Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government Universität Potsdam
Chair of Business Information Systemsand Electronic GovernmentUniversity of Potsdam
Univ.-Prof. Dr.–Ing. habil. Norbert Gronau Lehrstuhlinhaber | Chairholder
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GeschäftsprozessmanagementUniv.-Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau
Vorgehensmodelle des Geschäftsprozessmanagements
1
Begriff und AnforderungenAcht VorgehensmodelleKritikDas RAIL-Modell
2
Metamodell des Geschäftsprozessmanagements
Quelle: Stein 1996, S. 71
Idee/Initiative
2. KonzeptionelleGrundlegung
3. Detaillierte Gestaltung
4. Realisation
5. Nutzung
6. Außerdienststellung
1. Problemanalyse
Freigabe der Folgephase
nur in Ausnahmefällen Abbruch Iterationszyklus
Ziels uc he
L ös ungs s uc he
Aus wahl
Problem
Situationsanalyse
Zielsetzung
Synthese
Analyse
Bewertung
Entscheidung
Ergebnis
3
Die nachfolgend vorgestellten Vorgehensmodelle werden auf diese Kriterien hin überprüft.
Kriterien
Anforderungen an Vorgehensmodelle
Quelle: Gronau 2016
Gleichmäßige Berücksichtigung der Aspekte Organisation, Technik und Mensch Hinreichender Grad an DetaillierungRückkopplung zwischen PhasenScope: Sind alle Phasen abgedeckt?Anpassbarkeit des Vorgehensmodells an unterschiedliche Organisationsmerkmale wie Größe oder Branche
4
Begriff und AnforderungenAcht VorgehensmodelleKritikDas RAIL-Modell
5
ARIS - House of Business Engineering
Quelle: Scheer 1998a, S. 56
Prozess- undProdukt- modell Referenz-
modelle,Wissen
Bewertung,Bench- marking
Simulation
Qualitäts-sicherung
ProcessWarehouse
I. Prozess-gestaltung
MonitoringZeit- und Kapazitäts-steuerung
Executive Information System
II. Prozess-planung
und -steuerung
Continuous Process Improvement
III. Workflow-
steuerung
IV. Anwen-dungs-
system
Standard-software-module
Komponenten, Geschäftsobjekte Applets Datenbank
V. F
ram
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k: B
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nfigu
ratio
n
6
Geschäftsprozessmanagement als Engineeringprojekt
Quelle: Rosenkranz 2002
Aktivität Ausführung durch
1 Definition von Zielen Unternehmensleitung, Projektteam
2 Zusammenstellung EM-Team Leitung Projektteam
3 Kick-Off-Meeting Projektleitung, EM-Team, Prozessverantwortliche
4 Schulung EM-Team Internes und externes Schulungswesen, EM-Team
5 Schwachstellen-Identifikation Projektleitung, EM-Team, Prozessverantwortliche
6 Interviews, Erfassung, Grobstruktur GP, Dokumentenanalyse
EM-Team, Prozessverantwortliche
7 Festlegung des Projektumfangs, Projektorganisation, Ablauf, Budget und Termine
EM-Team
8 Auswahl Modellierungsmethoden EM-Team
9 Präsentation und Genehmigung des Modells Projektleitung, EM-Team
10 Datenerhebung, Befragungen, Workshops, Dokumentenanalyse
EM-Team, Prozessteilnehmer
Aktivität Ausführung durch
11 Modelle entwerfen, rechnen und simulieren, ergänzen, korrigieren, bewerten
EM-Team
12 Review der Resultate Projektleitung, EM-Team, Prozessteilnehmer
13 Modellieren: Schwachstellen analysieren und beschreiben, Soll-GP konstruieren und bewerten
EM-Team
14 Workshop Ergebnispräsentation Projektleitung, EM-Team, Prozessteilnehmer
15 Auswahl Soll-Prozess Projektleitung, EM-Team, Prozessteilnehmer
16 Ausarbeitung eines Migrationspfades vom Ist-GP zum Soll-GP
EM-Team, Projektleitung
17 Präsentation Ist-Zustand und Soll-GP Unternehmensleitung, Projektleitung
18 Entscheidung Soll, Budget, Termine Unternehmensleitung, Projektleitung
19 Implementierung Projektleitung, EM-Team, Prozessteilnehmer
20 Controlling Projektleitung
7
Das Vorgehensmodell der Systemanalyse
Quelle: Frank/Gronau 2002, S. 47ff.
