máximo, costos unitarios?
¿La clínica cuenta con lineamientos y normas que le permitan el cumplimiento
de sus objetivos?
¿Se lleva un expediente de los proveedores?
¿Se revisan las facturas contra las órdenes de compra?
¿Existe una adecuada vigilancia de las cuentas por pagar?
¿Se lleva un archivo de los documentos por pagar?
¿Se lleva un expediente de los clientes?
¿Registran nombres, apellidos, número de cédula, teléfonos, dirección de los
¿Actualizan periodicamente dicho expediente?
¿Existe un adecuado control de inventarios?
¿Existe una solo persona encargada del control de inventarios
¿Se manejan resgistros de inventarios en la Clínica?
¿Existe un responsable del manejo y registro de los inventarios?
¿Los almacenistas son responsables de todas las existencias?
¿Se realizan constataciones físicas de la mercadería existente?
¿Se deja constancia de los conteos físicos llevados a cabo?
¿Cuentan con procedimientos para la compra de los productos?
¿Cuentan con procedimientos para el almacenamiento de los productos
¿Los inventarios son controlados mediante tarjetas kardex?
¿Se verifica la entrada y la salida de mercaderia?
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76
N° SI NO
31 ¿El responsable de inventarios es el único que tiene acceso a ellos? 1 2
32 3
33 3
34 1 2
35 1 2
36 ¿Existen políticas definidas acerca de la adquisición de mercaderías? 3
37 3
38 ¿Existen políticas definidas acerca del almacenamiento de las mercaderías? 3
39 ¿Existen políticas definidas acerca del Conteo físico del Inventario? 3
40 3
24 96TOTAL
¿Las oficinas y dependencias de la clínica se encuentran rodeadas de sistemas
¿Existen políticas claramente definidas para la recepción de los productos
¿Existe un control permanente de inventarios?
PREGUNTAS
¿Se prepraran instrucciones escritas como guia para aquellos empleados que
¿Los registros del inventario físico son revisados y controlados en forma tal
¿Cuenta la Clínica con una bodega en buen estado ?
Determinación del nivel de riesgo y nivel de confianza
COMPONENTE REF. SI NO TOTAL
INVENTARIOS C.I. 1/1 24 96 120
TOTAL 24 96 120
Nivel de Confianza= 𝐓𝐨𝐭𝐚𝐥𝐫𝐞𝐬𝐩𝐮𝐞𝐬𝐭𝐚𝐬𝐏𝐨𝐬𝐢𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬
𝐍ù𝐦𝐞𝐫𝐨𝐝𝐞𝐏𝐫𝐞𝐠𝐮𝐧𝐭𝐚𝐬
Nivel de Confianza= 24
96
Nivel de Confianza= 25.00%
Nivel de Riesgo= 75.00%
Según el Cuestionario de Control Interno realizado a los trabajadores de la Clínica Jema
Dental se ha obtenido un nivel de confianza de 25.00% que es considerado bajo y un
riesgo de 75.00% que se considera alto indicando una Debilidad en los procesos
mencionados.
ALTO MODERADO BAJO
15 – 50 % 51 – 75 % 76 – 95 %
BAJO MODERADO ALTO
NIVEL DE RIESGO
NIVEL DE CONFIANZA
Page 98
77
3.2.4.6. Herramientas estratégicas
Tabla 20 Herramientas Estratégicas
HERRAMIENTAS CONCEPTO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
MÁXIMOS Y
MÍNIMOS
Es una
herramienta que
permite
establecer los
niveles máximo y
mínimos del
inventario y un
periodo fijo de
revisión de sus
intereses.
Son
herramientas
que permiten
gestionar los
inventarios de
una
organización y
sirven como
señales de alerta
para encaminar
la actuación de
la empresa, con
el propósito de
obtener
resultados para
la toma de
decisiones.
La aplicación de esta
herramienta demanda:
Contra con el
punto de pedido
Tiempo de
reposición del
inventario
Consumo máximo
Consumo mínimo
Existencia
máxima
Existencia mínima
Cantidad de
pedido
Existencia actual
JUSTO A TIEMPO Es un sistema de
organización de
la producción
para las fábricas
que permiten
aumentar la
productividad y
reducir el costo
de la gestión.
Esta herramienta permite
evidenciar los problemas
fundamentales, eliminar
los despilfarros, buscar la
simplicidad y diseñar
sistemas para identificar
dichos problemas.
LAS 5 S
JAPONESAS
El objetivo de
esta técnica de
gestión japonesa
es lograr lugares
de trabajo
Esta herramienta implica
el análisis de 5 principios
básicos:
1. Seiri
(clasificación)
Page 99
78
organizados, más
limpios,
ordenados de
manera
permanente para
lograr una mayor
productividad y
un mejor entorno
laboral.
2. Seition (orden)
3. Seiso (limpieza)
4. Seiketsu
(estandarización)
5. Shitsuke
(disciplina)
SISTEMA DE
INVENTARIOS
ABC
Es un método de
categorización de
inventarios que
consiste en la
agrupación de los
artículos en tres
categorías: A-B-
C. De este modo
los artículos que
pertenecen a la
categoría A son
los más valiosos,
mientras que los
que pertenecen a
la C son menos
valiosos en
términos
monetarios.
Para la aplicación de esta
herramienta se deben
clasificar y categorizar
los productos o artículos
en tres categorías:
A que corresponde a un
mayor consumo anual.
B equivale al consumo en
menos cantidades.
C representa a un
consumo bajo
ANÁLISIS FODA Es una
herramienta que
permite analizar
la situación
interna y externa
de una empresa o
proyecto.
Para la elaboración del
FODA se requiere
identificar:
Fortalezas-
Oportunidades-
Debilidades-Amenazas
Page 100
79
Para la propuesta que se desarrollará en el capítulo IV se utilizará el sistema de Control
de Inventarios ABC ya que este método tiene como objetivo llamar la atención de los
gerentes hacia los pocos artículos de importancia crucial (artículos A) en lugar de hacia
los muchos artículos insignificantes (artículos C). También se empleará el control
interno basado en riesgos para identificar y controlar cualquier eventualidad.
También se empleará el control de existencias de inventarios, es decir se calcularán las
cantidades máximas, mínimas y críticas de los productos odontológicos.
Análisis FODA
Es una herramienta de análisis estratégico que permite analizar la situación interna y
externa de una empresa o proyecto.
El término FODA es una sigla conformada por la primera letra de las palabras
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Para la investigación se aplicará este análisis porque permite conocer la situación real de
la clínica e identificar los factores internos, donde se identifican las Fortalezas y
Debilidades, y el macro y micro ambiente que está conformado por los factores externos
donde se identifican las Oportunidades y Amenazas del objeto de estudio.
Page 101
80
3.2.4.7. Matriz FODA
MATRIZ FODA
MATRIZ FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
ADMINISTRATIVAS REF. ADMINISTRATIVAS REF.
F1. La clínica está ubicada en el
sector norte de Quito, en un lugar
estratégico que permite a los
pacientes acceder con facilidad.
C.I O1. La gerente- propietaria
pertenece al Colegio de
Odontólogos de Pichincha, en el
que recibe capacitaciones,
conferencias, cursos y material de
apoyo y está en constante
actualización de métodos y
técnicas dentales.
C.3
F2. El recurso humano con el que
cuenta la clínica está capacitado
legalmente en la especialidad que
desempeña; permitiendo, brindar un
servicio de calidad y mantener la
confianza en sus clientes.
C.I O2. La clínica aprovecha las
redes sociales como el Facebook
e Instagram para realizar
publicidad y dar a conocer
promociones, descuentos y datos
curiosos sobre problemas de
salud bucal. Además realiza
publicidad volante cada tres
meses, auspiciando sus servicios.
C.3
F3. Motiva a su personal con
buenas remuneraciones, agasajos,
celebraciones y creando un
ambiente organizacional tranquilo
C.I O3. La clínica está asociada con
seguros médicos odontológicos
públicos y privados,
incrementado su portafolio de
clientes.
C.3
F4. La comunicación es directa y
clara con sus clientes internos y
externos.
C.I
F5. La gerente-propietaria practica
un liderazgo formal, porque dirige y
C.I
Page 102
81
coordina las actividades y funciones
de sus subordinados; además, es una
líder carismática que se basa en la
motivación y la confianza que
otorga a sus compañeros.
F6. Los doctores que trabajan en la
clínica, se sienten empoderados; ya
que tienen la facultad de realizar su
trabajo con toda la libertad y
responsabilidad, bajo la
coordinación de la gerencia.
C.I
F7. El manejo de desechos
sanitarios se realiza bajo las
políticas que regula el Ministerio de
Salud Pública
C.I
F8. Cumple con todas sus
obligaciones legales, posee todos
los permisos y trámites vigentes.
C.I
CONTABLE CONTABLE
F9. La clínica se abastece de
suministros odontológicos de buena
calidad a precios económicos.
C.I O4. La clínica puede acceder a
créditos en cualquier entidad
financiera puesto que no tiene
obligaciones a largo plazo, y
tampoco se encuentra en la
central de riesgo.
C.3
F10. La clínica contribuye con el
crecimiento considerable del PIB
puesto que genera la producción de
más de quince servicios
odontológicos y sus precios se han
mantenido estables.
C.I
Page 103
82
DEBILIDADES AMENAZAS
ADMINISTRATIVAS REF ADMINISTRATIVAS REF.
D1. El direccionamiento estratégico
de la clínica no se encuentra
correctamente establecido, puesto
que desconocen las técnicas y la
ciencia que le permita formular
adecuadamente su misión, visión,
objetivos, organigrama y políticas
institucionales.
C.I A1. La creación de nuevas
Clínicas Dentales representa una
fuerte competencia, debido a
que existe más demanda de
doctores especialistas en salud
oral y buscan crear sus propias
empresas.
C.3
D2. La clínica no dispone de una
persona especializada en la gestión y
control de las existencias.
C.I
D3. No disponen de procedimientos
administrativos-contables para la
adquisición, almacenaje y control de
los racionamientos odontológicos.
C.I
D4. La bodega de los productos
odontológicos es pequeña, no existe
un orden específico y no cuentan
con un responsable de inventarios.
C.I
D5. No registran adecuadamente
toda la información indispensable de
sus clientes y proveedores.
C.I
CONTABLES CONTABLES
D6. La clínica no dispone de un
sistema de control de inventarios
que le permita gestionar las
existencias.
C.I A2. A pesar de la cambiante
situación económica del país la
clínica ha mantenido el precio
de sus servicios odontológicos.
C.3
D7. No registra contablemente los
siguientes procesos: orden de
pedido, cotizaciones, recepción y
control de inventarios,
almacenamiento, distribución -
C.I A3. Las nuevas reformas
arancelarias y las restricciones
emitidas por el poder ejecutivo
del país afectan directamente a
las importaciones ya que la
C.3
Page 104
83
utilización y conteo físico. clínica adquiere productos
importados.
D8. La Clínica no aplica ningún
método de valoración de inventarios
que le permita conocer con exactitud
el costo de los suministros que son
ingresados.
C.I
D9. Es insuficiente el sistema de
control de las mercaderías que
maneja la clínica, por lo que se
desconoce con exactitud las
existencias.
C.I
Page 105
84
3.2.4.8. Matriz de Hallazgos
MATRIZ DE HALLAZGOS
MATRIZ DE HALLAZGOS
EMPRESA: CLÍNICA JEMA DENTAL
ÁREA: Administrativa
PROCESO: Direccionamiento Estratégico
HALLAZGO SITUACIÓN REF. N° HH ATRIBUTOS HERRAMIENTA
ESTRATÉGICA ESPERADO /MEJORA
Desconocimiento
de la ciencia
administrativa-
gerencial
Misión, Visión
y Objetivos
Institucionales
M.F
D1 HH/01
Condición
La clínica cuenta con el
direccionamiento estratégico
inadecuado.
Reestructurar el
direccionamiento
estratégico, de
acuerdo con la
actividad
empresarial,
tomando en cuenta
los recursos con los
que cuenta y dónde
espera estar en 5
años.
Criterio
La misión, visión y objetivos
institucionales deben estar acordes
con la actividad del negocio; deben
ser medibles y alcanzables y ser
actualizados cada 5 años.
Causa
La gerente-propietaria desconoce de
las herramientas administrativas –
contables, provocando que el marco
filosófico institucional no se
encuentre estructurado técnicamente.
Efecto
La clínica no cumple las metas y
objetivos a los que debe alcanzar.
Page 106
85
HALLAZGO SITUACIÓN REF. N° HH ATRIBUTOS HERRAMIENTA
ESTRATÉGICA ESPERADO /MEJORA
El organigrama
estructural no está
correctamente
elaborado.
Organigrama
Estructural
M.F
D1 HH/02
Condición
La clínica cuenta con un
organigrama estructural mal
elaborado.
Reestructurar el
organigrama de
acuerdo con las
correctas líneas de
mando que
permitan graficar de
manera adecuada su
estructura.
Criterio
El inventario es parte fundamental
de la clínica por lo que el
organigrama debe contener los
departamentos y líneas de mando
estructurados técnicamente.
Causa
Por el desconocimiento técnico
administrativo el organigrama de la
clínica fue elaborado empíricamente.
Efecto
La clínica desconoce la importancia
del control de inventarios y esto
provoca que no se tome en cuenta en
la estructuración del organigrama.
Falta de políticas
organizacionales Políticas
M.F
D1 HH/03
Condición
La clínica no cuenta con
lineamientos y normas que permitan
el cumplimiento de los objetivos.
Establecer políticas
que regulen las
actividades y el
ambiente
organizacional.
Criterio
Se debe tener guías, normas y
especificaciones de las
responsabilidades de cada área de la
organización.
Causa
Por la falta de conocimiento en
términos administrativos no se han
establecido políticas que regulen las
actividades de la clínica.
Efecto La falta de políticas afecta a la
regularización de las actividades.
Page 107
86
MATRIZ DE HALLAZGOS
EMPRESA: CLÍNICA JEMA DENTAL
ÁREA: Administrativa
PROCESO: Administración de Inventarios
HALLAZGO SITUACIÓN REF. N° HALLAZGO ATRIBUTOS HERRAMIENTA
ESTRATÉGICA
ESPERADO
/MEJORA
Falta de una
persona
especializada en
el control de
inventarios.
Responsable de
inventarios
M.F
D2
Condición
El encargado de los
inventarios es el asistente
odontológico y en
ocasiones la gerente de la
clínica.
Capacitar a la persona
que estará encargada de
las existencias de la
clínica.
Criterio
Se debe contar con una
persona encargada del área
de inventarios para que
controle la adquisición y
utilización de los materiales
dentales.
Causa
El asistente odontólogo no
tiene el conocimiento
necesario para gestionar los
procedimientos de
inventarios
Efecto
Al no existir una persona
especializada en inventarios
no se controla
adecuadamente los
materiales.
Page 108
87
MATRIZ DE HALLAZGOS
EMPRESA: CLÍNICA JEMA DENTAL
ÁREA: Administrativa
PROCESO: Registros y documentación
HALLAZGO SITUACIÓN REF. N° HH ATRIBUTOS HERRAMIENTA
ESTRATÉGICA ESPERADO
/MEJORA
Formato del
Historial
Clínico de
Pacientes
incompleto
Control del
Historial de
Pacientes
M.F
D5 HH/05
Condición La información de cada cliente es incompleta.
Actualizar el
formato para el
control de datos de
los clientes.
Criterio
Se debe registrar todos los datos del paciente como:
nombre completo, fecha de nacimiento, edad, género,
dirección de domicilio, dirección de correo electrónico y
teléfono.
Causa
El formulario para registrar los datos de los clientes es
insuficiente porque no registra toda la información
necesaria.
Efecto
Es imposible mantener una comunicación efectiva con
los pacientes para informales sobre: promociones,
seguimiento médico, cambio de fechas en citas, etc.
Falta de un
formato de
control y
documentación
de los
proveedores.
Control y
registro de
los
Proveedores
M.F
D5 HH/06
Condición No disponen de un listado de los principales
Proveedores.
Elaborar un
formato para el
control de datos de
los Proveedores
Criterio
Deben tener un formulario que especifique los datos de
los principales proveedores como; contacto, números
telefónicos, dirección, correo electrónico.
Causa No se lleva un control de los proveedores.
Efecto
Cuando el proveedor no tiene los productos solicitados
se debe acudir a otros y no se cuenta con esa
información, provocando retraso en la adquisición de
materiales y perjudicando la prestación de los servicios.