Projektbegründung
Istanalyse
Sollkonzept
Entwicklung
Integration
Partizipation
Projektmanagem
ent
8
Systemabgrenzung
Quelle: Gronau 2016
Vor der Grenzziehung Nach der Grenzziehung
Ist es relevant für meine Ziele?
Teil der irrelevantenUmwelt
Kann undwill ich es
beeinflussen?
Teil der relevantenUmwelt
Teil des Systemsja
nein
ja
nein
9
Klassische Methoden der Istanalyse
Quelle: Frank/Gronau 2002
Erhebungsmethoden
Primärerhebung Sekundärerhebung
Interview
Fragebogen
Bericht
Beobachtung
Inventur
10
Problemkreise der Potenzialanalyse
Quelle: Grupp 1987, S. 89
PersonalHäufiger PersonalausfallÜberlastungUnzureichende Ausbildung und ErfahrungStarke Abhängigkeit von einzelnen Personen
OrganisationMehrfache ErfassungViele FehlerHohe Verfahrenskosten
TermineHäufige ArbeitsrückständeWarteschlangenStoßbelastungen
InformationenZu wenig InformationZu späte InformationBenutzerunfreundliche Information
Reifegrad der Organisation; Führungsstil
Leistungshemmender FührungsstilSchlechtes BetriebsklimaNiedriges OrganisationsniveauKoordinationsmängel
11
Informationell
Technisch
Zudem sollten sonstige Schwachstellen aufgeführt werden.
Organisatorisch
Gliederung der Schwachstellen
Quelle: Gronau 2016
Aufbau- oder ablauforganisatorischen FestlegungenFehlen entsprechender Regelungen
Unzureichender, unterbrochener oder sehr lang dauernder InformationsflussHäufig eng mit organisatorischen Schwachstellen verbunden
Unzulänglichkeiten in der technischen Ausstattung des untersuchten Betriebsbereiches
Qualifizierbar
Quantifizierbar
ZeitenMengenPersonenangaben
Unvollständige, inkonsistente oder redundante DatenbeständeUnzureichende Aussagefähigkeit der DatenbeständeMangelnde Aktualität der DatenFehlende FührungsinformationenUngenügende Kostenkontrolle
12
Das 7FE-Modell
Quelle: Jeston/Nelis 2008, S. 52ff.
Organization Strategy Process Architecture
LaunchPad
Foundations
Understand
Innovate
Findings & Solutions
People Develop
Implement
Fulfillment
Future
Realize Value
Sustainable Performance
Project Management
People Change Managem
ent
Lead
ersh
ip
13
Einführung von GPM nach Schmelzer und Sesselmann
Quelle: Schmelzer und Sesselmann 2010, S. 471 ff.
1. Positionierung 2. Identifizierung 3. Implementierung 4. Optimierung
Geschäftsstrategie, Geschäftssituation
Stärken/Schwächen
Geschäftsziele
Handlungsbedarf
GPM-Entscheidung/GPM-Ziele
Anforderungen Kunden/Stakeholder
Identifizierung, Gewichtung
Geschäftsprozesse
Prozesslandkarte
Geschäftsprozess-verantwortliche
Prozessorganisation
Prozess, Rollen
Prozesscontrolling (Ziele, Messung,
Reporting)
IT-Unterstützung
laufende Leistungsmessung
laufendes Prozessreporting
laufende Prozessverbesserung
Prozessassessments. -audits
Prozesserneuerung (BPR)
Kommunikation, Training, Beratung, Erfahrungsaustausch, Lernen
1-2 Monate 1 Monat 6-18 Monate laufend
14
Prozessmanagement nach Stöger
Quelle: Stöger 2011, S. 32
Vorbereitung 1. Beurteilung der Ausgangslage
2. Prozesserhebung und Prozessmessung
3 Prozessgestaltung
4. Prozessumsetzung5. Prüfung der Wirksamkeit
E G
E G
E G
E G
E G
Beratung und Beschluss-fassung im Entscheidungs-gremium
E G
15
Die HORUS-Methode
Quelle: Schönthaler et. al 2011, S. 69
Projekt-initialisierung
Projekt-definition
Kontextanalyse
SWOT-Analyse
Strategie-Analyse
Modellierung der
Unternehmens-architektur
System-architektur-
Design
Strukturanalyse
Ablaufanalyse
Organisations-struktur-Analyse
Kennzahlen-analyse
Risikoanalyse
Modellierungs-strategie
Prozess-management
Prozess-implementierung
Business PerformanceManagement
ProcessEvolution
Vorbereitung Strategie und Architektur Geschäftsprozessanalyse Nutzung
Projektmanagement Qualitätssicherung Dokumentation
16
Prinzip der ereignisorientierten Ablaufanalyse (HORUS)
Quelle: Schönthaler et. al. 201, S. 98
Eingabe-ereignisse
Bedarfsmeldung
Planbedarf
Angebot
Bedarfedisponieren
Angebotqualifizieren
Bezugsquellenermitteln
Anfrageerstellen
Bestell-anforderung
PotenzielleLieferanten
Angebotauswählen
Bestellungdurchführen
QualifiziertesAngebot
AusgewähltesAngebot
Lagerbestände
Lieferantenkatalog
Angebotablehnen
Lieferantenkatalog
Anfrage
Bestellung
Bestell-benachrichtigung
AbgelehntesAngebot
Ausgabe-ereignisse
17
BPM Life Cycle
Quelle: Dumas et. al. 2013
Process identification
Process discovery
Process analysis
Process monitoring and
control
Process implementation
Process redesign
Prozess-architektur
Ist-Modell
Schwach-stellen und Wirkungen
Soll-Modell
Ausführbares Modell
Passfähigkeit und Leistung
18
Begriff und AnforderungenAcht VorgehensmodelleKritikDas RAIL-Modell
19
Vergleich der Vorgehensmodelle
Quelle: Gronau 2016
Ansatz Anpassbar-keit
Rück-kopplung
Dreidimen-sionalität (M/
O/T)
Ausführ-lichkeit Reichweite
Becker 2010 - - o + +
Scheer 1998 - o - ++ +
Rosenkranz 2002 + o - o o
Frank/Gronau 2002 ++ o ++ + o
Jeston/Nelis 2008 o - o ++ +
Schmelzer/Sesselmann 2010 - + + - +
Stöger 2011 + ++ - o +
Schönthaler et. al. 2011 o o ++ ++ o
Dumas et. al. 2013 - o - ++ +
20
Begriff und AnforderungenAcht VorgehensmodelleKritikDas RAIL-Modell
21
R - Robust
RAIL - das GPM-Vorgehensmodell aus Potsdam
Quelle: Gronau 2016
Für vielfältige Aufgabenbereiche einsetzbar
A - Anpassbar
An unterschiedliche Gegebenheiten, Unternehmensgrößen
I - Integrativ
Betrachtet Menschen, Organisation und Technik (IT) gleichmäßig und integrierend
L - Lasttauglich
Kann für große Aufgaben eingesetzt werden
22
Bestandteile eines Projektes
Quelle: Gronau 2016
Menschen
Technik Abläufe
23
Überblick über RAIL
Quelle: Gronau 2016
Projektvorbereitung
Istanalyse
Sollkonzept
Umsetzung und Integration
Laufende Optimierung
Proj
ektm
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emen
t und
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ueru
ng
Chan
ge M
anag
emen
t
24
Inhaltliche Aufgaben