Page 109
88
HALLAZGO SITUACIÓN REF. N° HH ATRIBUTOS HERRAMIENTA
ESTRATÉGICA ESPERADO
/MEJORA
Inexistencia de
formularios
/formatos para
el control y
registro físico
de las
existencias
Control y
Registro de
los
inventarios
M.F
D7 HH/07
Condición
No cuenta con formatos y formularios que permitan
registrar todo el proceso que conlleva la adquisición,
recepción, almacenamiento de los materiales dentales. Establecer
formatos para
tener registrado los
procedimientos de
compra, recepción,
almacenamiento y
utilización de los
suministros
dentales.
Criterio
Se debe tener un respaldo, documentación física que
sustente todas las actividades realizadas en el control de
inventarios.
Causa No se registran las actividades en ningún documento y
las realizan de manera empírica.
Efecto
Se desconoce la cantidad, artículos que están en bodega,
los productos más utilizados y los productos faltantes en
el inventario.
Page 110
89
MATRIZ DE HALLAZGOS
EMPRESA: CLÍNICA JEMA DENTAL
ÁREA: Contable
PROCESO: Inventario
HALLAZGO SITUACIÓN REF. N° HH ATRIBUTOS HERRAMIENTA
ESTRATÉGICA
ESPERADO
/MEJORA
Falta de un
Sistema de
Control de
Inventarios
Sistema de Control
de Inventarios
M.F
D6 HH/08
Condición No dispone de un sistema que les permita
administrar los inventarios.
Establecer
Sistema de Control
de Inventarios
ABC y aplicar los
indicadores que
controlen las
existencias.
Criterio Se debe aplicar un sistema de control de
inventarios para gestionar las existencias.
Causa Desconoce que se debe aplicar un sistema para
gestionar las existencias.
Efecto
La administración de los inventarios es
ineficiente porque se desconocen los productos
adquiridos frecuentemente y los que solo son
ocasionales.
Falta de
procedimientos
específicos para
la adquisición
de materiales
Compra de
suministros
M.F
D3 HH/09
Condición
No cuenta con procedimientos específicos para
la adquisición de los materiales y suministros
dentales.
Establecer un
Manual de
Procedimientos
para la persona
encargada de
comprar los
suministros
Criterio
Se debe llevar un control de los pedidos de
material por parte de los odontólogos y realizar
las respectivas compras en el caso de que no
cuenten con el suministro en bodega.
Causa Las compras solo las realizan cuando se quedan
sin material.
Efecto
No se conoce con exactitud las compras
realizadas mensualmente y la cantidad exacta
de los materiales adquiridos.
Page 111
90
HALLAZGO SITUACIÓN REF. N° HH ATRIBUTOS HERRAMIENTA
ESTRATÉGICA
ESPERADO
/MEJORA
Falta de
procedimientos
específicos para
la recepción y
control de
calidad de los
materiales y
suministros
dentales.
Recepción y
control de calidad
M.F
D3 HH/10
Condición
No cuentan con procedimientos específicos
para la recepción y control de calidad de los
materiales y suministros dentales.
Establecer un
Manual de
procedimientos
para la persona
encargada de la
recepción y control
de calidad de los
suministros
Criterio
El encargado de la recepción o de bodega debe
recibir los materiales, insumos o repuestos que
hayan sido adquiridos por la clínica,
conjuntamente con el comprobante de venta,
confirmando la calidad del producto, datos del
proveedor y fecha de la recepción.
Causa
Desconocimiento de los procedimientos
específicos para la recepción y control de
calidad de los suministros odontológicos.
Efecto Algunos materiales suelen caducarse y otros
vienen con fallas.
Falta de
procedimientos
específicos para
el almacenaje y
mantenimiento
de los
materiales y
suministros
dentales.
Almacenaje y
Mantenimiento de
Suministros
M.F
D3 HH/11
Condición
No cuentan con procedimientos específicos
para el almacenaje y mantenimiento de los
materiales y suministros dentales.
Establecer un
Manual de
Procedimientos
para la persona
encargada de
almacenar los
suministros
Criterio
Se debe llevar un control de los materiales
adquiridos, almacenarlos de acuerdo a la
periodicidad de uso y la importancia de dicho
material dental.
Causa Solo se recibe el material y se almacena en
bodega.
Efecto No existe un orden en el almacenamiento de los
materiales y eso dificulta que sean encontrados.
Page 112
91
HALLAZGO SITUACIÓN REF. N° HH ATRIBUTOS HERRAMIENTA
ESTRATÉGICA
ESPERADO
/MEJORA
Inexistencia de
procedimientos
para la toma
física del
inventario
Conteo físico de
Inventarios
M.F
D3 HH/12
Condición No cuenta con procedimientos específicos para
el conteo físico del inventario.
Establecer
procedimientos
para la realización
de la toma física
del inventario.
Criterio
Se debe realizar de manera periódica la toma
física del inventario para evitar que exista
obsolescencia y que cuente con el stock
necesario para proporcionar los servicios que
requieren los pacientes de la clínica.
Causa No tiene conocimiento para realizar el conteo
físico.
Efecto
Desconocimiento de los materiales existentes,
de los faltantes en stock y con facilidad podrían
desaparecer los suministros porque no existe el
control de cantidades.
Inexistencia de
un Sistema de
Control de
Existencias
Control de
Existencias
M.F
D8
D9
HH/13
Condición No cuenta con un sistema para el control de las
existencias y la valoración de los inventarios.
Establecer
indicadores que
permitan controlar
las existencias.
Criterio
Se debe conocer con exactitud las existencias
máximas, mínimas y críticas que deben estar en
stock.
Causa No tienen conocimiento contable para realizar
dichos indicadores.
Efecto Desconoce la cantidad de los materiales con los
que cuentan.
Page 113
92
4. PROPUESTA
Título
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
APLICADO EN LA CLÍNICA JEMA DENTAL.
Introducción
La Propuesta de un Sistema de Control de Inventarios para la clínica Jema Dental dará
pautas a seguir para tener un mejor control de sus suministros odontológicos, se
utilizarán métodos y técnicas que ayuden a los directivos a tomar decisiones en cuanto a
la compra y gestión de los materiales dentales y facilitará a las personas encargadas del
inventario un manual, políticas y formularios para realizar las adquisiciones
indispensables y así prever cualquier contingencia o carencia y de ésta manera mantener
satisfechas las necesidades de los clientes internos para que puedan ejercer su trabajo
sin problema alguno.
El presente capítulo contiene la propuesta del sistema de control de inventarios, la
reestructuración de la misión, visión, objetivos y organigrama institucional, así como
también las políticas para la gestión de los inventarios.
El sistema se basará en un Manual de Procedimientos, donde se detallará las actividades
y funciones que deben realizar las personas encargadas de los insumos odontológicos,
también se proporciona una serie de formatos/ documentos imprescindibles para
gestionar y administrar las existencias. También se presentará un listado de los
proveedores más significativos de la clínica.
Se empleará el Sistema de Inventarios ABC puesto que permitirá identificar los insumos
más importantes en términos monetarios hasta los de menor importancia para la
prestación de los servicios dentales.
Page 114
93
Objetivo de la propuesta
Proponer un Sistema de Control de Inventarios que permita registrar, administrar y
controlar los procesos de los suministros odontológicos en la clínica Jema Dental, a
través de la asignación de responsabilidades y actividades en el área de bodega.
Objetivos específicos
Llevar el control de uso de los materiales, insumos y equipo dentales verificando
que mantengan la calidad y la cantidad adecuada.
Vigilar el uso adecuado de los materiales para prevenir desperdicios y así
prolongar su uso.
Elaborar un manual de procedimientos para la persona encargada de bodega.
Establecer políticas y procedimientos para el control de los inventarios
odontológicos.
Estructurar formatos para registrar el proceso de control de inventarios.
Reestructurar el marco filosófico de la clínica; misión, visión, objetivos y
plíticas.
Desarrollo de la propuesta
4.1. Misión
Tabla 21 Misión de Jema Dental
CLÍNICA JEMA DENTAL
MISIÓN
OBJETIVO: Reestructurar la misión actual de la clínica JEMA DENTAL.
ALCANCE: Definir objetivos y metas que permitan la reestructuración de la
misión en base a la actividad esencial del negocio.
PROPUESTA En Clínica JEMA DENTAL “Creamos sonrisas perfectas”, estamos
comprometidos en ofrecer servicios odontológicos especializados,
contribuyendo a resolver los problemas de salud oral de nuestros
pacientes, otorgando a toda la familia una atención dental
integral de calidad basada en la excelencia, contamos con
profesionales con responsabilidad social, constantemente
capacitados; y con materiales y equipos de alta tecnología.