Inhalte der Projektvorbereitung
Quelle: Gronau 2016
ZieldefinitionAbgrenzung des UntersuchungsgebietesProjektauftrag
Projektvorbereitung
25
Erhebung
Aufgaben der Phase Istanalyse
Quelle: Gronau 2016
Datenanalyse, Interviews, DokumentenanalyseProzessarchitektur, Organisationsstruktur, Abläufe, Unternehmensstrategie, Geschäftssituation, Geschäftsziele, Kennzahlen, Risiken
Dokumentation/Modellierung
Festlegen der ModellierungsstrategieIdentifizieren und Gewichten von Geschäftsprozessen -> ProzesslandkarteEntwurf, Berechnung, Simulation
Identifikation von Potenzialen
Beschreibung und Bewertung
Istanalyse
26
Ziel: Innovation zur Verbesserung der Wertschöpfung
Aufgaben der Phase Sollkonzept
Quelle: Gronau 2016
Auswahl und Gestaltung von SollprozessenDifferenzierung nach Aufwand und Wirkung/Reichweite der Maßnahmen✦ Muss-Konzept✦ Soll-Konzept✦ Kann-KonzeptMigrationspfad von Ist zu SollVerwendung von Mustern, Frameworks, Standardsoftware, wo immer sinnvoll
Sollkonzept
27
Organisatorische Veränderungen
Aufgaben der Phase Umsetzung und Integration
Quelle: Gronau 2016
Beziehung zu Change Management herstellen
Technische Veränderungen
EigenentwicklungStandardsoftware
inkl. Workflowsinkl. Groupware
Personelle Veränderungen
Beziehung zu Change Management herstellen
Umsetzung und Integration
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Ziel: Anlauf erleichtern; Produktivität steigern
Aufgaben der Phase Laufende Optimierung
Quelle: Gronau 2016
BewertungBenchmarksProcess WarehouseReferenzmodelleMonitoring
Laufende Optimierung
29
Schwerpunkte
Projektmanagement und -steuerung
Quelle: Gronau 2016
Tailoring des VorgehensmodellsTeamzusammenstellungMethodenschulung des TeamsPlanung von Budgets und TerminenZusammenstellung des Entscheidungsgremiums
Proj
ektm
anag
emen
t und
-ste
ueru
ng
30
Schwerpunkte
Change Management
Quelle: Gronau 2016
Partizipationsgrad festlegen Informationskanäle schaffen und sicherstellenManagementaufmerksamkeit herstellen und erhaltenLeadership für das Projekt installieren
Chan
ge M
anag
emen
t
31
Dumas, M., La Rosa, M., Mendling, J., Reijers, H.: Fundamentals of Business Process Management. Heidelberg 2013
Frank, H., Gronau, N.: Vorgehensmodell der Systemanalyse. In: Krallmann, H., Frank, H., Gronau, N.: Systemanalyse im Unternehmen. 4. Aufl. München 2002, S. 47-114
Gronau, N.: Geschäftsprozessmanagement in Wirtschaft und Verwaltung. Berlin 2016
Grupp, B.: Methoden der Istaufnahme und Problemanalyse, Arbeitstechniken für Mitarbeiter in EDV- und Büroprojekten, in Heilmann, W. (Hrsg.): Integrierte Datenverarbeitung in der Praxis, Schriftenreihe Band 41, Wiesbaden 1987
Jeston
Rosenkranz, F.: Geschäftsprozesse - Modell- und Computergestützte Planung. Berlin Heidelberg 2002
Scheer, A.-W.: ARIS - Vom Geschäftsprozess zum Anwendungssystem. 3. Auflage, Berlin Heidelberg New York 1998
Schmelzer, H.J., Sesselmann, W.: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis. Kunden zufrieden stellen - Produktivität steigern - Wert erhöhen. 7. Aufl. München 2010
Schönthaler, F. u.a.: Geschäftsprozesse für Business Communities - Modellierungssprachen, Methoden, Werkzeuge. München 2011
Stöger
Stein, T.: PPS-Systeme und organisatorische Veränderungen. Ein Vorgehensmodell zum wirtschaftlichen Systemeinsatz. Berlin Heidelberg New York 1996
Literatur
32
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Gronau, N.:Geschäftsprozessmanagement in Wirtschaft und Verwaltung.Berlin 2016
Geschäftsprozessmana-gement in Wirtschaft und Verwaltung Analyse, Modellierung und Konzeption
Norbert Gronau
33