Page 115
94
4.2. Visión
Tabla 22 Visión de Jema Dental
CLÍNICA JEMA DENTAL
VISIÓN
OBJETIVO: Reestructurar la visión actual de la clínica JEMA DENTAL.
ALCANCE: Definir objetivos y metas que permitan la reestructuración de la
visión en base a la actividad esencial del negocio.
PROPUESTA Ser la clínica odontológica líder en la zona norte de la ciudad de
Quito con lo más avanzado en tecnología y con especialistas que
reúnan los requisitos máximos de profesionalismo y excelencia,
para satisfacer las exigencias de nuestros pacientes e ir más allá de
sus expectativas, deseando establecer una relación duradera con el
cliente basada en el tratamiento personalizado y orientado al detalle,
brindándoles nuestra confianza a su servicio.
4.3. Objetivos institucionales
Tabla 23 Objetivos Institucionales Jema Dental
CLÍNICA JEMA DENTAL
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
OBJETIVO: Establecer los objetivos institucionales de la clínica JEMA
DENTAL.
ALCANCE: Definir objetivos y metas que permitan la elaboración de los
objetivos institucionales en base a la actividad esencial del negocio.
PROPUESTA Diagnosticar las necesidades y nosologías odontológicas de
los pacientes que acuden a nuestra clínica de especialidades.
Capacitar constantemente a los odontólogos para la
aplicación y realización de técnicas avanzadas.
Contribuir con el desarrollo odontológico de la zona norte de
Quito.
Page 116
95
4.4. Organigrama Estructural
Objetivo
Reestructurar el organigrama estructural de la Clínica JEMA DENTAL
Alcance
Definir claramente los niveles de jerarquización, la departamentalización de la empresa.
Figura 19 Organigrama Estructural de JEMA DENTAL
GERENCIA
ÁREA TÉCNICA ADMINISTRATIVO
Odontología general
Auxiliares Odontológicos
Recursos Humanos
FINANCIERO
Contabilidad
Inventarios
Bodega
Page 117
96
4.5. Cadena De Valor De La Clínica Jema Dental
Figura 20 Cadena De Valor De La Clínica Jema Dental
Page 118
97
4.6. Compra de suministros odontológicos
Tabla 24 Compra de materiales dentales
CLÍNICA JEMA DENTAL
OBJETIVO Establecer las actividades que debe realizar el responsable de
los inventarios.
ALCANCE Administrativo
PROCEDIMIENTO Compra de suministros y materiales odontológicos.
POLÍTICAS 1. Efectuar una lista de proveedores calificados y confiables,
mantenerla actualizada
2. Toda compra será autorizada por la gerente previo
conocimiento de la necesidad de efectuar la adquisición.
3. El comprobante emitido por cada proveedor deberá
cumplir los requisitos que dictamina la ley de facturación y
emisión de comprobantes de ventas por ser el documento
soporte y respaldo de compra.
ACTIVIDADES 1. Se determinará las necesidades de cada especialidad a
través de una hoja de pedido ubicada en cada cubículo, la
cual es colocada para que los doctores registren los
insumos a utilizar en la semana
2. Se realiza la constatación física en bodega de los
materiales que se pide, si hay en existencias se provee al
cubículo, en caso de no haber se entrega la hoja para ser
desglosada en la hoja general de pedido.
3. Elaborar la hoja general de pedidos en la que se detallará
todos los materiales a ser adquiridos.
4. Revisar la hoja general de pedidos para verificar si no hace
falta algún producto y las especificaciones de cada insumo
como por ejemplo densidad de pastas o tipos de cubetas
sean metálicas o plásticas.
5. Señalar los proveedores de los cuales se conoce tienen los
insumos que se requiere y que con mayor frecuencia se les
solicita.
6. La Gerente de la Clínica revisará la hoja de pedido general
y deberá aprobar la compra
7. Realizar los pedidos
8. Determinar formas de pago y de descuento con los
proveedores.
9. Confirmar los pedidos y coordinar las fechas y medios de
envío si es directo a la empresa o se necesita ir a retirar.
Page 119
98
Doctor Asistente Administrativo Gerente Proveedor
COMPRA DE PRODUCTOS ODONTOLÓGICOS
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
CLÍNICA JEMA DENTAL
INICIO
Enviar cada lunes en
la hoja de pedidos los
insumos que
utilizarán en la semana.
Realizar la
constatación física de
los materiales en
bodega.
Registar en la Hoja
General de pedido
todos los materiales a
ser adquiridos.
Elaborar la Solicitud
de Compra.
Revisar y aprobar la
Solicitud de Compra.
Identificar a los
proveedores que
cuentan con los
materiales.
Enviar la orden de
pedido a cada
proveedor
respectivamente.
Recibir la orden de
pedido.
Determinar formas de
pago y de descuento.
Confirmar los pedidos
y determinar fecha de
entrega.
Despachar pedido.Recibir pedido.
FIN
Figura 21 Flujograma del procedimiento de compra de materiales odontológicos
Page 120
99
Formatos
Se debe llevar un registro de todos los movimientos de los materiales e insumos que
existen en la bodega. Para ello se propone la utilización de los siguientes documentos:
SOLICITUD DE COMPRA
La solicitud de compra se empleará cuando:
Compra de nuevos insumos de cada especialidad odontológica
Nuevos implementos odontológicos
Adquisición de materiales que ya existen
SOLICITU DE COMPRA SC.:000-1
CLÍNICA JEMA DENTAL
ESPECIALIDAD:__________________________FECHA DE PEDIDO:____________
FECHA REQUERIDA:___________
CANTIDAD DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES
STOCK ACTUAL_______________________________
CONSUMO MENSUAL:__________________________
APROBADO POR:_____________________
SUGERENCIA:
Page 121
100
Proveedores
Para identificar a los proveedores se va a contar con una carpeta que contendrá los
registros telefónicos, la dirección de las casas comerciales, contacto de la persona
vendedora, número de cuenta bancaria para las transferencias bancarias o los depósitos
y las respectivos direcciones electrónicas.
Para la realización de la carpeta se presenta el siguiente documento que especifica las
categorías que contendrá dicho portafolio.
CATEGORÍA N°
PROFESIONALES ASESORES
FARMACIAS
LABORATORIOS DENTALES
MATERIAL DENTAL
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
MANTENIMIENTO GENERAL
LIMPIEZA Y ASEO
SERVICIOS VARIOS
1
2
3
4
5
6
7
8
El registro de los proveedores se lo hará de la siguiente manera y se deberá actualizar
cada año, ejemplo:
Page 122
101
REGISTRO PROVEEDORES
PROVEEDOR TELÉFONO DIRECCIÓN E-MAILS
PRODEONTOMED 2923824/
2278448
Av. Prensa,
Sector la Y
www.prodontomed.com
PROVEDENT 2415177/
0999934536
Víctor Mideros
N53-254 y los
Pinos (La
Kennedy)
[email protected]
FASTDENT Av. Padre Luis
Vacari N6-
303Jambelí
Pichincha-Quito-
Calderón
(Carapungo)
[email protected]
DENTALES
EQUIPAMIENTOS
Y SERVICIOS
3214749 -
3215790-
5008452
Alonso Angulo
Oe5 y José
Mansor.
[email protected]
ELROI DENTAL 0999046318 Av. Isla Pinzón y
Víctor Hugo
[email protected]
DENTAL AYALA 22557546 San Gregorio
Oe2-52 y
Versalles
[email protected]
Indicador de Proveedores
Permite controlar la calidad de los proveedores y el nivel de la integración con los
mismos.
𝑷𝒓𝒐𝒗𝒆𝒆𝒅𝒐𝒓𝒆𝒔 =𝑷𝒓𝒐𝒗𝒆𝒆𝒅𝒐𝒓𝒆𝒔 𝑭𝒓𝒆𝒄𝒖𝒆𝒏𝒕𝒆𝒔
𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝑷𝒓𝒐𝒗𝒆𝒆𝒅𝒐𝒓𝒆𝒔𝒙𝟏𝟎𝟎
Page 123
102
Clientes
Para identificar a los clientes se va a contar con un archivo de Excel, el cual contendrá
los siguientes registros; número de historial clínico, nombres completos, número de
identificación, edad, dirección de domicilio, teléfono, número celular, recomendación,
en esta columna se identificará que tipo de clientes es; si es particular o recomendado
por algún seguro privado.
El registro de los clientes se lo hará de la siguiente manera y se deberá actualizar
periódicamente, ejemplo;
REGISTRO CLIENTES
CONSECUTIVO DE CLIENTES
Hoja de pedido
Se facilitará una hoja de pedido al especialista todos los días lunes para que este indique
los materiales a utilizar en la semana, y así verificar si hay los insumos en bodega, si es
que existen se abastece, caso contrario se debe efectuar la compra.
N°
HISTORIAL
CLÍNICO
NOMBRES APELLIDOS C.I. EDAD DIRECCIÓN TELÉFONO CELULAR RECOMENDACIÓN
1051 Christian David Almeida Pilataxi 1725080400 24
Calle E y Calle
F, Sector
Monjas bajo.
- 998530161 Particular
1052 Janela Elizabeth Recalde Buitrón 1736980147 39 Sector La Luz 2130-729 09-87304189 GESCOM
REGISTRO CLIENTES
CONSECUTIVO DE PACIENTES
Page 124
103
HOJA DE PEDIDO
CUBÍCULO #
FECHA DOCTOR CANTIDAD MATERIAL
Hoja de pedido general
En la Hoja de pedido General se anotan todos los materiales e insumos solicitados por
cada especialista, que deberán ser adquiridos en los diferentes proveedores, el mismo
donde se detallará el nombre del producto, la cantidad, especificaciones para no alterar
los tratamientos odontológicos.
El responsable de llenar dicho formulario es la gerente de la clínica dental, quien se
encarga de revisar los materiales registrados por los doctores y apunta los proveedores
que distribuyen dichos suministros.
Page 125
104
HOJA DE PEDIDO GENERAL
ESPECIALIDAD: ODONTOLOGÍA GENERAL
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DEL
INSUMO
OBSERVACIÓN/
ESPECIFICACIÓN
ESPECIALIDAD: ENDODONCIA
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DEL
INSUMO
OBSERVACIÓN/
ESPECIFICACIÓN
ESPECIALIDAD: ORTODONCIA
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DEL
INSUMO
OBSERVACIÓN/
ESPECIFICACIÓN
ESPECIALIDAD: REHABILITACIÓN ORAL
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DEL
INSUMO
OBSERVACIÓN/
ESPECIFICACIÓN
ESPECIALIDAD: CIRUJÍA ORAL
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DEL
INSUMO
OBSERVACIÓN/
ESPECIFICACIÓN
ESPECIALIDAD: IMPLANTOLOGÍA
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DEL
INSUMO
OBSERVACIÓN/
ESPECIFICACIÓN
ESPECIALIDAD: LIMPIEZA Y OTROS
PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE DEL
INSUMO
OBSERVACIÓN/
ESPECIFICACIÓN
Page 126
105
Indicador
Este indicador permite controlar el crecimiento de las compras
𝑽𝒐𝒍𝒖𝒎𝒆𝒏 𝑪𝒐𝒎𝒑𝒓𝒂𝒔 =𝑽𝒂𝒍𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑪𝒐𝒎𝒑𝒓𝒂
𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒗𝒆𝒏𝒕𝒂𝒔𝒙𝟏𝟎𝟎
4.7. Recepción y control de calidad de los materiales dentales
Tabla 25 Recepción de materiales dentales
CLÍNICA JEMA DENTAL
OBJETIVO Establecer los procesos y actividades del procedimiento de Recepción.
ALCANCE Administrativo
PROCEDIMIENTO Recepción y Control de Calidad de los productos odontológicos
POLÍTICAS 1. Supervisar que la mercadería que ingrese o egrese, sea la misma que
establece la factura de compra u orden de despacho.
2. Realizar reporte de recepción de materiales, especificar fecha, nombre de
proveedor, número de orden de pedido, recepción parcial o total,
cantidad recibida, especificar novedades de faltantes.
3. Facilitar almacenaje provisional adecuado como medida de control de
los materiales de ingreso y protección de confusiones de documentación
o material.
4. Realizar conteos periódicos de la mercancía, analizar las novedades y
realizar correcciones en forma inmediata
5. Clasificar la mercadería según la categoría y especificación.
6. La mercancía que se dan de baja por diversas circunstancias debe tener el
conocimiento y la aprobación del gerente de la clínica.
7. Mantener el stock óptimo de inventario para evitar problemas en el
abastecimiento.
8. Procurar realizar los pedidos de acuerdo a lotes económicos previamente
analizados.
ACTIVIDADES 1. El encargo de la recepción o de bodega debe recibir los materiales,
insumos, repuestos que hayan sido adquiridos por la clínica,
conjuntamente con el comprobante de venta, confirmando la calidad del
producto, datos del proveedor y fecha de la recepción.
2. El encargado de la recepción o de bodega deberá realizar la inspección
de los productos adquiridos para revisar que no tengan roturas, marcas,
daños, verificar su contenido, especificaciones de lo pedido, calidad y en
el caso de que no cumpla con los requerimientos solicitados proceder a
la inmediata devolución.
3. Revisar que los materiales e insumos dentales cumplan con las
especificaciones requeridas, así como la fecha de caducidad tenga un año
como mínimo de vigencia.
4. Se registrará la recepción en una planilla para constatar la fecha y hora
de recibimiento, responsable, proveedor, número de hoja de pedido
general y firma del responsable
5. Si hay inconformidad reportar al departamento administrativo y se
realice la devolución.
6. Llamar al proveedor para comunicar la devolución y pedir cambio por
nuevo material y esperar el envío de los insumos con la nueva factura.
7. Almacenar adecuadamente los productos en la bodega.
Page 127
106
NO
SI
CLÍNICA JEMA DENTAL
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
RECEPCIÓN DE PRODUCTOS ODONTOLÓGICOS
Proveedor Asistente Administrativo
INICIO
Entegar los productos
solicitados.
Revisar que la factura
de la compra esté sin
errores, verificar datos
del proveedor.
Verificar que los
productos físicos
consten en la factura
de compra.
Verificar la calidad
del producto
Inspeccionar que los
productos no tengan;
roturas, marcas o
daños.
Revisar que los
materiales e insumos
cumplan con las
especificaciones requeridas.
Registrar la recepción
de los materiales.
Devolver el material
con obeservaciones al
proveedor.
Recibir los productos.
FIN
1 2
1
Almacenar
adecuadamente los
productos en bodega.
Figura 22 Flujograma del procedimiento de recepción de materiales odontológicos
Page 128
107
Formatos
Recepción de materiales
Para tener control se registrará la recepción en una planilla para constatar la fecha y
hora de recibimiento, responsable, proveedor, número de hoja de pedido general y firma
del responsable.
RECEPCIÓN DE PRODUCTOS-INSUMOS-MATERIALES
N° Planilla:______________
FECHA HORA PROVEEDOR
N° HOJA DE
PEDIDO
GENERAL
RESPONSABLE FIRMA
Indicador
Este indicador permite controlar la calidad de los productos/ materiales recibidos, y la
puntualidad de las entregas.
𝑬𝒏𝒕𝒓𝒆𝒈𝒂𝒔 𝒓𝒆𝒄𝒊𝒃𝒊𝒅𝒂𝒔 = 𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑐ℎ𝑎𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 ó𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑎𝑠𝑥100
Este indicador permite controlar la calidad de los pedidos generados.
𝑷𝒆𝒅𝒊𝒅𝒐𝒔 𝒈𝒆𝒏𝒆𝒓𝒂𝒅𝒐𝒔 = 𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑠𝑖𝑛 𝑝𝑟𝑜𝑏𝑙𝑒𝑚𝑎𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠𝑥100
Page 129
108
4.8. Almacenamiento de los materiales adquiridos
Para el almacenamiento de los productos adquiridos el encargado de bodega debe saber
que desde el momento en que recibe dicho material él es el responsable directo de la
protección física, cantidad y seguridad de los insumos.
Tabla 26 Almacenamiento de los materiales
CLÍNICA JEMA DENTAL
OBJETIVO Establecer los procesos y actividades del procedimiento de
almacenaje.
ALCANCE Administrativo
PROCEDIMIENTO Almacenamiento de los materiales adquiridos
POLÍTICAS 1. Los ambientes destinados al almacenamiento deben estar
debidamente identificados y debe tomarse precauciones
para impedir que las personas sin autorización ingresen en
las áreas de almacenamiento.
2. La bodega deberá contar con áreas separadas, delimitadas
o definidas destinadas a mantener los productos, e insumos
en forma ordenada y en las condiciones adecuadas para
conservar sus características de calidad, según
corresponda.
ACTIVIDADES 1. Controlar y revisar la mercadería que ingresa a la bodega.
2. Verificar que el almacenamiento de los productos sea el
adecuado
3. Llevar el control de los artículos entregados.
4. Apartar físicamente el material que será utilizado en cada
cubículo
5. Aplicar el método FIFO
6. Verificar que los saldos físicos y digitales estén cuadrados.
7. Cuidar la mercadería almacenada.
8. Mantener limpia, ordenada y en buenas condiciones la
bodega.
Page 130
109
CLÍNICA JEMA DENTAL
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
ALMACENAMIENTO DE LOS PRODUCTOS ODONTOLÓGICOS
Responsable de Bodega Asistente Administrativo
INICIO
Controlar y revisar
los suministros que
ingresan a la bodega
Aplicar el método
FIFO.
Registar en las tarjetas
kárdex las existencias
de cada producto.
Verificar que los
saldos físicos y
contables estén
cuadrados.
Mantener limpia,
ordenada y en buenas
condiciones la bodega.
FIN
Verificar que el
almacenamiento sea el
adecuado.
Llevar el control de
los artículos
entregados en cada
cubículo.
Apartar físicamente el
material que será
utulizado por los
doctores.
Cuidar la mercadería
almacenada.
Figura 23 Flujograma del procedimiento de almacenaje de materiales odontológicos
Page 131
110
Formato - Tarjeta Kárdex
Se utilizan las tarjetas kárdex en el Sistema de Inventario Permanente para controlar el
movimiento de las mercaderías.
ARTÍCULO: MÁXIMO:
MÍNIMO:
MÉTODO: UNIDAD DE MEDIDA:
Indicador
Este indicador permite conocer con exactitud las existencias en bodega
𝑨𝒍𝒎𝒂𝒄𝒆𝒏𝒂𝒋𝒆 = 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑙𝑚𝑎𝑐𝑒𝑛𝑎𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑎𝑙𝑚𝑎𝑐𝑒𝑛𝑎𝑑𝑎𝑠
ARTÍCULO: MÁXIMO:
MÉTODO: MÍNIMO:
UNIDAD DE MEDIDA:
CantidadValor
Unitario
Valor
TotalCantidad
Valor
Unitario
Valor
TotalCantidad
Valor
Unitario
Valor
Total
Fecha Detalle
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Page 132
111
4.9. Toma física del inventario
Tabla 27 Toma física del inventario
CLÍNICA JEMA DENTAL
OBJETIVO Realizar de manera periódica la toma física del inventario para
evitar que exista obsolescencia y que cuente con el stock
necesario para proporcionar los productos que requieren los
doctores para la prestación de los servicios odontológicos a sus
clientes.
ALCANCE Administrativo-Contable
PROCEDIMIENTO Toma física de Inventarios
POLÍTICAS 1. Elaborar un cronograma para la realización de la toma
física del inventario el mismo que deberá contar con las
respectivas especificaciones.
2. El personal del área de bodega serán los encargados de
realizar la toma física del inventario
ACTIVIDADES 1. Solicitar los reportes del inventario a la bodega y a
contabilidad.
2. Elaborar el cronograma para el desarrollo de la toma física
del inventario.
3. Delegar el equipo de trabajo que realizará el conteo físico.
4. Enviar un comunicado al personal de la bodega
informando sobre el día a realizarse la toma física.
5. Realizar el conteo físico de los productos existentes en la
bodega de la empresa
6. Elaborar la planilla de acuerdo a la información obtenida
en el conteo realizado.
7. Elaborar el informe de la toma física realizada con las
respectivas firmas de responsabilidad.
8. Enviar el informe de la toma física realizada a la Gerente
para su revisión.
Page 133
112
Gerente Asistente Administrativo
TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
CLÍNICA JEMA DENTAL
INICIO
Elaborar el
cronograma para la
toma física del
inventario.
Realizar el conteo
físico el primer día de
cada mes.
Elaborar el informe de
la toma física del
inventario con las
respectivas firmas de responsabilidad.
FIN
Informar al personal el
día en que se realizará
la toma física.
Revisar el informe.
Tomar decisiones para
las futuras compras y
el control del
inventario.
Registrar la
información de
acuerdo al coteo físico
realizado.
Figura 24 Flujograma del procedimiento de la toma física de materiales odontológicos
Page 134
113
Formatos- Toma física de inventario
Se empleará la siguiente planilla para el control de la toma física del inventario, que se
realizará periódicamente para evitar insumos caducados y conocer con exactitud el
stock con el que cuenta la casa de salud dental.
El registro se lo hará de la siguiente manera y se deberá actualizar periódicamente,
ejemplo;
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
N° Planilla:______________ Responsable:_____________________
CÓDIGO
NOMBRE
DEL
PRODUCTO
UNIDADES
EXISTENTES
UNIDADES
SOBRANTES
UNIDADES
FALTANTES
Indicador
Este indicador permite conocer el número de veces que rotan los inventarios.
𝑹𝒐𝒕𝒂𝒄𝒊ó𝒏 𝒅𝒆 𝑰𝒏𝒗𝒆𝒏𝒕𝒂𝒓𝒊𝒐𝒔 = 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠
𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠
Este indicador permite conocer y controlar el nivel de suministros no disponibles para
su utilización por obsolescencias o mal estado.
Page 135
114
𝑨𝒍𝒎𝒂𝒄𝒆𝒏𝒂𝒋𝒆 = 𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑎ñ𝑎𝑑𝑎𝑠 + 𝑜𝑏𝑠𝑜𝑙𝑒𝑡𝑎𝑠 + 𝑣𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠
𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜
4.10. Sistema de control de inventarios ABC
Para gestionar los inventarios se empleará el método de control ABC, pues permitirá
identificar cuáles son los artículos más importantes o representativos de la clínica, a
éstos se los medirá en valor de dinero.
Se conocerá el tipo de producto en base a su valorización monetaria (multiplicando el
precio unitario del producto o material dental por el consumo o demanda) y de esta
manera se identificará qué porcentajes constituyen los valores más elevados dentro del
total de los inventarios.
Los artículos "A": son aquellos en los que la clínica Jema Dental tiene la mayor
inversión, estos representan aproximadamente el 10% de los artículos del
inventario que absorben el 80% de la inversión. Estos son los más costosos o los
que rotan más lentamente en el inventario.
Los artículos "B": son aquellos que les corresponde la inversión siguiente en
términos de costo. Consisten en el 30% de los artículos que requieren el 15% de
la inversión.
Los artículos "C": son aquellos que normalmente en un gran número de artículos
correspondientes a la inversión más pequeña. Consiste aproximadamente del
60% de todos los artículos del inventario pero solo el 5% de la inversión de la
clínica en inventario.
Para definir los suministros e insumos odontológicos de acuerdo al Sistema ABC se
tomó en cuenta los 65 productos que utilizan en la prestación de servicios de
odontología general y odontopediatría en la Clínica Jema Dental, según la importancia
de uso y del valor económico como se observa en la siguiente tabla:
Page 136
115
4.10.1. Clasificación ABC de los productos utilizados en odontología general y
odontopediatría
Tabla 28 Clasificación artículos A
N° ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
CLASIFICACIÓN
1 Juego de Resinas
3M
24 285,00 6840,00 A
2 Jeringa de resina
P60
150 30,00 4500,00 A
3 Banda Matriz 200 10,00 2000,00 A
TOTAL 374 325,00 13340,00 60%
Tabla 29 Clasificación artículos B
N° ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
CLASIFICACIÓN
4 Anestesia 2%
Xilestecin
600 1,10 660,00 B
5 Anestesia 3%
Mepivastecin
600 1,30 780,00 B
6 Pasta de adición 12 50,00 600,00 B
7 Juego de Brakets
Metálicos
120 3,00 360,00 B
8 Juego de Brakets
Estéticos
40 18,00 720,00 B
9 Jeringa Depulpin 4 90,00 360,00 B
10 Blanqueamiento
Polaofice
5 160,00 800,00 B
11 Cemento de ION.
Vidrio
Reconstructor
2 180,00 360,00 B
12 Cemento de ION.
Vidrio Base
4 130,00 520,00 B
TOTAL 1387 633,40 5160,00 23%
Page 137
116
Tabla 30 Clasificación artículos C
N° ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
CLASIFICACIÓN
13 Agujas largas 1200 0,12 144 C
14 Agujas cortas 1200 0,12 144 C
15 Sellantes 1
jeringa 3M
3 22 66 C
16 Pasta
profiláctica
2 13 26 C
17 Cepillos 180 1 180 C
18 Fluor 2 18 36 C
19 Limas para
endodoncia
10 2,4 24 C
N° ARTÍCULO CANTI
DAD
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
CLASIFICA
CIÓN
20 Gasas 1200 0,08 96 C
21 Torundas de algodón 6000 0,0075 45 C
22 Mascarillas 400 0,06 24 C
23 Guantes 600 0,08 48 C
24
Frasco de scotch bond
(bonding) 2 35 70 C
25
Ionomero Ketac o
Ionofil 3 50 150 C
26 Frasco de Eugenol 10 2 20 C
27 Jeringa Ultraseal 6 15 90 C
28 Jeringa de Ácido 7 20 140 C
29 Cubetas de flúor 100 1 100 C
30
Desinfectante de
turbinas (Lysol) 4 20 80 C
31 Alginato 20 8 160 C
32 Líquido revelador 10 20 200 C
33 Películas Periapicales 25 2,5 62,5 C
34 Anestésico Tópico 15 13 195 C
35 Óxodo de zinc 7 5 35 C
36 Hidróxido de calcio 6 18 108 C
37 Fresas 65 1,5 97,5 C
38 Bandas de celuloide 1200 0,05 60 C
39 Servilletas 500 0,01 5 C
Page 138
117
40 Toallas de papel 100 0,09 9 C
41 Gomas de silocón 15 1 15 C
42 Vaselina 3 1,5 4,5 C
43 Papel de articular 5 7 35 C
44 Succiones de saliva 3 3 9 C
45 Piedra pómez 7 1,5 10,5 C
46 Aplicadores SDI 3 10 30 C
47 Alambre de ligadura 6 8 48 C
48 Alcohol anticéptico 4 7,5 30 C
49 Alcohol insdustrial 1 8 8 C
50 Alginato 6 10 60 C
51 Arcos NITI INF. (Rem) 20 0,92 18,4 C
52
Arcos de Acero Inferior
y Superior 15 0,31 4,65 C
53 Blusas para cirugía 10 16 160 C
54
Cadeneta eslástica
continua 3 8 24 C
55
Cemento de ION.
Vidrio Cementar 3 45 135 C
N° ARTÍCULO CANTI
DAD
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
CLASIFICA
CIÓN
56 Cemento Quirúrjico 1 70 70 C
57 Cera de ortodoncia 48 0,25 12 C
58
Condensadores
digitales endodoncia 48 3 144 C
59 Coronas proformadas 1 4,5 4,5 C
60 Cuñas de madera 1200 0,05 60 C
61 Discos de carborundum 1200 0,05 60 C
62 Dique de goma 600 0,4 240 C
63 Enjuague bucal 4 20 80 C
64 Espireta abierta 2 14,25 28,5 C
65 Espireta cerrada 2 11,71 23,42 C
TOTAL 16087 519,9575 3729,47 17%
Page 139
118
Figura 25 Clasificación ABC
Conclusiones
Para los artículos A: Se debe mantener un estricto control de inventarios puesto que
estos artículos son aquellos en que la clínica tiene mayor inversión, estos representan
aproximadamente el 60% de todos los costos de las existencias. Se deben realizar
revisiones continuas y permanentes registrándolos minuciosamente. (Una vez por
semana)
Para los artículos B: Se debe llevar un control de nivel intermedio, es decir menos
riguroso puesto que representan aproximadamente el 23% del total de los costos
incurridos en los inventarios. (Una vez cada quince días)
Para los artículos C: Para estos productos se realizará un control menos estricto, no tan
periódico, estos productos pueden ser revisados mensualmente ya que representan el
17% del total del costo incurrido en los inventarios.
Luego de registrar los datos en el proceso de control de inventarios ABC se puede
observar que los artículos con mayor valorización económica son pocos, este sistema
busca que la representación estadística del control de inventarios sea 20 – 80, por lo que
se sugiere que algunos artículos de B sean transferidos a A para que éste pueda
completar el 80% para tener un control minucioso y exhaustivo y la diferencia de B sea
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
A B C
60%
23% 17%
CLASIFICACIÓN ABC
A
B
C
Page 140
119
transferido a C para que estos productos sean menormente controlados quedando la
tabla de la siguiente manera:
Reclasificación de insumos 80-20
Tabla 31 Reclasificación A
N° ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
CLASIFICA
CIÓN
1 Juego de
Resinas 3M
24 285 6840 A
2 Anestesia 2%
Xilestecin
600 1,1 660 A
3 Anestesia 3%
Mepivastecin
600 1,3 780 A
4 Pasta de adición 12 50 600 A
5 Juego de
Brakets
Metálicos
120 3 360 A
6 Juego de brakets
Estéticos
40 18 720 A
7 Jeringa de resina
P60
150 30 4500 A
8 Banda Matriz 200 10 2000 A
9 Blanqueamiento
Polaofice
5 160 800 A
10 Cemento de
ION. Vidrio
Base
4 130 520 A
TOTAL $ 688,40 $ 17.780,00 80%
Page 141
120
Tabla 32 Reclasificación C
N° ARTÍCULO CANTI
DAD
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
CLASIFIC
ACIÓN
11 Agujas largas 1200 0,12 144 C
12 Agujas cortas 1200 0,12 144 C
13 Sellantes 1 jeringa 3M 3 22 66 C
14 Pasta profiláctica 2 13 26 C
15 Cepillos 180 1 180 C
16 Fluor 2 18 36 C
17 Limas para endodoncia 10 2,4 24 C
18 Gasas 1200 0,08 96 C
19 Torundas de algodón 6000 0,0075 45 C
20 Mascarillas 400 0,06 24 C
21 Guantes 600 0,08 48 C
22 Frasco de scotch bond
(bonding)
2 35 70 C
23 Ionomero Ketac o
Ionofil
3 50 150 C
24 Frasco de Eugenol 10 2 20 C
25 Jeringa Depulpin 4 90 360 C
26 Jeringa Ultraseal 6 15 90 C
27 Jeringa de Ácido 7 20 140 C
28 Cubetas de flúor 100 1 100 C
29 Desinfectante de
turbinas (Lysol)
4 20 80 C
30 Alginato 20 8 160 C
31 Líquido revelador 10 20 200 C
32 Películas Periapicales 25 2,5 62,5 C
33 Anestésico Tópico 15 13 195 C
34 Óxodo de zinc 7 5 35 C
35 Hidróxido de calcio 6 18 108 C
36 Fresas 65 1,5 97,5 C
37 Bandas de celuloide 1200 0,05 60 C
38 Servilletas 500 0,01 5 C
39 Toallas de papel 100 0,09 9 C
40 Gomas de silocón 15 1 15 C
41 Vaselina 3 1,5 4,5 C
42 Papel de articular 5 7 35 C
43 Succiones de saliva 3 3 9 C
44 Piedra pómez 7 1,5 10,5 C
45 Aplicadores SDI 3 10 30 C
Page 142
121
N° ARTÍCULO CANTI
DAD
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
CLASIFIC
ACIÓN
46 Alambre de ligadura 6 8 48 C
47 Alcohol anticéptico 4 7,5 30 C
48 Alcohol insdustrial 1 8 8 C
49 Alginato 6 10 60 C
50 Arcos NITI INF. (Rem) 20 0,92 18,4 C
51 Arcos de Acero Inferior
y Superior
15 0,31 4,65 C
52 Blusas para cirugía 10 16 160 C
53 Cadeneta eslástica
continua
3 8 24 C
54 Cemento de ION.
Vidrio Reconstructor
2 180 360 C
55 Cemento de ION.
Vidrio Cementar
3 45 135 C
56 Cemento Quirúrjico 1 70 70 C
57 Cera de ortodoncia 48 0,25 12 C
58 Condensadores
digitales endodoncia
48 3 144 C
59 Coronas proformadas 1 4,5 4,5 C
60 Cuñas de madera 1200 0,05 60 C
61 Discos de carborundum 1200 0,05 60 C
62 Dique de goma 600 0,4 240 C
63 Enjuague bucal 4 20 80 C
64 Espireta abierta 2 14,25 28,5 C
65 Espireta cerrada 2 11,71 23,42 C
TOTAL
789,9575 4449,47 20%
Algunos artículos de B fueron transferidos a A para que éste pueda completar el 80%
para tener un control minucioso y exhaustivo y la diferencia de B fueron transferido a C
para que estos productos sean menormente controlados.
Figura 26 Reclasificación A-C
0%
20%
40%
60%
80%
A C
80%
20%
RECLASIFICACIÓN A
- C
A
C
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122
Se puede observar en la gráfica que luego de la reclasificación de los productos los
artículos A representan un 80%, mientras que los artículos C 20%.
4.11. Control de cantidades o existencias
El control de las cantidades comprende el cálculo de;
1. Existencias Máximas
2. Existencias Mínimas
3. Existencias Críticas
Este cálculo se aplicará a cada uno de los productos y suministros dentales que emplea
la clínica para ofrecer sus servicios y registrará en las tarjetas kárdex.
4.11.1. Existencias máximas
Es la cantidad máxima que la clínica debe disponer en stock con el fin de cubrir
cualquier eventualidad que se de en los inventarios. Se debe determinar para cada tipo
de producto.
La fórmula se aplica de la siguiente manera:
𝐄𝐌𝐱 =𝑽𝒆𝒏𝒕𝒂 𝒎á𝒙𝒊𝒎𝒂 𝒎𝒆𝒏𝒔𝒖𝒂𝒍
𝟑𝟎 𝐝í𝐚𝐬 𝒙 𝑻𝒊𝒆𝒎𝒑𝒐 𝒎á𝒙𝒊𝒎𝒐 𝒅𝒆 𝒓𝒆𝒆𝒎𝒑𝒍𝒂𝒛𝒐
Ejemplo;
Para conocer la cantidad máxima que se debe tener en stock se tomará como referencia
a la Anestesia 2% LIDOCAINA de la cual el consumo máximo diario es de 20
unidades, el tiempo máximo de reposición del inventario es de cada 60 días.
𝐄𝐌𝐱 =20
30 días 𝑥 60
𝐄𝐌𝐱 = 𝟒𝟎 𝒖𝒏𝒊𝒅𝒂𝒅𝒆𝒔
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123
4.11.2. Existencias mínimas
Comprende el nivel mínimo de productos que deben mantenerse en stock para satisfacer
las necesidades de los pacientes.
Se determina aplicando la siguiente fórmula;
𝐄𝐌𝐧 =𝑽𝒆𝒏𝒕𝒂 𝒎í𝒏𝒊𝒎𝒂 𝒎𝒆𝒏𝒔𝒖𝒂𝒍
𝟑𝟎 𝐝í𝐚𝐬 𝒙 𝑻𝒊𝒆𝒎𝒑𝒐 𝒎í𝒏𝒊𝒎𝒐 𝒅𝒆 𝒓𝒆𝒆𝒎𝒑𝒍𝒂𝒛𝒐
Ejemplo;
Para conocer la cantidad mínima que se debe tener en stock se tomará como referencia a
la Anestesia 2% LIDOCAINA de la cual el consumo mínimo diario es de 7 unidades, el
tiempo mínimo de reposición del inventario es de cada 35 días.
𝐄𝐌𝐧 =7
30 días 𝑥 35
𝐄𝐌𝐧 = 𝟖 𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬
4.11.3. Existencias críticas
Es el nivel imperceptible al que puede llegar el stock de la clínica en el caso de que
fallen los suministros normales de los proveedores.
La fórmula se aplica de la siguiente manera:
𝐄𝐌𝐧 =𝑽𝒆𝒏𝒕𝒂 𝒎í𝒏𝒊𝒎𝒂 𝒎𝒆𝒏𝒔𝒖𝒂𝒍
𝟑𝟎 𝐝í𝐚𝐬 𝒙 𝑻𝒊𝒆𝒎𝒑𝒐 𝒄𝒓í𝒕𝒊𝒄𝒐 𝒅𝒆 𝒓𝒆𝒆𝒎𝒑𝒍𝒂𝒛𝒐
Ejemplo;
Para conocer la cantidad crítica que se debe tener en stock se tomará como referencia a
la Anestesia 2% LIDOCAINA de la cual el consumo mínimo diario es de 7 unidades, el
tiempo crítico de reposición del inventario es de 15 días.
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124
𝐄𝐌𝐧 =7
30 días 𝑥 15
𝐄𝐌𝐧 = 𝟒 𝒖𝒏𝒊𝒅𝒂𝒅𝒆𝒔
A continuación se presentará una tabla que muestra las existencias de los artículos más
utilizados por la clínica.
El stock que debe mantener la clínica es el siguiente;
Control de Existencias
CONTROL DE EXISTENCIAS
PRODUCTO EXISTENCIAS
MÁXIMAS MÍNIMAS CRÍTICAS
Anestesia 2% 40 8 4
Anestesia 3% 20 2 1
Agujas largas 40 6 3
Agujas cortas 60 14 6
Cepillos profilácticos 20 6 3
Limas para endodoncia 10 2 1
Brakets metálicos 30 12 5
Brakets estéticos 20 8 4
Gasas 600 117 50
Torundas de Algodón 2000 117 50
Mascarillas 60 6 3
Guantes 400 117 50
Frasco de Eugenol 14 4 2
Cubetas de Fluor 100 29 13
Alginato 20 4 2
Líquido revelador 20 5 2
Anestésico Tópico 30 8 4
Óxido de Zinc 14 4 2
Fresas 130 29 13
Bandas de celuloide 600 140 60
Servilletas 300 82 35
Toallas de papel 100 23 10
Gomas de silicon 14 1 1
Vaselina 6 1 1
Succiones de saliba 6 1 1
Piedra pómex 14 4 2
Aplicadores SDI 6 1 1
Alambre ligadura 12 2 1
Alcohol anticéptico 8 1 1
Arcos NITI INF. (Rem) 20 6 3
Este cuadro indica las cantidades que la clínica debe mantener en stock los productos y
permite conocer el momento en el que se debe realizar o dejar de hacer pedidos.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
1. La gerente de la clínica Jema Dental no maneja de manera adecuada el
conocimiento administrativo-contable, esto ha provocado que el marco
filosófico institucional no se encuentre estructurado técnicamente. (HH/01)
2. La clínica no dispone de un control permanente a nivel de los inventarios en lo
referente a la entrada y distribución de los materiales odontológicos; por lo que
se desconoce la cantidad de suministros que tienen en existencias. (HH/13)
3. El desconocimiento del control de inventarios para identificar, clasificar y
almacenar los suministros; provoca que algunos productos dentales pasen la
fecha de caducidad y que no se tenga un control pertinente de las existencias que
se encuentran en la bodega. (HH/07)
4. La clínica Jema Dental al no gestionar los inventarios y la administración de
bodega, genera desperdicios, espacios reducidos, pérdida de tiempo y demás
recursos. (HH/04)
5. La clasificación ABC evita los gastos ocasionados por el levantamiento anual
del inventario que se realiza en la casa de salud dental, permitiendo un control
parcial de los insumos. La clasificación del inventario por el método ABC dio
como resultado que la clínica tiene un 60% de productos A, un 23% de
productos B y un 17% de productos C. (HH/08)
6. La clínica no emplea indicadores que le permitan conocer con exactitud los
productos que debe tener en bodega.(HH/13)
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Recomendaciones
1. Se debe aplicar el direccionamiento estratégico, organigrama estructural,
políticas organizacionales propuestos para que se cumplan las metas y objetivos
establecidos a corto y mediano plazo. (C.1)
2. Es oportuno realizar la toma física del inventario una vez al mes para conocer
con exactitud la cantidad de productos que se tiene en stock aplicando los
formatos establecidos en la propuesta para el control de los inventarios. Los
formatos tiene un diseño de fácil lectura y entendimiento. (C.2)
3. Se promueve la capacitación a la persona encargada del control de inventarios
para que identifique, clasifique y almacene los suministros de manera técnica,
evitando el retraso en el proceso, para que desarrollen un trabajo más eficiente y
buscando siempre contribuir con el crecimiento de la empresa. (C.3)
4. Se obliga a la aplicación de los procedimientos propuestos para el manejo y
control de los inventarios, principalmente al momento de comprarlos y
despacharlos con la finalidad de mantener márgenes de existencias de
inventarios en bodega. (C.4)
5. Para que el manejo y control de inventarios se aplique se debe transferir algunos
artículos B a los artículos A para que éste pueda completar el 80% y verificar
que el resto de artículos B sean transferidos a C para llevar un control
minucioso. (C.5)
6. Es obligatorio aplicar los indicadores propuestos para conocer con exactitud los
artículos que deben mantener en stock, de tal manera que éstos tengan un mejor
flujo y evitar gastos innecesarios a la clínica por costos de almacenamiento.
(C.6)
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127
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